Порядок проведения мероприятий

Содержание

1. Порядок проведения мероприятий. Пресс-конференции. Брифинги…...3

1.1.Как организовать и провести пресс-конференцию……………..…....3

1.2.Как организовать и провести брифинг………………………………..5

2. Понятие и  современная концепция выставок………………………….…8

2.1.Классификация выставок……………………………….……………..8 

          2.2.Цели участия фирмы в работе выставок…………………………….10

1. Порядок проведения мероприятий. Пресс-конференции. Брифинги.                                    

1. Как организовать и провести пресс-конференцию 
   

Пресс-конференции  созываются, если у журналистов возникло к вам много вопросов, в преддверии (чтобы объявить о начале) или окончании (чтобы подвести итоги)  
 
какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия вашей организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Как правило, на пресс-конференции участвуют руководство или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции.  
 
Определяя дату и время пресс-конференции необходимо учитывать время выхода газет. Еженедельники, как правило, выходят во второй половине недели, поэтому пресс-конференцию лучше проводить в понедельник или во вторник (эти дни не так сильно перегружены другими событиями). Также надо учитывать мероприятия, проводимые органами власти или другими неравноценными вам организациями, чтобы эти события не накладывались друг на друга, иначе велика вероятность. Что предпочтут что-то более важное. Самый худший день для проведения пресс-конференции – это пятница. Очень хорошо, с точки зрения наплыва журналистов, они пройдут в субботу – день, так называемого, “информационного голода”. 
 
Чтобы подготовить пресс-конференцию необходимо:

• определить тематику и состав участников пресс-конференции.
• подготовить ведущего.
• решить, кто будет выступать (не более двух – трех выступающих)
• выбрать помещение, желательно в центре города, повесьте таблички, указывающие как пройти в здании к месту пресс-конференции, если зал расположен далеко от входа.
• определить круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию.
• подготовить пресс-релиз.
• разослать факсы, e-mail в СМИ.
• накануне обзвонить СМИ и спросить кто точно будет присутствовать.
• подготовить зал для П-К (микрофоны, стаканы, минеральная вода, ваза для цветов, удлинители для розеток).
• продумайте возможность демонстрации слайдов
• встретить журналистов, вручить пресс-пакет.
• представить участников П-К.
• по окончании выступления участников П-К, осведомится на счет вопросов у журналистов, если возникнет заминка.
• поблагодарить всех присутствующих за внимание и закончить П-К.
• по возможности организовать кофе-брейк, бутерброды.

В пресс-релизах, оповещающих о пресс-конференции  необходимо указать:

• место, время и дату проведения
• круг тех вопросов, которые будут освещены на пресс-конференции, не раскрывая их сути
• контактный телефон, по которому можно выяснить дополнительную информацию.

Пресс-релизы лучше разослать за 4 – 5 дней до пресс-конференции. 
 
На пресс-конференции должно выступать не более трех человек, не считая пресс-секретаря. Каждый из них должен объяснять только свой, заранее определенный круг вопросов, чтобы не допустить повторов. Желательно прописать в тезисной форме кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логическая цепочка. А также заранее прописать ответы на предполагающиеся каверзные вопросы, обдумать, как можно обойти “острые углы”. Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-40 минут. 
 
Пресс-секретарь должен вначале представить участников и когда все они выскажутся предложить журналистам задавать вопросы. Пресс-секретарь должен следить за тем, чтобы не было “гнетущей” тишины, если возникнет заминка в разговоре, заполнить паузу. 
 
Что необходимо приготовить для пресс-конференции:

• раздаточный материал – это дополнительная информация, статистические данные, цитаты.
• таблички с именами и названиями должностей выступающих.
• в зале, где проводится пресс-конференция лучше повесить плакаты с символикой организации, чтобы это попало в кадр.
• За столом для регистрации должен сидеть человек, который встречает всех журналистов, вручает им весь раздаточный материал и записывает все сведения.
• бланк для регистрации журналистов должен содержать графы: наименование СМИ, Ф.И.О. и контактный телефон пришедшего журналиста, время выхода материала.

