Порядок проведения ревизии основных средств

1 Порядок проведения ревизии основных  средств

1.1 Сущность, классификация,  структура основных средств

Основные  производственные средства предприятия - это стоимостное выражение средств труда. Главным определяющим признаком основных средств выступает способ перенесения стоимости на продукт - постепенно: в течение ряда производственных циклов; частями: по мере износа. Износ основных средств учитывается по установленным нормам амортизации, сумма которой включается в себестоимость продукции. После реализации продукции начисленный износ накапливается в особом амортизационном фонде, который предназначается для новых капитальных вложений. Таким образом, единовременно авансированная стоимость в уставный капитал (фонд) в части основного капитала совершает постоянный кругооборот, переходя из денежной формы в натуральную, в товарную и снова в денежную. В этом состоит экономическая сущность основных средств.

Основные  производственные средства предприятия - это средства труда, участвующие во многих производственных циклах, сохраняющие свою натуральную форму и переносящие стоимость на изготовляемый продукт частями, по мере износа. Закон воспроизводства основного капитала выражается в том, что в нормальных экономических условиях его стоимость, введенная в производство, полностью восстанавливается, обеспечивая возможность для постоянного технического обновления средств труда. При простом воспроизводстве за счет средств амортизационного фонда предприятия формируют новую систему орудий труда, равную по стоимости изношенным. Для расширения производства: требуются новые вложения средств, привлекаемые дополнительно из прибыли, взносов учредителей, эмиссии ценных бумаг, кредита и др. При больших масштабах используемого основного капитала крупные и крупнейшие предприятия имеют возможность за счет средств амортизационного фонда финансировать не только простое, но и в значительной мере расширенное воспроизводство средств труда [7].

Основные  производственные средства состоят  из машин и оборудования, передаточных устройств, транспортных средств, зданий, сооружений и так далее. Однако в основные производственные средства включаются не все средства труда, а лишь те из них, которые представляют собой продукты общественного труда, имеют стоимость. Но и не всякая вещь, обладающая стоимостью и являющаяся по своей натуральной форме средством производства, входит в состав основных производственных средств. К примеру, машины или станки, которые лежат на складе как готовая продукция в ожидании реализации, входят не в основные средства, а в средства обращения.

От  основных средств следует отличать оборотные средства, включающие такие предметы труда, как сырьё, основные и вспомогательные материалы, топливо, тара и так далее. Оборотные средства потребляются в одном производственном цикле, вещественно входят в продукт и полностью переносят на него свою стоимость.

Каждое  предприятие имеет в своем  распоряжении основные и оборотные  средства. Совокупность основных производственных средств и оборотных средств предприятий образует их производственные средства.

Для признания объектаосновным средством для организации необходимо выполнение следующих условий:

объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ  или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное  владение и пользование или во временное пользование;

объект предназначен для использования в течение  длительного времени, т.е. срока, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного  цикла, если он превышает 12 месяцев;

организация не предполагает последующую перепродажу данного  объекта;

объект способен приносить организации экономические  выгоды (доход) в будущем [8].

Согласно  ПБУ 6/01 основные средства в зависимости от назначения и функций в процессе производства подразделяются на следующие виды (группы, подгруппы):

Здания (корпуса  цехов, складские помещения, производственные лаборатории и т. п.);

Сооружения (инженерно-строительные объекты, создающие условия для  осуществления процесса производства: эстакады, автомобильные дороги, туннели, мосты);

Внутрихозяйственные дороги;

Передаточные устройства (электросети, теплосети, газовые сети);

Машины и оборудование, в том числе: 

Силовые машины и  оборудование (генераторы, электродвигатели, паровые машины, турбины и т. п.).

Рабочие машины и  оборудование (металлорежущие станки, прессы, электропечи и т. п.).

Измерительные и  регулирующие приборы и устройства, лабораторное оборудование. 
Вычислительная техника.

 Автоматические машины, оборудование и линии (станки-автоматы, автоматические поточные линии).

