Правовые основы деятельности начальника структурного подразделения таможни

1.1 Понятие структурного подразделения таможни и сфера деятельности подразделения документационного обеспечения

Согласно Приказу от 18 октября 2005 г. N 970 «Об утверждении положения об организационно – штатной работе в таможенных органах Российской Федерации и в учреждениях, находящихся в ведении ФРС России» структурное подразделение – это элемент таможенного органа, выделенный организационно в его штатном расписании (главное управление и управление (только в ФТС России), служба, отдел, отделение), имеющий наименование, руководителя, установленное количество штатных единиц должностей, определенное нормативами штатной численности.

Подразделение документационного  обеспечения в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством  Таможенного союза и законодательством  Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства  Российской Федерации, Положением о  Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной  таможенной службы (ФТС России), правовыми  актами РТУ и таможни, правилами  и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим типовым положением.

В структуру Подразделения может  входить подразделение архивной обработки документов.

При невозможности создания подразделения  архивной обработки документов в  структуре Подразделения, по решению  начальника таможни его основные задачи, функции и права возлагаются  на отдельное должностное лицо или  функциональную группу должностных  лиц Подразделения.

Организационное, методическое руководство  и контроль деятельности Подразделения  осуществляет РТУ, а в части выполнения задач и функций, возложенных  на Подразделение, – начальник таможни.

Подразделение возглавляет начальник  Подразделения, который непосредственно  подчиняется начальнику таможни.

Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ, таможни  и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние  дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений. План работы Подразделения утверждается начальником таможни.

Подразделение решает возложенные  на него задачи как непосредственно, так и через подразделения  документационного обеспечения  таможенных постов, подчиненных таможне (далее - подчиненные таможенные посты), во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможни.

Делопроизводство и мероприятия  по обеспечению режима секретности  в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

В таможне для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации  и законченных делопроизводством  документов практического назначения, их отбора, учета, использования и  подготовки к передаче на государственное  хранение создается архив.

Организационно – методическое руководство деятельностью Подразделения  по вопросам ведения архива таможни  осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования таможни.

1.2 Классификация структурных подразделений таможни и таможенного поста

В таможне существует много различных  структурных подразделений. Это  связано с тем, что есть несколько  отраслей основной деятельности, вспомогательные  отрасли, достаточно велика численность  коллектива. В структурных подразделениях таможни применяется функциональный тип управления. Это связано с  тем, что функциональная организационная  структура управления требует создания специальных подразделений для  выполнения определенных функций на всех уровнях управления.

Функциональная специализация  аппарата управления повышает эффективность  его деятельности. Вместо универсальных  руководителей, которые должны разбираться  в особенностях всех функций управления, появляется штат специалистов, имеющих  высокую компетентность в своей  области и отвечающих за определенное направление деятельности. Так появляются функциональные службы, к которым  в таможенных органах можно отнести  отделы кадров и отделы подготовки кадров таможенных органов, финансовые службы, службы по борьбе с таможенными  правонарушениями, службы материально-технического снабжения, службы документационного  обеспечения.

В Приложении 1 указан перечень типовых  структурных подразделений таможни  и таможенного поста согласно  Приказу ФТС РФ от 26 сентября 2012 года N 1926 «Об утверждении перечня типовых  структурных подразделений таможенных органов Российской Федерации».

1.3 Правовые и организационные основы деятельности структурного подразделения таможни

Правовые и организационные  основы – это наличие положения  о структурном подразделении, наличие  должностных регламентов, приказы  о приеме на работу, трудовые контракты.

Рассмотрим, к примеру, должностные  регламенты, так согласно Федеральному закону от 27.07.2004 N 79–ФЗ "О государственной  гражданской службе Российской Федерации" (далее – Закон N 79–ФЗ) так определяется значение и содержание должностного регламента – документа (ст. 47):

1. Профессиональная служебная деятельность  гражданского служащего осуществляется  в соответствии с должностным  регламентом, утверждаемым представителем  нанимателя и являющимся составной  частью административного регламента  государственного органа.

