Інвентаризація в системі бюджетних установ

Розділ 12. Інвентаризація в системі бюджетних  установ.

12.1. Сутність та призначення  інвентаризації.

12.2 Інвентаризація необоротних  активів та запасів.

12.3. Інвентаризація грошових  коштів та розрахунків.

12.4. Облік розрахунків  з відшкодування завданих збитків.

Терміни і поняття 

Питання для перевірки знань

Тести

  Література для поглибленого  вивчення

Вивчивши матеріал розділу, ви будете ЗНАТИ 

• нормативно-правове забезпечення бухгалтерського обліку необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• склад необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• порядок оцінки необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• механізм документального оформлення і реєстрації  надходження, переміщення та вибуття необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• методику відображення операцій з необоротними активами та запасами бюджетних установ на рахунках бухгалтерського обліку;
• порядок нарахування зносу на необоротні активи бюджетних установ;
• положення інвентаризації необоротних активів та запасів бюджетних установ;

а також УМІТИ

• ідентифікувати об’єкти у складі необоротних активів та запасів;
• здійснювати оцінку необоротних активів та запасів бюджетних установ;

• відображати надходження, переміщення та вибуття необоротних активів та запасів бюджетних установ в документах бухгалтерського оформлення;
• здійснювати проведення за операціями з необоротними активами та запасами бюджетних установ на рахунках бухгалтерського обліку;
• проводити нарахування зносу на необоротні активи бюджетних установ;
• здійснювати інвентаризацію необоротних активів та запасів бюджетних установ і відбивати її результати на рахунках бухгалтерського обліку;

12.1. Сутність та призначення  інвентаризації.

Інвентаризація    проводиться   з   метою   забезпечення достовірності даних  бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення  з фактичною наявністю майна.  Інвентаризації підлягає все  майно  установи,  незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань.

Інвентаризація  майна проводиться за його місцезнаходженням  та за  матеріально відповідальними  особами.  Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться  констатація наявності об'єктів.

Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів,  матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних,  спеціальних  реєстраційних,  валютних  та поточних рахунках;
• виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;
• дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і  грошових коштів,  а  також  правил  утримання  та експлуатації матеріальних цінностей;
• перевірка реальної  вартості обліковуваних   на   балансі матеріальних  цінностей,   сум   дебіторської   та   кредиторської заборгованості,  в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу;
• виявлення товарно-матеріальних цінностей, які застарілі або частково втратили свою споживчу властивість.

Проведення  інвентаризації є обов'язковим:

• перед  складанням річної фінансової звітності, крім окремих випадків; 
• при зміні   матеріально   відповідальних   осіб   (на    день прийняття-передання справ);
• при встановленні фактів  крадіжок  або  зловживань,  псування цінностей (на день установлення таких фактів);
• після пожежі  або  стихійного  лиха  (повені,  землетрусів та ін.) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
• у випадку ліквідації установи;
• згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
• при передачі майна установи в оренду;
• при передачі   підприємств,   установ,   організацій  або  їх
• структурних підрозділів  із  одного  підпорядкування  в  інше  (на
• встановлену дату передачі).

     Інвентаризація може  не  проводитися   у   випадках передачі установ  чи їх структурних підрозділів,  а також будівель та споруд  усередині  одного   міністерства,   іншого   центрального   органу  виконавчої влади  (якщо  інвентаризація  була  раніше проведена в терміни  згідно з вимогами цієї Інструкції).

    Відповідальність за організацію  інвентаризації, правильне та своєчасне  її проведення несе керівник  установи. Головний бухгалтер, разом  із керівниками відповідних підрозділів  та служб, зобов'язаний   контролювати   дотримання установлених правил  проведення інвентаризації.

     Для проведення інвентаризації  наказом керівника установи  створюється   комісія  з  числа  працівників   установи за обов'язкової    участі    головного  (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну   комісію   очолює   керівник  установи  чи  його заступник. Наказом  установлюється  також  терміни   початку та закінчення робіт  з  проведення  інвентаризації  та  порядок  відображення  її результатів у обліку.

