Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Особенности оформления и ведения  трудовых книжек

ОСНОВНЫЕ  СВЕДЕНИЯ

    Трудовая  книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка содержит сведения об общем, непрерывном и специальном стаже работника.

    Трудовая  книжка - обязательный документ, представляемый работником при приеме на работу. Исключение составляют случаи, когда работник поступает на работу на условиях совместительства или впервые (ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации). Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, уволенные из Вооруженных Сил Российской Федерации, предъявляют при приеме на работу военный билет.

    Анализ  данных трудовой книжки позволяет работодателю сделать вывод о соответствии практического опыта работы требованиям, предъявляемым в организации  к данной должности. Трудовая книжка - единственный личный документ, в котором последовательно фиксируются факты трудовой деятельности, рост квалификации, изменение служебного положения, причины увольнения работника с мест прежней работы. Помимо работодателя анализ трудовой книжки проводят органы Пенсионного фонда РФ при назначении пенсий.

    Порядок работы с трудовыми книжками установлен ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 №69. Инструкция зарегистрирована в Минюсте России 11.11.03, № 5219. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина России от 22.12.03 № 117п.

    Работодатель  обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Не имеют права оформлять и вносить записи в трудовую книжку работника работодатели - физические лица.

    С каждой вносимой на основании приказа  в трудовую книжку (вкладыш) записью о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работник должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке работника, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша). Для фиксации этих сведений в личной карточке имеется раздел 3 "Прием на работу, переводы на другую работу", который заполняется на основании соответствующих приказов работодателя. Форма личной карточки устанавливается органами статистики. В настоящее время действует форма Т-2, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26. В личную карточку работника, заполняемую при приеме на работу, из трудовой книжки вносятся сведения об общем, непрерывном стаже и стаже, дающем право на надбавку за выслугу лет или иные льготы, установленные в организации. В течение периода работы работника в организации в карточке накапливаются сведения о переводах, изменениях наименований должности, структурного подразделения и др. Эти сведения являются основанием для оформления работнику при необходимости дубликата трудовой книжки.

    Впервые заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на первую работу. В течение всего периода работы трудовая книжка хранится в кадровой службе, а при увольнении выдается работнику.

    Трудовые  книжки оформляются на русском языке. На территории республик в составе РФ, которые имеют второй государственный язык, трудовые книжки могут заполняться на двух языках (п.4 ст. 16 Закона РСФСР от 25.10.91 №1807-1 "О языках народов Российской Федерации" в ред. от 11.12.02).

    Записи  в трудовой книжке производят аккуратно  перьевой, шариковой или гелевой  ручкой-роллером светостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

    С 1 января 2004 г. вводятся в действие трудовые книжки нового образца. Трудовые книжки, заведенные ранее этой даты, остаются действительными и обмену на новые не подлежат.

    Форма трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства РФ.

    Трудовая  книжка состоит из обложки, титульного листа, разделов "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях". На обложке и титульном листе помещено изображение Государственного герба Российской Федерации. Каждый раздел имеет 10 разворотов. На каждой четвертой странице указаны серия и номер трудовой книжки.

    Вкладыш в трудовую книжку состоит из титульного листа и разделов "Сведения о  работе", "Сведения о награждениях". На титульном листе помещены изображение Государственного герба Российской Федерации и надпись: "Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)". Раздел "Сведения о работе" имеет 9 разворотов, раздел "Сведения о награждениях" - 8.

    Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций, по производству государственных знаков - Объединением "ГОЗНАК" Минфина России.

    Бланки  трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

    Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может  осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным объединением "ГОЗНАК".

    Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора.

ОФОРМЛЕНИЕ  ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

    Титульный лист (первая страница) трудовой книжки оформляется кадровой службой по первому месту работы. В небольших организациях, где кадровой службы нет, трудовую книжку оформляет лицо, назначенное работодателем и отвечающее в организации за оформление трудовых книжек. Возможно оформление трудовой книжки и самим работодателем.                                  

    Титульный лист содержит сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения, данные об образовании, профессии, специальности. Кроме того, на титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки.

    Фамилия, имя и отчество записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Основанием для заполнения этих данных, а также даты рождения являются паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, военный билет, заграничный паспорт, водительские права). Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Данные об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном, послевузовском профессиональном) указываются только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

    Сведения  о незаконченном среднем или  незаконченном высшем образовании  кадровая служба имеет право вносить  только при предъявлении работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

    Профессия и/или специальность записываются в трудовой книжке на основании соответствующих  документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

    Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печатью организации (отдела кадров). Подпись работника заверяет правильность внесенных записей.

    При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша к трудовой книжке с него взимается их стоимость.

    Если  при заполнении титульного листа  сотрудником кадровой службы допущена ошибка, книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Стоимость бланка трудовой книжки в этом случае оплачивается работодателем. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом. Не допускается исправление пропущенных или неправильно написанных букв, цифр с проставлением на полях отметки: "Исправленному верить", заверенной печатью организации.

