Інвентаризація активів і пасивів

МІНІСТЕРСТВО  АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені В. В. ДОКУЧАЕВА 

                                                                             Кафедра: бухгалтерського обліку  та аудиту 

Реферат

З дисципліни

«Організація і методика аудиту»

На  тему: 

  «Інвентаризація  активів і пасивів» 
 
 

                                                                                             Роботу виконала:

                                   Студентка 5 курсу 1 групи

            Заочного відділення

                                                      Спеціальність:

                                          «Облік і аудит»

                                  Павлова Ірина  Сергіївна 

                                                    Перевірив:

                                                                              Новіков Іван Трофимович            

Харків  – 2010

     Статтею 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність  в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, із змінами і доповненнями (далі – Закон № 996), установлено, що для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності підприємства повинні провести інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. При цьому об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим відповідно до законодавства.

     Проведення  інвентаризації є обов’язковим перед  складанням річної фінансової звітності.

     Пунктом 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419 (далі – постанова № 419), визначено, що проведення інвентаризації активів і зобов’язань підприємства обов’язкове перед складанням річної фінансової звітності.

     Крім  того, проведення інвентаризації обов’язкове  у випадках:

     – передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства на акціонерне товариство;

     – зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

     – встановлення фактів крадіжок або зловживань, пошкодження цінностей, а також  за розпорядженням судово-слідчих органів;

     – пожежі, стихійного лиха або техногенної  аварії;

     – ліквідації підприємства, а також  в інших випадках, передбачених законодавством.  

     Порядок проведення інвентаризації визначено  Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, із змінами і доповненнями (далі – Інструкція № 69), в якій наведено аналогічний перелік випадків, при яких проведення інвентаризації є обов’язковим. Згідно з цією Інструкцією інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів має здійснюватися один раз на три роки, а бібліотечних фондів – один раз на п’ять років (у постанові № 419 такого застереження немає).

     Зазначимо, що у разі якщо на підприємстві перед  складанням річної фінансової звітності не проведено інвентаризацію, то таку звітність можна кваліфікувати як недійсну, оскільки при її складанні не додержано всіх вимог законодавства. У цьому випадку цілком можливе застосування адміністративних штрафів, що накладаються на керівника і посадових осіб підприємства за неправильне ведення бухгалтерського обліку згідно з п. 11 ст. 11 Закону «Про податкову службу в Україну» від 04.12.90 р. № 509-ХІІ, із змінами і доповненнями.

     Відповідальність  за здійснення інвентаризації покладено  на керівника підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у короткі терміни, визначити об’єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

     У примітках до фінансової звітності зазначаються відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій за формою, наведеною в додатку № 3 до Інструкції № 69.  

     Необхідність  проведення інвентаризації суб’єктами малого підприємництва

     Окремого  розгляду потребує необхідність проведення інвентаризації суб’єктами малого підприємництва, що керуються при веденні бухгалтерського обліку Положенням про спрощену форму бухгалтерського обліку суб’єктів малого підприємництва, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 30.09.98 р. № 196, із змінами і доповненнями (далі – Положення № 196).

     Так, згідно з цим документом суми витрат, понесених у зв’язку з виконанням робіт і послуг, щомісяця списуються з кредиту рахунків класу 8 до дебету рахунка 23. З такою ж періодичністю (щомісяця) сума, обліковувана на рахунку 23, в повному обсязі списується до дебету рахунка 79. Що стосується витрат, пов’язаних з виробництвом продукції, то для них передбачено такий порядок відображення. З кредиту рахунків класу 8, на яких такі витрати накопичувалися, вони списуються до дебету рахунка 23, а потім з кредиту рахунка 23 щомісяця і в повному обсязі списуються до дебету рахунка 26.

     Такий порядок відображення витрат, пов’язаних з виробництвом продукції (робіт, послуг), не можна назвати ідеальним. Справа в тому, що з кредиту рахунка 23 щомісяця списуються всі витрати. У зв’язку з цим відсутня можливість простежити і врахувати суму незавершеного виробництва.

