Методика контролю дебіторської та кредиторської заборгованості

Реферат з предмету: «Внутрішньогосподарський контроль»

на тему: «Методика контролю дебіторської та кредиторської заборгованості» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПЛАН

Втуп

1. Основні положення контролю дебіторської та кредиторської заборгованості
2. Контроль розрахунків з підзвітними особами.
3. Контроль розрахунків з постачальниками.
4. Контроль розрахунків з покупцями та замовниками.
5. Контроль розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами.

Висновок

Список  використаної літератури 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП 

     У зміцненні фінансового стану  і платоспроможності підприємств  значна роль належить контролю за станом розрахунків, динамікою дебіторської і кредиторської заборгованості. Завдання контролю полягає в перевірці  дотримання нормативно-правового регулювання  розрахункових операцій і стану розрахунково-платіжної дисципліни.

     Дебіторська заборгованість має значну питому вагу в складі поточних активів і впливає  на фінансовий стан підприємства. Значення аналізу дебіторської заборгованості особливо зростає в період інфляції, коли іммобілізація власних оборотних активів стає дуже невигідною.

     Значна  питома вага в складі джерел коштів підприємства, як відомо, належить позичковим коштам, у тому числі й кредиторській  заборгованості. Тому необхідно вивчати  та аналізувати поряд з дебіторською заборгованістю і кредиторську, її склад, структуру, а потім провести порівняльний аналіз із дебіторською заборгованістю.

     Організація розрахунків багато в чому залежить від стану обліку і документального  забезпечення розрахунків. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахунково-платіжних документах призводить до виникнення різних суперечок під час розрахунків, виникнення конфліктних ситуацій. Особливо це стосується претензійної заборгованості, пов’язаної з нестачами цінностей при їх відпуску, транспортуванні і прийманні. Тому завдання контролю полягає не тільки в перевірці нормативно-правового забезпечення під час здійснення розрахунків, але й їх документального обґрунтування. Особливу увагу необхідно звернути на законність розрахунків, їх доцільність, документальну обґрунтованість і правильність відображення розрахункових операцій у бухгалтерському обліку. 
 
 
 
 
 

1. Основні положення контролю дебіторської та кредиторської заборгованості

     Наявність дебіторської та кредиторської заборгованості є фактором негативним і свідчить про порушення фінансової та розрахункової дисципліни.

     Завдання  перевірки розрахунків є надання оцінки стану розрахунково-платіжної дисципліни за всіма видами розрахунків з дебіторами та кредиторами підприємства та виявлення факту порушень чинних нормативно-правових актів щодо правомірності, доцільності та обґрунтованості управлінських рішень відповідальних працівників при здійсненні розрахункових операцій з постачальниками, покупцями, бюджетом, працівниками підприємства, іншими дебіторами та кредиторами;

     Основними джерелами перевірки розрахунків є первинні документи з розрахункових операцій, облікові регістри синтетичного й аналітичного обліку з рахунків 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

     Приступаючи до перевірки, належить вияснити правильність відображення по статтях балансу відповідних залишків заборгованості. Для 
цього слід порівняти залишки по кожному виду розрахунків на початок ревізованого періоду, що відображені в регістрах аналітичного обліку і призначені для обліку таких розрахунків із залишками відповідних статей балансу, перевіряючи при цьому кожний вид розрахунків.

     Потрібно  з'ясувати: причини утворення такої заборгованості і з чиєї вини вона утворена; реальність її одержання (наявність листів, актів звірки, розрахунків, де дебітори визнають свою заборгованість); дотримання строків позовної давності; заходи, що вживалися до її погашення; дотримання вимог проведення інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

     Перевіряючи іншу дебіторську заборгованість, потрібно звернути увагу на наявність такої  заборгованості у працівників даного підприємства, яка виникає внаслідок  відпущення без попередньої оплати ТМЦ за незданий, зіпсований одяг, неповернуті підзвітні суми.

     Слід  звернути увагу на своєчасність проведення інвентаризації розрахунків. Підприємства-кредитори  повинні направити своїм боржникам  виписки з особових рахунків про  розміри їхньої заборгованості. Боржники у 10-денний термін повинні підтвердити заборгованість або повідомити про свою незгоду.