Прочие машины и  оборудование.

Транспортные средства (вагоны, автомобили, кары, тележки).

Инструмент (режущий, давящий, приспособления для крепления, монтажа), кроме специального инструмента.

Производственный  инвентарь и принадлежности (тара, стеллажи, рабочие столы и т. п.).

Хозяйственный инвентарь.

Рабочий, продуктивный и племенной скот

Многолетние насаждения.

Прочие основные средства (сюда входят библиотечные средства, музейные ценности) [6].

В составе основных средств учитываются  также: капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).

Здания  – это архитектурно-строительные объекты, предназначенные для создания необходимых условий труда. К  этой группе относятся: жилые здания, производственные корпуса цехов, депо, гаражи, складские помещения, производственные лаборатории и так далее.

Сооружения  – это инженерно-строительные объекты, предназначенные для осуществления  процесса производства и не связанные  с изменением предметов труда. К  ним относятся: стволы шахт, нефтяные скважины, плотины, эстакады, водоподъёмные станции и колодцы, резервуары, мосты, автомобильные дороги, железнодорожные пути внутризаводского, внутрихозяйственного транспорта.

Передаточные устройства –устройства, с помощью которых производится передача электрической, тепловой или механической энергии, а также передача жидких и газообразных веществ от одного объекта к другому. К этим устройствам относятся: нефтепроводы и газопроводы, водораспределительные сети, электросети, теплосети, газовые сети, линии связи.

Машины и оборудование используются для непосредственного воздействия на предмет труда или его перемещения в процессе создания продукта или услуг производственного характера, для выработки и преобразования энергии.

Транспортные  средства предназначены для перемещения людей и грузов в пределах предприятия и вне него. В эту группу входят: подвижной состав железнодорожного транспорта (заводские локомотивы, вагоны, цистерны, дрезины); заводские баржи, катера, паромы, автомобили, тракторы, тягачи, мотоциклы; а также производственный транспорт–вагонетки, автокары, электрокары, тележки и тому подобное (кроме конвейеров, транспортёров и других механизмов, относящихся к производственному оборудованию).

Инструменты всех видов – это механизированные и немеханизированные режущие, давящие, уплотняющие, ударные и другие орудия ручного труда, а также прикрепляемые к машинам приспособления, служащие для обработки изделий (зажимы, тиски, оправки). К этой группе относятся инструменты стоимостью за единицу сто минимальных оплат труда и выше со сроком службы более одного года.

Производственный  инвентарь и принадлежности служат для облегчения производственных операций (рабочие столы, верстаки); для хранения жидких и сыпучих тел (баки, чаны); для охраны труда (группа ограждения машин). 

К хозяйственному инвентарю относятся  предметы конторского и хозяйственного обзаведения: конторская обстановка, гардеробы, столы, шкафы несгораемые, пишущие  машинки, множительные аппараты, а также  предметы противопожарного назначения.

К прочим основным фондам относятся, например, библиотечные средства [10].

Соотношение отдельных групп основных средств  в их общем объеме представляет видовую (производственную) структуру основных средств.

Основные  производственные средства принято  делить на две части: активную и пассивную часть. К активной части основных средств относят те средства, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе (машины и оборудование). К пассивной же части основных средств относят те средства, которые обеспечивают нормальное функционирование производственного процесса. В среднем по производству активная часть основных средств составляет  60%, а пассивная часть –40% от всего состава основных средств.  Важнейшими факторами, влияющие на структуру основных производственных средств являются: характер выпускаемой продукции, объем выпуска продукции, уровень автоматизации и механизации, уровень специализации и кооперирования, климатические и географические условия расположения предприятий.

