Менеджмент, сутність, структура, функції

Менеджмент, сутність, структура, функції 
 

Сутність  менеджменту 

Менеджмент (англ. management -- управління, завідування, організація) це управління виробництвом або комерцією; сукупність принципів, методів, коштів і форм управління, що розробляються і що застосовуються з метою підвищення ефективності виробництва і збільшення прибутку.  

Сучасний  менеджмент включає дві невід'ємні частини:  

теорію  керівництва;  

практичні способи ефективного управління, або мистецтво управління.  

Поняття « менеджмент « міцно увійшло в наше повсякденне життя і стало звичним для ділового українського життя. Однак необхідно враховувати, що мова йде про нову філософію, де діють інші системи цінностей і пріоритетів.  

У зв'язку з цим потрібно детальне зупинитися на значенні терміну “менеджмент”. Українське слово “управління” і англійське слово “менеджмент” вважаються синонімами, однак насправді їх істинний зміст вельми розрізнюється. Вживаючи термін “менеджмент”, ми слідуємо сталій в міжнародній практиці традиції, згідно з якою під ним мається на увазі цілком певне коло явищ і процесів. Насправді термін « управління « не є задовільним заступником терміну «менеджмент « тому, що в останньому випадку мова йде лише про одну з форм управління, а саме про управління соціально - економічними процесами за допомогою і в рамках підприємницької структури, акціонерної компанії. Причому адекватною економічною основою менеджменту є ринковий тип господарювання, здійснюваний на базі індустріальної організації виробництва або комерції.  

Таким чином, термін «менеджмент « вживається стосовно до управління господарською діяльністю, тоді як у інших цілей використовуються інші терміни.  

У наших  умовах потрібно вживати терміни  ”організація”, “управління” і «адміністрування». Проте, державні, громадські і інші організації також повинні використати принципи і методи менеджменту, якщо хочуть досягнути своїх цілей при мінімумі витрат.  

З урахуванням  викладеного в роботі термін «  управління « надалі буде вживатися, з певною мірою умовності, в тому ж значенні, що і термін “менеджмент”.  

Для того щоб визначити поняття менеджменту, важливо уточнити деякі вхідні в  нього положення, передусім цільовий зміст.  

Задачі  і цілі менеджменту 

Задачами  менеджменту як науки є розробка, експериментальна перевірка і застосування на практиці наукових підходів, принципів і методів, що забезпечують стійку, надійну, перспективну і ефективну роботу колективу (індивідуума) шляхом випуску конкурентноздатного товару.  

У тієї ж година кінцевою метою менеджменту  як практики ефективного управління є забезпечення прибутковості підприємства шляхом раціональної організації виробничого (торгового) процесу, включаючи управління виробництвом (комерцією) і розвиток техніко-технологічної бази.  

Виходячи  з цього найважливішою задачею  менеджменту є організація виробництва товарів і послуг з урахуванням попиту споживачів на основі ресурсів, що є. При цьому до задач менеджменту також відносяться:  

перехід до використання працівників, що володіють  високою кваліфікацією; 

стимулювання  співробітників організації шляхом створення для них відповідних розумів труда і системи його сплати; 

визначення  необхідних ресурсів і джерел їх забезпечення; 

розробка  стратегії розвитку організації  і реалізація;  

визначення  конкретних цілей розвитку організації; 

постійний пошук і освоєння нових ринків; 

вироблення  системи заходів для досягнення намічених цілей; 

здійснення  контролю за ефективністю діяльності організації, за виконанням поставлених  задач.  

Задачі  менеджменту безперервно ускладнюються  по мірі зростання масштабів і розвитку виробництва і комерції. Виконані задачі і досягнуті намічені цілі оцінюються на ринку.  

Розвиток  теорії управління, розробка економіко-математичних методів дозволили багато які  якісні рішення задач доповнити  або замінити точними кількісними оцінками або рішеннями, а розвиток коштів обчислювальної техніки і комунікацій сприяв підвищенню ефективності управління. Багато які задачі, які раніше не могли вирішуватися в реальній або допустимій масштабі годині із - за трудомісткість розрахунків, стали повсякденною реальністю.  

Структура управління 

Під структурою управління організацією розуміється  упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між  собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні' і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто. за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто. особами,які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям управління. 

