Пресс-конференция и брифинг как современные методы PR. 2

Христианский гуманитарно-экономический открытый университет

 

 

 

 

 

Реферат

 

Студентки 4 курса факультета журналистики

заочного отделения

Химченко Евгении Васильевны

Дисциплина:  «Журналистское мастерство»

Тема:  “Пресс-конференция и брифинг

как современные методы PR”

 

 

 

 

 

 

 

 

«___» ________________ 2013 г.    Оценка «______________»

 

Одесса 2013 г.

 

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………………...... 3
1. Общие понятия «брифинг» и «пресс-конференция»……………... 4
2. Подготовка к пресс-конференции …………………………………...    5
3. Подготовка брифинга…………………………………………………... 12
Заключение………………………………………………………………    14
Список использованной литературы……………………………………   15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

В современном мире электронных методов передачи информации на любые расстояния и в любое время суток, когда электронная почта, sms и блоги становятся все более популярными средствами коммуникации, на первый взгляд, пресс-конференции выглядят немного старомодно. Однако в действительности пресс-конференции продолжают быть одним из основных инструментов донесения информации о компании, основной формой живого общения представителей компании и журналистов и платформой для представления последних новостей и достижений.

С точки зрения журналистов, пресс-конференция - это замечательная возможность получить полную информацию о компании "из первых рук", встретиться с бизнес - лидерами корпорации и, возможно, ее клиентами, ознакомиться с новыми продуктами и услугами.

В условиях современного мира очень важна быстрота реакции, время становится все более и более ценным ресурсом, а PR-менеджеры все чаще сталкиваются в своей работе с ситуацией, когда необходимо максимально результативно использовать бюджет, а основной целью является достижение эффективных и измеряемых результатов в фиксированные и часто короткие сроки. Поэтому вопрос о том, всегда ли пресс-конференция является наиболее оптимальным средством коммуникации и достижения поставленных задач приобретает все большую значимость.

В частности в современном мире получили распространение такие формы коммуникации, как пресс-конференция и брифинг, которые практикуются органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

 

 

1. Общие понятия «брифинг» и « пресс-конференция»

 

В результате ослабления возможностей массовой рекламы руководителям фирм все чаще обращаются к связям с общественностью как к эффективному и низкозатратному способу повышения осведомленности, охвата местных потребителей и специальной аудитории. При обращении к такому элементу комплекса маркетинга, как PR, необходимо определить маркетинговые задачи, сделать выбор обращений и средств PR, отследить выполнение плана маркетинговых PR, и дать оценку результатов. Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер.

Одним из самых популярных способов быстрого и массового сообщения с представителями СМИ являются брифинги и пресс-конференции. Брифинги и пресс-конференции представляют собой встречи официальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

Пресс-конференция - собрание представителей средств массовой информации, проводимое официальными лицами с целью информирования по актуальным вопросам; встреча государственных, общественных деятелей, ученых и др. с журналистами для беседы и ответов на их вопросы.

Брифинг (английское briefing), - встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т.д.

Можно сказать, что брифинг – это аналог пресс конференции, от которой его отличает отсутствие презентационной части, этапа обсуждения информации и меньшая официальность.

 

2. Подготовка к пресс-конференции

 

Некоторые пресс-службы, то ли чтобы отчитаться перед начальством, то ли просто не зная иных форм работы, устраивают пресс-конференции по любому поводу: подведение итогов работы за семь с половиной месяцев, день рождения главного начальника и т.п. Сама по себе информационная открытость заслуживает одобрения. Однако часто все ограничивается тем, что «высаженные» к прессе люди читают доклад и не в состоянии ответить на вопросы, хоть немного отклоняющиеся от темы. Пресс-конференция – мероприятие серьезное, ради него журналисты часто жертвуют другими информационными поводами, и их время не должно быть потрачено впустую.

Пресс-конференция хороша, если посвящена действительно важной теме, выходящей за рамки одного учреждения и представляющей всеобщий общественный интерес. Часто корреспонденты пользуются случаем, чтобы задать значимым лицам вопросы на другие темы, поэтому участники должны быть компетентны настолько, чтобы ответить на них.

Идеальный вариант, когда в ходе пресс-конференции не перетираются абстрактные цифры и давно известные факты, а звучит новая, лучше – сенсационная информация.

Пресс-конференция - важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Виды пресс-конференции:

Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или PR -агентства).

 

2. Выбор даты и времени проведения конференции:

• пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

• день и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет.
• если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

3. Выбор подходящего помещения.

Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнес - центрах отелей, местных пресс - клубах, общественных зданиях, расположенных в мало удаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо проверить наличие:

• соответствующего количества стульев;
• места для размещения TV-камер;
• микрофона;
• стойки для микрофона на платформе;
• электропитания (розетки для TV -оборудования);
• стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;
• стола и стульев для докладчиков;
• пепельниц;
• стендов (при необходимости);
• минеральной воды для участников (желательно).

Рассадка журналистов и участников буквами «Т» или «П» - провальный вариант. Во-первых, репортеры вынуждены сидеть к участникам боком, повернув голову в сторону: их учат, что контакт глазами с интервьюируемым обязателен. Во-вторых, это крайне неудобно для телеоператоров. Самые выгодные позиции заняты столом и сидящими за ним коллегами. Наиболее удобен для съемки зал с фронтальной рассадкой участников и корреспондентов – друг напротив друга. При этом между столом участников и первым рядом для репортеров, а также позади репортерских мест должно быть достаточно свободного места для передвижения нескольких человек с камерами.

