Особенности официально-деловых текстов (Понятие документов, текстовые и языковые нормы)

Тверской государственный  университет

Факультет ИЯиМК

Кафедра Французской филологии

 

Реферат по дисциплине

Русский язык и культура речи

Особенности официально-деловых  текстов

(Понятие документов, текстовые  и языковые нормы)

 

Выполнила: Иванова В.Э

                                            Группа: 15

                                                                    Руководитель: Бабий С.Н

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тверь

2012

Содержание:

1. Введение.
2. Понятие деловая риторика.
3. Понятие деловое общение.
4. Понятие документ
5. Функции документа
6. Составление делового письма
7. Формы документов
8. Правила составления резюме
9. Языковые нормы официально-делового стиля
10. Правила делового этикета
11. Заключение
12.   Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени  служащих и ИТР. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что  язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной  и распорядительной документации в  значительной мере обеспечивается императивом  — повелительной конструкцией языка  приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций  требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое  служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных  взаимоотношений, это литературный язык. Официально-деловой   стиль – это    целая    разновидность    русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы  называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии русского литературного языка. Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в., с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - "Русская правда", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных  стилей и функционирует в форме  письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д. 

 

 

 

 

Деловая риторика

Деловая риторика - это область человеческой культуры, включающая в себя науку, искусство и живую человеческую практику об убедительной и эффективной речи в различных видах (жанрах) делового общения.

Деловая риторика включает в себя различные виды (жанры) делового общения:

1. Деловые беседы
2. Ведение  заседаний
3. Публичные выступления
4. Ведение дискуссий, споров
5. Ведение переговоров
6. Телефонные переговоры
7. Деловую переписку
8. Разрешение конфликтов

 

 

Таким образом, объект исследования деловой риторики – речевая культура делового общения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловое общение

Деловое общение — сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

 

Этапы делового общения:

1. Знакомство, установка контакта
2. Анализ происходящего
3. Обсуждение актуальных проблем
4. Взаимовыгодное решение проблемы
5. Завершение контакта

 

В деловых отношениях люди придерживаются определенного стиля:

• Субординационного (руководитель-подчиненный)
• Служебно-товарищеского (между коллегами по работе)

 

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Текст, сохранившийся в письменном виде и зафиксированный по особым правилам, обладает точной информацией.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Он занимает особое место  в деловом общении. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Результатом документирования является создание документа.

 

 

 

Документ

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем  в любой форме информацией  в виде текста, звукозаписи, изображения  и (или) их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени  и в пространстве в целях общественного  использования и хранения. – Федеральный  закон №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Виды документов:

1. По назначению
• организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
• нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
• и др.
2. По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
3. По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
4. По типу содержания -текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные,мультимедийные
5. По способу представления — электронный, на бумажных носителях
6. По месту издания — внутренние, внешние
7. По направлению отправки — входящие, исходящие
8. По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
9. По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
10. По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки  документов:

1. Семантические (перевод, реферирование, аннотирование).
2. Несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

 

 

Документация - совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п.

 

 

Функции документа:

• Общие
• Специальные

Общие:

1. Коммуникативная функция – документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
2. Информационная функция - главная задача документа выражается в сохранении информации;
3. Социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
4. Культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации;

 

          Специальные:

1. Правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
2. Управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые 
   управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
3. Функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции определяют общие требования к документу. К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения. Требования:

• Официальный характер
• Адресность
• Повторяемость управленческих ситуаций
• Тематическая ограниченность

 

 

Итак, можно выделить следующие  стандартные требования или основные черты делового стиля общения:

• точность изложения информации;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;
• официальность и строгость языка и стиля делового письма;
• лаконичность и достаточность информативного содержания;
• логичность, объективность и структурированность изложения.

Теперь  поговорим более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет  к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи  с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения  информации, которая не допускала  бы возможность различных толкований.

Официально-деловая  речь стандартизирована. Это является одним ее из обязательных свойств. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается  соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения  частей текста. Нарушение коммуникативной  точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения.

Официально-деловое  письмо имеет официальный, строгий  характер. Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.

Одной из отличительных черт деловых писем  является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе  восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах  с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Эти и некоторые другие особенности  характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля.

Содержание  культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы документа.

После выбора формы документа наступает  самая сложная часть работы –  наполнение этого документа информацией.

С переходом к изложению содержания делового текста возрастают возможности  выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций делового текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление делового письма

Первое, с чем мы сталкиваемся при составлении  делового письма – это выбор жанра документа. Этот выбор напрямую зависит от характера сложившейся официально-деловой ситуации, которая заставляет Вас составить деловое письмо. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д.

Выбор жанра документа обусловливает  необходимость знания формы соответствующего документа. Форма документа понятие  сложное. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Приведем  самые распространенные в нашей  жизненной практике формы документов. Первый из них – заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности выглядят следующим образом: наименование адресата; наименование заявителя; наименование документа, формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; дата и подпись.

Другим  распространенным жанром делового документа  является доверенность. Доверенность – это поручение или передача кому-либо определенных действий или прав доверителя. Форма данного документа также как и заявления достаточно трафаретна и имеет следующий вид: наименование документа; наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; дата и подпись.