     Термін  позовної давності по сумах заборгованості становить 3 роки. Після закінчення цього терміну заборгованість підлягає списанню. По бухгалтерському обліку прострочена кредиторська заборгованість списується на доходи, дебіторська — на витрати. У податковому обліку кредиторська заборгованість — на валові доходи, дебіторська — на валові витрати.

     Як  показує практика, однією із причин порушення розрахункової дисципліни, виникнення незаконної і нереальної заборгованості, а також несвоєчасного повернення (погашення) сум кредиторської заборгованості є запущеність бухгалтерського обліку по розрахункових операціях. Для цього потрібно перевірити своєчасність та правильність відображення операцій по розрахунках з дебіторами і кредиторами та наявності на інших синтетичних рахунках.

     З метою визначення ступеня порушення  фінансово-розрахункової дисципліни доцільно згрупувати дебіторську та кредиторську заборгованість за строками її утворення: до 1 місяця, від 1 до 3; від 3 і більше місяців. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Контроль розрахунків  з підзвітними  особами

     При здійсненні контролю розрахунків з  підзвітними особами треба спочатку ознайомитись з організацією і видами розрахунків через підзвітних осіб, які зумовлені специфічною діяльністю ревізованого підприємства. Як джерела інформації та об’єкти ревізії використовуються авансові звіти з доданими до них виправдувальними документами (квитанціями, рахунками з місць проживання, квитками на проїзд, звітами про результати відряджень, посвідченнями про відрядження з позначками при прибуття і відбуття.

     Для контролю оперативного обліку прибуття та відбуття працівників у відрядження використовують також книгу реєстрації відряджень, табелі відпрацьованого часу тощо.

     Під час перевірки розрахунків з  підзвітними особами ревізор  керується Постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» від 06 травня 2001 р. № 423, Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (зі змінами і доповненнями), Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ 19 лютого 2001 р. № 72 та іншими нормативно-правовими документами.

     Основні напрями контролю:

1. Контроль дотримання правил видачі авансів підзвітним особам здійснюється методом нормативної перевірки шляхом порівняння дат видачі грошей під звіт, вивченням цільового призначення виданих сум.
2. Контроль використання грошей, виданих на господарські потреби передбачає перевірку таких питань: чи справді була потреба у використанні готівки для оплати робіт (послуг), придбання матеріальних запасів; чи оприбутковані й відображенні в обліку придбані цінності та послуги, чи не завищені ціни придбаних товарів; чи дотримано встановлених обмежень щодо закупівлі в одного продавця протягом одного дня за одним авансовим звітом (не більше 3000 грн); чи своєчасно здано невикористані гроші до каси (не пізніше наступного робочого дня) та ін.
3. Перевірка доцільності, правомірності та правильності оформлення відряджень окремих працівників здійснюється методом аналізу логічного взаємозв’язку профілю виробничої діяльності підприємства, виконуваної роботи та компетенції підзвітної особи, цільового завдання та строків відрядження, фактичного виконання завдання, яке підтверджується документами i затверджується компетентною особою, яка ініціювала відрядження.
4. Контроль авансових звітів на повноту та достовірність  
   документів з витрат, які підлягають відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та авансових звітів досягається візуальною, арифметичною, логічною та іншими перевірками.
5. Перевірка правильності визначення розмірів відшкодувань витрат на відрядження за авансовими звітами передбачає порівняння фактично вказаних у звітах витрат з нормами, визначеними чинними нормативними актами. Особлива увага звертається на правильність підрахунку терміну (діб) перебування особи у відрядженні та суми відшкодування добових з розрахунку дотримання граничних норм, установлених для державних підприємств та установ на одну добу. Одночасно ревізор перевіряє документи на проживання і звертає увагу на факти включення до вартості проживання вартості харчування в готелях. Якщо в рахунки на проживання включено одноразове харчування, то сума добових проти норми має бути зменшена  
   на 20 %, при дворазовому харчуванні на 40 %, триразовому —  
   на 60 %.

     Добові  не виплачуються за відсутності позначок у посвідченні про прибуття та відбуття з місць відрядження. Загальний термін відряджень в Україні має не перевищувати 30 календарних днів, а за межами України — 60 календарних днів.