Інвентаризаційні  комісії несуть відповідальність за:

• своєчасність і дотримання порядку  проведення  інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;
• повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних  описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів,  матеріальних цінностей, грошових коштів і документів,  нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
• правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

     Члени інвентаризаційних   комісій   за   внесення   в   описи  неправильних  даних  про фактичні  залишки матеріальних цінностей  з метою приховання недостач  або лишків матеріальних цінностей  несуть відповідальність у встановленому  законом порядку.

     Забороняється проводити інвентаризацію  цінностей  при неповному   складі  членів  інвентаризаційної  комісії.  Відсутність хоча б   одного  члена  комісії  при   проведенні  інвентаризації  є  підставою для визнання результатів  інвентаризації недійсними. Перевірка  залишків матеріальних цінностей   у  натурі  членами комісії  проводиться    за   обов'язкової   участі   матеріально 

відповідальних  осіб.

     До  початку  інвентаризації  в  бухгалтеріях  необхідно  закінчити  обробку  всіх  документів  про  надходження   і видачу матеріальних  цінностей,  провести  відповідні  записи  в реєстрах аналітичного обліку  і визначити залишки на день інвентаризації.  На складах  та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути розкладені за  найменуваннями,  сортами,  розмірами тощо.  На матеріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відомостями,  що  характеризують  ці  цінності,  зі  вказівкою  їх якості, кількості, ваги та міри.

Особи,   відповідальні   за   збереження   матеріальних цінностей, до початку  інвентаризації дають розписку про  те, що всі прибуткові та видаткові  документи на товарно-матеріальні  цінності здані в бухгалтерію, всі  товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули - списані.

     Інвентаризація,  крім    інвентаризації    продуктів харчування і грошових  коштів,  як правило,  повинна  проводитися на перше число  місяця.  Якщо інвентаризація  цінностей в якомусь місці  їх зберігання не може бути  закінчена в один день,  вона  може  бути розпочата раніше  і закінчена після першого  числа. У цьому випадку дані  інвентаризації повинні бути  скориговані станом на перше  число місяця.

     Якщо інвентаризація  на  складах   або   в   інших   закритих  приміщеннях  не  закінчена   в  той самий день,  то  приміщення слід опечатати в  кінці робочого дня інвентаризаційною  комісією. Печатка на  час  інвентаризації  зберігається  у  голови інвентаризаційної  комісії.  Під час перерв у  роботі  інвентаризаційних  комісій  (на обідню  перерву,  в  нічний  час,  з  інших  причин) описи  повинні зберігатися у ящиках,  шафах,  сейфах,  у закритому  приміщенні, де проводиться інвентаризація.

     Наявність цінностей при інвентаризації  виявляється шляхом  обов'язкового  підрахунку, зважування, обміру і  таке інше, виходячи  зі  встановлених  одиниць  виміру.  Визначення  ваги (або об'єму)  матеріалів,  що  зберігаються насипом, можна  проводити на підставі   технічних   розрахунків,   про  що  в   описах  робиться відповідна відмітка.

     Найменування інвентаризованих    цінностей   і  об'єктів (предметів)   та   їх   кількість відображаються  в описах  за субрахунками,  номенклатурою та в  одиницях  виміру,  прийнятих  у обліку.

     На цінності,  які не належать  установі,  але знаходяться в  її розпорядженні,   складаються   окремі   описи   з  розподілом:  на орендовані, прийняті на відповідальне  зберігання і таке інше.

     При проведенні інвентаризації  матеріальних  цінностей виявляються  всі цінності,  які не використовуються  в установі,  що можуть   бути  реалізовані. Реалізація  матеріальних  цінностей здійснюється відповідно  до законодавства України.

Дані  інвентаризації з кожного виду цінностей  записуються в інвентаризаційні описи окремо,  за місцезнаходженням  цінностей і особами, відповідальними  за їх зберігання. Ці описи складаються  в двох примірниках.

     При зміні матеріально  відповідальних  осіб  складається  три примірники  опису.

     Описи  підписуються головою   та  всіма   членами інвентаризаційної  комісії. Матеріально відповідальні  особи в кінці кожного  інвентаризаційного  опису  розписуються  про   перевірені комісією і занесені  в опис цінності.