     Саме  тому згідно з Положенням № 196 суб’єкт  малого підприємництва за результатами інвентаризації, що передує складанню фінансової звітності, повинен внести деякі коригування до даних бухгалтерського обліку. Так, на суму, що дорівнює вартості залишків матеріальних цінностей, раніше списаних у виробництво, але не використаних в обробленні, має бути скоригировано (зменшено) собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг), списану свого часу до дебету рахунка 79. Одночасно на вартість не використаних у виробництві матеріальних цінностей має бути зменшено показник матеріальних витрат.

     Таким чином, для суб’єктів малого підприємництва ведення бухгалтерського обліку без здійснення інвентаризації просто не має сенсу.

     Складання наказу про проведення інвентаризації та обов’язки інвентаризаційних  комісій 

     Згідно  з п. 11.1 Інструкції № 69 для проведення інвентаризації розпорядчим документом керівника підприємства створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів та головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

     Будь-яка  інвентаризація починається з наказу керівника про її проведення, який складається в довільній формі. Крім складу інвентаризаційної комісії, в наказі застерігаються порядок і терміни проведення інвентаризації, оформлення необхідної документації.

     Наведемо  приблизний зміст наказу про проведення інвентаризації:

     Підприємство _ ТОВ «Альянс»_ 

     Код ЄДРПОУ __ 12345678 ________ 

     Наказ про проведення інвентаризації

     25 грудня 2000 р.  

     № 91

     Згідно  із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність  в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, із змінами і доповненнями, Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, із змінами і доповненнями, а також іншими нормативними документами, що регулюють порядок проведення інвентаризації, з метою підтвердження правильності та достовірності відображення даних у річній фінансовій звітності,

     НАКАЗУЮ:

     1. Провести повну інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства з перевіркою їх фактичної наявності та документального підтвердження станом на 29 грудня 2000 р. з обов’язковим складанням відповідних інвентаризаційних описів:

     а) товарно-матеріальних цінностей на складах, у незавершеному виробництві та готовій продукції, а також відвантажених і таких, що перебувають у дорозі;

     б) грошових коштів у касі, цінних паперів, бланків суворої звітності;

     в) основних засобів, незавершених ремонтів основних засобів, нематеріальних активів, фінансових вкладень;

     г) розрахунків з покупцями, постачальниками  та іншими дебіторами і кредиторами.

     2. Призначити постійно діючу інвентаризаційну  комісію у складі:

     Голова  комісії – заступник директора (П. І. Б.)

     Члени комісії:

     Головний  бухгалтер (П. І. Б.)

     Провідний інженер (П. І. Б.)

     Економіст (П. І. Б.)

     3. Інвентаризацію провести в присутності  матеріально відповідальних осіб:

     Завідувача  складом (П. І. Б.)

     Комірника (П. І. Б.)

     4. У своїй роботі постійно діючій  інвентаризаційній комісії керуватися Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, із змінами та доповненнями.

     5. Зі змістом наказу ознайомити  всіх працівників, пов’язаних  з проведенням інвентаризації.

     6. Контроль за виконанням наказу  залишаю за собою. 

     Директор ___________________ (П. І. Б.)

     Робочі  інвентаризаційні комісії:

     – здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва в місцях зберігання і виробництва;

     – спільно з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів  інвентаризації та розробляють пропозиції щодо зарахування нестач і надлишків з пересортування, а також списання нестач у межах норм природного убутку;

     – вносять пропозиції з питань упорядкування  приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації не потрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

     – несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошові кошти і документи, цінні папери і заборгованість у розрахунках;

     – оформляють протокол із зазначенням  у ньому стану складського  господарства, результатів інвентаризації та висновків щодо них, пропозицій про зарахування нестач і надлишків з пересортування, списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням прийнятих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

     Зазначимо, що відповідно до Інструкції № 69 існують  так звані контрольні перевірки  інвентаризації, які повинні здійснюватися  постійно діючою інвентаризаційною  комісією за участі членів робочих  інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу (комори, секції тощо, де проводилася інвентаризація). При цьому перевіряються найбільш цінні і такі, що користуються підвищеним попитом, матеріальні цінності.

     При виявленні значних розбіжностей між даними інвентаризаційного опису  та даними контрольної перевірки  призначається новий склад робочої  інвентаризаційної комісії для  проведення повторної суцільної  інвентаризації цінностей.

