Методы оценки эффективности IT-проектов

ВВЕДЕНИЕ

Мировой опыт показывает, что устойчивое развитие производства в большей мере зависит не от имеющихся ресурсов, а от инновационного характера производства. Успешность внедрения во внешнюю высокотехнологичную рыночную среду определяется наличием в компании инновационного менеджмента, представители которого могут быстро реагировать на непрерывные изменения. В результате инновационной деятельности рождаются новые идеи, новые и усовершенствованные продукты, новые или усовершенствованные технологические процессы, появляются новые формы организации и управления различными сферами экономики и ее структурами. Инновационная деятельность является мощным рычагом, который помогает преодолеть спад, обеспечить структурную перестройку и насытить рынок разнообразной конкурентоспособной продукцией, что возможно благодаря выпуску новой продукции.

Инновационная деятельность сводиться к разработке IT-проектов и программ, которые реализуются в виде крупных межотраслевых проектов по созданию, освоению и распространению технологий, способствующих кардинальным изменениям в технологическом базисе экономики, а также по развитию фундаментальных исследований, научно-техническому обеспечению социальных программ, международного сотрудничества.

Целью данной научно-исследовательской работы является исследование методов оценки эффективности IT-проектов.

Задачами курсовой работы являются рассмотрение теоретических аспектов анализа IT проектов, изучение методов оценки их эффективности и применение этих методов на примере IT проекта ООО «ЭкоЗдрав».

Предметом моего исследования является проект по производству и сбыту «Безреагентных, безкартриджных установок очистки питьевой и сточных вод».А объектом моего исследования является сама организация ООО «ЭкоЗдрав».

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИТ И МЕТОДЫ ИХ ОЦЕНКИ                         

1.1 Понятие и  сущность IT проектов 

Одно из самых простых определений гласит: проект это все, что имеет «начало, конец и цель»1.

Проект–это временное действие, которое выполняется для создания уникального продукта или услуги. Временное обозначает, что каждый проект имеет свои определенные начало и конец. Уникальный обозначает, что продукт или услуга принципиально отличается от других аналогичных продуктов или услуг, так как принципиально отличаются условия создания этих продукта или услуги в каждом проекте.

Авторитетная в области управления проектами, признанной специальной дисциплиной управления, организация Project Management Institute определяет проект как “совокупность действий (процессов), приносящих результат, во время которых людские, финансовые и материальные ресурсы определенным образом организуются с тем, чтобы результат соответствовал утвержденным спецификациям, стоимостным и временным затратам как по качественным, так и по количественным показателям”.

Таким образом, проект – это уникальная совокупность взаимосвязанных работ, обладающих следующими отличительными чертами:

• Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований.

• Определенная степень уникальности целей проекта и условий его осуществления.

• Ограниченность во времени с определенными сроками начала и конца проекта.

• Ограниченные ресурсы, включая человеческие, финансовые, материальные.

• Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта.

• Неизбежность различных конфликтов.

С целью решения всех необходимых задач по проекту используют современные программные продукты.2

Управление проектами (УТИ) - методология организации, планирования, управления, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла), направленная на эффективное достижение целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных результатов в проекте по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта Это деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, ресурсов и качества конечных результатов.

Значительное распространение процессная концепция управления проектами Суть ее заключается в том, что сложная интегрированная природа УП описывается через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязь. В этом случае процессами называют действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления.

Проект всегда нацелен на результат на достижение определенных целей на определенную предметную область Реализация проекта осуществляется руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, которая работает с руководством, другими участниками проекта, которые выполняет специфическую ни виды деятельности, бизнес-процессы проекта В работах по проекту могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них задач, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

С помощью методов управления проектами определяют цели проекта, обосновывают его и оценивают жизнеспособность; обнаруживают структуру проекта (подцели, задачи, работы, которые необходимо выполнить) определи чают необходимые объемы и источники финансирования; подбирают исполнителей, в частности посредством торгов и конкурсов; готовят и заключают контракты; определяют сроки реализации проекта составляют график в окончания работ; рассчитывают необходимые ресурсы, смету и бюджет проекта; планируют и учитывают риски; обеспечивают контроль за реализацией проекта. Для того, чтобы учесть ограничения во времени, применяют методы построения и анализа сетевых и календарных графиков робот.

Ограничениями по средствам управляют с помощью методов формирования финансового плана проекта и контроля за ним Для выполнения и ресурсного обеспечения работ применяют специальные методы управления я человеческими и материальными ресурсами, например матрицу ответственности, диаграммы загрузки.

