Основні елементи системи планування

 

 

 

 

Реферат

з дисципліни «Менеджмент»

на тему:

«Основні елементи системи планування»

 

 

 

 

 

                                      Виконала:

  

 

 

 

 

 

 

студентка 4 курсу 2 групи

факультету «Облік і фінанси»                                                                 спеціальності «Облік і аудит» 

 

 

 

 

Харків 2012

Зміст

Вступ…………………………………………………………………………………3

1. Сутність планування ……………….………..……….………………………....4

2. Процес планування, елементи системи планування………………………….……..6

Висновки……………………………………………………………………………10

Список використаної літератури.....................................................................11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Планування – це вміння передбачити цілі організації, результати її діяльності і ресурси, які необхідні для досягнення поставлених цілей.

Планування – перший і  найважливіший етап управління. На основі розробленої системи планів в подальшому здійснюється організація робіт, мотивація задіяного для їх виконання персоналу, контроль результатів та їх оцінка з точки зору планових показників. Але планування – не окрема одноразова дія, а безперервний процес, обумовлений тим, що організації, відгукуючись на виклики зовнішнього середовища, визначають нові або уточнюють старі цілі, для чого у систему планів необхідно внести корективи. Крім того, процес планування – це не проста послідовність операцій складання планів і не процедура, зміст якої в тому, що одна подія обов’язково мусить статись вслід за іншою. Процес вимагає великої гнучкості і управлінського мистецтва. Якщо певні моменти процесу не відповідають поставленій перед організацією меті, то їх можна обійти, що неможливо в процедурі. Люди, які приймають участь у процесі планування, не просто виконують належні функції, а діють творчо і здатні до змін характеру дій, якщо того вимагають обставини.

Сутність планування –  в обґрунтуванні цілей і способів їх досягнення на основі виявлення комплексу завдань і робіт, а також визначення ефективних методів і способів, ресурсів усіх видів, необхідних для виконання цих завдань, і встановлення їх взаємодії.Діяльність із розробки планів охоплює усі сторони життя, всі етапи діяльності організації. На етапі планування визначають необхідні параметри досягнення цілей – час, потреби в трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсах, терміни постачання сировини, матеріалів, устаткування тощо. Прийняті у плані рішення повинні забезпечити досягнення цілей організації у запланований термін з мінімальними витратами при необхідній якості.

Основна мета планування –  інтеграція всіх членів організації  для вирішення комплексу завдань  і виконання робіт, що забезпечують ефективне досягнення кінцевих результатів.

1. Сутність планування.

Щоб спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

• сформулювати цілі, до яких прагне організація;
• визначити шляхи досягнення встановлених цілей;
• на підставі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Все це у сукупності і  характеризує у широкому розумінні  сутність функції планування.

Планування – процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три  ключових питання:

1. де організація знаходиться у даний момент (теперішній стан)?
2. чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?
3. як організації потрапити звідти, де вона є, туди, куди вона прагне?

Планування є первісною  з-поміж решти функцій управління, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення визначають характер здійснення всіх інших функцій управління.

До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування.

Мета планування полягає  у створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

Процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів

1. Встановлення цілей діяльності організації.
2. Розробка стратегії діяльності організації (шляхів досягнення цілей).
3. Надання стратегії конкретної форми (впровадження стратегії у конкретні дії організації). Цей етап здійснюється шляхом розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

1. за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;
2. за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;
3. за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні  плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованних на короткий термін рішеннях щодо того:

• що конкретно треба зробити,
• хто повинен це зробити,
• як це має бути зроблено.

Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не мають змінюватися.

Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно (збільшити виробництво на 3% за рік).

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік)

2. Процес планування, елементи системи планування

Процес планування на підприємстві здійснюється поетапно

Відповідно до цих етапів виокремились три види планування:

• стратегічне,
• тактичне 
• оперативне.

Стратегічне планування – це планування на перспективу, яке вказує напрямок дій для забезпечення реалізації місії підприємства (як правило, в умовах перехідного періоду, який має місце в Україні, реальним є розробка стратегії на 3-5 років). Головна відмінність стратегічного планування від інших методів планування полягає у наступному:

1) планова робота націлена  на майбутнє, а не описує поточну  ситуацію;

2) стратегічний план не  є детермінованим, тобто у ньому  немає жорсткої регламентації за ресурсами, виконавцями і термінами, він обґрунтовує загальні перспективні напрямки діяльності та розвитку фірми;

3) у системі стратегічного  планування відсутнє припущення  про те, що майбутнє можна передбачити тільки за результатами минулого.

