Особенности оформления документов, используемых в международной практике внешнеэкономический деятельности. Коммерческая (деловая) переп

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

на тему: Особенности оформления документов, используемых в международной практике внешнеэкономический деятельности. Коммерческая (деловая) переписка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент

ФФБД, 1-й курс, ДФН-1                       А.И. Дубешко

 

 

 

Проверила         С.В. Некраха

                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………….......3

1. Международные стандарты по оформлению документов………………......4

1.1. Форматы бумаги (ряд А)……………………………………..…...…..6

1.2. Проектирование бланков…………..……………………………….....8

1.3. Реквизиты международного письма…...……………………………10

1.4.Постскриптум……………..………...………………………………...13

1.5. Оформление второго и последующих листов письма.………….…14

2.Деловая переписка…...……………………………………………………...…15

3.Заключение……………………………………………………………………..17

4.Список использованных  источников…………………………………….…...18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой, в  том числе коммерческой, организации  не обходится без деловой переписки. Правильное составление, использование  и хранение деловых документов в  соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов организации, увеличит эффективность управленческого труда.

Деловая переписка ведется  с помощью почтовой связи и  электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью  средств электросвязи осуществляются телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.

Классификация официальной  переписки проводится по различным  признакам (основаниям деления). Виды деловой  переписки и их названия — письмо, телеграмма, телекс, телефакс (факс), телефонограмма — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации и используемых для этого технических средств.

В области связи принято  разделения письменной корреспонденции  в зависимости от места нахождения адресата на внутреннюю (направляемую внутри страны) и международную. Сообщения, передаваемые по каналам связи, классифицируются также по категориям, отражающим совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) сообщения.

При переписке с зарубежным партнером следует учитывать  действующие в его стране национальные нормы в области связи делопроизводства. Расширение международного информационного  обмена способствует выработке единых правил оформления и обработки деловой  корреспонденции.

 

1.МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке международных  служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки  деловой документации. Эти правила  выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной  организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

    Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии “Документация и информация” (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.).

    Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

    Система форматов бумаги по требованиям ИСО 216: 1975 “Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В” основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа). Буквы А и В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату АО, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1.

    Основным является ряд форматов А (ИСО — А ряд), вспомогательным — ряд В (ИСО — В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.

    Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.ФОРМАТЫ БУМАГИ (РЯД А)

    Для создания управленческой документации используются форматы: А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов используется формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

    Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных а немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476.

    Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе.

    Например, в США стандартом ANSI X3/151 — 1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216: 1975 и имеющие следующие неофициальные названия: “Letter” (216 × 279 мм), “Legal” (216 × 356 мм), “Executive” (190 × 254 мм), “Ledger/Tabloid” (279 × 432 мм).

    Расхождение с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат “Letter”. Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, при автоматизированной обработке текстов приводят к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения.

    Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882: 1979 “Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками”. Межстрочный интервал равен 4, 233 мм (1/6 дюйма); шаг письма — 2, 54 мм (1/10 дюйма).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.ПРОЕКТИРОВАНИЕ БЛАНКОВ

    Формы документов разрабатываются с использованием вспомогательных средств, установленных стандартом ИСО 3535: 1977 “Листы для разработки форм и схемы размещения”.

    Лист для разработки форм — это схема размещения реквизитов, содержащая указатели полей и сетку линий, указывающую расположение напечатанных реквизитов. Лист для разработки форм применяется там, где расположение реквизитов с заранее напечатанным текстом точно определено таким образом, чтобы вся информация была расположена внутри границ. Образец листа приведен в приложении к стандарту. Он отпечатан на бумаге формата А4 и может использоваться для проектирования форм до этого размера включительно. На листе нанесены вертикальные и горизонтальные линии. Расстояние между вертикальными линиями — 2, 54 мм (1/10 дюйма), что соответствует вертикальным линиям на Схеме размещения. Расстояние между горизонтальными линиями — 8, 466 мм (1/3 дюйма).

    Схема размещения — лист бумаги, снабженный шкалами и другими указателями, которые соответствуют характеристикам большинства пишущих машин. Схема размещения предназначена для расположения информации на формах, для проектирования формы больших размеров (А3 и др.). Расстояние между вертикальными линиями в схеме — 2, 54 мм (1/10 дюйма), горизонтальными — 4, 233 мм (1/6 дюйма).

    Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439: 1990 “Конструкция бланков. Основная схема расположения”. Для бланков используются форматы бумаги А4 и А5L. На бланке выделяются область текста и поля.

    Текстовая область для формата А4 составляет: 183 × 280 мм; для формата А5L — 183 × 131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда А или для форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.

    По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая зона документа формата А4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены СО — С8.

    Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field); поле ссылок (reference field); поле адреса (address field). Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, даты и других сведений. Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресов.

    В стандарте ИСО 8439: 1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций.  

 
 

 

 

 

 

 

1.3.РЕКВИЗИТЫ МЕЖДУНАРОДНОГО ПИСЬМА

    Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

• сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;
• ссылки на индексы отправителя (Reference Line);
• дату (Date);
• “внутренний адрес” (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
• указание на конкретное лицо — “К сведению” (Attention Line);
• вступительное обращение (Salution);
• заголовок к тексту (Subject Line);
• основной текст письма (Body of the Letter);
• заключительная формула вежливости (Complementary close);
• подпись (Signature);
• указание на приложении (Enclosure);
• указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

    Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности.

    Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.

   Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день.

    Адресат (“внутренний адрес”). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

    Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

    В стандарте ИСО 11180: 1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

    Указание на конкретное лицо — “К сведению”. Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит “адрес” является внесение их в графу “К сведению”. Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом.

    Подпись в письмах иностранных корреспондентов размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

    В письмах зарубежных корреспондентов бывает указание на рассылку копий письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение “c.c.” (от “карбоновые копии”) и название фирмы, которой выслана копия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4.ПОСТСКРИПТУМ

За рубежом допускается  внесение дополнительной информации в  деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости  составлять новое письмо и дает возможность  оперативно сообщать о событиях, случившихся  уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами  P.S. (от лат. post scriptum — “после написанного”). В конце приписки еще раз ставится подпись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5.ОФОРМЛЕНИЕ ВТОРОГО И ПОСЛЕДУЮЩИХ ЛИСТОВ ПИСЬМА

    В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова “Лист для продолжения письма № …”.

    Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата.

    Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В это случае страницы нумеруются, а справа внизу на все страницах, включая первую, но кроме последней пишется: “Continued” — или сокращенное: Cont’d (Countd), что значит “имеется продолжение”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

    Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений. 
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

В пределах своей  компетенции организации всех уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. 
Почтовое отправление (письмо) до сих пор остается наиболее распространенным видом деловой связи. Проигрывая перед остальными видами (телекс, телефон, связь через компьютеры) в скорости доставки информации, оно выгодно отличается от них варьируемостью объема, представительностью, дешевизной. Обычное письмо незаменимо в рекламной деятельности, при рассылке коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное впечатление о вас и вашей деятельности при первых безличных контактах с зарубежным партнером.  

  Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха дела.  

  В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято деловому человеку в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для английского языка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

   исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

   письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

   письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

    письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

   письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

   объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

   с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

    деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

4.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Паневчик В.В., Акулич В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. Пособие/под редакцией В.В. Паневчика - Минск: БГЭУ, 2008

2. СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ 6.03 – 2003)

4. Вабищевич С.С Внешнеэкономическая деятельность в Республике Беларусь