Кроме того, все основные средства делятся на основные производственные средства и основные непроизводственные средства. К основным производственным средствам относят средства, которые непосредственно участвуют в производственном процессе (машины, оборудование, станки и др.)  или создают условия для производственного процесса (производственные здания, трубопроводы и др.). К основным непроизводственным средствам (фондам) относятся жилые дома, детские и другие объекты культурно-бытового обслуживания трудящихся, которые находятся на балансе предприятия. В отличие от производственных средств  они не участвуют в процессе производства и не переносят своей стоимости на продукт, ибо он не производится. Несмотря на то, непроизводственные основные средства не оказывают непосредственного  влияния на объем производства, рост производительности труда, постоянное увеличение этих средств неразрывно связано с улучшением благосостояния работников предприятия и повышением материального и культурного уровня их жизни, что в конечном счете сказывается на результатах деятельности предприятия.

Основные  средства принято  также  классифицировать по следующим признакам:

По  принадлежности:

собственные средства (находящиеся на балансе предприятия);

арендованные (временное использование за плату, лизинг основных средств);

По  характеру участия в процессе производства:

действующие;

находящиеся в запасе или консервации;

Возрастная  структура, в частности используется для планирования и восстановления, т.е. для воспроизводства основных средств.

По  технической пригодности:

пригодное оборудование;

оборудование, требующее  капитального ремонта;

оборудование, которое  нужно списать.

В соответствии с действующим порядком учёта к основным фондам предприятий  и хозяйственных организаций  не относятся:

предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости;

предметы стоимостью менее ста минимальных оплат  труда за единицу независимо от их сроков службы, например приборы, средства автоматизации и лабораторного  оборудования, приобретённые научно–исследовательскими  организациями и промышленными  предприятиями;

специальные инструменты  и специальные приспособления независимо от их стоимости; к ним относятся  инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для  серийного или массового производства определённых изделий или для  выполнения специального заказа;

специальная одежда, специальная обувь и постельные принадлежности независимо от их стоимости  и срока службы;

оборудование и  машины, находящиеся как готовые  изделия на складах предприятий  – изготовителей, снабженческих  и сбытовых организаций; оборудование, сданное в монтаж, подлежащее монтажу, находящееся в пути и числящееся на балансе капитального строительства  и так далее.

В приведённой классификации одни из элементов основных средств (машины и оборудование) принимают непосредственное участие в производственном процессе и поэтому относятся к активной части основных средств; другие (производственные здания и сооружения) обеспечивают нормальное функционирование производственного процесса и являются пассивной частью основных средств [12].

1.2 Цели, задачи ревизии  основных средств

Согласно  ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного  приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. №26н, при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств организации необходимо единовременное выполнение следующих условий:

- использование  в производстве продукции при  выполнении работ, оказании услуг  либо для управленческих нужд  организации;

- использование  в течение длительного времени,  т.е. срока полезного использования  продолжительностью свыше 12 месяцев  или обычного операционного периода,  если он превышает 12 месяцев;

- организацией не  предполагается последующая перепродажа  данных активов;

- способность приносить  организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Целью ревизии основных средств являются проверка законности и правильности:

- операций поступления,  перемещения и выбытия основных  средств;

- определения первоначальной  стоимости основных средств;

- их документального  оформления;

- своевременности  и правильности начисления и  включения в издержки производства  амортизационных отчислений основных  средств;

- определения остаточной  стоимости основных средств;

- отражения на  счетах бухгалтерского учета  операций по движению основных  средств;

- проверка наличия  неиспользуемого оборудования, его  состояния, условий хранения, сохранности  и эффективности использования  основных средств [14].

Источниками информации являются баланс (форма  №1), приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5), акты (накладные) приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОС-3), акты на списание основных средств (форма №0С-4а), инвентарные карточки учета основных средств (форма N° ОС-6), акты о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15), акты о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16), договоры купли-продажи, договоры поставки, учетная политика организации, другие регистры бухгалтерского учета, вытекающие из особенностей организации учета в проверяемой организации [3].

1.3 Порядок проведения  ревизии основных средств на  предприятии

Ревизию основных средств рекомендуется проводить в такой последовательности: сначала проверяют фактическое наличие и сохранение собственных средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

Ревизор не может приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, запущен бухгалтерский учет.