Тактичне планування – це планування на середні проміжки часу, в рамках яких відбувається реалізація конкретного управлінського рішення щодо випуску продукції чи освоєння нового ринку або зміцнення позицій на старому із вказанням необхідних для цього ресурсів. Зміст цих планів охоплює зазвичай відрізок часу у 1-2 роки.

Оперативне планування – це планування роботи на короткі проміжки часу (в межах одного року з поділом на квартали і місяці), в процесі якого деталізуються плани підрозділів і служб підприємства (аж до окремих робочих місць) і відбувається їх коригування у зв'язку зі зміною обставин, які не були передбачені при складанні тактичних планів.

Всі три види планування мають узгоджуватися між собою  і складати єдину цілісну систему  планів, стрижнем якої є генеральна мета, місія підприємства, що може бути реалізована лише за умови детального опрацювання всіх аспектів середовища господарювання та внутрішнього потенціалу підприємства.

Система планування, згідно з теорією систем, може розглядатися із двох точок зору. Якщо елементами системи вважаються суб'єкти планування (керівники і розробники планів) та процеси обробки інформації, то система планування виступає як цілеорієнтована множинна сукупність суб'єктів планування або цілеорієнтована множинна сукупність процесів планування, між якими існують специфічні взаємозв'язки.

Якщо елементами системи  розглядати результати планування, тобто  інформацію, що міститься у планах, то система планування інтерпретується як цілеорієнтована множинна сукупність планів, між якими існують специфічні взаємозв'язки.

Обидва підходи не суперечать один одному, оскільки плани утворюють  інформаційну складову будь-якої системи планування.

Планування діяльності підприємства мусить здійснюватися за певною схемою, яка вже відпрацьована світовою практикою управління і добре себе зарекомендувала. Вона включає наступні кроки.

1. Дослідження зовнішнього  і внутрішнього середовища організації.  Визначаються головні компоненти організаційного середовища, виділяються ті з них, які дійсно мають значення для організації, проводиться збір і відстеження інформації про ці компоненти, складаються прогнози майбутнього стану середовища, оцінюється реальне становище фірми.

2. Встановлення бажаних  напрямків і орієнтирів своєї  діяльності: бачення, місію, комплекс  цілей. Інколи етап встановлення  цілей передує аналізу середовища.

3. Стратегічний аналіз. Фірма  порівнює цілі (бажані показники)  і результати досліджень факторів  зовнішнього і внутрішнього середовища (які обмежують досягнення бажаних показників), визначає розрив між ними. За допомогою методів стратегічного аналізу формуються різні варіанти стратегії.

4. Вибирається і ретельно  опрацьовується одна із альтернативних стратегій

5.Готується остаточний стратегічний план діяльності фірми.

6. Середньострокове планування. Готуються середньострокові тактичні  плани і програми.

7. На основі стратегічного  плану і результатів середньострокового  планування розробляються річні оперативні плани і проекти.

8. Реалізація планів.

9. Контроль результатів.

Восьмий і дев'ятий кроки  не являються стадіями безпосереднього  процесу планування, одначе визначають передумови для створення нових  планів, які повинні враховувати:

- що організації вдалося  зробити, реалізовуючи свої плани;

- який розрив між плановими  показниками і фактичним виконанням. 
В цілому процес планування являє собою замкнутий цикл з прямим (від розробки стратегії і визначення оперативних планів до реалізації і контролю) і зворотним (від врахування результатів виконання до переформулювання плану) зв’язками.

Результатом процесу планування є система планів. План включає  основні показники діяльності, які  мають бути досягнуті до кінця  планового періоду. По суті, план –  це набір інструкцій для менеджерів, що вказують, яку роль кожна частина організації повинна відігравати у процесі досягнення загальних цілей.

Системи планів підприємства може бути розділена на такі елементи:

1. Стратегічний (генеральний)  план, який складається на основі  аналізу тенденцій ринкової кон'юнктури, прогнозів та бачення вищим менеджментом майбутніх перспектив компанії.

2. Загальнокорпоративні середньострокові (тактичні) плани, складені як продовження стратегічного.

3. Стратегічні плани окремих  ділових одиниць, що входять  до складу фірми.