    . В титульный лист могут вноситься  только изменения данных о работнике, например: изменение фамилии в связи с вступлением в брак или расторжением брака; изменение имени и/или отчества. Такие исправления заносятся в трудовую книжку по последнему месту работы работника при представлении им соответствующих документов. При этом одной чертой зачеркивается фамилия, имя, отчество, дата рождения (чтобы прежняя запись легко читалась) и записываются новые сведения.

    Изменение или дополнение записей о полученном новом образовании, специальности, профессии (например, в связи с окончанием вуза) на титульном листе трудовой книжки делается без зачеркивания ранее внесенных записей.

    Ссылки  на документы, служащие основанием для  исправлений, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации (его заместителя) и печатью организации (отдела кадров).

    При оформлении приема на работу кадровая служба обязана проверить записи сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки. При обнаружении изменений они вносятся на основании подтверждающих документов, представленных работником.

ОФОРМЛЕНИЕ  РАЗДЕЛА "СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ"

    Раздел "Сведения о работе" является основным разделом трудовой книжки, так как  содержит сведения о всех организациях, в которых работал работник, занимаемых им должностях и периодах работы. Ошибки, допущенные при заполнении этого раздела, зачастую приводят к тому, что Пенсионный фонд при назначении пенсии не засчитывает отдельные периоды работы в трудовой стаж.                             

    Этот  раздел представлен в трудовой книжке в виде таблицы, в которую кадровые службы вносят данные о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

    До  занесения сведений о работе в  этот раздел трудовой книжки могут быть внесены со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие сведения:

    а)  о времени военной службы, службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

    б)  о времени обучения на курсах и  в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

    После этих записей начинается заполнение раздела "Сведения о работе" В графе 3 делается запись о полном и сокращенном (при его наличии) наименовании организации. Наименование организации должно соответствовать официально установленному наименованию, закрепленному в учредительных документах данной организации. Эта запись выделяется как заголовок и может быть сделана от руки или с использованием штампа, включающего в себя наименование организации.

    В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. Все записи нумеруются в пределах каждого раздела. Нумерация - нарастающая в течений всей трудовой деятельности работника.

    В графе 2 указываются даты документированных  фактов приема на работу, перевода на другую работу, увольнения и др. Эти даты кадровая служба вносит на основании соответствующих перечисленным событиям приказов. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц двухзначными, год четырехзначными).

    В графе 3 записывают сведения о работе, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением с работы. Как ранее действующими правилами ведения трудовых книжек, так и новыми правилами предусмотрено внесение записей о работе (переводе, увольнении и др.) в точном соответствии с приказом (распоряжением ) работодателя. Однако это требование не стоит понимать буквально. Например, приказ о приеме на работу будет содержать не только фамилию, имя, отчество работника, должность (специальность, профессию), но и сведения об условиях и характере работы, размере оплаты труда, испытательном сроке и др. Записи в трудовую книжку по своему содержанию много короче.

    В графу 4 раздела "Сведения о работе" заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят (переведен, уволен) на работу. Не допускается писать: "пр." вместо "приказ" "расп." вместо "распоряжение". В случаях установления второй профессии в этой графе делается ссылка на номер и дату соответствующего документа.

    Записи  о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации вносятся в трудовую книжку, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случаях если в соответствии с федеральными законами выполнение работы по определенной должности, специальности или профессии связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (ст. 57 ТК РФ).

    Изменения и дополнения, внесенные в установленном  порядке в квалификационные справочники и штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

    В раздел "Сведения о работе" в  обязательном порядке вносятся также сведения:

    - о присвоении работнику новых  разрядов, классов или категорий;

    - установлении второй и последующих  профессий, специальностей или квалификаций.

УЧЕТ  И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

    С целью учета трудовых книжек, бланков  трудовых книжек и вкладышей к  ним каждая организация должна вести  следующие книги.

    1.  Приходно-расходная книга по учету  бланков трудовых книжек и  вкладышей к ним - ведется бухгалтерией. В бухгалтерии хранятся также бланки трудовых книжек и вкладышей, являющихся документами  строгой  отчетности. Организация обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка (приложение 7).

    2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - ведется кадровой службой или лицом, ответственным за работу с кадровой документацией. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные работникам вновь, с указанием серии и номера (приложение 6). В крупных организациях в составе кадровой службы выделяется сотрудник, отвечающий за работу с трудовыми книжками. Он и осуществляет регистрацию трудовых книжек. При смене этих работников проводится сверка данных о хранящихся в кадровой службе трудовых книжках с книгой учета. Прием книжек производится по акту.

    Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью или опломбированы.