По окончании  пресс-конференции можно еще раз напомнить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут возникнуть вопросы. 
 
Что делать, если, невзирая на все рекомендации, которые мы здесь дали на пресс-конференцию по случаю какого-либо события пришли два – три журналиста вместо двадцати запланированных? Есть способ избежать насмешек, если вы придумаете срочный повод сократить пресс-конференцию до размеров брифинга. Не надо усаживать журналистов за столы, приготовленные на двадцать человек. Если пресс-конференция планировалась в перерыве какого-либо мероприятия, то просто подводите журналистов одного за другим к первым лицам, интервью с которыми может заинтересовать прессу. Якобы стихийные, а на самом деле спланированные, экспресс-интервью, смогут вывести вас из неловкого положения. 

 
1.2. Как организовать и провести брифинг 
 
Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий.  
 
Вся разница между пресс-конференцией и брифингом, во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20-30 минут. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 минут, как правило, отводится выступающему, 10-20 минут на блиц-ответы на вопросы журналистов.  
 
Разумеется, во время брифинга не подается минералка, бутерброды и т.п. Более того, брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

 
Стандартная схема (последовательность) освещения мероприятий 
 
Культурно-массовые, развлекательные. Они проводятся в рамках какой-либо акции: презентация новой программы или в рамках студенческих и общенародных праздниках (День студента, Новый год и т. д.). Эти мероприятия единовременны. 
 
Последовательность действий по освещению:

1. Подготовить пресс-релизы, в которых должны быть указаны: дата, место, время, цель, организаторы и программа мероприятия.
2. Разослать пресс-релизы, пригласить журналистов на мероприятие и составить список аккредитованных журналистов (для печатных СМИ за 4-5 дней до мероприятия, для электронных СМИ - 2-3 дня до мероприятия).
3. Накануне или в день мероприятия еще раз обзвонить приглашенных журналистов и напомнить о времени и месте мероприятия.
4. Встретить корреспондентов в месте проведения мероприятия и проводить на специально отведенные места. Если есть необходимость, раздать дополнительные пресс-релизы.
5. Выяснить кто из корреспондентов хочет взять интервью и у кого. Организовать интервью.
6. По окончании мероприятия составить итоговый пресс-релиз и разослать в СМИ. В итоговом пресс-релизе должна содержаться информация о ходе мероприятия, уточнены все фамилии, названия, наименования, можно включить наиболее интересные высказывания кого-нибудь из участников или организаторов (как правило, журналисты охотно используют эти фразы). Если в итоговом пресс-релизе нет необходимости, то можно просто позвонить журналистам и уточнить все фамилии и названия.
7. Отследить всю вышедшую о мероприятии информацию.

PR-акции. Это специально организованные мероприятия для привлечения внимания к организации со стороны широкой общественности или среди определенного круга лиц (например, участие организации в выставке с какой-либо из своих программ или проведение в рамках выставки круглых столов - обычно на выставках собирается целевая, заинтересованная аудитория). 
 
Последовательность действий по освещению:

1. Информирование СМИ при помощи пресс-релиза об акции.
2. Если это целесообразно, то приглашение СМИ на акции.
3. Приглашение в качестве участников или зрителей "нужных" Вам людей. (Например, можно пригласить главных редакторов газет и информационных служб на круглый стол под названием: "Как привлечь внимание СМИ к деятельности молодежных организаций").

Долгосрочные программы и проекты. Как правило, это социально-направленные программы. 
 
Последовательность действий по освещению:

1. Подготовить и разослать пресс-релизы о старте программы. По необходимости можно собрать пресс-конференцию.
2. Постоянное информирование СМИ о ходе мероприятия.
3. Освещение акций в рамках данной программы
4. Проведение PR-акций в рамках этих программ.

