Порядок організації бухгалтерського обліку на підприємстві

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

УКРАЇНИ

МИКОЛАЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ

В. О. СУХОМЛИНЬКОГО

ФАКУЛЬТЕТ ЕКОНОМІКИ

 

Кафедра "Обліку і економічного аналізу"

 

 

 

Реферат

На тему:

«Порядок організації  бухгалтерського обліку на підприємстві»

 

 

з дисципліни “Основи  організації бухгалтерського обліку”

 

 

 

Виконала: Коляда О.С.

Студентка 5-го курсу, групи Е-519

Перевірила: Клименко Н. О.

 

 

 

 

 

 

Миколаїв 2013

План

 

Вступ

1.Загальна побудова облікового процесу.

2. Організація бухгалтерського  діловодства та документообігу на підприємстві.

3. Облікова політика, її необхідність та основні  розділи.

4. Організація праці  облікового апарату підприємства.

5. Загальна побудова  облікового процесу в інформаційній  системі.

6. Організація бухгалтерського  контролю на підприємстві.

Висновки

Список використаних джерел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

 

Побудова облікового процесу, повністю задовольняючого  потреби організації, власників  і зовнішніх користувачів інформації, вимагає раціональної осередку. Під  організацією бухгалтерського обліку прийнято розуміти систему умов і елементів (доданків) облікового процесу, що включає первинний облік і документування операцій (первинну дисконтну документацію документообігу), план рахунків бухгалтерського обліку, форми бухгалтерського обліку, форми організаціїучетно-вичислительних робіт, об'єм і зміст звітності, – систему, що грунтується на властивих бухгалтерського обліку правилах.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків  документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів.

Система бухгалтерського  обліку — це своєрідний механізм підготовки та відображення інформації про майнове та фінансове становище підприємства. Завдяки цій інформації внутрішні та зовнішні її користувачі мають уявлення про реальний стан справ на підприємстві.

Вся робота, пов’язана  з веденням бухгалтерського обліку на  
підприємствах, в організаціях та установах, здійснюється бухгал-  
терським апаратом.

Очолює бухгалтерський апарат головний бухгалтер, який несе  
безпосередню відповідальність за правильну організацію обліку,  
достовірність звітних показників та ін., а на підприємствах і в  
установах, де посада головного бухгалтера не передбачена, його  
функції виконує старший бухгалтер. Однією з умов раціональної  
організації обліку на підприємствах є правильна розстановка  
працівників обліку на окремих ділянках, чіткий  розподіл обов’язків між ними. 

1.Загальна побудова облікового процесу.

 

За аналогією  до виробничого процесу, де з різних вхідних (сировинних та інших) даних  отримують готовий продукт, обліковий  процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобто технологічний  процес, де із вхідних даних в  результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників. Як відомо з різних курсів бухгалтерського обліку (теорія, фінансовий облік тощо), у такому обліку фіксуються виробничі та правові аспекти господарювання. Вони характеризують відповідні аспекти суспільних відносин, які виникають у зв’язку з рухом об’єктів господарювання під впливом господарських процесів й дій суб’єктів господарювання. Ось чому потрібна юридична доказовість бухгалтерських записів, яка досягається спостереженням, сприйняттям, вимірюванням та фіксуванням фактів.

За своїм  характером технологія бухгалтерського  обліку поділяється на три етапи  доказовості: первинне, вторинне та третинне. Кожному етапу доказовості притаманні свої елементи й прийоми доказовості  та відповідно характеристики технологій обліку як процесу. Складові цих елементів на окремих етапах бухгалтерського облікового процесу були докладно вивчені в теорії бухгалтерського обліку, тепер вони потрібні як складові предмета та об’єктів організації.

Загальну поетапну побудову бухгалтерського обліку як процесу формування доказів та об’єкта організації ілюструє рис. 1.1. Основу технології облікового процесу формують операції, які поділяють на три види (категорії): механічні, переробні, творчі. Типи операцій дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, правильно організовувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.