4. Оперативні плани:

- загальнокорпоративні плани поточної діяльності, так звані «господарські плани», або «плани прибутку», що розраховуються на один рік. Відповідно до них підприємство виготовляє і постачає на ринок товари і послуги;

- поточні плани підрозділів,  в т.ч. бюджетні, що доповнюють  загальнокорпоративні плани поточної діяльності;

5. Окрім планів, результатами  процесу планування є програми  (чи плани-програми) і проекти.

Плани дій будь-якої організації  можна охарактеризувати або як наступальні, або як оборонні. Наступальні плани  передбачають розвиток організації: виробництво нових товарів і послуг, вихід на нові ринки збуту, завоювання конкурентних переваг. Наступальні плани зазвичай складають великі компанії, що мають значний економічний потенціал. Середні і дрібні фірми здебільшого обмежуються оборонними планами, які спрямовані на утримання своїх позицій на ринку і попередження банкрутства. План розвитку організації, що є відображенням наступального плану, включає в себе комплекс заходів, що необхідні для створення нових сфер діяльності фірми. Він має визначати шляхи виходу на нові позиції. План розвитку для окремої ділової одиниці оформляється у вигляді бізнес-плану.

Варіантом оборонних планів є ліквідаційний план. Він включає  в себе рекомендації для позбавлення від непотрібних організації елементів, тобто від таких елементів, що створюють перешкоди на шляху її розвитку. Це можуть бути конкретні види збиткових або низькорентабельних товарів і послуг, власність, що неефективно працює, окремі організаційні одиниці.

Характерною для організації  є розробка програм і проектів. Програми зазвичай визначають розвиток одного із важливих аспектів життя організації. Це можуть бути програми по вдосконаленню технології, програми організації контролю якості, програми обліку руху запасів тощо.

Проекти відрізняються від  програм тим, що, орієнтуючись на певний аспект життєдіяльності і розвитку організації, вони мають певну вартість, графік виконання, включають технічні і фінансові параметри, тобто відрізняються високим рівнем деталізації. Як правило, проекти пов'язують зі створенням і просуванням на ринок нових продуктів і послуг фірми. У формі проекту зазвичай складається бізнес-план.

 

Висновки

Планування – природна частина менеджменту. Його можна  визначити як уміння передбачити  мету організації, результати її діяльності та ресурси, необхідні для досягнення визначених цілей.

Планування являє собою  набір дій, що передбачають визначення мети організації, параметрів взаємодії між завданнями, роботами і членами організації, розподіл ресурсів і вибір інших організаційно-технологічних, економічних та мотиваційних рішень, що забезпечують досягнення цілей організації.

Процес планування в організації  не є (точніше, не повинен бути) окремим  одноразовим актом, а є безупинним внаслідок двох істотних причин. По-перше, багато організацій прагнуть продовжити своє існування якомога довше. Тому вони повинні заново змінювати цілі, навіть якщо цілком досягли своїх первісних цілей. Друга причина, через яку планування повинне бути безперервним, – це постійна невизначеність майбутнього.

Внаслідок змін у навколишньому  середовищі, помилкове прийняття  рішень, події можуть розвиватися  не так, як було передбачено при розробленні  плану, тому плани необхідно періодично переглядати, щоб вони узгоджувалися з реальністю. У цьому сенсі планування можна розглядати як безупинний, детермінований у часі й місці процес визначення цілей і забезпечення погодженої діяльності усіх членів організації та її елементів при обмежених можливостях і часі, що збільшуються й ускладнюються залежно від зовнішнього середовища.

Саме за допомогою планування керівник організації прагне установити основні напрямки зусиль і прийняття рішень, що забезпечить єдність цілей для всіх її членів. Планування – це одна з основ, за допомогою якої керівник забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації для досягнення її загальних цілей.

Таким чином, в управлінні планування займає основне місце, втілюючи в собі організуючий початок усього процесу реалізації цілей організації.

 

 

 

Список використаної літератури

1. Дафт Р.Л. Менеджмент. - СПб.: Питер, 2000. - 832с.
2. Мескон М.Х., Альберт. М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992. - 702.
3. Немцов В.Д., Довгань Л.Є. Стратегічний менеджмент. Навч. посібник. - К. УВПК Ексоб, 2001. - 560с.
4. Осовська Г.В. Основи менеджменту. Навч. Посібник. - К.: Кондор, 2003. - 556с.
5. Планування діяльності підприємства: Навч. посіб. / За ред. Москалюка В Є. - К.: КНЕУ, 2002. - 252с.
6. Тарасюк Г.М., Шваб Л.І. Планування діяльності підприємства. Навч. Посіб. - К.: Каравела, 2003. - 432с.