Порядок проведения ревизии

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке операций со средствами федерального (регионального) бюджета и государственных  внебюджетных фондов, но использованию  федеральной собственности и  осуществлению финансово-хозяйственной деятельности, совершенных ревизуемым объектом в определенном периоде, а также их отражения в бухгалтерском учете и отчетности.

Проведение ревизии. Перед тем как приступить к  ревизии, руководитель ревизии (группы) предъявляет удостоверен не па право приведения ревизии руководителю проверяемого объекта при необходимости знакомит его с программой ревизии, представляет участвующих в пей инспекторов, решает организационно-технические вопросы, связанные с проведением ревизии.

Ревизия проводится в строгом соответствии с утвержденной программой, при этом определение законности, полноты своевременности взаимных платежей расчетов проверяемого объекта федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также эффективности и целевого использования государственных средств осуществляется путем проверки:

- учредительных,  регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов, но форме содержанию;

- фактического  соответствия совершенных операции  данным первичных документов, в том числе по фактам получения и выдачи указанных в них денежных средств материальных ценностей, фактически выполненных работ (оказанных услуг) и т. п.;

- сличения имеющихся  в ревизуемом объекте записей,  документов п данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства, материальные ценности документы;

- наличия  движении материальных ценностей денежных средств, правильности формирования затрат, достоверности объемов выполненных работ и оказанных услуг, обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей:

- достоверности  отражения произведенных операций  в бухгалтерском учете и финансовой  отчетности, в том числе соблюдения  установленного порядка ведения учета, сопоставления записей в реестрах бухгалтерского учета с данными первичных документов, сопоставления показателей отчетности с данными бухгалтерского учета, арифметической проверки первичных документов; использование и сохранность бюджетных средств, средств государственных внебюджетных фондов и других государственных средств, доходы от имущества, находящегося в федеральной собственности, и приватизации государственной собственности;

-необходимых  случаях организации и состояния внутреннего контроля.

При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета  на ревизуемом объекте инспекторы составляют об этом акт, приостанавливают проведение ревизии, докладывают руководству  контрольного органа для принятия решения.

Если в ходе проведения ревизии возникает ситуация, когда инспектору, предъявившему удостоверение на право проведения ревизии, должностным лицом проверяемого объекта отказано в допуске на проверяемый объект, предоставлении необходимой для проверки информации, а также в случае задержки с ее предоставлением, инспектор доводит до сведения должностного лица и руководителя проверяемого объекта содержание ст. 13,26 и 27 Федерального закона "О Сметной палате Российской Федерации" [13] и ст. 287 УК РФ и составляет акт об отказе в допуске на объект или о не предоставлении информации (задержки с предоставлением, предоставления не в полном объеме, предоставления недостоверном информации) с указанием даты, времени, места, данных должностного лица, допустившего противоправные действия, и иной необходимой информации.

Указанные акты оформляются в двух экземплярах  и подписываются руководителем  группы или инспектором. Один экземпляр  акта передается под расписку руководителю проверяемого объекта пли вышестоящему должностному лицу.

Если в течение суток после передачи акта требования руководителя труппы (инспектора) не выполняются, он обязан незамедлительно доложить о происшедшем руководителю ревизии, а также руководителю органа финансового контроля и направить ему соответствующий акт. Руководитель должен принять в соответствии с законодательством необходимые меры и отношении лиц, допускающих неправомерные действия, и по обеспечению условий для выполнения программы ревизии.

В случае обнаружения  при проведении ревизии подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений, связанных с расходованием государственных средств и (или) использованием федеральной собственности, инспектор производит изъятие необходимых документов и составляет акт изъятия документов, в котором (пли прилагаемых к нему описях) указывается наименование и количество изъятых документов. Изъятие документов осуществляется в присутствии лиц, у которых они изымаются. Не подлежат изъятию документы, не имеющие отношения к предмету ревизии. Одни экземпляр акта изъятия, подписанный руководителем группы инспектором вместе с копиями изъятых и заверенных руководителем группы (инспектором) документов передается под расписку руководителю или иному должностному лицу проверяемого объекта. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов инспектор передает их указанным лицам в течение трех дней после изъятия.

Оформление актов  по результатам ревизии

Результаты ревизии  каждого объекта оформляются  в виде акта, в котором отражаются следующие вопросы:

- дата составления акта;

- основание,  цель, предмет, объекты ревизии;

- перечень изученных  документов;

-перечень неполученных  документов из числа затребованных  с указанием причин п номеров  актов в случае отказа и  их предоставлении пли иных  фактов препятствования в работе;

- описание вскрытых  фактов нарушении законодательства  в деятельности проверяемого  органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации,  незаконного, нецелевого и неэффективного  использования государственных  средств с обязательным указанием опенки ущерба для федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов и федеральной собственности, а также конкретных должностных лип, допустивших указанные нарушения.