 

 

Рис. 1.1. Характеристика поетапної побудови бухгалтерського обліку як технологічного процесу та об’єкта організації

Сукупність  операцій формує інформаційну процедуру. Кілька інформаційних процедур утворюють  облікову фазу обробки. Фази формують облікові ділянки, що визначають обліковий  процес, його етапи. Основними етапами  облікового процесу є первинний, поточний та підсумковий. При організації технології облікового процесу слід відрізняти технологічні прийоми, які відображують обробку інформації, від методологічних правил, що визначають метод обліку.

 

2. Організація бухгалтерського діловодства та документообігу на підприємстві.

 

Чи не найвідповідальнішою  ділянкою роботи секретаря-референта  є забезпечення документообігу на підприємстві та контролю над цим процесом. Від  успішного функціонування документообігу безпосередньо залежить імідж, фінансова стабільність організації чи фірми та багато чого іншого. Тому значна частина часу секретаря витрачається саме на систематизацію, регулювання, спрямування та контролювання документаційних потоків.

Документообіг - це рух  документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Правильна організація секретарем документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків  документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів.

Вимоги до потоків  документів наступні:

- рух документів повинен  виключати непрямі маршрути;

- принцип однократного  перебування документа в одному  струк-рному підрозділі чи в  одного виконавця.

Різні операції по обробці  документів секретар виконує паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми документообігу розробляються для різних категорій документів.

Обсяг документообігу - кількість  вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. 

Документообіг включає  в себе декілька етапів: приймання, обробку, розподіл, реєстрацію, передачу, доставку, контроль виконання.

Вся кореспонденція, що надходить  до установи, приймається і відповідним  чином реєструється секретарем. Ним же розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис „особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів  секретарем перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів  на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і  додавати їх до документів необхідно  у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання  документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, нс-засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Реєстрація документів полягає у фіксації секретарем факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовних  позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно  від найменування, виду, автора й  змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника  з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються й доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій  вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми  реєстрації вид і визначення кількості  картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом.

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

Обов'язкові реквізити  реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою  в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Документи, що надходять, фіксуються в „Журналі вхідної кореспонденції".

 

3. Облікова політика, її необхідність та основні розділи.

 

Система бухгалтерського  обліку — це своєрідний механізм підготовки та відображення інформації про майнове та фінансове становище підприємства. Завдяки цій інформації внутрішні та зовнішні її користувачі мають уявлення про реальний стан справ на підприємстві.

Як відомо, методична база ведення  бухгалтерського обліку складається з використання первинних облікових документів, інвентаризації, оцінки, калькулювання, організації обліку, виконання розрахунків та проведень, контролю, підготовки звітності. Створення цілісної системи обліку передбачає активне застосування специфічного елемента регулювання бухгалтерського обліку та звітності — облікової політики підприємства.

«Облікова політика — сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності» — таке визначення облікової політики наведене в статті 1 «Визначення термінів» Закону України від 16.07.99 р. №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Згідно з визначенням, облікова політика підприємства базується на основних принципах обліку та звітності. Під принципами бухгалтерського обліку слід розуміти правила, якими необхідно керуватися при вимірюванні, оцінці й реєстрації господарських операцій і при відображенні їх результатів у фінансовій звітності.

На жаль, визначення терміна «процедура», що використовується при складанні і поданні фінансової звітності підприємства, у Законі про бухоблік і в стандартах не наведене. На мою думку, до зазначених процедур доцільно віднести форму бухгалтерського обліку, порядок заповнення і підписання первинних документів, правила документообігу і технологію обробки облікової інформації тощо.