     Описи можуть  бути  заповнені   як  ручним  способом,  так   і засобами обчислювальної та  іншої оргтехніки. Описи, що складаються  вручну,  заповнюються чорнилами  або кульковою ручкою чітко  і ясно. Жодні виправлення і  підчистки є неприпустимими. На  кожній сторінці опису прописом  вказуються число  порядкових  номерів  матеріальних цінностей   і   загальний  підсумок  кількості  всіх  цінностей   у натуральних показниках, записаних  на даній сторінці, незалежно  від того,  в яких одиницях  виміру (штуках,  кілограмах,  метрах  і таке інше) ці цінності  показані.  У  тих  випадках,  коли  матеріально відповідальні  особи   виявлять  після  інвентаризації  помилки  в описах,  вони  повинні негайно (до відкриття  складу, комори, секції і  таке  інше)  заявити  про  це  голові інвентаризаційної комісії.  Інвентаризаційна комісія виконує  перевірку вказаних  фактів  і,  у 

випадку їх підтвердження,  проводить виправлення  виявлених помилок у  встановленому  порядку.  Виправлення  повинні  бути  вказані  і підписані  всіма  членами  інвентаризаційної  комісії і матеріально відповідальною особою.  В описах  не  можна  залишати  незаповнені рядки.    На   останніх   сторінках   описів   незаповнені   рядки  прокреслюються.

   У  разі зміни матеріально  відповідальної особи в описах  особа, яка прийняла цінності, розписується про їх отримання,  а та, яка здала,- про їх здачу.

 Матеріальні   цінності,  отримані  під  час   проведення інвентаризації,  приймаються  матеріально відповідальними особами  в присутності членів інвентаризаційної  комісії  та  оприбутковуються  після   інвентаризації.  Ці  матеріальні  цінності  заносяться  до окремого опису під найменуванням  "Матеріальні  цінності, отримані  під  час інвентаризації".  В описі вказується: коли, від  кого вони надійшли,  дата  і   номер  прибуткового  документа,  найменування, кількість, ціна та  сума.  Одночасно на прибутковому  документі за підписом голови  інвентаризаційної комісії робиться  відмітка "Після інвентаризації"  з  посиланням  на дату опису,  в який записані ці цінності.

На    великих    складах   при   тривалому   проведенні інвентаризації, у виключних випадках і тільки з письмового дозволу керівника    і    головного      бухгалтера   установи,   в   процесі інвентаризації   матеріальні    цінності    можуть відпускатися матеріально  відповідальними особами  за   присутності  членів інвентаризаційної  комісії. Ці цінності  заносяться  до окремого опису під найменуванням: "Матеріальні цінності, відпущені  під час   інвентаризації". Оформлення опису повинно здійснюватися  у такому порядку,  що і при  надходженні  матеріальних  цінностей  під  час  інвентаризації.  У  видаткових   документах   робиться  відмітка  за  підписом  голови інвентаризаційної комісії.

Об'єкти (предмети) основних засобів, матеріалів, інших матеріальних  цінностей,  які  на  момент  інвентаризації будуть знаходитися  не  в установі (автомобілі,  морські й річкові судна, які відбули в тривалі рейси;  машини і обладнання, що відправлені на капітальний ремонт тощо) слід проінвентаризувати до моменту їх тимчасового вибуття з установи.

У міжінвентаризаційний період  в установах з великою номенклатурою    цінностей можуть  проводитися вибіркові інвентаризації  матеріальних  цінностей у місцях їх зберігання й переробки.

Контрольні  перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації,  які  проводять  у  міжінвентаризаційний період, виконуються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника установи.

Міністерства  та інші центральні органи виконавчої влади можуть розробляти власні нормативно-правові  акти,  з  урахуванням особливостей   галузі,   щодо  застосування  цієї  Інструкції,  за погодженням  із  Державним  казначейством  України.

12.2. Інвентаризація  необоротних активів та запасів.

Дієвим інструментом контролю за наявністю, збереженням  та ефективним використанням необоротних  активів і запасів виступає інвентаризація. Інвентаризація необоротних активів  та запасів проводиться з метою  забезпечення достовірності даних  бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення  з фактичною наявністю вказаних об’єктів обліку. Інвентаризації підлягають всі необоротні активи та запаси установи,  незалежно від його місцезнаходження. Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності необоротних активів та запасів;
• виявлення об’єктів необоротних активів та запасів, що не використовуються ;
• перевірка дотримання умов зберігання необоротних активів та запасів, а також правил  утримання  та експлуатації необоротних активів;
• перевірка реальної вартості необоротних активів та запасів, що перебувають на балансі;
• виявлення  необоротних активів та запасів, які застарілі або частково втратили свою споживчу властивість.