    Трудовые  книжки и их дубликаты хранятся в  кадровой службе (у работодателя) в течение всего периода работы работника в данной организации. Они систематизируются по структурным подразделениям, внутри - по алфавиту (по первой букве фамилии). Трудовые книжки должны храниться в закрывающихся шкафах (сейфах). В номенклатуру дел кадровой службы ежегодно включается дело "Трудовые книжки работников". Оно является переходящим.

    Трудовые  книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока, невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) передаются, в архив, где они хранятся в течение 50 лет. По истечении указанного срока они могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Служба  ДОУ. Задачи, функции, типовые структуры

    Документы, регламентирующие ДОУ государственном  органе, разрабатываются    на основе законодательства, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

    Организация ДОУ в государственном; органе, как правило, возлагается на самостоятельное структурное подразделение (организационно-контрольный отдел, управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат и т. д. -служба ДОУ), находящееся в непосредственном подчинении руководителя государственного органа.

    Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ регламентируются положением о ней, утверждаемым руководителем государственного органа, а функциональные обязанности, права, ответственность служащих -должностными инструкциями.

    Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих государственных органах основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота государственного органа, учетом документов, контролем их исполнения и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

    Таким образом, служба ДОУ решает два основных комплекса задач:

    1) непосредственное обеспечение документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

    2) совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

    Задача  обеспечения документирования управленческой деятельности решается следующими функциями:

    а) разработка и проектирование фирменных  бланков, обеспечение их изготовления;

    б) обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;

    в) контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

    Задача организации работы с документами в государственном органе решается выполнением следующих функций:

    - установление единого порядка  прохождения документов (документооборота учреждения);

    - экспедиционная о5работа;а поступающих  и отправляемых документов;

    - регистрация и учет поступающих,  отправляемых и внутренних документов учреждения;

    - контроль за исполнением документов;

    - систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

    -  организация работы с обращениями  граждан;

    -  обеспеченна защиты документной информации.

    Задача  совершенствования  форм и методов  работы с документами  включает в себя;

    -  разработку и переработку нормативных,  инструктивных, методических документов по ДОУ (инструкции по делопроизводству и др.) и доведение; их до сведения: работников учреждения;

    -  методическое руководство и контроль  за соблюдением установленных правил работы, с документами в структурных подразделениях учреждения;

    - повышение квалификации работников  учреждения и их консультирование по вoпpocам работы с документами;

    -  упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации  документов, разработка табеля и  альбома форм документов, применяемых  в деятельности учреждения;

    - разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

    - постановку задач на разработку  или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

    Служба  ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка  работы с документами, в государственном  органе, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства государственного органа.

    Положение о службе ДОУ  состоит из следующих разделов:

    1) общие положения;

    2) цели и задачи службы ДОУ;

    3) функции службы ДОУ;

    4) права и ответственность службы  ДОУ;

    5) взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями государственного органа, другими организациями и учреждениями.

    Должностные инструкции разрабатываются для каждого работника службы ДОУ. Эти инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечиваю  условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к ним мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда — принцип разделения и кооперации труда.

    Для составления качественной должностей инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, — иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работниц, его навыкам, опыту и т. п.

    При разработке должностные инструкций для работников службы ДОУ следует  руководствоваться «Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих» (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37). Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников государственных органов и учреждений - руководителей, специалистов и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации л образованию, наличию специальных знаний и навыков.

    В случае подчинения службы ДОУ руководителю государственного органа должностные инструкции се работников утверждает руководитель государственного органа или заместитель руководителя по работе с кадрами, если же служба ДОУ непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя или входит как подразделение в другую структурную единицу (например, организационно-контрольное управление, управление делами, административно-хозяйственную службу и др.), должностные инструкции ее работников утверждаются, соответственно, заместителем или руководителем структурного подразделения, в составе которою находится служба ДОУ.

    В процессе подготовки положения о подразделениях должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, в числе которых: руководители заинтересованных подразделений, юрист, руководитель кадровой службы, заместители руководителя государственного органа (при согласовании положения о службе ДОУ).

    Для повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей в полном объеме каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией либо после ее утверждения, либо при

приеме  на работу. При этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: «С инструкцией ознакомлен» (подпись, дата).

    Первые  экземпляры положения о подразделении  и должностных инструкциях хранятся в деле государственного, органа, копии - у руководителя службы ДОУ и на каждом рабочем месте.

    Одной из функций службы ДОУ является разработка инструкции по делопроизводству государственного органа, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ве-дения учета, регистрами, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем государственного органа и имеет обязательный характер для всех государственных служащих данного государственного органа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Объяснительная  записка начальнику ОВД г. Уфы

    Объяснительная  записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение фактов нарушения производственного процесса или трудовых правоотношений и объяснение причин случившегося.

    Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием подробных обстоятельств, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки  должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

    В зависимости от важности освещаемого  вопроса объяснительные записки могут храниться от одного года до 5 лет.