Понятие и сущность организации. 8

Федеральное агентство  по образованию и науке

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по

теории организаций

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь 2007

Содержание

Введение

Организация – понятие многогранное. В теории управления под организацией понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других условий ради решения стоящих перед ними проблем и достижения общей цели.

Каждый человек в течение всей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру [21, стр.3]. Организация – сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и группы, стимулы и ограничения, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы.

Существование большого числа типов  организаций как раз говорит о том, что без организаций невозможна современная жизнь.

По отношению к организации (при  её анализе, изучении, модернизации) чаще всего используют системный подход. «Согласно современным научным представлениям системный подход есть специфический методологический прием – взгляд на мир» [19, стр.77]. Системный подход – «направление в методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит понимание объектов как систем» [26, стр.33].

Для перевода системы в иное состояние  следует провести комплексный анализ её особенностей и особенностей внешней среды и разработать целевую комплексную программу по переводу системы в новое состояние. Данное определение как никогда кстати подходит для работы с категорией «организация».

1. Понятие и  сущность организации

Организация – многоплановое образование, включающее в себя множество элементов. Не случайно её рассматривают в качестве системы.

Организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Неформальная организация – спонтанно возникающая группа людей достаточно регулярно вступающих во взаимодействие друг с другом. Формальная организация – организация, обладающая правом юридического лица, цели деятельности которой закреплены в учредительных документах, а функционирование – в нормативных актах, соглашениях и положениях, регламентирующих права и ответственность каждого из участников организации. Юридическое лицо – организация, которая имеет обособленное имущество в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении; отвечает этим имуществом по своим обязательствам; может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права; может быть истцом и ответчиком в суде; имеет самостоятельный баланс или смету.

Формальные организации разделяются на коммерческие (преследующие получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в качестве основной деятельности) и некоммерческие (не имеющие в качестве основной цели своей деятельности – извлечение прибыли).

Организацию можно рассматривать  как процесс и как явление. Как процесс организация – «это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого» [24, стр.10]. Как явление организация – это объединение элементов для реализации программы или цели, действующей на основании определенных правил и процедур.

Организация представляет собой «сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей» [21, стр.46].

Первое определяющее свойство организации  – её целостность. Лишь «совместимые» элементы могут образовывать организацию. Целостность – «это высшая ступень прямого и косвенного взаимодействия элементов данного организационного комплекса как единого целого, которое качественно отличается от другой организации» [19, стр.85]. Взаимодействие частей организации возможно благодаря связи, но не просто связи, а особой, целенаправленной связи. Чтобы была целостность, необходима непрерывность частей организации. Элементы организации должны иметь непрерывный характер, чтобы организация существовала как целое, не распадалась.

Функциональность – это «форма деятельности, движения, которую должна выполнять организация, чтобы достичь своих целей, задач» [19, стр.86].

Общие черты (признаки) для всех форм организации:

• наличие, по крайней мере, одного человека;
• наличие хотя бы одной цели, направленной на удовлетворение потребностей или интересов человека или общества;
• получение прибавочного продукта в различных формах (материальной, духовной, информационной).

2. Жизненный  цикл организации

Учитывая зависимость любой  организации от многих внешних и  внутренних факторов, можно предполагать, что компании развиваются индивидуально, по особому, отличному от других, пути. Отчасти это утверждение верно. Однако еще в 60-х годах XX века было предложено провести аналогию между развитием организации и человека. Впоследствии был сделан следующий вывод: все компании эволюционируют по определенной закономерности, согласно своим внутренним законам, и, так или иначе, проходят несколько стадий в своем развитии. Под стадиями понимаются периоды жизни организации в рамках однотипных ценностных установок, фиксирующие особенности управленческих задач, находящихся в центре внимания руководства.

Как правило, специалисты несмотря на продолжающиеся дискуссии, сходятся в том, что полный жизненный цикл организации обязательно включает такие стадии, как формирование организации, ее интенсивный рост или «размножение», стабилизацию и кризис (спад) [13, стр.69]. Причем последняя стадия вовсе не обязательно должна завершаться «смертью» или ликвидацией организации. Вполне возможным считается и вариант ее «возрождения» или «преображения» (рис. 1).

Рис.1

Жизненные циклы организации

где: 1 — формирование организации, 2 — интенсивный рост,

        3 — стабилизация, 4 — кризис.

Люди, рассматривающие жизнь организации, задумываются о закономерностях, которые  не только смогли бы объяснить прошлое, но и позволили бы прогнозировать развитие организации в будущем. Примером одной из таких практически ориентированных конструкций может служить модель циклов и стадий развития организации. Согласно этой модели жизнь организации по шкале времени может быть представлена в терминах жизненного цикла, означающего как процессуальность развития, так и его стадийность.