Мероприятия межрегионального или общереспубликанского масштаба, проводящиеся в Вашем регионе. Это могут быть форумы, фестивали, лагеря и т.д. На время проведения подобных мероприятий формируется пресс-центр, его деятельность зависит от специфики мероприятия. Обычно пресс-центр выполняет следующие функции:

1. Привлечение СМИ разного уровня (регионального или центрального) к освещению мероприятия.
2. Разработка рекламной концепции мероприятия и привлечение информационных спонсоров.
3. Выпуск информационных материалов для участников во время проведения мероприятия.

2. Понятие и современная концепция выставок 

      В настоящее время выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном и том же месте, в рамках которого значительное число фирм (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые товары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и её продукции в целях содействия продажам.

      Из приведённого определения  выставки следует, что основной  её задачей является демонстрация  достижений в одной или нескольких  областях человеческой деятельности. Поэтому, например, говорят о выставке книг, обуви, одежды, продуктов питания и др., подчёркивая тем самым, о демонстрации каких товаров, идей или услуг идёт речь.

      Следует отметить, что в реальной  жизни в качестве выставок  нередко рассматривают небольшую экспозицию товаров, услуг или идей, формируемую в познавательных целях, например организуемые библиотеками экспозиции, посвящённые определённым датам или событиям.

      Таким образом, из вышесказанного  следует, что, одной из основных  задач выставки является создание  благоприятных условий для продажи  товаров по их образцам. При этом основными покупателями на выставках являются конечные потребители. 

2.1. Классификация выставок 

      Количество выставок, ежегодно проводимых  как в отдельных странах, так  и в мире в целом, постоянно  возрастает. Только в международном каталоге ежедневно фиксируется более 3.5 тысячи таких регулярно проводимых мероприятий более чем в 100 странах мира. Кроме того, проводится значительно число различных национальных, региональных и местных выставок. Чтобы легче ориентироваться в этом множестве выставок используется их приблизительная классификация. Эту классификацию можно проводить по нескольким признакам. Вместе с тем наиболее часто при классификации выставок учитывают:

• частоту проведения;
• состав предлагаемых экспонатов;
• характер торговых операций;
• сферу действия;
• цель проведения мероприятия.

      С учётом частоты проведения  выставок обычно рассматривают:

• периодические выставки;
• ежегодные выставки;
• сезонные выставки.

      Частота проведения выставок  зависит главным образом от  вида предлагаемых экспонатов. Если, например, речь идёт о модной одежде, то такие выставки-продажи организуются от двух до четырёх раз в год, в то время как  демонстрация и продажа определённой продукции производственного назначения может производиться с интервалом от двух до пяти лет. В последних случаях говорят о периодических выставках, т. е. о таких мероприятиях, которые проводятся через каждые два-три года или через более длительный интервал времени.

      В зависимости от состава экспонатов  выставки подразделяют на:

• универсальные;
• многоотраслевые;
• отраслевые;
• специализированные.

      Универсальные выставки получили  своё наибольшее развитие в  20-е годы XX в. Они являются одной из форм демонстрации состояния и развития национальной экономики за определённые интервалы времени. В такой традиционной форме универсальные выставки потеряли свою значимость в середине 60-х годов. Если они и проводятся в настоящее время, то в основном в развивающихся странах.

      Частным случаем межотраслевых  мероприятий являются специализированные выставки. Такие мероприятия специализируются в отношении экспонируемых на них товаров, идей или услуг и ориентированы, главным образом, на определённые сегменты покупателей и потребителей.

      Следующим главным фактором, который  обычно учитывается при классификации выставок, является характер торговых операций, совершаемых во время их проведения. С учётом этого выделяют:

• выставки потребительских товаров;
• выставки продукции производственного назначения;
• выставки услуг.

      Очевидно, что в каждом мероприятии в качестве экспонатов соответственно рассматриваются: потребительские товары (одежда, обувь, косметика); продукция производственного назначения (станки, машины, оборудование); услуги (стоматология, туризм и т. д.).

      Следующим важным фактором, который обычно учитывается при классификации выставок, является сфера их действия. С учётом этого выставки подразделяют на:

• региональные;
• национальные;
• международные.