Право встановлення облікової політики підприємства цілком і повністю віддає на розсуд суб'єкта господарювання. При цьому підприємство самостійно:

• обирає форму бухгалтерського  обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них  з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та із урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних;

• розробляє систему і норми  внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю за господарськими операціями, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;

• затверджує правила документообігу й технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;

• може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які  зобов'язані вести бухгалтерський облік, із подальшим включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

Необхідно також мати на увазі, що облікова політика є складовою частиною фінансової звітності підприємства та повинна відображатися у примітках до фінансових звітів. Отже, саме вона дозволяє поєднати ведення бухгалтерських операцій та складання фінансової звітності. Без такого регламентуючого розпорядчого документа та його додержання бухгалтерський облік не відповідатиме принципу послідовності, а фінансова звітність не буде зрозуміла користувачам.

Раніше, до речі, система ведення  бухгалтерського обліку в Україні також передбачала створення та дотримання на підприємстві певної облікової політики, але ці вимоги мали більше формальний характер.

Часи, коли визначення облікової політики на підприємстві обмежувалось комплексом основних (стандартних) параметрів обліку і звітності, механічно переписаних із законодавчих нормативно-правових актів (таких, як порядок нарахування зносу за основними засобами і МШП, порядок звітності підзвітних осіб тощо), минули назавжди. Ринкові методи господарювання вимагають досконалих, конкретних і незмінних правил ведення бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві. А встановлення таких правил, в свою чергу, потребує наукового аналітичного підходу, глибоких маркетингових досліджень, зваженої і далекоглядної кадрової політики, поєднання інтелекту та досвіду працівників підприємства.

Такі підходи до бухгалтерського  обліку передбачають інший рівень вимог до кваліфікації головного бухгалтера, насамперед високий професіоналізм. Нові правила обліку, до яких належить облікова політика, можна порівняти з переходом до нових правил дорожнього руху.

Нові стандарти поставили перед  підприємством нові вимоги, часом досить складні, розв'язання яких потребує ґрунтовних знань економічних процесів (що відбуваються як на самому підприємстві, так і за його межами), чинного законодавства України, котрому притаманні доволі таки часті зміни (особливо щодо обліку і звітності).

Перехід до нової системи обліку пов'язаний з певними труднощами і передбачає виконання нових операцій у бухгалтерському обліку, зокрема визначення справедливої вартості придбаних ідентифікованих активів і зобов'язань, порядку оцінки, системи переоцінки активів, визначення доходів та витрат тощо.

Було б несправедливо  не згадати про позитивний момент нового законодавства: положення (стандарти) бухгалтерського обліку у багатьох випадках передбачають можливість вибору одного варіанта з декількох пропонованих методів і процедур, застосування яких і визначає облікову політику. Це з одного боку, розширює права і можливості підприємства, а з іншого — підвищує ризик щодо кінцевих результатів його діяльності. Тож потрібна висока відповідальність конкретної посадової особи за прийняте управлінське рішення. Вибір слід робити зважено, із максимальним врахуванням усіх «за» й «проти» на користь того чи іншого варіанта.

Суттєвим моментом для  підприємства є співвідношення організаційних завдань та питань, які безпосередньо стосується облікової політики. Дехто вважає, що це різні речі, які потребують окремих рішень . На мою думку, встановлення облікової політики є складовою частиною організації і ведення обліку та звітності на підприємстві. Тому доцільним буде комплексний підхід до вирішення таких питань. Для підтвердження вище зазначеного можна навести умовний приклад.

 

4. Організація праці облікового апарату підприємства.

 

Вся робота, пов’язана  з веденням бухгалтерського обліку на  
підприємствах, в організаціях та установах, здійснюється бухгал-  
терським апаратом. На нього покладено функції здійснення по-  
точного бухгалтерського обліку, складання звітності, забезпечен-  
ня контролю за дотриманням фінансової і кошторисної дисциплі-  
ни. Тому бухгалтерський апарат виділено в самостійний структур-  
ний підрозділ, він не може входити до складу будь-якої іншої  
служби підприємства. 

Очолює бухгалтерський апарат головний бухгалтер, який несе  
безпосередню відповідальність за правильну організацію обліку,  
достовірність звітних показників та ін., а на підприємствах і в  
установах, де посада головного бухгалтера не передбачена, його  
функції виконує старший бухгалтер. Однією з умов раціональної  
організації обліку на підприємствах є правильна розстановка  
працівників обліку на окремих ділянках, чіткий  розподіл обов’язків між ними. 