Акт составляют и подписывают инспекторы, проводившие  ревизию на данном объекте. В случае несогласия инспектора с отраженными в акте выводами он вправе при подписании акта указать наличие своего особого мнения. Особое мнение инспектор подает руководителю ревизии в двухдневный срок и письменном виде. Особое мнение является неотъемлемой частью акта ревизии.

Акты но результатам  провиденной ревизии представляются и регистрируются в установленном  порядке в трехдневный срок после  ее завершения.

При составлении  акта должны соблюдаться объективность  изложения, краткость и ясность  формулировок, логическая и хронологическая последовательность, документальное обоснование всех изложенных фактов со ссылкой на номера п даты конкретных первичных бухгалтерских п других документов, а также приложения к акту.

Если на проверяемом  объекте проводилась ревизия, в предшествующем периоде то в акте следует отметить, какие из требований, рекомендаций и предложений данных по результатам предыдущей ревизии, не выполнены.

Акт по результатам  проведенной ревизии представляется для ознакомления руководителю и главному бухгалтеру проверяемого объекта либо замещающий их лицам. Ознакомление с актом производится под расписку в срок не более суток, в отдельных случаях - до трех суток.

В случае несогласия должностных лиц с фактами, изложенными  в акте, им предлагается подписать акт с указанием на наличие замечаний. Замечания излагаются в письменном виде сразу или направляются в адрес органа финансового контроля в течение пяти рабочих дней после представления акта для ознакомления. Письменные замечания должностных лиц проверяемых объектов являются неотъемлемыми приложениями к акту.

В случае несогласия должностных лиц подписать акт  даже с указанием на наличие замечаний  инспектор должен сделать в акте специальную запись об отказе должностного лица ознакомиться с актом либо подписать акт. При этом обязательно указываются дата, время, обстоятельства и свидетели обращения к должностному лицу, но указанному вопросу.

В акте ревизии  не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверки, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам. В нем не должна даваться морально-этическая оценка действий должностных материально ответственных лиц ревизуемого объекта, квалифицироваться их поступки, намерения цели.

Ответственность инспекторов при проведении ревизии

Инспекторы согласно ст. 28 Федерального закона "О Счетной  палате Российской Федерации" [ 13] несут  ответственность в соответствии законодательными актами Российской Федерации за достоверность результатов проводимых ими ревизий, представляемых в государственные органы или предаваемых гласности, а также за разглашение государственной и иной охраняемой законом тайны.

Каждый инспектор  обязан после завершения ревизии представить в установленный рабочим планом срок руководителю ревизии или группы акты другие материалы проверок по порученным ему вопросам, а также письменные предложения для включения в отчет по се результатам.

В случае непредставления  инспектором в установленный срок указанных материалов, иных фактов нарушения им трудовой дисциплины или невыполнения своих служебных обязанностей в процессе проведения ревизии руководитель ревизии обязан составить соответствующий акт и незамедлительно сообщить об этом.

Задачи ревизии

Перечислим основные задачи ревизии:

- проверка сохранности  имущества и эффективность его  использования в хозяйственной  деятельности организации;

-выявление злоупотреблений,  условий их возникновения и  разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

- проверка исполнительской  дисциплины и оценка эффективности  деятельности управленческого персонала  организации;

- исследование  системы внутреннего контроля, выявление  ее узких мест и повышение  эффективности ее функционирования.

Правила проведения ревизии

Приведем краткое  описание основных правил проведения ревизии.

1. Внезапность.  Ревизор должен применять неожиданные  для контролируемых лиц средства  и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения  внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала. Например, многие привыкли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяют кассу. Но неожиданным для проверяющих будет внезапная проверка всех касс организации и кассовых аппаратов.

2. Активность. Ревизор  должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.). Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и пр.).

3. Непрерывность.  Ревизоры не могут уйти из  проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

Ревизия является серьезной психологической нагрузкой  для коллектива проверяемой организации.

5. Гласность.  О проведении ревизии следует  широко оповещать. Ревизоры с  момента начала ревизии устанавливают  контакт с работниками всех  структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

Виды ревизии

Виды ревизии  принято классифицировать по следующим признакам.

По субъекту контроля:

- ревизии государственных  органов;

- внутрихозяйственные  ревизии;

- ревизии, проводимые  аудиторскими фирмами.

По организационному признаку:

- плановые ревизии,  которые проводятся в соответствии  с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год;

- внеплановые  ревизии и проверки, которые проводятся  по специальным заданиям собственника  или вышестоящей организации,  при замене руководителя или  главного бухгалтера организации.