Відповідно до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших  статей балансу, затвердженої Наказом  Міністерства фінансів України та Головного  управління Державного казначейства України 30.10.1998 р. № 90, бюджетні установи зобов’язані проводити інвентаризацію в терміни, встановлені відповідно до груп необоротних активів та запасів(таблиця 12.1).

Таблиця 12.1

ТЕРМІНИ ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ЗА ГРУПАМИ НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ  та запасів

Також у  наведені в таблиці 2.5 терміни підлягають інвентаризації  необоротні активи та запаси,  які не належать установі  -  як  такі,  що  перебувають  на  обліку  (в  орендному користуванні,  на  відповідальному  зберіганні  тощо),  так  і  не враховані  з будь-яких причин. Інвентаризація необоротних активів та запасів (крім  продуктів харчування) повинна  проводитися на  перше число  місяця. 

 До  початку  інвентаризації необоротних  активів і запасів в  бухгалтерії   закінчують  обробку  всіх  документів  щодо їх надходження   і видачі, проводять відповідні  записи в реєстрах аналітичного  обліку і визначають залишки  на день інвентаризації. На складах  та в інших місцях зберігання  вказані об’єкти мають бути  розкладені за найменуваннями, сортами,  розмірами; до них мають бути  прикріплені ярлики з докладними  відомостями,  що  характеризують  ці  цінності,  зі  вказівкою   їх якості, кількості, ваги та  міри. Особи, відповідальні за  збереження   матеріальних цінностей,  до початку інвентаризації дають  розписку про те, що всі документи  на товарно-матеріальні цінності  здані в бухгалтерію, всі товарно-матеріальні  цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули - списані. 

До початку  інвентаризації основних засобів перевіряється: наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг,  описів  та ін.); наявність  і  стан  технічних  паспортів  та  іншої  технічної документації; наявність документів на основні  засоби, що здані чи прийняті установою  в оренду, на зберігання, на тимчасове  користування. За відсутності  документів  слід  забезпечити  їх   отримання  чи оформлення. При виявленні  розходжень  і  неточностей  у  бухгалтерському  обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення. Для оформлення даних  інвентаризації основних засобів застосовується Інвентаризаційний  опис  основних  засобів. Основні  засоби записуються в описі під  найменуванням, відповідно з основним призначенням об'єкта, при цьому  об’єкт, що пройшов відновлення,  реконструкцію, розширення   чи   переобладнання, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вноситься до опису під   найменуванням,   що   відповідає   новому  основному призначенню.  При  інвентаризації  будівель,  споруд,  іншої нерухомості та земельних  ділянок,  водоймищ,  інших  об'єктів природних ресурсів комісія  перевіряє наявність документів, що підтверджують право власності  установи  на  ці  об'єкти  або право користування ними. Під час інвентаризації основних  засобів комісія   в обов'язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування цих об'єктів і їх інвентарні  номери.  У випадках,  коли проведені капітальні роботи (надбудова поверхів,  прибудова  нових  приміщень  та  інше)  або   часткова ліквідація   будівель   і   споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені в  бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об'єкта і привести в описі дані  про проведені зміни. Одночасно з цим комісія повинна встановити винних осіб і причини,  з яких конструктивні зміни об'єктів  не  отримали відображення в обліку. Окремі описи складаються при інвентаризації садів, виноградників, ягідників, лісопосадок,  ставків,   водоймищ, іригаційних і  меліоративних споруд.

При виявленні  об'єктів, що не знаходяться на обліку, а також об'єктів з відсутніми в обліку даними, що їх  характеризують,  комісія  включає в опис відсутні відомості  і технічні   показники   цих   об'єктів   (предметів).  Оцінка  виявлених і не врахованих з моменту проведення останньої  інвентаризації  об'єктів  повинна  бути проведена за дійсною  вартістю, а знос  слід визначити за справжнім  технічним станом об'єктів, із оформленням  даних оцінки та зносу відповідними актами. На основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий  опис із вказівкою часу введення   в   експлуатацію   та   причин,   що  довели  до  стану  непридатності  ці  об'єкти.  Інвентаризація дорогоцінних  металів  та  дорогоцінного  каміння,  які  містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з   інвентаризацією  цих матеріальних цінностей у терміни, встановлені для матеріальних цінностей. Після оформлення  Інвентаризаційний  опис  основних засобів  у  встановленому  порядку  передається  в бухгалтерію для складання  Порівняльної відомості результатів інвентаризації основних засобів, в якій і відображаються  результати інвентаризації.