Руководители проектов отвечают за сроки, смету и качество результата работ. Ограничение проекта во времени.Если сроки выполнения проекта срываются, то последствиями являются перерасход средств и недостаточный уровень качества работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. Для решения с назначенных проблем применяют методы управления качеством робот.

В процессе управления проектами используют различные системы управления проектами, но самые распространенные - так называемые основная и расширенного управления.

Промежуток времени между моментом инициирования проекта и окончанием его реализации называется проектным циклом (жизненным циклом проекта).

Жизненный цикл проекта - это последовательность фаз, через которые проходит проект в течение своего существования Фазами проекта является инициирование, планирование, исполнение, контроль и мониторинг, завершение Понимание жизненного цикла проекта от играет значительную роль в процессе принятия решений в ходе его реализации.

Каждый проект независимо от сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит определенные этапы развития: от начального до заключительного.

Для инвесторов начало проекта связан с началом его реализации и, соответственно, началом вложения средств.

Окончанием существования проекта могут быть: введение в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта; перевод персонала проекта на другую работу; достижения проектом поставленных целей, прекращение финансирования проекта; начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация); заключение по эксплуатации объектов, пере деланных в проекте.

Обычно начало работ и его завершения оформляются официальными документами Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).

К основным задачам структурирования проекта относят: разделение проекта на блоки, распределение ответственности по элементам проекта и определения связи работ со структурой организации (ресурсами); точная оцененность необходимых расходов (средств, времени и материальных ресурсов), создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами, установление связи между работами, связанными мы с проектом и системой ведения бухгалтерских счетов, представление комплексов робот.

Структура проекта - это организация связей и отношений между его элементами С помощью структуры определяют, что необходимо разработать или осуществить, она связывает работы между собой и с конечной целью проект. В процессе структурирования выделяют компоненты продукции проекта, этапы его жизненного цикла и элементы организационной структуры.                           Структурирование является неотъемлемой частью общего процесса плане проекта, определение его целей, распределения ответственности и обязанностей. К основным задачам структурирования проекта относятся: разделение проекта на блоки, распределение ответственности по элементам проекта и определения связи работ со структурой организации; точное оценивания необходимых расходов, затрат.(средств, времени и материальных ресурсов), создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами; определение комплексов работ Среда проекта - это внешние и внутреннее ни факторы влияния на его подготовку и реализацию.

1.2Класификация IT проектов, задачи и функции 

Есть несколько основных факторов, определяющих каждый конкретный проект: масштаб, сложность, сроки реализации, ограниченность ресурсов, требования к качеству и т.д.

По срокам реализации различают проекты краткосрочные (менее года), среднесрочные (1-3 года) и долгосрочные (свыше трех лет).

По масштабам в международной практике проекты делятся на малые (до 10 млн долл.), средние (10-50 млн долл.), . (50 - 100 млн долл.) и масштабные (более 100 млн долл.)

По сложности различают следующие проекты: простые - отдельные конкретные проекты с четко определенной ориентацией и масштабом; предполагают определенные упрощения проектирования и реализации, формирование команды п проекта и т.д.; мультипроекты - комплексные проекты, состоящие из простых проектов; мегапроекты - комплексные проекты развития регионов, секторов экономик.

К мегапроектов относятся международные проекты, отличающиеся значительной организационной и технической сложностью и высокой стоимостью, а также большой ролью в экономике и политике стран.

По видам различают проекты коммерческие и некоммерческие, в зависимости от цели проекта: получить прибыль или иной эффект.

По характеру и сфере деятельности выделяют следующие проекты: промышленные, экономические, организационные, исследовательские, социальные и т.д.

Цели и задачи:

Основными целями в управлении ИТ-проектами является снижение затрат на создание и развитие информационных технологий компании; эффективное использование персонала, занятого в сфере ИТ, повышение эффективности работы ИТ-департаментов. Это сводится к следующих задач: разработка методологии управления программами работ ИТ-проектов, разработка нормативно-методического обеспечения для управления программами работ и проектами, разработка автоматизированной системы, внедрение системы, обучение пользователей.

Функции управления проектом:3

• Управление замыслом проекта

Управление замыслом проекта (project idea management) -- это управление действиями, способствующими принятию решения о его разработке и реализации

• Управление предметной областью

Управление предметной областью проекта (project scope management) -это функция управления, позволяющая учесть особенности реализации и результата проекта, обусловленные отраслевой спецификой, рынком и потребительскими предпочтениями.

