Понятие и сущность организации. 2

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Понятие и сущность организации……………………………………………..4

2. Внутренняя среда организации и ее переменные……………………….……………………………………………….6

2.1Переменные организации.  Цель………………………………………………6

2.2 Структура……………………………………………………………………...8

2.3 Задачи………………………………………………………………………...10

2.4 Технология…………………………………………………………………...11

2.5 Люди……………………………………………………………………….....13

3. Взаимосвязь элементов  внутренней среды организации…………………..17

Заключение……………………………………………………………………….19

Список использованной литературы…………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая  находится в рамках организации. Она оказывает постоянное воздействие  на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Свой жизненный цикл организация  начинает со стадии, на которой, прежде всего, определяются цели и задачи организации.

Изучение элементов внутренней среды предприятия имеет большое  значение для любой фирмы. Внутренняя среда является источником ее жизненной  силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время  может быть источником проблем и  даже ее гибели.

Актуальность темы обусловлена  тем, что умение выделить и проанализировать элементы организации является залогом  успеха фирмы. Анализ состояния компании позволяет обеспечить баланс рыночных запросов и реальных возможностей самой  компании, получить необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений и разработки рыночной стратегии  и политики.

Цель данной работы заключается  в проведении теоретических исследований и изучении основных элементов внутренней среды организации и их влияния  на её деятельность.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

1. Дать определение понятию организация и внутренняя среда организации.
2. Изучить переменные внутренней среды организации.
3. Выявить взаимосвязь изученных элементов.

 

Понятие и сущность организации

Приступая к изучению внутренней среда организации, первоочередным шагом является определение понятия  организация.

«Организация (от франц. organisation - устройство) - внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением.

Ее характеризует упорядоченность  частей, которые образуют единство (целое), обратное воздействие таково, что целое содействует сохранению частей. Организация представляет собой  сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, которое функционирует  на относительно постоянной основе для  достижения общей цели или целей.

Она определяется и как  внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее  дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее внутренним строением, это также совокупность процессов или действий, ведущих  к образованию и совершенствованию  взаимосвязи между частями целого, или объединение людей, совместно  реализующих некоторую программу  или цель и действующих на основе определенных процедур и правил.

Организации делятся на простые и сложные. Поскольку организация, как правило, имеет набор взаимосвязанных целей, она чаще всего является сложной. Общими чертами её являются:

• ресурсы (материальные –  средства и предметы труда, финансовые, трудовые, технологические, информационные);

• зависимость от внешней  и внутренней среды;

• необходимость управления;

• наличие структурных  подразделений;

• разделение труда (горизонтальное и вертикальное).

Выделяют формальные и нефомальные организации. Приведённое выше определение дано для формальной организации. Существуют и неформальные организации, группы которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие  друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации  существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Организации представляют собой  созданные людьми системы, состоящие  из многочисленных взаимозависимых  частей, тесно связанных с внешним  окружением, то есть имеющие внутреннюю и внешнюю среду.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Внутренняя среда  организации и ее переменные

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внутренняя среда организации  имеет свои составляющие элементы или, как их еще называют, внутренние переменные факторы. Под внутренними  переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Главными переменными внутри организации, которые  постоянно находятся в поле зрения менеджеров, являются (рис. 1):  

Цели

Задачи

Структура

Технология

Люди

Основные переменные внутренней организации

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Основные переменные внутренней организации

Внутренние переменные в  большинстве своем являются результатом  деятельности менеджеров и находятся  под их влиянием. Внутренние переменные - это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, состав и взаимосвязи сложной системы - организации.

 

Переменные внутренней организации. Цель

Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

У организаций могут быть разнообразные цели. Так, организации, которые заняты бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг. Эта их задача направлена на достижение таких целей, как рентабельность и производительность. Государственные органы, учебные институты, лечебные учреждения действуют в соответствии с целями, сформированными как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Крупные организации имеют  много целей. Например, чтобы получить прибыль, они должны сформулировать цели на таких участках, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор  руководителей и даже социальная ответственность.

Цели подразделений должны составить конкретный вклад в  цели организации как целого, а  не вступать в противоречие с целями других её подразделений.

Постановка целей - это  очень важный момент в деятельности организации, ведь участники производства должны знать к чему стремиться.

Всесторонне обоснованная цель (цели) служит исходным пунктом и  организующим фактором принятия решения. Целью может быть намеченное задание  или условие, послужившее причиной принятия решения. Цель указывает направление. Если известно, в каком направлении  нужно идти, то путь намного облегчается. Через установление целей можно  воздействовать на события. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее  измерение.

Основные направления  разработки цели:

1. Выживание и рост.
2. Прибыльность.
3. Распределение ресурсов и учет риска.
4. Продуктивность производства.
5. Конкурентная позиция.
6. Повышение квалификации сотрудников и отношения с коллективом.
7. Инновации и новые технологии в деятельности.
8. Ответственность перед менеджментом и социальный менеджмент.

Требования к целям:

• Должны содержать среду выполнения
• Быть краткими
• Должны призывать к превышению стандартов
• Быть гибкими

Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные, по очередности  достижения, большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые  и дополнительные.