О невозможности проведения ревизии составляется соответствующий акт, в котором следует четко и конкретно обосновать недочеты. После этого  ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О запущенном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии.

Обеспечение сохранности основных средств в значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства предприятия закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств [15].

Далее необходимо проверить полноту и достоверность инвентарных карточек. Для проверки полноты инвентарных карточек нужно сопоставить данные описей инвентарных карточек по учету основных средств (форма№ОЗ-7, см. приложения) по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. При отсутствии каких-либо инвентарных карточек следует выяснить причины, убедиться в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки, и предложить восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.

При использовании ПК вместо инвентарных карточек или книг может вестись учет основных средств в электронном виде, что значительно удобнее и позволяет сократить трудоемкость аналитического учета. Однако для визуального контроля такая база данных должна быть распечатана и представлена в виде описи проверяющему.

Кроме того, изучается соответствие данных аналитического учета основных средств их остатку по синтетическому счету 01 «Основные средства» на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляют с остатками по синтетическому счету 01 «Основные средства» в Главной книге. При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностные лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести свои предложения по устранению выявленных недостатков.

Проверяется, все ли объекты основных средств закреплены за материально-ответственными лицами [11].

Контроль полноты закрепления объектов основных средств за материально-ответственными лицами в структурных подразделениях предприятия производится методом сравнения данных Главной книги по остаткам на первое число месяца по счету 01 «Основные средства» и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально-ответственных лиц. Используя данные бухгалтерии по аналитическим счетам, по расчетам, по оплате труда материально-ответственных лиц, можно выявить факты нарушений, когда работники не несут ответственности за сохранение основных средств (в связи с нахождением в долгосрочных отпусках по уходу за ребенком до трех лет или долгим нахождением на больничном отпуске в связи с временной нетрудоспособностью, увольнением с работы без передачи другим работникам материальных ценностей, которые за ними числятся).

Обнаружив неполное закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами по месту их нахождения и эксплуатации, ревизор обязан выявить, почему было допущено это нарушение, кто виновен в этом и каковы последствия. Одновременно, не ожидая окончания ревизии, необходимо потребовать от руководства ревизуемого предприятия принятия незамедлительных мер по закреплению основных средств за материально ответственными лицами. О выполнении этого предложения следует указать в основном акте комплексной ревизии.

Визуальная проверка наличия договоров с работниками, которые временно или постоянно выполняют обязательства материально-ответственных лиц, встречная проверка по письменному запросу в правоохранительные органы относительно возможности запрета некоторым работникам исполнять работу, связанную с материальною ответственностью, дают возможность определиться в критериях выбора объектов для контроля, выявить взаимосвязанные нарушения, недостачи, кражи, их причины.

Важным условием обеспечения сохранности основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств работниками предприятия. Поэтому в процессе контроля нужно проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете. Это необходимо для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам проведенной инвентаризации на предприятии, чтобы уменьшить аудиторский риск.

При проверке качества проведенной на предприятии инвентаризации основных средств (своевременность и полнота) учитывается, что инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств разрешается проводить один раз в два-три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет.

По результатам проведённой инвентаризации составляют инвентаризационные описи разных форм в зависимости  от ревизуемых объектов [17].

Следует обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального  проведения инвентаризации, когда сведения об объектах (наличие и состояние) переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или  прошлогодних инвентаризационных описей.

Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие  в негодность и подлежащие списанию, а также излишние и ненужные машины и оборудование, которые должны быть реализованы или переданы на баланс другого предприятия. На объекты, подлежащие реализации (передаче) или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи. Полноту инвентаризации устанавливают  сопоставлением инвентаризационных описей с показа 

2.3 Особенности ревизии  операций с основными средствами

2.3.1 Проверка учета  основных средств

Целью проверки учета  основных средств является контроль правильности, полноты, целесообразности, эффективности использования основных средств и порядка их учета.