     Результати  контрольних перевірок інвентаризацій оформляються актом, наведеним у  додатку № 1 до Інструкції № 69. Реєстрацію проведених контрольних перевірок  здійснює бухгалтерія у спеціальній  книзі (додаток № 2 до Інструкції № 69).

     Інвентаризація  товарно-матеріальних цінностей

     При інвентаризації ТМЦ (і запасів взагалі) необхідно пам’ятати про те, що згідно з П(С)БО 9 «Запаси», затвердженим наказом Міністерства фінансів України  від 20.10.99 р. № 246 (далі – П(С)БО 9), запаси визнаються активом, якщо існує імовірність отримання в майбутньому економічних вигід, пов’язаних з їх використанням, та якщо їх вартість може бути достовірно визначена. Якщо ТМЦ не відповідають цим критеріям, то вони не можуть бути відображені у фінансовій звітності у складі активів. У процесі проведення інвентаризації вони підлягають списанню.

     Значну  роль відіграє оцінка запасів, оскільки згідно з п. 24 П(С)БО 9 запаси повинні  відображатися за найменшою з  двох оцінок: первісною вартістю або  чистою вартістю реалізації, причому  запаси відображаються за чистою вартістю реалізації, у випадку якщо на дату балансу їх ціна знизилася або вони зіпсувалися, застаріли чи в інший спосіб втратили первісно очікувану економічну вигоду. Сама ж чиста вартість реалізації визначається щодо кожної одиниці запасів вирахуванням з очікуваної ціни продажу очікуваних витрат на завершення виробництва і збут.

     Важливим  є також і те, що дооцінка запасів  може здійснюватися тільки в межах  раніше проведеної уцінки.

     Згідно  з п. 11.8 Інструкції № 69 при інвентаризації ТМЦ слід мати на увазі таке:

     – переважування, обмірювання, підрахунок ТМЦ здійснюються в порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії  від одного виду цінностей до іншого.

     При зберіганні ТМЦ у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід у приміщення опечатується і комісія переходить в наступне приміщення;

     – інвентаризаційні описи складаються окремо на ТМЦ, що перебувають у в дорозі; не оплачені в термін покупцями відвантажені товари і цінності; що знаходяться на складі інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, в переробленні);

     – кількість цінностей і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів при обов’язковій перевірці в натурі частини таких цінностей;

     – у прибуткових документах на ТМЦ, які надійшли на об’єкт і прийняті під час його інвентаризації, матеріально  відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться позначка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де записані ці цінності;

     – у видаткових документах на ТМЦ, які  відпущені зі складу під час інвентаризації, за дозволом керівника підприємства і головного бухгалтера в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться позначка, і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному порядку для цінностей, які надійшли під час інвентаризації;

     – допускається складання групових інвентаризаційних  описів малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне  користування працівникам, із зазначенням  у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в опису.

     Як  правило, до початку інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи (або групи осіб), що відповідають за ТМЦ, береться розписка. Ця розписка може бути включена до заголовної частини інвентаризаційного опису і мати такий зміст:

     РОЗПИСКА 

     На  початок проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи  на товарно-матеріальні цінності здані  до бухгалтерії і всі товарно-матеріальні  цінності, що надійшли на мою (нашу) відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані у видаток.

     При знятті натуральних залишків ТМЦ (сировини, матеріалів, готової продукції, МШП  тощо), які знаходяться у матеріально  відповідальних осіб, по кожному окремому складу, дільниці, об’єкту складається  інвентаризаційний опис за формою № М-21.

     В описі зазначаються найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші відмітні ознаки. У кінці  інвентаризаційного опису підписуються всі члени інвентаризаційної  комісії та матеріально відповідальні  особи.

     Після оформлення у встановленому порядку опис передається до бухгалтерії підприємства для складання звіряльної відомості.

     Як  і в інших первинних документах, в інвентаризаційному опису помарки  та підчищення не допускаються. Помилки, допущені при складанні опису, виправляються коректурним способом, тобто неправильний запис закреслюється і над ним надписується правильний текст або цифри. Закреслення роблять однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене.

     Інвентаризація  проводиться не тільки по ТМЦ, що належать підприємству на правах власності. По ТМЦ, прийнятих (а також зданих) на відповідальне зберігання, також необхідно провести інвентаризацію зі складанням окремої відомості за формою № інв-5.