Классификация целей позволяет  устанавливать приоритеты, т.е. одним  целям отдавать предпочтение, а другие откладывать. В зависимости от изменения  условий, возможностей, достигнутых  результатов цели могут оставаться теми же, корректироваться или меняться.

Исходя из специфики аптечных предприятий, основной целью их является удовлетворение потребности населения  и лечебно- профилактических учреждений в лекарственных препаратах, что одновременно является составляющей интересов общества. Кроме того, для успешной деятельности немаловажное значение имеет достижение доходности, подготовка и отбор руководителей и др.

 

Структура

Структура организации - это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Характерной чертой организации является разделение труда. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда в ней. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной деятельности. Вертикальное разделение труда создает иерархию управленческих уровней в организации.

Существуют две основные концепции структуры:

1. Специализированное разделение труда
2. Сфера контроля

В большинстве современных  организаций разделение труда не означает случайного распределения  между имеющимися людьми. Характерной  особенностью является специализированное разделение труда — закрепление  данной работы за специалистами, т.е. за теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации  как единого целого.

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труди по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области.

Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации  и в значительной степени - возможности  ее успешной деятельности. Эффективность  и целесообразность способов разделения работы между людьми - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.

Вертикальное разделение труда, т.е. определение работы по координации  от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной трудовой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной  характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Иерархия пронизывает  всю организацию, спускаясь на уровень  неуправленческого персонала.

Количество лиц, подчиненных  одному руководителю, представляет собой  сферу контроля. Сфера контроля ―  это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество работников, то речь идет о широкой сфере контроля, которая дает плоскую структуру управления.

Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется  мало работников, значит, речь идет о  многоуровневой структуре.

 

Задачи

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Существует традиционное деление задач на три группы: работа с людьми, предметами (машины, сырье, инструменты), информацией. Работа за станком  – это работа с предметами. Мастер участка работает с людьми. Работа экономиста в плановом отделе, в  основном, связана с информацией. 
Очень важное значение в работе имеет частота повторения задач и время для их выполнения. Операция по закручиванию гайки на конвейере может повториться множество раз за рабочий день. И на выполнение потребуется несколько секунд. Задачи по анализу экономической информации требуют длительного времени и могут не повторяться или повторяться не часто.

В аптеках работа фармацевтов  по изготовлению экстемпоральных лекарств и фасовщиков состоит преимущественно из работы с предметами. Задачи заведующего аптекой, его заместителя, заведующих отделами, провизоров-технологов по приему рецептов и отпуску лекарств — это в основном работа с людьми. В то же время задачи провизора-информатора связаны в большей степени с информацией.

 

 

Технология

Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис предлагает широкое сходное описание: "Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях". Таким образом, технология - это средство преобразования материалов, сырья, энергии и информации в нужный конечный продукт.

Влияние технологии на управление в значительной мере определяются стандартизацией, автоматизацией и сертификацией процессов.

Взаимоотношения между содержанием  задач и технологией отражают наиболее известные классификации  технологий (табл. 1): 
·Технологий промышленных предприятий исследовательницы управления Джоан_Вудфорд; 
·Технологий организаций в широком смысле социолога и теоретика организаций Джеймса Томпсона.

Таблица 1

Классификация
Джоан Вудфорд		Джеймса Томпсона
содержание	характеристика	содержание	характеристика
1 . Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство	Одновременно  изготавливается одно или малая  серия одинаковых изделий в качестве опытного образца либо для определенного покупателя и по его спецификациям.	1 . Интенсивная технология	Применение специальных  приемов, навыков или услуг, для  того   чтобы произвести   определенные изменения в конкретном материале, поступающем для обработки
2. Массовое и   крупносерийное   производство	Изготавливается   большое количество изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.	2. Многозвенные технологии	Применяется серии взаимозависимых  задач, которые должны  выполняться последовательно
3. Непрерывное   производство	Использует  автоматизированное   оборудование,   которое работает   круглые сутки для   непрерывного   изготовления (переработки) одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах	3.Посреднические   технологии	Осуществляются   встречи групп людей, являющихся или стремящихся  быть взаимно полезными

 

Представленные категории  в обеих классификациях достаточно схожи. Многозвенные технологии в классификации  Томпсона эквивалентны технологиям  массового и некоторым формам крупносерийного производства в  классификации Вудфорд. Интенсивные технологии в классификации Томпсона эквивалентны индивидуальным технологиям в классификации Вудфорд.

Посреднические технологии занимают промежуточное положение  между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства.

Посреднические технологии в классификации Томпсона позволяют  организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временные отношения как звено  цепи в непрерывной последовательности таких отношений. Поэтому посреднические технологии в классификации Томпсона рассматриваются как эквивалентные непрерывному производству в классификации Вудфорд.

 

Люди

Пятый элемент внутренней организации – люди. Они являются основой любой организации. Без  людей нет организации. Люди в  организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

Выделяют три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

а) поведение отдельных  людей;

б) поведение людей в  группах;

в) характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение  отдельных людей и групп.