План виконання облікових робіт складають у вигляді графі-  
ків. Плануючи процес обліку за графіком, треба чітко визначити  
обсяг і трудомісткість окремих видів облікової роботи, послідов-  
ність і строки її виконання. Обсяг цих робіт встановлюють скла-  
данням переліку всіх облікових операцій, які слід виконати за  
місяць. 

Всі оперативні працівники, що займаються складанням доку-  
ментів, подають належну документацію у строки, передбачені  
графіком. Залежно від змісту й обсягу запланованих робіт розріз-  
няють індивідуальні, структурні і зведені графіки. 

Індивідуальний графік — це календарний план роботи окре-  
мого облікового працівника. 

Структурний графік передбачає зміст і строки виконання пев-  
них облікових і звітних робіт кожним структурним підрозділом  
облікового апарату (матеріальним відділом, відділами праці і за-  
робітної плати, виробничим та ін.). Відповідальність за виконан-  
ня цього графіка несе керівник (старший бухгалтер) структурного  
підрозділу. 

Зведений графік відображує всю основну роботу із складання  
звітності, узагальнюючи структурні графіки. За виконання зве-  
деного графіка відповідає головний бухгалтер підприємства.  
Розроблені графіки підписує головний бухгалтер і затверджує  
керівник підприємства. 

Успішне виконання завдань, поставлених перед бухгалтер-  
ським обліком, значною мірою залежить від правильної розста-  
новки кадрів на окремих ділянках процесу обліку, встановлення  
такої структури бухгалтерії, яка б якнайбільше відповідала кон-  
кретним умовам роботи підприємства. 

Чисельність апарату обліку і його структура значною мірою  
залежить від обсягу облікових і контрольних робіт.  
Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли  
в її складі виділяють групи (сектори, підрозділи): обліку матері-  
альних цінностей; праці і заробітної плати; витрат на виробни-  
цтво готової продукції та її реалізації; фінансово-розрахунковий  
та інші. Роботу кожної групи (сектора, відділу) очолює старший  
бухгалтер. 

Головний бухгалтер  здійснює загальне керівництво роботою  
всього бухгалтерського апарату і, як правило, безпосередньо ке-  
рує роботою фінансово-розрахункової і зведено-балансової групи.

 

5. Загальна побудова  облікового процесу в інформаційній  системі.

 

Перехід економіки України  до ринкових відносин зумовив потребу  кардинальної модифікації не лише методології, а й організації бухгалтерського обліку згідно з міжнародною теорією та практикою.

Процес формування ринкових відносин зумовлює поділ бухгалтерського  обліку як організаційного об’єкта  на фінансовий і управлінський, сприяючи підвищенню ролі останнього в оперативному, тактичному і стратегічному управлінні виробництвом.

При веденні бухгалтерського  фінансового обліку в умовах автоматизованої  системи обробки інформації весь обліковий процес розбивається на кілька етапів.

На першому етапі відбувається документальне оформлення на підприємстві господарських фактів. Під час введення первинних даних водночас формується бухгалтерське проведення. Бухгалтер має змогу формувати бухгалтерське проведення і вручну, проте це призводить до додаткових помилок, потребує значних затрат часу. Автоматизоване формування бухгалтерського проведення здійснюється на основі довідника типових господарських операцій.

На другому етапі всі бухгалтерські проведення формуються в зведений бухгалтерський реєстр — книгу обліку господарських операцій, яка є узагальненим бухгалтерським реєстром і являє собою хронологічно впорядкований список проведень. У книзі обліку господарських операцій реєструються всі бухгалтерські операції, що є основним джерелом для формування зведених бухгалтерських звітів. У цій книзі фіксуються всі бухгалтерські проведення, які були відображені в поточному розрахунковому періоді. Бухгалтерські записи можуть формуватися безпосередньо в книзі обліку господарських операцій, наприклад проведення закриття чи замикання рахунка.