В рамках структури управління протікає управлінський  процес (рух інформації і прийняття  управлінських рішень), між учасниками якого розподілені задачі і функції управління, а отже - права і відповідальність за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, направлений на досягнення наміченої цілі менеджменту. 

Таким чином, структура управління включає  в себе всі цілі, розподілені між  різноманітними ланками, зв'язки між  якими забезпечують координацію  окремих дій по їх виконанню. Тому її можна розглядати як зворотну сторону  характеристики механізму функціонування (як процесу реалізації структурних зв'язків системи управління). Зв'язок структури управління з ключовими поняттями менеджменту - його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми і їх повноваженнями, - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому менеджери всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації виглядів структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці їхньої відповідності меті ,що вирішуються і задачами. 

Багатогранність утримання структур управління передбачає множинність принципів їхнього  формування. Передусім структура  повинна відображати мету і задачі організації, отже, бути підлеглою виробництву  і змінюватися разом зі змінами , що відбуваються. Вона повинна відображати функціональний розподіл праці і обсяг повноважень робітників управління; останні визначаються політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями і поширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. При цьому повноваження керівника будь-якого рівня обмежуються не тільки внутрішніми факторами, але й факторами зовнішньої середовища, рівнем культури та цінносними орієнтаціями суспільства, прийнятими в ньому традиціями і нормами. Іншими словами, структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу, і при її побудові треба враховувати умови, в яких вона буде функціонувати. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати структури управління, які діють успішно в інших організаціях, спрямовані на провал, якщо умови роботи відмінні. Важливе значення має також реалізація принципу відповідності між функціями і повноваженнями, з одного боку, і кваліфікацією і рівнем культури - з іншої. 

Створення структури є важливим елементом  в організаційній діяльності фірми. Вибір ефективної методики департаментації і формування усього комплексу організаційних структур - також життєво важливий елемент в діяльності менеджерського корпуса. Як правило, в таких корпораціях при ознаках недоліків в функціонуванні вищої ланки менеджмент вирішує питання про необхідність реорганізації в управлінській структурі. 

В теорії західного менеджменту, основаної  на концепціях організаційної поведінки, структура фірми розглядається  як найважливіший фактор, що визначає і форми поведінки (діяльності) усього колективу і окремих його членів. В цьому плані в організаційну структуру включаються такі управлінські поняття, як співвідношення відповідальності і повноважень, делегування повноважень, централізація і децентралізація, відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика фірми, моделі управлінських рішень, проектування загальних і індивідуальних завдань і деякі інші. По суті йдеться тут про змістовну сторону структури менеджменту: якой меті вона служить і які управлінські процеси вона забезпечує. 

Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість: 

- організаційна  структура фірми забезпечує координацію  всіх функцій менеджменту; 

- структура  організації визначає права і  обов’язки (повноваження і відповідальність) на управлінських рівнях; 

- від  організаційної структури залежить  ефективна діяльність фірми, її  виживання і процвітання; 

- структура,  прийнята в даній конкретній фірмі, визначає організаційну поведінку її співробітників, тобто. стиль менеджмента і якість праці колективу. 

Функції менеджменту 

Процес  управління (менеджмент) має чотири взаємопов'язані функції: планування, організація, мотивація і контроль.  

1. Планування 

Функція планування передбачає рішення про  ті, якими повинні бути цілі організації  і що повинні робити члени організації, щоб досягнути цих цілей. 

Стратегічне планування являє собою набір  дій і рішень, зроблених керівництвом, які ведуть до розробки специфічних стратегій, призначених для того, щоб допомогти організації досягнути своїх цілей. 

Процес  стратегічного планування є інструментом, що допомагає в прийнятті управлінських  рішень. Його задача - забезпечити нововведення і зміну в організації в достатній мірі. Точніше кажучи, процес стратегічного планування є тією парасолькою, під якою ховаються всі управлінські функції. 

Суть  стратегії. Слово "стратегія" сталося  від грецького strategos, "мистецтво  генерала".  

Стратегія являє собою детальний всебічний комплексний план, призначений для того, щоб забезпечити здійснення місії організації і досягнення її цілей. 

Стратегічній  план повинен розроблятися швидше з  точки зору перспективи всієї  корпорації, а не конкретного індивіда. Хоч, на особистих підприємствах фундатор підприємства може дозволити собі відносну розкіш поєднувати особисті плани зі стратегією організації. 