В проверку учета  основных средств входят:

   1)  операции по поступлению, перемещению, выбытию, начислению износа основных средств;

   2)  организации сохранности основных средств;

   3)  правильность определения первоначальной учетной стоимости основных средств;

   4)  операции по переоценке (уценке, дооценке) основных средств;

   5)  правильность, полнота, своевременность документального оформления основных средств;

   6)  проверка проводимых текущих и капитальных вложений в основные средства (ремонт, реконструкция, модернизация);

   7)  операции по реализации основных средств;

   8)  анализ проводимых инвентаризаций.

Источниками информации по контролю и проверке учета основных средств являются первичные документы  по учету основных средств (акты ввода  в эксплуатацию, акты приема-передачи, инвентарные карточки, договоры покупки, передачи основных средств и т. д.). Проводится анализ учетной политики, учредительных документов, анализируют  ведомости, расчеты по начислению износа, а также порядок отнесения  затрат по амортизации в состав расходов, в том числе в налогообложение. Проверке подвергаются журналы, ордера, ведомости синтетического и аналитического учета, корректность проводок, отражающих хозяйственные операции по учету  основных средств, анализируют положения  по учетной политике, а также порядок  выполнения принципов учета основных средств, закрепленные в учетной  политике, анализируют правильность квалификации основных средств для того, чтобы подобрать процедуры проверки.

Основные средства могут классифицироваться следующим  образом:

   1)  арендованные, собственные: переданные в оперативное управление или на право хозяйственного ведения;

   2)  находящиеся в эксплуатации на консервации, в запасе, на реконструкции и т. д.;

   3)  производственные и сферы социально-бытового обслуживания. Проверяющий должен проконтролировать порядок отнесения основных средств к тому или иному виду, так как в соответствии с классификацией основные средства включаются в разные амортизационные группы и имеют разный срок службы и величину износа. Здесь необходимо уделить особое внимание правильной классификации средств, так как суммы износа уменьшают налогооблагаемую базу и взыскиваются при расчете налога на имущество, а следовательно, могут повлиять на правильность исчисления налогов, а ошибки могут привести к применению финансовых санкций к субъекту проверок в виде штрафов, пеней.

Проверяя учет основных средств, необходимо убедиться в  соответствии данных учета фактическому наличию, проверить состояние учета  на соответствие действующему законодательству (Положения по бухгалтерскому учету  и отчетности в РФ, Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях  и организациях, состоящих на бюджете), установить, нет ли случаев незаконного  списания основных средств, как ведется  учет арендованных основных средств (здесь  проверяют порядок отнесения  аренды основных средств к кредиторской или долгосрочной, исследуя договорные отношения, оформление актов приема-передачи, ведения учета операций аренды, учет вложений, осуществления ремонта арендованных основных средств).

Также проверяют, ведется  ли учет на забалансовых счетах 001, 005, допускается ли неэффективное использование средств, есть ли случаи формального проведения инвентаризации, не проводятся ли капитальные вложения под видом ремонтных работ.

При выявлении ошибок и нарушений следует определить степень их влияния на искажение  данных учета и отчетности, оценить  последствия данных ошибок в налоговом  учете, причины ошибок, а также  виновных лиц и риск появления  данных ошибок в будущем.

2.3.2  Контроль  операций по поступлению, выбытию  и износу основных средств

Контроль операций по поступлению основных средств  предполагает оценку основных средств, поступивших в качестве вклада в  уставный капитал, по договорам купли-продажи, взаимозачета, в результате строительства (подрядным и хозяйственным способом), аренды и т. д. Контроль заключается  в проверке оценки поступивших основных средств, если объект поступает в  порядке приобретения, его стоимость  будет состоять из покупной стоимости  и транспортно-заготовительных расходов, если в виде вклада в уставный капитал, то стоимость средства будет согласована с учредителями. Контроль оценки поступивших безвозмездно средств будет состоять из контроля рыночных цен на аналогичное средство на дату его оприходования.