      Региональные выставки, как правило,  являются местными мероприятиями,  в которых участвуют в основном малые фирмы, представляющие одну или несколько отраслей. Структура таких выставок характерна и для подобных межрегиональных мероприятий. Однако в международных выставках участвуют и более крупные фирмы, причем радиус охвата участников таких мероприятий является более широким, чем при подобных региональных мероприятиях.

      Еще более широкий круг участников  присущ национальным выставкам.  такие выставки могут проводиться как внутри государства, так и за рубежом. Их основное назначение – демонстрация и стимулирование продаж товаров, идей и услуг, производимых фирмами различных отраслей народного хозяйства данного государства.

      Как внутри государства, так  и за рубежом могут проводиться  и международные выставки. Организация таких мероприятий предполагает участие в их работе фирм из различных стран, причём обычно считается, что данная выставка является международной, если среди её экспонатов, по крайней мере, 10-15% принадлежит фирмам зарубежных стран.

      Наконец, можно классифицировать выставки с учётом целей их проведения. Такой подход позволяет подразделять выставки на:

• торговые;
• ознакомительные;
• коммуникационные.

      Сущность каждого из последних  классов выставок определяется  их непосредственным названием.

      В итоге, в результате рассмотрения возможных подходов классификации выставок могут быть выделены их отдельные группы, характеризующиеся общностью тех или иных факторов. Вместе с тем каждая из выставок, принадлежащая к тому или иному классу, обладает своими характерными и индивидуальными параметрами, изменяющимися с течением времени.

      Приведённая классификация выставок, безусловно, не является исчерпывающей. Она приведена для того, чтобы дать более полное описание проводимых мероприятий, именуемых выставками, и учитывать это при выборе наиболее приемлемых выставок для участия в их работе каждой конкретной фирмы. 

2.2. Цели участия фирмы в работе выставок 

      Участвуя в работе выставки, каждая  фирма хочет использовать конкретные  мероприятия для достижения своей  главной цели – обеспечения эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели её достижению должны быть подчинены цели более низкого уровня, в частности цели реализации маркетинга. Последними являются:

• обеспечение эффективной товарной политики;
• реализация действенной ценовой политики;
• обеспечение эффективной политики распределения товаров;
• реализация действенно политики продвижения.

      Достижение сформулированных целей  может быть обеспечено, если будут  достигнуты цели более низкого уровня. В качестве таких, например, по отношению к обеспечению эффективной товарной политики можно указать:

• расширение ассортимента предлагаемых товаров;
• оценка новых товаров;
• улучшение качества производимых товаров;
• перепозиционирование товара на рынке.

      Что касается ценовой политики, то здесь для обеспечения её  действенности возможными целями  участия в выставке могут быть:

• определение верхней границы цены товара;
• определение наиболее приемлемого уровня сервисного обслуживания;
• адаптация методов ценовой политики к используемым подходам к решению аналогичных задач конкурентами.

      С точки зрения совершенствования  распределения товаров основными  целями участия в выставках обычно являются:

• поиск новых торговых партнёров;
• оценка эффективности сложившейся системы распределения;
• создание и совершенствование деятельности торговых сетей.

      Наконец, для обеспечения эффективной  политики продвижения товаров  в качестве целей участия в  выставках могут быть:

• создание высокого имиджа товара и услуг;
• активизация отдельных элементов политики продвижения;
• создание фирменного имиджа.

      Указанные выше цели уточняются  и конкретизируются для каждой  конкретной выставки. При этом наряду с перечисленными могут быть сформулированы и другие, более общие цели. В частности, такими могут быть:

• увеличение объёмов продаж в краткосрочной перспективе;
• исследование конкурентов;
• исследование товаров;
• презентация фирмы и её товаров;
• расширение числа клиентов и др.

      Из сказанного выше следует,  что цели участия фирмы в  работе каждой конкретной выставки могут быть самыми различными. Однако все они должны быть подчинены целям реализации маркетинга, которые в свою очередь следует согласовать с долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными целями деятельности фирмы.