Стратегічній  план повинен влаштовуватися обширними  дослідженнями і фактичними даними. Щоб ефективно конкурувати в  сьогоднішньому світі бізнесу, фірма повинна постійно займатися збором і аналізом величезної кількості інформації про галузь, ринок, конкуренцію і інші чинники. 

Стратегічній  план додає фірмі визначеність, індивідуальність, що дозволяє їй залучати певні типи працівників, і, в тій же година, не залучати працівників інших типів. Цей план відкриває перспективу для організації, яка направляє її співробітників, залучає нових працівників і допомагає продавати вироби або послуги. 

Нарешті, стратегічні плани повинні бути розроблені так, щоб не тільки залишатися цілісними протягом тривалих періодів годині, але і бути досить гнучкими, щоб при необхідності можна було здійснити їх модифікацію і переорієнтацію. 

Планування  і успіх організації. Деякі організації, як і індивіди, можуть досягнути певного рівня успіху, не затрачуючи великого труда на формальне планування. Більш того стратегічне планування саме по собі не гарантує успіху. Організація, що створює стратегічні плани, може потерпіти невдачу через помилки в організації, мотивації і контролі.  

Проте, формальне планування може створити ряд важливих і часто істотних сприятливих чинників для організації. 

Сучасний  темп зміни і збільшення знань  є настільки великим, що стратегічне  планування представляється єдиним способом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей. Стратегічне планування дає основу для прийняття рішення. Формальне планування сприяє зниженню ризику при прийнятті рішення. Планування, оскільки воно служити для формулювання встановлених цілей, допомагає створити єдність загальної мети всередині організації. 

Для стратегічного  планування характерні наступні положення. 

1. Невеликий  плановий відділ (менше за 6 чоловік)  корпорації доповнюється плануванням  на нижчих рівнях. 

2. Вік  функції планування навіть в  найбільш великих корпораціях нараховується менш десяти років.  

3. Стратегічні  плани розробляються на нарадах  вищого керівництва корпорації, що проводяться щорічно. 

4. Річній  стратегічний план об'єднується  з річним фінансовим планом. 

5. У  більшості організацій вважають, що функція планування 

може  бути вдосконалена. 

Цілі  організації. Першим і, можливо, самим  істотним рішенням при плануванні буде вибір цілей організації. 

Основна загальна мета організації - чітко виражена причина її існування - означається  як її місія. Цілі виробляються для здійснення цієї місії. 

Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення цілей і стратегій на різних організаційних рівнях. Формулювання місії організації  повинне містити наступне: 

1. Задача  фірми з точки зору її основних послуг або виробів, її основних ринків і основних технологій. Простіше кажучи, якою підприємницькою діяльністю займається фірма? 

2. Зовнішня  Середа по відношенню до фірми,  яка визначає робочі принципи  фірми. 

3. Культура  організації. Якого типу робочий клімат існує всередині фірми? Якого типу людей залучає цей клімат? 

Щоб вибрати  відповідну місію, керівництво повинно  відповісти на два питання: "Хто  наші клієнти?" "і Які споживи  наших клієнтів мі можемо задовольнити?" Клієнтом в даному контексті буде будь-хто, хто використовує результати діяльності організації. Клієнтами некомерційної організації будуть ті, хто використовує її послуги і забезпечує її ресурсами. 

Загальнофірмові цілі формулюються і встановлюються на основі загальної місії організації і певних цінностей і цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб внести істинний внесок в успіх організації, цілі повинні володіти рядом характеристик. 

1. По-перше,  цілі повинні бути конкретними  і вимірними. Виражаючи свої  цілі в конкретних вимірних формах, керівництво створює чітку базу відліку для подальших рішень і оцінки ходу роботи. 

2. Конкретний  горизонт прогнозування являє  собою іншу характеристику ефективних  цілей. Цілі звичайно встановлюються  на тривалі або короткі тимчасові проміжки. Довгострокова мета має горизонт планування приблизно рівний п'яти рокам. Короткострокова мета в більшості випадків представляє один з планів організації, який потрібно завершити в межах долі. Середньострокові цілі мають горизонт планування від одного до п'яти років. 