Способности - это индивидуальные качества человека, которые способствуют успешной деятельности, могут передаваться по наследству (интеллектуальные способности и некоторые физические данные), а также приобретаются с опытом. Предрасположенность и одаренность тесно связаны со способностью. Способности проявляются и формируются в деятельности.

Понимание и управление человеческой переменной в организации является наиболее сложной составляющей всего  процесса управления и зависит от многих факторов (Рис. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2 Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности

Ценности — это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо или плохо, или что безразлично в жизни. Приобретаются посредством обучения.

Потребности - это внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо.

Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение.

Восприятие - это интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность, и каковы его ожидания в данной ситуации.

Предрасположенность, одаренность  тесно связаны со способностью. Предрасположенность - это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Предрасположенность к управлению очень важна при определении кандидатов на обучение менеджменту.

Отношение, по определению психолога Дерил Бема, "то, что нравится, и то, что не нравится, как нашу неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или к любым воспринимаемым аспектам окружающей нас среды". Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение.

На поведение людей  влияют также ценности – общие  убеждения о том, что хорошо и  что плохо. Ценности люди приобретают  путем обучения. От рождения и всю  последующую жизнь, проходя по ступеням общественной лестницы, люди воспринимают ценности. Обычно те ценности, которые  существуют в культуре данного общества, присущи организациям и их менеджерам. Ценности руководителя воспринимаются коллективом организации. Руководители высшего звена через присущие им ценности регулируют этику поведения  подчиненных коллективов. 
Но в каждой организации складывается своя система ценностей, что в конечном счете составляет ее нравственный облик: правила, мораль, обычаи. Ценности довольно стабильны и характеризуют личность, определяют ее поведение. Однако опыт показывает, что в различных ситуациях поведение человека может меняться. Поэтому возникает необходимость создания такой обстановки в трудовых коллективах, которая бы поддерживала тип поведения, выгодный для организации, а черты личности могли бы проявиться с максимальной отдачей (3). 
Совокупность всех переменных создает рабочую среду, которая приспособлена к потребностям организации. Но многофакторность внутренних переменных определяет чрезвычайную сложность этой среды. Определить влияние этой среды на поведение отдельного работника очень сложно. Однако можно выделить влияние групп людей и лидеров. 
Формирующиеся сами по себе группы определяют нормы поведения в конкретных условиях. Поведение человека тем больше совпадает с групповыми нормами, чем больше он ценит свою принадлежность к группе. 
Нормы групп могут благоприятствовать или действовать против достижения целей организации. Большое влияние на достижение целей организации оказывает чувство коллективизма и открытости в группе, если оно направлено в сторону интересов организации. Эти же групповые нормы могут противодействовать достижению формальных целей. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Взаимосвязь элементов  внутренней среды

Выше были выделены наиболее значимые элементы внутренней организации. Однако очень важно понимать, что  в управленческой практике эти критические  переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга.

К примеру, никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной организации. Руководство достигает целей организации через своих сотрудников (рис. 3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 Взаимосвязь переменных внутренней среды организациии

Данный рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

В конечном итоге, мы надеемся обосновать ключевую концепцию о  том, что значительные изменения  любой переменной будут в определенной степени влиять на все остальные  переменные. Влияние этих последующих  изменений, как нам предстоит  узнать, может значительно превосходить то, что изначально их вызвало.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе проведенного литературного  обзора по данной теме можно сделать  следующие выводы:

• Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны.
• Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом.
• Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации.
• Сфера контроля, т.е. число людей, которые подчиняются непосредственно данному руководителю, является важным аспектом структуры. Если объем управления широк и при этом имеется несколько уровней управления, структуру называют плоской, многоуровневые структуры имеют несколько уровней управления и узкие сферы контроля.
• Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми, информацией. Вследствие тесных связей между задачей и технологией, существует тенденция со времен промышленной революции делать все задачи как можно более специализированными.
• Технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются центральной и пятой внутренней переменной организации.

Подводя итоги, следует отметить, что знание всех составляющих внутренней среды организации, с одной стороны  позволяет правильно и своевременно распределять усилия, чтобы общая эффективность их отдачи непрерывно повышалась. А с другой стороны позволяет четко и грамотно определять и решать возникающие вместе с ними проблемы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Веснин, В.Р. Менеджмент. - М.: Проспект, 2007. - 512 с.
2. Демидова, А. В. Теория организации / А. В. Демидова.- М.:Издательский центр «Приор»,2006. - 95 с.
3. Иванова, Т.Ю., Теория организации / В.И. Приходько/ - М.: КноРус, 2007. - 384 с.
4. Мильнер, Б.З., Теория организации. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 558 с.
5. Пустынникова, Е.В. Основы менеджмента. – М.: КноРус, 2010.- 435с.
6. Румянцева, З.П. Общее управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 304 с.
7. Смирнов, Э.А., Теория организации. - М.: ИНФРА-Н, 2004. - 248 с.
8. Егошин А.П., Организация труда персонала  / А.К. Зайцев. - М.: ИНФРА-М, 2008 с. - 320 с.
9. Шеметов, П. В. Теория организации / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. – М.: Издательский центр «Омега-Л»,2008. -184 с.
10. Огарков, А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 512 с.