По объёму проверки:

- сплошная ревизия,  которая предусматривает проверку  финансово-хозяйственной деятельности  путём изучения и анализа всех  бухгалтерских документов и учтенных  записей организации за ревизуемый  период. Как правило, к сплошной  ревизии прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат большого количества времени проводятся сравнительно редко;

- выборочные  ревизии предусматривают проверку  части хозяйственных операции, документов  и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данного вида хозяйственных операций. При этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и операций, а также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора. Выборочные ревизии -- одни из основных способов проверки деятельности организаций. Однако методика их осуществления пока разработана недостаточно. Во многих случаях даже опытным ревизорам не всегда удается из общей массы выделить для исследования нужную часть документов или хозяйственных операций;

- полные ревизии,  когда проверяется вся деятельность  организации;

- частичные ревизии  в ходе которых проверяют только  отдельные области деятельности  или отдельные виды хозяйственных  операций организации;

- комбинированные  ревизии, которые представляют собой сочетание видов ревизий по объёму проверки.

По кругу вопросов, подлежащих проверке:

- тематические  ревизии, которые предусматривают  проверку ряда организаций по  отдельным специальным вопросам  или проверку состояния отдельных  разделов экономической и социальной деятельности организации. Цель тематической ревизии- получить общую характеристику состояния дел по данному вопросу. Такие ревизии начинают по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организации, а также по требованию правоохранительных органов;

- сквозные ревизии,  которые охватывают ряд подразделений,  входящих в состав одной организации,  при этом проверяется деятельность  головной организации и входящих  в её состав подразделений, цель сквозной ревизии- наряду с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии весьма трудоёмкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации со стороны вышестоящего органа управления;

- комплексные  ревизии, входе которых научается  широкий круг вопросов хозяйственной  деятельности организации. Такие  ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты. Комплексные ревизии -- наиболее эффективный способ проверки финансово-хозяйственной деятельности организации. Цель таких ревизий - объективная, полная и правильная оценки работы анализируемой системы, разработка технически и экономически обоснованных предложений по её совершенствованию и обеспечению успешного выполнения экономических показателей деятельности организации;

- некомплектные ревизии, которые проводит обычно один ревизор путём проверки финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.

По способу  контроля за результатами ревизионной  работы:

* Дополнительные  ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;

* Повторные ревизии,  которые практикуются для усиления  контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии- выяснить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.

Права и обязанности  ревизора

Ревизор - ответственный  представитель ревизующего органа. Его права и обязанности прописаны в должностных инструкциях. Если ревизию проводит аудиторская фирма, то права и обязанности определяются договором.

Права ревизора. В соответствии с Положением о  ведомственном контроле, за финансово-хозяйственной  деятельностью объединений, предприятий, организаций и учреждений, утверждённым Постановлением Совета Министров от 2 апреля 1981г. № 325 и типовой инструкцией Минфина от 14 сентября 1978г. № 85 "О порядке проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов), предприятии и хозяйственных организаций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств", ревизор имеет право:

- проверять в  ревизуемой организации денежные, бухгалтерские и другие первичные документы, наличие денег, ценностей и ценных бумаг у кассира и подотчетных лиц, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую, статистическую и оперативную отчетность, сметы, планы и другие необходимые документы по производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации, знакомиться с письменными приказами, распоряжениями и указаниями должностных лиц ревизуемой организации, а так же с протоколами проводимых в организации совещаний;

- требовать от  должностных лиц проверяемой организации все необходимые ревизору документы, справки, расчеты, заверенные копи отдельных документов для приобщения их к ату ревизии, устные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизии;

- осматривать  объекты строительства, территорию, склады, мастерские и другие производственные, хозяйственные и служебные помещения,  строения, места хранения оборудования, автопарки; проверять наличие,  состояние и сохранность имущества,  ТМЦ у материально ответственных лиц; требовать проведения полной или частичной инвентаризации основных средств, ТМЦ, денежных средств и расчетов; в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые помещения, склады, кладовые, архивы и другие места хранения материальных ценностей и документов; при этом печать должна находиться у ревизора, а ключи у материально ответственного лица;

-проводить контрольные  обмеры выполненных строительно-монтажных  работ и незавершённого строительного  производства; проверять качество  выполненных строительно-монтажных работ и выпускаемой промышленной продукции, соблюдение норм расхода и правильность списания сырья, материалов, топлива, электроэнергии и других материальных ценностей, а также норм естественной убыли при транспортировке и хранении материальных ценностей полноты оприходования выпускаемой готовой продукции, в случае необходимости привлекать для этих целей через сторонние организации соответствующих специалистов;

-привлекать  по согласованию с администрацией  работников ревизуемой организации к выполнению работ и заданий по ревизии;