Иногда  в деловой жизни применяются  такие виды документов как типовые тексты и тексты-трафареты. Это наименее трудоемкий способ составления официального письма, который применим лишь для передачи однотипной повторяющейся информации.

Текст-трафарет передает информацию в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Типовой текст – это как бы образец текста, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

В современной жизни в условиях жесткой конкуренции на рынке  труда людям все чаще приходиться  заниматься саморекламой, т.е. 
составлять резюме. Данное обстоятельство привело к тому, что резюме сегодня также можно отнести к особой форме делового документа.

Резюме – это «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». В отличие от служебной анкеты, требующей лишь заполнения пустых граф, составление резюме является творческим процессом.

Поэтому не существует единого  стандарта или жестких форм для  его написания, хотя есть некоторые  общие требования для составления  резюме. К таким требованиям относятся:

• личные данные автора (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов (можно указать e-mail);
• наименование вакансии, на которую претендует составитель резюме;
• перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке (начиная с последнего места работы), с указанием полного 
  официального наименования организации, срока работы, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);
• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя (раздел не является обязательным);
• рекомендации (сведения о рекомендациях);
• дата написания резюме;
• подпись составителя.

С переходом к изложению содержания делового текста возрастают возможности  выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций делового текста.

Языковые нормы официально-делового стиля включают следующие составляющие:

• грамматические нормы;
• синтаксические нормы;
• лексические нормы.

 

 

 

Грамматические нормы

Грамматические нормы  достаточно многообразны и имеют  некоторые нюансы. В области морфологии для деловой речи характерно преобладание отглагольных существительных для  называния действий, особенно название. В официально-деловом стиле таких  существительных больше чем в  других стилях. Так, в деловом письме принято писать оказание помощи, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер и т.д. (в  обычной речи это будет выглядеть  следующим образом: оказать помощь, предоставить жилплощадь, пополнить  бюджет и т.д.).

Также в деловой речи широко используются сложные отыменные предлоги. Как  правило, они употребляются либо с родительным (чего?), либо с дательным (чему?) падежами. Например: по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.

Предложные  сочетания с временным значением  – «после чего-нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».

Предложные  сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют  на конце – я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции. Этому же падежному принципу подчиняются и так называемые языковые формулы. Это устойчивые, как правило, шаблонные языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

К таким языковым формулам, закрепленным за одной грамматической падежной формой, относятся: в подтверждении (чего?) нашей  договоренности, в порядке оказания (чего?) помощи, согласно (чему?) принятому  ранее решению, исходя из (чего?) имеющейся  потребности, в соответствии с (чем?) письмом заказчика и др. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к  сведению, поставить на голосование, довести до сведения и т.п.) такие  словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Кроме языковых моделей, отражающих те или  иные ситуации делового общения, существуют также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым  стилем: наилучший результат...; наименее сложный...; наиболее важный...; произвести проверку...; создать необходимые  условия...; руководтво считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятельствах...; в дополнение к вышеуказанному... и т. д.

К грамматическим нормам делового стиля  также относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.

Грамотность – это одно из важнейших качеств  деловой речи, обусловливающее эффективность  делового общения. Грамотность подразумевает  не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей  предложения, но и разграничение  сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни преобладают в книжно-письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Однако  существует масса ошибок из-за неправильного  выбора формы слова, нарушения в  структуре словосочетания, предложения.

Одной из самых распространенных ошибок является использование в  письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-я вместо нормативных на -ы /-и. Так, в разговорной речи люди говорят договора, инструктора, корректора и др. Тогда как при составлении делового письма необходимо использовать иные формы данных слов: договоры, инструкторы, корректоры. Особо нужно сказать о форме «договор – договора». Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. С

 

Следует помнить, что форму  с нулевым окончанием имеет следующая  группа существительных:

• названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);
• названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков);
• названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
• названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, килограммов).

 

 

Синтаксические нормы

Следует помнить о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большинство  слов в письменной деловой речи употребляется  только с одним словом или с  ограниченной группой слов. Например: контроль – возлагается; приказ – издается; цена – устанавливается; задолженность – погашается; счет – выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; оплата – производится (гарантируется); порицание – выносится; должностные оклады – устанавливаются; договоренность – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; цены – низкие, высокие; доводы – веские; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты – предварительные, окончательные; рентабельность – высокая, низкая и т. п. – именные сочетания.

При написании делового письма предпочтение отдается страдательным конструкциям, нежели действительным. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости  подчеркнуть факт совершения действия.

В деловой письменной речи преобладают  простые предложения. Такие предложения  содержат достаточно большой объем  информации и рассчитаны на повторное  прочтение. Предложение в деловой  письменной речи часто осложняется  однородными членами, причастными  и деепричастными оборотами. Оно  может занимать (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) целый  абзац, а иногда - страницу.

Активно используются пассивные конструкции, как и в научной речи, большое  место занимают сложноподчиненные  предложения с придаточным условием.

В деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения – подлежащее - сказуемое (приказ издается); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения – перед определяемым словом (кредитные отношения), а несогласованного – после определяемого слова (актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок  оптовой продукции); место обстоятельства степени – перед прилагательным, а дополнения – после него; место дополнения – после глагола, в порядке «прямое – косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели – перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, – позади глагола.