     Арифметичною  перевіркою контролюються залишки  та обороти за субрахунком № 372 як у розрізі окремих підзвітних осіб (особливо при перенесенні залишків в облікові реєстри наступного періоду), так і в цілому.

     За  наслідками перевірок ревізор в  окремому документі складає розрахунок суми залишків простроченої заборгованості підзвітних осіб за датами її виникнення для того, щоб визначити штраф, що підлягає сплаті в дохід бюджету. Так, у випадку виявлення видачі авансу під звіт за наявності заборгованості працівника за раніше одержаними підзвітними сумами штраф визначається в розмірі 20 % від одержаної під звіт суми (див. п.п. 5, 8, 9 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19 лютого 2001 р. № 72). Неповернені суми іноземної валюти, перераховані в гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості, стягуються в сумі, еквівалентній потрійній вартості валюти.

     Ревізор перевіряє стан контролю бухгалтерії  за розрахунками з підзвітними особами  і виявлені порушення та недоліки фіксує у своїх робочих документах.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Контроль  розрахунків з  постачальниками

     При перевірці розрахунків з постачальниками треба керуватися законодавчими та нормативними актами: Законами «Про підприємництво», «Про банкрутство», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні» і Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку: П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», П(С)БО 11 «Зобов’язання», П(С)БО 16 «Витрати».

     Джерелами інформації для здійснення перевірки  є: первинні документи, на підставі яких здійснюється облік розрахунків  з постачальниками (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, акти приймання матеріалів); реєстри оперативного обліку процесу постачання (журнал обліку вантажів, журнал реєстрації довіреностей); регістри бухгалтерського обліку за рахунком 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» та субрахунками.

     Об’єктом  перевірки є операції, пов’язані  з розрахунками з постачальниками та підрядниками, та заборгованість, яка виникла на дату перевірки в результаті цих операцій.

     Основні напрями і послідовність перевірки:

     Ревізор старанно перевіряє всі випадки  виправлень в обліку на підставі довідок бухгалтерії. При цьому треба впевнитися в достовірності фактів, зазначених у довідках, у правильності кореспонденції рахунків, у тому, що під виглядом виправлень немає зловживань (зняття з обліку сум надходжень матеріалів, вуалювання заборгованостей тощо).

     Важливим  є питання перевірки своєчасності відображення в обліку оприбуткування цінностей і сум заборгованості перед постачальниками. Для цього треба порівняти дати в регістрах обліку  
і дати первинних документів, які засвідчують завершення операцій з надходження матеріалів чи надання послуг.

5. Правомірність виникнення боргу контролюють шляхом вивчення таких питань:

• чому виник борг перед постачальниками та хто і з яких причин не вжив заходів щодо його погашення;

• чому виник борг постачальника, за яких обставин і з чиєї вини не отримані від постачальника цінності або послуги, чому не збігаються суми за одні й ті самі цінності або послуги, які заходи вживалися щодо повернення зайво перерахованих сум авансів або зайвої плати за рахунками-фактурами.

     Для перевірки заборгованості застосовується метод зустрічної перевірки.

6. Контроль реальності заборгованості (причин і строків виникнення заборгованості) у випадках прострочення термінів позовної давності (три роки), наявності спірної та безнадійної до погашення заборгованості.

     Для аналізу даних про заборгованість у цілому доцільно скласти аналітичну таблицю, у якій інформація подається в розрізі заборгованості: несплаченої в строк (до 1 місяця, до 3 місяців, до 6 місяців, більше року); з простроченим терміном позовної давності (більше 3 років); спірної (коли одна зі сторін заперечує її наявність); безнадійної до погашення (коли є рішення господарського суду щодо визначення заборгованості як такої).

7. Контроль правомірності, своєчасності та правильності списання простроченої дебіторської і кредиторської заборгованості відповідно до порядку, визначеного Законом України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 22 червня 1997 р. (зі змінами і доповненнями) та П(С)БО 10 і 11. Згідно з цим порядком дебіторська заборгованість, щодо якої закінчився термін позовної давності, списується за рішенням керівника підприємства на фінансові результати діяльності підприємства (у складі інших операційних витрат).