2. В должностной регламент включаются:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Перечисленные позиции представляют собой набор обязательных разделов должностного регламента. При условии  подробного и точного составления  этих разделов содержащиеся в них нормы будут наиболее полно отражать порядок организации и содержание управленческой деятельности сотрудников государственной гражданской службы, конкретно определять, каким образом то или иное должностное лицо обязано и может действовать, что является основанием для оценки деятельности гражданского служащего, в том числе для привлечения к ответственности либо для поощрения.

В соответствии с действующим законодательством  типовые (примерные) должностные регламенты утверждаются соответствующими органами по управлению государственной службой, а до образования таковых данную функцию временно выполняют существующие органы государственной власти федерального уровня, а также на уровне субъектов.

Составление и наличие типовых  должностных регламентов применительно  к группам должностей гражданской  службы (высшие, главные, ведущие, старшие, младшие должности) не исключает  разработки конкретных регламентов  по имеющимся в наличии должностям на основе и с учетом типовых разработок.

Конкретные должностные регламенты разрабатываются, таким образом, применительно  к действующим должностям гражданской  службы для непосредственного определения  содержания деятельности, обязанностей, прав, ответственности и других положений, о которых упоминалось выше.

Ответственность за разработку конкретных должностных регламентов и обеспечение  ими гражданских служащих несут  их непосредственные начальники. Проекты  таких регламентов желательно составлять с привлечением сотрудников, для  которых эти документы разрабатываются. Утверждаются конкретные должностные  регламенты представителем нанимателя. В данном случае представитель нанимателя – это руководитель государственного органа, лицо, замещающее государственную  должность, либо представитель указанных руководителя или лица, осуществляющие полномочия нанимателя от имени Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, что указано в ст. 1 Закона N 79-ФЗ.

Система управления в структурном  подразделении таможни состоит  из следующих компонентов: механизма  управления, структуры управления, процесса управления и механизма  совершенствования системы управления.

Механизм управления составляют: законы, принципы, цели, методы и функции  управления. Структура управления включает: органы управления, кадры управления и технические средства управления. Процесс управления — это деятельность всех звеньев управления по достижению целей управления.

Механизм совершенствования системы  управления включает организацию изменений  в ней в результате развития объекта  управления.

Для более глубокого понимания  сущности управления в структурном  подразделении таможни необходимо знать особенности, которые присущи  этому управлению. К ним можно отнести: ярко выраженную нацеленность управления на конечный результат служебной деятельности; сочетание управленческой деятельности внутри системы с работой с участниками ВЭД; осуществление полномочий органа государственного управления; допустимость разумного риска в процессе управления; динамичность процессов управления в условиях противоборства сотрудников структурного подразделения таможни с недобросовестными участниками ВЭД, контрабандистами и их пособниками; относительная неопределенность условий, в которых осуществляется управление.

Правовые нормы устанавливают  место всех структурных подразделений  таможни в таможенной системе  и методы руководства ими, определяют характер и содержание отношений, в  которые они вступают с другими  организациями.

Основными такими правовыми нормами  являются: Таможенный кодекс Таможенного  союза, Закон "О службе в таможенных органах Российской Федерации", положения  о других таможенных органах РФ и  ряд других.

Деятельность управленческого  аппарата структурных подразделений  таможни регламентируется правовыми  актами трудового, гражданского, хозяйственного и некоторых других законодательств.

Таким образом, структурные подразделения  таможни являются его неотъемлемой частью и выполняют функции возложенные  на них. Структурные подразделения  являются узкоспециализированными  и поэтому являются наиболее компетентными  в своей сфере деятельности. Деятельность структурных подразделений регламентируется правовыми нормами, такими как: ТК ТС, Закон «О службе в таможенных органах Российской Федерации» и т.д.

2.Правовые основы деятельности начальника структурного подразделения документационного обеспечения

Начальник Подразделения является должностным лицом таможенного  органа. В соответствии с должностью начальнику Подразделения присваиваются  следующие специальные звания: майор  таможенной службы, подполковник таможенной службы, полковник таможенной службы.