В соответствии с концепцией процессуальности и стадийности развития организации  ни одна фирма (предприятие) не может  слишком долго оставаться в одном  и том же состоянии, а всегда проходит несколько этапов своего развития, каждый из которых сменяется следующим, но зачастую непросто, а с переживанием трудностей, противоречий. Можно выделить несколько уровней подобной этапности. Периоды, проживаемые фирмой в рамках однотипных ценностных установок и фиксирующие, в первую очередь, специфику управленческих задач в определенный период функционирования организации, мы будем называть — стадиями; периоды, в которых организация принципиально изменяет внутренние ценности и ориентации, — циклами развития.

3. Структура  организации, ее виды

В социальном представлении  отечественных управленцев, занимающих разные уровни в структуре организации  и имеющих разный опыт управленческой деятельности, по данным факторного анализа весьма отчетливо презентированы следующие измерения организации, которые можно считать не сводимыми друг к другу элементами, составляющими ее (организации) «внутреннюю среду» [29, стр.7].

Рис.2

Элементы организации

Элементы организации  могут быть самыми разнообразными. Когда мы раскладываем целое на части – это есть дезорганизация. А дезорганизованное целое практически меньше суммы частей.

Элемент организации – это её часть, на которую можно разложить  целый объект (организованную структуру), сообразно задаче сущности организации.

Элементы организации могут  быть разнообразными: некоторые –  однородными, другие могут иметь  меньшую однородность. Таким образом, чем больше «сцеплений» каждого  элемента с другим, тем прочнее общие связи в организации как целом.

Рис.3

Виды связей элементов  в организации

 

На рисунке хорошо видно, что  чем больше мест соединений частей, тем крепче целое. Также стоит  иметь в виду, что элементы организации  могут иметь качественно-количественные характеристики, которые должны строиться так, чтобы легче было подобрать и использовать наиболее подходящий элемент в организации. Существует несколько видов связи элементов организации.

Элемент, без которого не может  существовать ни одна организация, –  ее структура. Этим понятием описывается внутреннее строение организации, ее «морфология» или «архитектоника», наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами.

«Научной категорией, качественно отличающей одну организацию от другой, является понятие целого и структуры» [19, стр.96]. Вообще, структура является самой существенной частью организации.

Структура – это полный состав всех частей и элементов, это застывшее  взаимодействие элементов (в определенный момент рассмотрения структуры). Имея представление о понятии структуры, можно определить организованность – качество такого явления, как организация, может многообразно изменяться, если меняется её структура (а не только элементы, образующие структуру или связи между ними).

Рис.4

Факторы, влияющие на выбор  организационной структуры [6, стр.117]

 

Структура организации – «это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации» [21, стр.73].

Таковы структурные и организационные  параметры организации. Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых  типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами. Но так бывает не всегда. Серьезные проблемы возникают, время от времени у большинства организаций.

В литературе и управленческой практике выделены основных три типа организационной структуры:

1. Линейная организационная структура, которая часто называется пирамидальной, бюрократической, – строго иерархически организована, характеризуется разделением зон ответственности и единоначалием.

2. Функциональная организационная структура построена по принципу распределения функций внутри организации и создания сквозных подструктур по управлению функциями.

3. Адаптивная организационная структура – гибкие структуры, способные изменяться (адаптироваться) к требованиям среды (по аналогии с живыми организмами). Именно адаптивные организационные структуры способны, используя все эффективные аспекты линейных и функциональных структур, успешно функционировать в постоянно изменяющемся мире.

Существует несколько классификаций  организаций, в зависимости от того, что положено в основании классификации (Приложение 1).

Организации, составляющие основу любой цивилизации, можно представить в виде большого набора правовых форм и организационных структур. В любой науке классификация занимает особое место. Классификация организаций важна по трем причинам:

• нахождение сходных организаций по каким-либо параметрам, это помогает создавать минимум методик для их анализа и совершенствования;
• возможность определения их численного распределения по классификации для создания соответствующей инфраструктуры: подготовки кадров, контрольных служб и т.д.;
• принадлежность организации к той или иной группе позволяет определить их отношение к налоговым и другим льготам.

Организации могут быть:

• правительственные и неправительственные;
• коммерческие и некоммерческие;
• бюджетные и небюджетные;
• общественные и хозяйственные;
• формальные и неформальные.

Кроме того, различают  организации по:

• отраслевой принадлежности (промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые и др.);
• самостоятельности принятия решений (головные/ материнские, дочерние и зависимые).

Могут применяться и дополнительные признаки для классификации.

Статус правительственной организации дается официальными органами власти. На них распространяются различные привилегии, льготы и жесткие обязательства. К неправительственным организациям относятся все другие организации, не имеющие такого статуса.

Коммерческие организации  строят свою деятельность на получении максимальной прибыли в интересах учредителей, а для некоммерческих основная цель состоит в удовлетворении общественных потребностей, при этом вся прибыль идет не учредителям, а на развитие организации.