При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність  установлюється  або за  документами, що були підставою для оприбуткування,  або  додатково  за документами,  якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права. Для відображення результатів інвентаризації нематеріальних активів   застосовується Інвентаризаційний  опис нематеріальних активів, який    складається на кожний окремий об'єкт  нематеріальних активів чи групу  однотипних за призначенням та умовами  використання об'єктів нематеріальних активів, окремо за кожною особою, відповідальною за використання  об'єкта  чи  групи  об'єктів нематеріальних активів. До  опису комісією вносяться дані про  назву нематеріального активу, характеристику, призначення, дату придбання (введення  в експлуатацію),  первісну  вартість,  строк корисного  використання,  кількість  та  вартість об'єкта чи групи об'єктів  нематеріальних  активів.  У  разі  виявлення  надлишків об'єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія  записує їх в інвентаризаційний  опис  із  внесенням  потрібних  даних.   Оцінка   таких   об'єктів проводиться  відповідно  до  дійсної  відновлювальної  вартості  і оформлюється відповідними актами. У разі виявлення розходжень між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів складається Порівняльна відомість  результатів інвентаризації нематеріальних активів. Стосовно недостач і лишків інвентаризаційна комісія повинна  одержати письмові пояснення осіб, відповідальних за використання та зберігання нематеріальних активів.

Наявність і об'єм незавершеного капітального будівництва і незакінчених капітальних  ремонтів встановлюється при інвентаризації   шляхом перевірки їх у натурі. В  актах, які складаються при цьому, вказуються найменування об'єкта, списання і об'єм виконаних робіт за кожним об'єктом і видом робіт, кошторисна і фактична вартість. На закінчені  об'єкти,  що  з  якихось  причин  не  введені в експлуатацію, складають окремі акти.  На об'єкт припиненого  будівництва, а  також на проектно-розвідувальні роботи з незакінченого будівництва,  які підлягають  списанню  з балансу,  складаються окремі акти,  в яких вказуються усі дані про характер виконаних  робіт  і  їх  вартість згідно з кошторисом, з вказівкою причин припинення будівництва. На незакінчений капітальний ремонт будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об'єктів складається окремий акт, в якому вказуються: назва об'єкта, що ремонтується, опис і  процент  виконаних робіт,  кошторисна і фактична вартість виконаних робіт.

    Для відображення результатів  інвентаризації інших необоротних  матеріальних активів застосовується  Інвентаризаційний опис інших   необоротних  матеріальних активів  та запасів. Білизна,  постільні   речі,  одяг   та   взуття   одного найменування,  близькі   за розмірами,  якостями матеріалу  і ціною, заносяться до опису  сумарно,  зі вказівкою кількості  цих предметів та їх інвентарних  номерів. Предмети  спецодягу   і столової білизни,  відправлені  у прання та ремонт,  слід  записувати  в  інвентаризаційний   опис  на підставі відомостей-накладних  або квитанцій установ, що здійснюють  ці послуги. Після оформлення  інвентаризаційний опис  передається   у бухгалтерію   для  складання   Порівняльної  відомості  результатів  інвентаризації інших необоротних  матеріальних активів  та  запасів.  При інвентаризації бібліотечних  фондів інвентаризаційною комісією   визначається спосіб проведення  інвентаризації;  виявляються   помилки,  що допущені при шифруванні  документів, розстановці фонду, оформленні  видачі документів користувачам, а також встановлюється заборгованість  користувачів перед бібліотекою,  виявляються дублетні документи,  документи, що не відповідають профілю комплектування  фонду підрозділу  чи бібліотеки  в цілому, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо. У разі  встановлення факту відсутності документа проводиться його розшук у строк, визначений правилами користування бібліотекою щодо користування документом читачем, але не більше тридцяти днів.