     Прострочена кредиторська заборгованість між підприємствами приєднується до оподаткованого прибутку за той звітний період, у якому закінчився термін позовної давності.

8. Контроль і оцінка роботи бухгалтерії ревізованого підприємства з організації розрахунково-фінансової роботи (оперативний контроль розрахунків, своєчасне листування з постачальниками, своєчасне виявлення, оформлення та подання претензій), контроль своєчасності та повноти отримання від постачальників матеріальних цінностей та документів, контроль своєчасності та повноти оприбуткування матеріалів, ужиття заходів щодо зниження заборгованості, дотримання процедур зберігання та повернення товарів, які прибули випадково або в розмірах, більших від замовленого обсягу.

4. Контроль  розрахунків з  покупцями та замовниками

     При перевірці розрахунків з покупцями та замовниками  
об’єктами контролю є розрахунки, які здійснює підприємство на рахунках 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», 681 «Розрахунки за авансами одержаними» за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи та послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселями, в аналітичному розрізі за кожним покупцем та замовником, за кожним поданим до сплати рахунком.

     Основними напрямами контролю є :

     1) Реальність та законність відображення за дебетом рахунку 36 вартості продажу реалізованої продукції товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у тому числі на виконання бартерних контрактів), яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов’язкові платежі), що включені у вартість реалізації. Для перевірки за цим напрямом ревізор використовує дані угод з покупцями та замовниками, рахунків-фактур, гарантійних листів, банківських та інших документів, а також уважно перевіряє правильність оформлення документів на відпущену на місці або відвантажену продукцію та своєчасність подання документів до бухгалтерії для подання рахунків покупцям. Звертається увага на правильність визначення вартості продукції, робіт, тари відповідно до цін, які передбачені угодами. За допомогою нормативної та арифметичної перевірки контролюється правильність визначення розміру ПДВ, акцизів та інших податків і зборів, а також правильність загальної суми до оплати.

     2) Повнота та своєчасність розрахунків покупців за отриману продукцію (товари, послуги), тобто суми платежів, що надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу, та інших видів розрахунків (кредит рахунку 36). Повнота та своєчасність оплати рахунків перевіряється на підставі записів про оплату рахунків-фактур у регістрах обліку та виписок банків. При цьому слід уважно дослідити аналітичні позиції (номер запису та відваджувального (відпускного) документа, найменування покупця). У разі необхідності ревізор застосовує зустрічну перевірку інформації шляхом запиту даних у покупців та банків. Варто звертати особливу увагу на виявлення та перевірку фактів взаємозаліку заборгованості одних покупців за рахунок інших.

     3) Правильність визначення заборгованості окремих покупців та в цілому за рахунком 36. При цьому необхідно використати дані інвентаризації розрахунків з покупцями. Організація обліку на підприємстві має забезпечити виявлення оплаченої і неоплаченої продукції (за розрахунковими документами, які не здані до банку на інкасо; розрахунковими документами, термін оплати яких ще не настав, неоплаченими вчасно документами). Ревізор повинен обстежити функціонування системи обліку на лінії склад — бухгалтерія — банк, щоб виявити причини несвоєчасного оформлення рахунків-фактур, несвоєчасної подачі їх до банку, а також проаналізувати інформацію про відмову покупців від оплати (у разі помилкового відвантаження, помилок у рахунках тощо). Якщо товари перебувають на відповідному зберіганні в покупця (замовника), то треба проконтролювати їхній подальший рух та вплив цих фактів на розрахунки з покупцями. Окремо вивчаються випадки невчасної оплати покупцями відвантаженої продукції, інші порушення ними угод про поставки.

     Контролеру  слід також звернути увагу на наявність  заборгованості з великими термінами виникнення та спірної, нез’ясованої заборгованості, а також виявити строки й умови виникнення значних сум заборгованості та винних у цьому осіб (чи не було випадків поставок покупцю, який уже є боржником за результатами попередніх поставок, хто і з яких причин дав санкцію на ці операції).