Бюджетные организации  строят свою деятельность исходя из выделенных государством средств, при этом они освобождаются от уплаты многих налогов, в том числе НДС. Небюджетные организации сами изыскивают источники финансирования. Многие организации пытаются привлечь для своего развития как бюджетные, так и небюджетные средства.

Общественные организации  строят свою деятельность на основе удовлетворения потребностей своих членов общества (во внутренней среде), а хозяйственные – для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества во внешней для организации среде. Формальные организации – это зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают как юридические или неюридические лица. Неформальные организации – это незарегистрированные в государственном органе организации либо в силу их малочисленности, либо по каким-то другим причинам. К неформальным организациям относятся объединения людей, связанных личными интересами в области культуры, быта, спорта и др., имеющие лидера и не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение материальной прибыли.

Итак, структура  организации – «совокупность  устойчивых связей и элементов внутри объекта, обеспечивающих его целостность т тождественность самому себе» [219, стр.99]. Важно, чтобы сохранялась определенная мера стабильности и подвижности частей и структуры в целом, что обуславливает рациональную гибкость организации.

4. Влияние внешней  среды на функционирование организации

Для принятия эффективных управленческих решений, руководство фирмы должно понимать и анализировать внешнее окружение. Для сканирования внешней среды компании могут использовать исследования и сбор информации, изучение потребительского рынка с помощью рыночных исследований (surveys) и фокус-групп (focus groups). Более того, компании должны постоянно отслеживать события и тренды, происходящие во внешней среде, наряду с отслеживанием действий конкурентов (competitor intelligence). Отслеживание внешней среды включает в себя сбор информации о социальных, культурных, демографических, экономических, политических, государственных и технологических трендах. Для данной цели работники компании могут использовать как собственные наблюдения, так и другие информационные ресурсы, такие как журналы, периодические издание и газеты. Для оптимального изучения компонентов внешней среды, в современных исследованиях стратегического менеджмента выделяют общую и конкурентную среду.

Среда – это совокупность объективных условий, в которых осуществляется деятельность фирмы. Любая организация (фирма, промышленное производство, компания и т.д.) имеет свою внутреннюю среду и среду внешнюю, в которой осуществляются ее операции.

Теория менеджмента рассматривает фирмы как системы двух основных типов: закрытая и открытая. Закрытая система условно предполагает относительную независимость от окружающей фирму внешней среды. Такая система обычно характерна: для начального этапа развития рыночных отношений, при незначительной роли государства в их регулировании, при общем невысоком уровне развития экономики в стране.

Рост конкурентной борьбы между  товаропроизводителями, устойчивое превышение объемов предлагаемых к реализации товаров и услуг по сравнению со спросом на них, активная роль государства в развитии рыночных отношений, ряд других факторов, образно говоря, приводят к «раскрытию» замкнутой системы. Таким образом, всякая зависимая от внешней среды организация является открытой системой.

Ограничения в работе организации формируются внешней средой организации, которая условно делится на среду прямого и косвенного воздействия.

Внешняя среда – «это комплекс факторов, оказывающих непосредственное влияние на производственную и финансово-хозяйственную деятельность компании» [11, стр.41]. Влияние различных факторов внешней среды оказывает все большее воздействие на предпринимательскую деятельность.

Все изменяется в окружающем нас  мире и в нас самих. Характеристика любой организации невозможна без четкого отражения влияния факторов внешней среды и оценки факторов внутренней среды на цели развития организации и характер её деятельности.

Внешняя среда – это комплекс факторов, оказывающих непосредственное влияние на производственную и финансово-хозяйственную деятельность компании.

Среда прямого воздействия имеет следующие элементы:

• Поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов
• Конкуренты
• Законы и государственные органы
• профсоюзы

Рис.5

Факторы внешней среды  организации [15, стр.19]

 

 

 

Среда косвенного воздействия оказывает побочное воздействие на предприятие, однако в ряде случаев последствия такого воздействия гораздо существенней, чем влияние среды прямого воздействия. Кроме того, влияние среды косвенного воздействия сложнее и многообразнее.

Состояние экономики. Включает уровень цен и тарифов, инфляции, платежеспособный спрос, банковскую политику, курс национальной валюты и другие показатели.

Научно-технический прогресс. Данный фактор характеризует уровень развития науки и техники. В развитых странах компании пользуются плодами научно-технического прогресса (спутниковая связь, компьютеры и т.д.). Высокий уровень научно-технического прогресса вынуждает производственные фирмы разрабатывать и внедрять новые технологии.

Политика. Этот фактор оказывает существенное воздействие на бизнес, особенно в динамично развивающихся и нестабильных странах и регионах. В России фактор политической стабильности – важнейшее условие деятельности предпринимателей как отечественных, так и зарубежных.