3. Мета  повинна бути досяжною, - щоб служити  підвищенню ефективності організації.  

4. Щоб  бути ефективними, множинні цілі  організації повинні бути взаємно  підтримуючими - дії і рішення,  необхідні для досягнення однієї  мети, не повинні заважати досягненню інших цілей. 

Цілі  будуть значущою частиною процесу стратегічного  управління тільки в тому випадку, якщо вище керівництво правильне їх сформулює, потім ефективно їх інституціоналізірує, інформує про них і стимулює їх здійснення у всій організації. Процес стратегічного управління буде успішним в тій мірі, в якій вище керівництво бере долю в формулюванні цілей і в якій мірі ці цілі відображають цінності керівництва і реалії фірми. 

Реалізація  стратегічного плану 

Стратегічне планування придбаває значення тоді, коли воно реалізовується. 

Після вибору основоположної загальної стратегії  її необхідно реалізувати, об'єднавши  з іншими організаційними функціями. 

Важлівім  механізмом ув'язки стратегії є розробка планів і орієнтирів: тактика, політики, процедур і правил. 

Тактика являє собою конкретні короткострокові  стратегії. Політіка представляє загальні орієнтири для дій і прийняття  рішень. Процедури наказують дії, які повинні бути зроблені в конкретній ситуації. Правила точно вказують, що потрібно робити в конкретній ситуації. 

Оцінка  стратегічного плану 

Розробка  і подальша реалізація стратегічного  плану здається пробачимо процесом. На шкода, дуже багато які організації  застосовують метод "впровадити негайно" по відношенню до планування і катастрофічно провалюються. Безперервна оцінка стратегічного плану має надзвичайне значення для довгострокового успіху плану. 

Оцінка  стратегії провестися шляхом порівняння результатів роботи з цілями. Процес оцінки використовується як механізм зворотного зв'язку для коректування стратегії. Щоб бути ефективною, оцінка повинна провестися системно і безперервно. Належним образом розроблений процес повинен охоплювати всі рівні - зверху вниз. При оцінці процесу стратегічного планування потрібно відповісти на п'ять питань: 

1 Чи.Є  стратегія внутрішньо сумісної  з можливостями організації? 

2 Чи.Предпологаєт  стратегія допустиму міру ризику? 

3 Чи.Володіє  організація достатніми ресурсами  для реалізації стратегії? 

4 Чи.Враховує  стратегія зовнішні небезпеки і можливості? 

5 Чи.Є  ця стратегія кращим способом  застосування ресурсів фірми? 

2. Організація  (створення структури ) 

Організуваті - означати створити деяку структуру. Організація - це процес створення структури  підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення його цілей. 

Організація взаємодії і повноваження. 

Щоб плани  були реалізовані керівництво повинно  знайти ефективний спосіб поєднання  планів, з оптимальним результатом. 

Організація як процес являє собою функцію по координації багатьох задач: існує два основних аспекти організаційного процесу: 

1. Розподіл  організації на підрозділи відповідно  цілям і стратегіям. 

2. Делегування  повноважень. 

Делегування, як термін, що використовується в теорії управління, означає передачу задач і повноважень особі, яка приймає на собі відповідальність за їх виконання. 

Щоб зрозуміти, як ефективно здійснювати делегування, а цю проблему мі розглянемо пізніше, - необхідно зрозуміти пов'язані  з цим концепції відповідальності і організаційних повноважень. 

Відповідальність  являє собою зобов'язання виконувати задачі, що є і відповідати за їх задовільний дозвіл. 

Важливо усвідомити, що делегування реалізовується тільки у разі прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому. Хоч персона, на яку встановлена відповідальність за рішення якої-небудь задачі, не обов'язково виконувати її особисто, воно залишається відповідальним за задовільне завершення роботи. 

Якщо  передбачається, що якесь обличчя  прийме відповідальність за задовільне виконання задачі - організація повинна  надати йому необхідні ресурси. Керівніцтво  здійснює це шляхом делегування повноважень  разом із задачами. 

Повноваження  являють собою обмежене право використати ресурси організації і направляти зусилля деяких її співробітників на виконання певних задач. 

Повноваження  обмежені планами, процедурами, правилами  і усними розпорядженнями начальників, а також чинниками зовнішньої Середі, наприклад, законами і культурними цінностями. Межі Формальніх повноважень часто порушуються завдяки владі і неформальним організаціям. 