• Управление стоимостью и финансированием

Управление стоимостью и финансированием проекта (project cost and finance finance management) представляет собой функцию управления, обеспечивающую формирование, выполнение и контроль бюджета проекта.

Основными целями управления стоимостью проекта являются:

накопление информации о производительности труда и оборудования в форме, позволяющей лучше рассчитать стоимость проекта в будущем, что является ключом к успеху любого проектно-ориентированного предприятия;

поддержание затрат по проекту в заранее запланированных рамках.

• Управление качеством

Управление качеством проекта (project quality management) представляет собой функцию управления, обеспечивающую соответствие результата проекта потребностям заказчиков (потребителей).

• Управление рисками

Управление рисками в проекте (project risk management) представляет собой функцию управления, обеспечивающую анализ, реагирование и контроль рисков в проекте.

• Управление человеческими ресурсами

Управление человеческими ресурсами в проекте (project human resource management) представляет собой функцию управления, направленную на обеспечение эффективного использования работников, принимающих участие в реализации проекта.

• Управление материальными ресурсами

Управление материальными ресурсами в проекте (project resource management) представляет собой функцию управления, обеспечивающую приобретение и поставку необходимых материалов (оборотных активов) и оборудования (внеоборотных активов) для реализации проекта.

• Управление контрактами

Управление контрактами (project contracts management) - это функция управления проектом, с помощью которой обеспечивается взаимодействие заказчика с другими участниками проекта.

• Управление изменениями в проекте

Управление изменениями в проекте (project change management)-это функция управления проектом, обеспечивающая корректировку проекта на протяжении его жизненного цикла в связи с влиянием на его реализацию внешней и внутренней среды.

1.3.Роль IT проектов в развитии предприятия

В последние годы для России характерны бурное развитие информационных технологий и рост интереса к компьютерным системам, способным обеспечить эффективное управление предприятием. Особенно выделяется растущий спрос на интегрированные системы управления.           Автоматизация отдельных функций (бухгалтерского учета или сбыта готовой продукции) и АСУ считаются уже пройденным этапом для многих предприятий, на которых автоматизация долгое время велась по трем достаточно обособленным друг от друга направлениям: АСУ (системы автоматизации управленческой и финансово-хозяйственной деятельности), САПР (системы автоматизированного проектирования) и АСУ ТП (системы автоматизации технологических и производственных процессов).   Создававшиеся изначально без комплексного плана, как правило, под требования различных подразделений, участков и процессов, отдельные автоматизированные системы не подчинялись единым целям и задачам предприятия, были плохо связаны между собой информационно, а чаще не были связаны вовсе, что не отвечало интересам предприятия как целостной системы. Многообразие используемых стандартных и нестандартных аппаратных и программных средств затрудняло или делало невозможным дальнейшую модернизацию систем. Реальный эффект от внедрения автоматизации часто оказывался при этом ниже ожидаемого.

Развитие математических методов, технических и программных средств позволяет в настоящее время принципиально решить задачу получения интегрального эффекта от внедрения информационных технологий на предприятиях. Появились возможности формировать высокоэффективные корпоративные информационные системы (КИС) для управления

предприятиями. Выросли масштабы и качественно изменилось содержание КИС.4

Статистика последних лет показывает, что более половины из 500 самых крупных компаний в мире выбрали в качестве единого стандарта для построения корпоративной информационной системы программные продукты фирмы SAP AG. Исследования Meta Group резюмируют, что первые выгоды от ERP-системы можно получить через 8 месяцев после запуска. Средняя годовая экономия от использования такого программного обеспечения составляет 1,6 млрд. долл. В 63 опрошенных компаниях разных размеров и отраслей средняя стоимость внедрения (total cost of ownership — TCO) ERP-системы составила 15 млн. долл. (минимальная — 400 тыс. долл., максимальная — 300 млн. долл.). В TCO входят затраты на аппаратное и программное обеспечение, профессиональные услуги и обучение персонала.

В настоящее время имеется множество примеров эффективного использования КИС и на российских предприятиях. Разнообразие корпоративных информационных систем и несокращающееся число разработчиков подчеркивают значимость этого рынка в современной экономике.

IBS и Microsoft объявили о совместном  продвижении комплексного решения  средней ценовой категории для  построения КИС на базе всего  лучшего.

Предлагаемый потребителям набор, сформированный по принципу best of breed (лучшие в своем классе решения), включает:

• систему для управления финансово-хозяйственной деятельностью Navision Attain;
• CRM-систему Siebel MME (MidMarket Edition);
• системы финансово-экономического планирования Adaytum ePlanning и Comshare MPC;
• системы анализа данных и управленческой отчетности на базе MS SQL Server 2000.