     Опис  складається в одному примірнику інвентаризаційною комісією і, підписаний членами комісії та матеріально відповідальною особою (у разі прийняття цінностей на зберігання), передається до бухгалтерії.

     При інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне  зберігання, записи в опису здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та підрахунку цінностей в натурі.  

     Товари  та матеріали, що зберігаються на складах  інших організацій, заносяться до опису  на підставі документів, що підтверджують  здавання цих цінностей на відповідальне  зберігання.  

     Інвентаризація  основних засобів  і нематеріальних активів  

     Інвентаризація  основних засобів і нематеріальних активів має свої особливості, пов’язані  передусім з набранням чинності П(С)БО 7 «Основні засоби», затвердженого  наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 р. № 92 (далі – П(С)БО 7), і П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 18.10.99 р. № 242 (далі – П(С)БО 8).

     Так, під основними засобами розуміються  матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх у процесі виробництва або поставки товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний термін корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він більше року).

     Об’єктом  основних засобів визнається закінчений пристрій з усіма пристосуваннями  і приладдям до нього або окремий  конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструктивно об’єднаних предметів одного чи різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, управління та єдиний фундамент, внаслідок чого кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс – певну роботу тільки у складі комплексу, а не самостійно.  

     Якщо  у процесі проведення інвентаризації виявлено об’єкти основних засобів, що не відповідають цим критеріям, їх необхідно перевести до складу інших  активів (ТМЦ, МНМА, МШП). Якщо ж такі об’єкти не відповідають визначенню активу взагалі, то їх необхідно списати на витрати діяльності.

     Так само, як і при інвентаризації ТМЦ, оцінка основних фондів має важливе  значення, оскільки згідно з п. 16 П(С)БО 7, якщо на дату балансу залишкова вартість основних засобів відрізняється від справедливої більше ніж на 10 %, такі основні засоби можуть бути переоцінені.

     Для оформлення даних інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, передавальних  пристроїв, машин і обладнання, транспортних засобів, інструменту, обчислювальної техніки, виробничого і господарського інвентарю тощо) застосовується інвентаризаційний опис основних засобів за формою № інв-1.

     При встановленні не придатних до експлуатації об’єктів основних фондів на них складається акт ліквідації типової форми № ф. ОЗ-3 і даються рекомендації про можливість їх подальшого використання з іншою метою.

     При виявленні факту відхилення від  облікових даних складається  звіряльна відомість за формою №  інв-18.

     Що  стосується нематеріальних активів, то при їх інвентаризації необхідно перевірити, чи відповідає конкретний об’єкт вимогам, установленим у П(С)БО 8, а також можливість отримання в майбутньому вигід від використання такого об’єкта. Нагадаємо, що відповідно до П(С)БО 8 нематеріальний актив – це немонетарний актив, який не має матеріальної форми, може бути ідентифікований та утримується підприємством з метою використання протягом періоду більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, з адміністративною метою або надання в оренду іншим особам.

     До  нематеріальних активів, зокрема, належать:

     – права користування природними ресурсами (права користування надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною  та іншою інформацією про природне середовище тощо);

     – права користування майном (права  користування земельною ділянкою, право  користування будівлею, право на оренду приміщень тощо);

     – права на знаки для товарів  і послуг (товарні знаки, торговельні  марки, фірмові назви тощо);

     – права на об’єкти промислової  власності (право на винаходи, корисні  моделі, промислові зразки, сорти рослин, породи тварин, «ноу-хау», засоби захисту  від недобросовісної конкуренції  тощо);

     – авторські та суміжні з ними права (право на літературні та музичні твори, програми для ЕОМ, бази даних тощо);

     – гудвіл;

     – інші нематеріальні активи (право  на здійснення діяльності, використання економічних та інших привілеїв  тощо).

     Незручністю при проведенні інвентаризації нематеріальних активів є те, що на сьогодні не існує офіційно встановленої форми інвентаризаційного опису. Тому підприємства можуть розробити її самостійно, взявши за основу форму № ВНА-1 «Відомість обліку нематеріальних активів, нарахованої амортизації (зносу)», затверджену наказом Міністерства фінансів України від 11.02.98 р. № 30.