На должность начальника Подразделения  назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж службы (работы) не менее 3-х лет в таможенных органах, в качестве военнослужащего, в должности государственного служащего. Начальник Подразделения непосредственно  подчиняется начальнику таможни.

Начальник Подразделения в своей  работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством  Таможенного союза и законодательством  Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства  Российской Федерации, Положением о  Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной  таможенной службы (ФТС России), правовыми  актами РТУ и таможни, правилами  и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим типовым положением.

Начальник Подразделения таможни  назначается на должность и освобождается  от занимаемой должности по согласованию с РТУ приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо таможни, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

Начальнику Подразделения непосредственно  подчинены должностные лица Подразделения.

2.1 Права начальника Подразделения

Права начальника структурного подразделения  направлены на возможность подразделения  эффективно выполнять возложенные  на него функции, защиту трудовых прав начальника отдела – как работника, реализацию им функций управления и контроля, на реализацию взаимодействия с другими подразделениями таможни, а также иными органами государственной власти, органов местного самоуправления.

В целях осуществления своих  функций начальник Подразделения  имеет право:

1. вносить на рассмотрение начальнику таможни предложения по вопросам своей деятельности;
2. запрашивать и получать от структурных подразделений таможни согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
3. пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
4. взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
5. вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;
6. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
7. привлекать специалистов структурных подразделений таможни, подчиненных таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;
8. контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможни;
9. поручать должностным лицам Подразделения работу по реализации задач, стоящих перед отделом, и требовать ее неукоснительного исполнения;
10. контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможне;
11. подписывать документы, связанные с деятельностью Подразделения;
12. пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.2 Обязанности Начальника структурного Подразделения

Обязанности начальника структурного подразделения направлены на качественное, эффективное и своевременное  исполнение возложенных на подразделение  функций. Это проявляется в контроле и координировании работы должностных  лиц подразделения, распределении  между ними должностных обязанностей. Также обязанности начальника подразделения  направлены на обеспечение режима доступа  к информации находящейся в подразделении  и контроля за ее сохранностью. Эти обязанности возложены на него  в связи со специализацией данного отдела. Неисполнение или недобросовестное исполнение возложенных на начальника подразделения обязанностей может привести к «утечке» информации, к нарушению работы подразделения в целом, что в последствии приведет к сбою в делопроизводстве и негативно отразится на свей работе таможенных органов в целом.

В целях реализации задач, возложенных  на Подразделение, начальник Подразделения обязан:

1. осуществлять непосредственное руководство деятельностью Подразделения;
2. планировать деятельность Подразделения и представлять проекты планов на утверждение руководству таможни;
3. разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности Подразделения, готовить предложения по совершенствованию его структуры;
4. координировать работу должностных лиц Подразделения с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на Подразделение функций;
5. распределять обязанности между должностными лицами Подразделения в соответствии с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
6. обеспечение режима доступа и использования информации;
7. осуществлять контроль за обеспечением в таможне и подчиненных таможенных постах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
8. обеспечивать единый порядок отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов таможни и подчиненных таможенных постов;
9. принимать участие в разработке, внедрении новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;
10. руководить организацией методической помощи структурным подразделениям таможни и подчиненным таможенным постам в работе с документами;
11. осуществлять контроль комплектования архива управленческими документами;
12. осуществлять контроль за подготовкой и своевременной передачей документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
13. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможни.

2.3 Начальник Подразделения несет персональную ответственность перед начальником таможни за:

1. осуществление задач и функций, предусмотренных типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможни;
2. невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных регламентом должностной инструкции и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России;
3. обеспечение установленного порядка работы с документами в таможне;
4. выполнение указаний и поручений руководства, плана работы и соблюдение необходимых условий труда сотрудников отдела;
5. соблюдение трудовой и производственной дисциплины сотрудниками Подразделения.

Таким образом, начальник структурного подразделения осуществляет непосредственный контроль за деятельностью подразделения, является главным его элементом и несет ответственность за эффективную работу подразделения.

3.Взаимодействие структурного подразделения с другими элементами системы управления таможенных органов

Подразделение взаимодействует со всеми подразделениями таможни.