- обращаться  с запросами к другим организациям  и лицам, не состоящим в штате  ревизуемой организации, по вопросам  ревизии (о расчетах, взаимных  поставках, подлинности подписей т.д.); знакомиться с подлинными документами, находящимися в банковских учреждениях и других организациях, связанных с деятельностью ревизуемой организации, или запрашивать и получать справки и заверенные копии документов, связанных с операциями ревизуемой организации; в случае необходимости проверять в других организациях с их согласия подлинность выявленных в процессе ревизии сомнительных счетов, актов и прочих документов по совершенным расходам и операциям (встречные проверки) и правильность отдельных операции, связанных с деятельностью ревизуемой организации;

- производить  с ведома следственных органов,  а при крайнем необходимости  самостоятельно изъятие подлинных  документов, вызывающих сомнение  пли подтверждающих выявляемые  факты поделок, подлогов и других  злоупотреблении;

- при выявлении хищении, подлогов и других видов злоупотреблений денежными средствами, имущественными, ТМЦ с разрешения руководителя, назначившего ревизию, передавать на месте материалы ревизии следственным органам для расследования и привлечения к ответственности лиц, допустивших эти злоупотребления, требовать от руководителя ревизуемой организации немедленного отстранения этих лиц от работы, связанной с материальной ответственностью; принимать меры к возмещению причинённого ущерба в соответствии с положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причинённый ревизуемой организации;

- пользоваться  всеми видами связи для взаимодействия  по делам ревизии с вышестоящей  организацией и другими организациями,  а также служебной пересылкой  корреспонденции, имеющимися у ревизуемой организации транспортными средствами для передвижения по объектам с целью их обследования;

- проверять и  рассматривать жалобы и заявления  по вопросам ревизии;

- обжаловать  решения, принятые по акту ревизии

Обязанности ревизора.

Приступая к ревизии, проводящий ее специалист должен помнить, что он обязан:

- поставить в  известность об этом руководителя  ревизуемой организации, сообщить  о задачах ревизии, в ходе  ревизии информировать его об  отдельных выявленных недостатках  и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии;

- проверять законность  финансово-хозяйственных операций, совершенных ревизуемой организацией, обеспечение, сохранность собственности,  соблюдение сметно-финансовой и  штатном дисциплины, постановку  бухгалтерского учета и достоверность отчетности, качество первичных документов, правильность бухгалтерских записей и материального учета складского хозяйства; проверять фактическое наличие имущества и его соответствие учетным данным; выявлять случаи бесхозяйственности, расточительности, хищении, растрат, недостач, незаконного и непроизводительного расходования денежных и других ценностей, а также другие нарушения;

- точно и объективно  освещать в акте ревизии все  выявленные факты недостатков,  злоупотреблений и хищений, неправильного составления или умышленного искажения бухгалтерской и другой отчётности, нарушения сметно-финансовой и штатном дисциплины, излишества в расходовании средств и всякого рода бесхозяйственных потерь с указанием виновных в этом лиц и размеров причинённого ущерба; обязательно подтверждать все обнаруженные факты документами или ссылками на них, а так же требовать объяснения от виновных лиц;

-получать от  руководителя или главного бухгалтера  ревизуемой организации соответствующие  объяснения одновременно с подписанием ими акта; обсуждать результаты ревизии на широком совещании работников ревизуемой организации;

- проверять полномочия  должностных лиц, законность и  целесообразность их действий;

- соблюдать конфиденциальность  в отношении информации, полученной в ходе ревизии;

- ставить вопросы  привлекаемым экспертам в письменной  форме;

- следить за  безопасностью и в случае возникновения  опасности немедленно покинуть  ревизуемый объект.

Ревизору запрещается

-оказывать давление;

- употреблять обвинительные суждения;

- угрожать наказанием;

- давать оценку должностным лицам;

- высказывать предположения;

- поддаваться на провокации;

-участвовать и увеселительных мероприятиях

- допускать неделовые отношения;

- прикасаться к проверяемым материальным ценностям;

- привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой организации.

Планирование  ревизии

Планирование  ревизии осуществляется поэтапно. Два  основных этапа - это разработка программы  и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию даёт заказчик. Заказчиками могут быть:

- администрация организации;

- собственник организации;

- государственные органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу  ревизии, которая содержит следующие  разделы:

- цель ревизии;

- вопросы, подлежащие проверке;

- средства и условия, необходимые для проведения ревизии:

- сроки и место исполнения;

- состав участников ревизии;

- формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается  на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик. В разделе "Цель ревизии" формулируются главные задами ревизии, например: анализ финансового состояния акционерного общества, влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность акционерного общества и расчеты с бюджетом; проверка законности и эффективности использования внеоборотных активов.