Існує формування господарських  операцій у разі прийому наборів  бухгалтерських проведень з інших  систем. Для перегляду бухгалтерських проведень за певним рахунком, здійснених за вибраний період часу, книга обліку господарських операцій має іншу форму подання: це журнал господарських операцій за балансовим рахунком. Для обліку забалансових рахунків потрібно вести спеціальний журнал господарських операцій за кожним окремим рахунком. Така структура обліку дає змогу нагромаджувати в електронному каталозі інформацію для синтетичного і аналітичного обліку.

На наступному — третьому етапі формуються реєстри бухгалтерського обліку, внутрішня і зовнішня бухгалтерська звітність. Внутрішня звітність, де нагромаджується інформація про рух коштів і джерел на рахунку бухгалтерського обліку, призначена для внутрішнього використання. На базі даних бухгалтерських проведень формуються реєстри синтетичного обліку, реєстри і звіти аналітичного обліку, спеціальна звітність. До реєстрів синтетичного обліку відносять оборотно-сальдовий баланс, оборотні відомості за рахунками, Головну книгу, шахову відомість. Внутрішні облікові реєстри призначені для фактичного визначення стану засобів і залишків на рахунку, оборотів за рахунком та за кореспондуючими рахунками, а також для їх аналізу і контролю. Реєстрами аналітичного обліку є аналітичні відомості за рахунками, оборотно-сальдова відомість в аналітичному розрізі. До спеціальної внутрішньої звітності належать касова книга, книга фактичних витрат засобів. Одним з важливих питань у фінансовому обліку є формування і відображення форм зовнішньої бухгалтерської звітності.

На четвертому етапі закривається обліковий період і формується архів облікових даних. Зведення про залишки та обороти за рахунками бухгалтерського обліку звітного періоду переносяться до спеціального набору для подальшого зберігання.

В умовах ринкової економіки  підготовлена бухгалтерська інформація має розглядатися з погляду її остаточного впливу на прийняття  рішень. Система обліку оперує даними двох типів: про здійснені операції та оцінними даними майбутніх періодів. З огляду на це організацію бухгалтерського обліку слід розглядати як сукупність фінансового та внутрішньогосподарського обліку за окремими комплексами завдань, які вирішуються в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.

 

6. Організація бухгалтерського контролю на підприємстві.

 

Особливою формою контролю є внутрішній контроль. Він є основою  планування обсягу незалежного зовнішнього  аудиту і обумовлений внутрішніми  проблемами підприємства. Система внутрішнього контролю (СВК) забезпечує достовірність інформації підприємства, збереження грошових та матеріальних цінностей, підвищення ефективності господарювання, відповідність системи внутрішнього аудиту вимогам законодавчих та нормативно-правових актів і норм, зменшення витрат на проведення зовнішнього аудиту.

Основними вимогами внутрішнього контролю є:

• формування переліку окремих  об'єктів для кожного підрозділу контролю;

• розробка рекомендацій, норм, стандартів з метою виконання  підприємством і його підрозділами встановлених завдань;

• здійснення оцінки одержаних  результатів;

• забезпечення розробки рекомендацій щодо ліквідації на підприємстві негативних явищ.

Організація системи  внутрішнього контролю на підприємстві загалом і на його підрозділах вимагає від працівників необхідної професійної підготовки, раціонального розподілу прав і обов'язків.

Одним із основних принципів  реалізації вимог внутрішнього контролю є запобігання недостовірній  інформації, зловживанням і крадіжкам, що обумовлює структуру і напрями внутрішнього контролю.

Основні вимоги, що пред'являються  до первинних документів, є їх обов'язкові реквізити. До них належать: назва  документу; код їх форми; місце складання; номер та дата документа; зміст господарської  операції; натуральні чи вартісні вимірники; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції; підписи осіб, які здійснили господарську операцію. Обов'язковою умовою для складання документів є те, що вони повинні складатися у момент здійснення операцій або після їх закінчення.