Это связано с характером работы отдела. Отдел непосредственно работает с документами, служебными инструкциями, занимается подготовкой приказов, этим объясняется его взаимосвязь  с другими подразделениями.

Подразделение находится  в тесном взаимодействии:

1. со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству материалов, использования служебной информации;
2. с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;
3. с кадровой службой – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
4. со службой материально – технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

3.2 Виды и направления взаимодействия

Развитие системы таможенных органов  России тесно связано с решением управленческих проблем, управление всегда начинается с установления четких взаимосвязей между отдельными звеньями той или  другой организации, распределения  между ними прав и ответственности.

Организационное оформление этих вопросов предполагает разработку оптимальной  организационной структуры управления таможенными органами.

Под организационной структурой управления чаще всего понимают упорядоченную  совокупность элементов иерархической  системы управления и их взаимоотношений  друг с другом, обеспечивающих развитие этих элементов как единого целого.

При анализе организационных структур и управления в них, как правило, выделяются следующие элементы: звенья управления, уровни управления и взаимоотношения.

К звеньям управления в системе  таможенных органов относятся: ФТС  России, управления и самостоятельные  отделы ФТС России, РТУ, отделы РТУ, таможни, отделы таможен, таможенные посты  и отдельные специалисты, выполняющие  соответствующие профессиональные или управленческие функции. Эти  звенья управления находятся на соответствующих  уровнях иерархии управления.

Под уровнем управления понимается совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе  управления организацией.

Структура управления в единой системе  таможенных органов состоит из четырех  уровней: ФТС России, РТУ, таможни, таможенные посты.

При этом чаще всего могут рассматриваться  следующие каналы управленческих взаимоотношений: 1) ФТС России — РТУ; 2) РТУ —  таможня; 3) начальник таможни —  отделы таможни; 4) отдел таможни  — отдел таможни; 5) таможня —  таможенный пост; 6) таможенный пост —  таможенный пост; 7) таможня — таможня; 8) ФТС России — таможня.

В центре таких взаимоотношений  — таможня с ее начальником, отделами и таможенными постами. Это не случайно, ибо здесь решаются основные вопросы таможенной деятельности.

В рамках структуры управления протекает  управленческий процесс, между участниками  которого распределены задачи и функции  управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение. С этих позиций организационную структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей.

Между звеньями и уровнями управления в таможенных органах складываются следующие виды взаимоотношений:

Вертикальные управленческие отношения (ФТС — РТУ; РТУ — таможня; начальник таможни — отделы таможни; таможня — таможенный пост; ФТС — таможня) – предполагают, прежде всего, взаимоотношения между руководителями и его подчиненными;

Горизонтальные управленческие отношения (РТУ — РТУ; отдел таможни — отдел таможни; таможенный пост — таможенный пост; таможня — таможня) – Горизонтальные отношения могут быть двух категорий. Во-первых, коллегиальные — отношения между сотрудниками одного отдела, находящимися в подчинении у одного начальника. Во-вторых, параллельные — отношения между сотрудниками разных отделов, занимающими одинаковое положение в организации, у которых возникает необходимость обмена информацией, идеями и мнениями;

Диагональные управленческие отношения (таможенный пост — взаимодействующая таможня отправления или назначения; таможня — взаимодействующее РТУ другого региона) — это отношения, возникающие между звеньями управления, находящимися на различных уровнях системы управления, не состоящими в отношениях прямого подчинения, но взаимодействующими между собой во исполнение решений вышестоящих уровней. Примерами таких отношений являются взаимное информирование при доставке товаров, направление запросов, обязательных для исполнения, по вопросам осуществления правоохранительных функций и тому подобное.

Таким образом, подразделение взаимодействует со всеми подразделениями. Во взаимодействии между подразделениями преобладают вертикальные и горизонтальные взаимоотношения, но в большей мере горизонтальные взаимоотношения. Это обусловлено тем, что подразделения по роду своей деятельности больше общаются между собой.

Начальник Подразделения несет  персональную ответственность за осуществление  возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в  рамках компетенции Подразделения  программ, планов и показателей эффективности  деятельности таможни.