Необходимость внедрения современных ИТ обусловлена особенностями нынешнего этапа развития производства, среди которых следует выделить:

• постоянное совершенствование качества продукции и услуг – основной цели деятельности промышленного предприятия;

• обеспечения совмещенного проектирования основного объекта и компьютерной подготовки его производства;

• повышение роли решений и инициативы каждого исполнителя;

• ликвидация деления на производственные подразделения для организации работы направленной на достижение конечных результатов в рамках конкретного проекта.5

Сегодня положение дел по внедрению ИТ и ИС на промышленных предприятиях характеризуется крайней неопределенностью, которая связана:

• С непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрипроизводственные инвестиции на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высшее руководство предприятия мало осведомлено об общих расходах в сфере ИТ. Так, например, компетентные решения руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

• С изменением роли ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрипроизводственных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов, например "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту, требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

2 АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ IT-ПРОЕКТА  

2.1 Основные принципы оценки эффективности IT-проектов

В основу оценок эффективности IT-проектов могут быть положены те же основные принципы, что и при оценки любых других инвестиционных проектов независимо от их технических, технологических, финансовых, отраслевых и региональных особенностей:

• рассмотрение IT-проекта на протяжении всего его жизненного цикла (расчетного периода);

• моделирование денежных потоков, включающих все связанные с осуществление IT-проектов денежные поступления и расходы за расчетный период с учетом возможности использования различных валют;

• сопоставимость условий сравнения различных проектов (вариантов проекта);

• учет фактора времени;

• учет всех наиболее существенных последствий проекта;

• учет наличия разных участников проекта;

• учет влияния инфляции;

• учет влияния неопределенностей и рисков, сопровождающих реализацию проекта;

• многоэтапность оценки.

В современных условиях достаточно быстро развивается рынок новых IT-проектов, которые используются для организаций самого различного профиля, с разнообразными организационными структурами управления, с разной численностью работающих. Их разработка и внедрение требует больших единовременных затрат, эксплуатационных расходов, затрат живого труда. При обосновании целесообразности осуществления таких крупных затрат инвестор обычно требует проведения расчетов по оценке эффективности проводимых мероприятий. 

Для этого необходимо установить: 

• факторы, действие которых обеспечивает эффективность;

• направления действия этих факторов; 

• показатели для количественного измерения степени влияния этих факторов;

• методы расчета этих показателей. 

Основными факторами являются повышение качества проведения вычислительных работ, повышение надежности функционирования вычислительных ресурсов, сокращение сроков создания и освоения новых информационных технологий, увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации, повышение производительности труда разработчиков и пользователей вновь созданных информационных технологий.  
         Для определения направления действия этих факторов надо выяснить на что влияет разработка и внедрение конкретной ИСУ, а именно на: 

• эффективность труда отдельных работников управления; 

• эффективность управленческой деятельности подразделений; 

• эффективность процесса управления при выработке конкретного управленческого решения; 

• эффективность отдельного звена иерархической системы управления; 

• эффективность методов управления; 

• эффективность внедряемого бизнес-процесса;

• эффективность всей системы управления в целом. 

Основным при расчете этих показателей является определение результатов и затрат по каждому году расчетного периода.

При этом проблемным является вопрос определения результата (дохода) от внедрения и использования или продажи данного IT-проекта.

 Можно выделить следующие  подходы к определению результативности (результатов): 

• когда результат (доход) от производственной деятельности и результат от внедрения и использования IT-проекта совпадает; 

• когда результат от внедрения и использования IT-проекта составляет долю от результата эффективности производства в целом; 6

• когда можно определить результат от внедрения (продажи) IT-проекта; 

• когда эффективность нового IT-проекта можно определить с помощью построения разработку дерева целей и их количественной оценки; 

• когда определяется результат от разработки и внедрения конкретного управленческого решения, использующего новый IT-проект; 

• когда определяется результат деятельности управленческого персонала на всех иерархических уровнях (или отдельном уровне), использующих новый IT-проект.

После анализа этих подходов можно выбрать показатели и определить методы их расчета для определения результата при оценке эффективности нового IT-проекта. 
        Эффективность управленческих решений в области информационных технологий выражается прежде всего в улучшении экономических показателей управляемого объекта, а также в улучшении функционирования самой системы управления. Эффективность обеспечивается в результате использования оптимизационных и эвристических методов и моделей управления, повышения приспосабливаемости организации к внешним и внутренним условиям его существования, повышения достоверности и оперативности информации, используемой для принятия управленческих решений.