У деяких випадках межі повноважень змінюють характер повноважень значною такій  мірою, що необхідно розглянути відносини  між рівнями повноважень, які виявляються у вигляді двох загальних типів. Сморіду означаються як лінійні і апаратні (штабні) повноваження, причому обидва типи можуть застосовуватися в різних формах. 

Лінійні повноваження - це повноваження, які  передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до іншим підлеглим. 

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організації. Процес створення ієрархії називається  скалярним процесом. Оськільки повноваження розпоряджаються людьми звичайно передаються за допомогою скалярного процесу, результуюча ієрархія називається скалярним ланцюгом або ланцюгом команд. Отже, результатом делегування лінійних повноважень є ланцюг команд. 

Перш  ніж визначити штабні повноваження, стисло розглянемо походження адміністративного апарату. 

Адміністратівній  апарат виконує так багато функцій  в сучасних організаціях, що все  їх неможливо перерахувати. Однак  можна класифікувати штабний  апарат по двох або трьох основних типах, враховуючи функції, які він  виконує. До трьох типів апарату відносяться консультативний, обслуговуючий і особистий апарат, який іноді розглядається як варіант обслуговуючого апарату. Однак потрібно пам'ятати, що на практиці рідко можна провести різкий кордон між цими типами. 

Класифікації  консультативного, обслуговуючого і особистого апаратів описують штабний апарат відповідно до напрямів його використання.  

Апаратні (штабні) повноваження допомагають  організаціям використати фахівців без порушення принципу єдиноначальності. Штабні повноваження включають рекомендаційні повноваження, обов'язкові узгодження, паралельні і функціональні повноваження. Лінійні керівники часто володіють апаратними повноваженнями в деяких областях, а розділ штабного апарату володіє лінійними повноваженнями відносно самого апарату. 

Число працівників, що підкоряються безпосередньо  керівнику, складає його норму керованості. Якщо норма керованості не буде відповідним  образом обмежена, виникнуть плутанина  і перевантаження керівника. Потенційна можливість плутанини в повноваженнях може бути зменшена за допомогою принципу єдиноначальності - працівник повинен отримувати безпосередні розпорядження тільки від одного начальника і відповідати тільки перед ним. 

Делегування рідко буває ефективним, якщо керівництво  не дотримується принципу відповідності, згідно з яким об'єм повноважень повинен відповідати делегованій відповідальності. 

Побудова  організацій 

1. Потрібно  вибирати таку організаційну  структуру, яка відповідає стратегічним  планам і забезпечує їй ефективну  взаємодію з навколишнім середовищем і досягнення намічених цілей. 

2. Структура  організації не може залишатися  незмінною, той що міняється  як зовнішнє, так і внутрішнє  її оточення. 

3. Більшість  організацій сьогодні використовують  бюрократичні структури управління. Традіційною структурою бюрократії є функціональна організація, при якій остання розбивається на підрозділи, що виконують спеціалізовані функції. 

4. Оскільки  чисте функціональні структури  виявилися не дуже ефективними,  великі організації перейшли  до використання дивізіональних структур. Основними типами такої структури є дивізіональні структури, орієнтовані або на різні бач продукції, або на різні групи споживачів, або на різні регіони. Вибір на користь тієї або іншої структури визначається важливістю цього елемента в стратегічних планах організації. 

5. Структури,  що передбачають міжнародні відділення, частіше за все використовуються  в ситуаціях, коли об'єм зарубіжного  продаж фірми відносно невеликий  в порівнянні з продажем всередині  країни. Коли об'єм зарубіжного продаж істотно зростає, найбільш відповідною стає глобальна організаційна структура. 

6. Переваги  бюрократичних структур управління  перебувають в чіткому розподілі  праці, професійному зростанні,  що базується на компетентності, і у впорядкованій системі  правил і стандартів, що визначають функціонування організації. Потенційні негативні впливи, що надаються бюрократичними структурами на функціонування організації, перебувають в жорсткій заданості поведінки, труднощах зв'язку всередині організації і нездатності до швидких нововведень. Масштаби цих проблем швидко зростають, якщо організація стикається з швидкими змінами навколишнього середовища або високотехнологічною продукцією.