Социальные факторы. Это традиции, принятые в той или иной стране, в том числе по отношению к женщине, людям разного цвета кожи, молодежи, людям преклонного возраста. В некоторых странах широкое распространение получил патернализм, оказывающий существенное влияние на формирование социальной политики в государстве.

Международные события. Международный бизнес намного сложнее, чем бизнес внутри страны. Здесь и система законодательства, и таможенная и налоговая политика, трудовые ресурсы, валюта и т.д. Формы реализации международного бизнеса могут быть самыми различными: экспорт (импорт), совместные предприятия, лицензирование, прямые вложения финансовых средств в экономику страны.

Взаимозависимость от внешней и  внутренней среды – это одна из самых значительных характеристик  организации. «Ни одна организация  не может функционировать изолировано, вне зависимости от внешних  ориентиров» [15, стр.19]. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации (предприятия), так или иначе воздействующие на неё.

Рассматривая влияние внешней  среды на организацию, следует иметь в виду, что оно неодинаково. Поэтому важно уметь выявить наиболее существенные факторы внешнего влияния и выработать эффективные способы реагирования на внешние воздействия.

Любая организация находится и  функционирует в рамках внешней  и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

Факторы, составляющие внешнюю среду  организации, могут влиять на то, каким  образом она будет разрабатывать и применять стратегии. Общая среда не поддается контролю со стороны фирмы и ее поведение и не может быть спрогнозировано с абсолютной точностью.

5. Делегирование  полномочий

Сегодня руководитель не в состоянии  единолично решать все возникающие  управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей, поскольку их слишком много, они разнообразны и специфичны, а его знания, опыт и имеющийся запас времени ограничены. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем, необходимые для этого права и сопряженную с ними ответственность подчиненным, обладающим необходимыми знаниями, опытом, заинтересованностью принять участие в управлении. В результате в рамках управленческой структуры происходит расщепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами.

Делегирование полномочий происходит в данном случае не только на официальной, но и большей частью полуофициальной  или даже неофициальной основе, и предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата в коллективе и взаимного доверия между руководителями и исполнителями.

Делегированию полномочий предшествует значительная подготовительная работа, которую должен осуществлять руководитель. Она состоит в определении того, для чего, кому, каким образом делегировать полномочия, какие выгоды для него, самих подчиненных и организации в целом при этом могут быть получены и какие препятствия возникнуть. Но общий подход состоит в том, что делегировать полномочия нужно всегда максимальному количеству сотрудников, находящихся на самых низких этажах управленческой структуры, где на практике реализуются принимаемые решения.

Процесс делегирования начинается с классификации стоящих перед  организацией или подразделением проблем составления перечня полномочий, которые могут быть реально делегированы, выгод и риска, связанных с этим, характера, способностей и моральных качеств подчиненных.

Чаще всего полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а теми уже по согласованию с руководителем - дальше. Эти люди должны быть способными, компетентными в своей области, иметь склонность к организаторской и управленческой деятельности, стремление преуспеть в ней и добиться успеха. Кроме того, они должны быть привержены целям организации и разделять взгляды руководителя, что позволяет оказывать им соответствующее доверие.

Процесс делегирования полномочий тщательно планируется, исходя из целей  организации, обычно отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля за ней, создаются инструкции, определяющие границы ответственности подчиненных, которые заблаговременно знакомятся с этими документами и вносят в них необходимые предложения и поправки.

Поскольку способность людей реализовывать  полномочия не может быть четко определена заранее, делегирование полномочий связано с определенным риском. Однако риск этот оправдан, так как оно сулит всем сторонам немалые выгоды.

Прежде всего, делегирование полномочий приближает принятие решений к месту их реализации, а следовательно, повышает их качество и оперативность, предотвращает растрату времени на ожидание распоряжений и указаний, отчего процесс управления в целом становится более эффективным. Руководителей делегирование полномочий освобождает от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее сложных проблем, а также дает возможность более рационально распределить нагрузку среди подчиненных, выявить среди них возможных преемников, могущих их заменить при продвижении наверх, или уходе на пенсию.

Заключение

Понятия «организация» и «система»  тесно взаимосвязаны. Более того, чтобы понять жизнедеятельность организации, необходимо воспользоваться системным подходом, иначе сделать это будет очень сложно (если не невозможно). Именно представляя организацию как систему, строятся все современные управленческие подходы и науки.

Практическую ценность при этом обычно представляют мера полноты использования  возможностей каждого элемента структуры. Изменения во внешней среде должно приводить к изменениям во всей организационной структуре (чтобы адекватно реагировать на изменения).

«Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение  хотя бы одного из них неизбежно  приводит организацию к ликвидации» [24, стр.21]. Это положение спорно: возможно, не обязательно к ликвидации организации, сколько к сбоям в её работе, появлениям различного рода проблем.