     Не  повинна залишатися поза увагою ревізора і динаміка заборгованості, особливо її збільшення. Ревізор має враховувати можливість таких порушень: несанкціоноване відвантаження товарів, відсутність первинних документів або неналежне їхнє оформлення, безтоварні операції, плутанина з визначенням цін, банківських реквізитів платників, неповне оприбуткування продукції у випадках її повернення внаслідок помилкового відвантаження або виявленого браку, помилки у визначенні націнок (знижок), заниження вартості продукції під час бартерних розрахунків та взаємозаліків.

     Якщо  підприємство застосовує в розрахунках  з покупцями та замовниками векселі, то слід перевіряти також своєчасність та правильність відображення вексельного  процента за отриманими векселями.

     Розрахунки  з покупцями та замовниками пов’язані  з розрахунками з бюджетом за ПДВ, акцизами та іншими обов’язковими податками (зборами), тому ревізор повинен старанно перевіряти відображення цих розрахунків у податковому обліку.

     Розрахунки  з іноземними покупцями (субрахунок 362) перевіряються, крім того, і на:

• правильність перерахунку іноземної валюти в гривні;
• своєчасність надходження валютної виручки з-за кордону (не пізніше встановленого державою терміну);
• дотримання правил оформлення платіжних документів згідно з правилами тлумачення торговельних термінів «Інкотермс» та інші питання.

5. Контроль  розрахунків з  іншими дебіторами та кредиторами

     Контроль  розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами передбачає перевірку  таких операцій, які відображаються на інших субрахунках до рахунку 37, зокрема: розрахунки за операціями, пов’язаними зі здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи); усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами); інші розрахунки (субрахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами») та операції (субрахунок 685 «Розрахунки з різними організаціями»); розрахунки за операціями некомерційного характеру (з навчальними та науково-дослідними закладами, з наймачами квартир та особами, які проживають у гуртожитках житлово-комунального господарства підприємства (організації, установи), з орендарями нежитлових приміщень, житлово-комунального господарства, з батьками дітей за відвідування дитячих закладів та за іншими операціями).

     Основні напрями контролю:

     1. Перевірка тотожності даних синтетичного й аналітичного обліку розрахунків. Аналітичний облік має вестися окремо за підприємствами, організаціями, установами та фізичними особами, за кожним дебітором, за видами, термінами виникнення й погашення.

     2. Перевірка реальності заборгованості й достовірності операцій та записів на субрахунках до рахунку 37 на підставі правильно оформлених первинних документів.

     3. Перевірка повноти та своєчасності нарахувань плати за проживання, оренду, відвідування дитячих закладів, надання інших послуг протягом ревізованого періоду. Особлива увага звертається на дотримання діючих тарифів при нарахуваннях плати за окремі місяці, обґрунтованість перерахунків, законність застосування пільг у розрахунках з окремими категоріями мешканців, правильність нарахування орендної плати згідно з рішеннями місцевої влади (місцевої адміністрації).

     4. Перевірка своєчасності та повноти погашення заборгованості в розрізі окремих дебіторів та кредиторів. При цьому використовується дані касових та банківських документів, проводяться зіставлення сум фактично оприбуткованих коштів із записами за кредитом розрахунків з дебіторами. Під час перевірки цих розрахунків ефективним є застосування таких прийомів: вибіркової перевірки даних про фактичну оплату послуг; зустрічної перевірки розрахунків з мешканцями квартир і гуртожитків, з батьками дітей, які відвідують дошкільні заклади, з орендарями приміщень. Важливо впевнитися в правильності та доцільності передання в оренду приміщень державних підприємств чи установ.

     Перевіряючи операції та розрахунки, пов’язані зі здійсненням спільної діяльності, використовують документи, що свідчать про оприбуткування майна (авізо, копії накладних, квитанції).

     5. Перевірка обґрунтованості операцій з отримання позик працівниками ревізованого підприємства перевіряється на основі угод та розрахунків термінів погашення позик. У разі виникнення непогашеної в строк заборгованості за позиками працівників необхідно вивчити причини призупинення чергових платежів. Вивчаються питання законності видачі позик (наявність рішень власників, акціонерів, засновників, керівництва підприємств про надання позик конкретним фізичним особам — працівникам підприємства), правомірності використання коштів підприємств на такі позики, реальності та правильності нарахування відсотків за позиками, їхня відповідність ставкам, передбаченим у договорах про надання позик.