Участники пресс-конференции и репортеры должны хорошо слышать друг друга. Особенно вторые – первых. Поэтому, если зал достаточно большой, нужно предусмотреть усиление звука. Освещение должно быть достаточно ярким и удобным для видеосъемки. В частности, если участники пресс-конференции посажены спиной к окну, на видео получатся темные фигуры с уродливыми лицами и ореолом «святых» из-за «контрового» света.

4. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.

Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

• тему;
• полное имя основных докладчиков;
• немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить
• редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;
• дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;
• полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

5. Пресс-пакет.

Желательно, чтобы пресс-пакет был оформлен в отдельную папку. Он должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации, они могут варьироваться):

• текст анонса, который высылался (желательно),
• пресс-релиз по теме пресс-конференции,
• анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
• цифры и факты (по необходимости),
• список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
• дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
• визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
• программа пресс-конференции,
• ручка, блокнот, сувениры.

 

6. Подготовка текстов докладов.

Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали.

Общие требования к составлению речей:

• сохранять в каждой речи узнаваемый слушателем, собеседником сложившийся имидж руководителя, стиль его публичных выступлений;
• подчинять каждое выступление руководителя целям данной кампании, определенному направлению его постоянной деятельности;
• добиваться интереса аудитории к очередному выступлению шефа (достигается включением в текст новой, еще ни кем из членов команды руководителя не оглашенной информации, отвечающей личным интересам, личной выгоде слушателей, целевой аудитории);
• юмор, шутка, крылатое выражение, употребленные с чувством меры, сразу устанавливают доверительное отношение к оратору; однако нельзя сводить все выступление к шуткам и анекдотам;
• знать все оттенки служебных отношений в команде шефа, чтобы не строить речи шефа в угоду его ближайшим помощникам (интересы дела, требования темы, профессиональный подход к созданию речи - вот основы независимости составителя речей от влияний конъюнктурщиков и подхалимов).

Автором речи составитель не считается. Речь руководителя - коллективная работа всей творческой группы команды (советники и референты изучают предложенный вариант речи, вносят в него поправки). Сам шеф волен изменить и композицию речи, и аргументацию ее, - вплоть до коренной переработки текста. Авторы речи - это и составитель, и сам руководитель, и его советники, и эксперты по проблеме, затрагиваемой в выступлении.

7. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

• открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

• вступительное слово ведущего;
• выступления (информационные сообщения);
• вопросы и ответы;
• закрытие;
• неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Вступительное слово пресс-секретаря - это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами. Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию; в дальнейшем он же следит за его соблюдением. Выступления представителей организации (фирмы) должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы). Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещаются или на специальном столике, или на информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит). Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается. Ответы выступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего "подходит" вопрос. Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как "Без комментариев!", "Не для печати". Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Видеоматериалы демонстрируются после закрытия пресс-конференции (они всегда несут дополнительную, детализированную информацию, их показ в ходе пресс-конференции обязательно затягивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов).

Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необходима для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами. Но и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция вопросы и ответы репетируются с участием статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту.

8. Накануне пресс-конференции:

• проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

• уточняются порядок и содержание выступлений;
• делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;
• составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

9. В день проведения пресс-конференции.

Все приготовления должны быть закончены, по меньшей мере, за 30 минут. У входа установлены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, полу чают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь бейджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

10. Предусмотреть помехи.

Пресс-конференция может считаться безнадежно испорченной (по крайней мере, для радио и телевидения), если во время ее проведения будут мешать ненужные шумы и световые эффекты. Наиболее распространенные варианты:

• гудение или мигание «лампы дневного света»;
• стук отбойного молотка за окном;
• громкие голоса и стук женских каблуков в коридоре,
• телефонные звонки в соседнем кабинете,
• мельтешение помощников за спиной у участников пресс-конференции

11. По окончании пресс-конференции, как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.

12. Подведение итогов.

Пресс-конференция окончена. Теперь нужно определить насколько результативным оказалось мероприятие:

• После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
• Подготовка постфактум. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
• Размещение постфактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конференции.
• Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:

• максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
• создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
• безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа - тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
• освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

 

3. Подготовка брифинга

 

Брифинг (англ. briefing от англ. brief — короткий, недолгий) — краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.

От пресс-конференции отличается отсутствием презентационной части. То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучивается информация "не для всех" и происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.

Здесь сообщение информации имеет односторонний характер: официальный представитель или зачитывает долгожданный документ, сообщает о самом факте принятия соглашения, или излагает самую суть позиции, занятой в ходе переговоров одной из сторон.

Брифинг проводится как по итогам завершившейся работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого решения, позиции, оценки. Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция. Информационный обзор документов, принятых решений не подразумевает попутных высказываний мнения, оценки, уточнения, ссылки на прецедент и т.п. Бесстрастный перечень или сокращенный пересказ основных положений (тезисов, фактов), относящихся к событию, подчеркивают официальность информации, однозначность ее толкования. Ориентировка, или конспективно-тезисное изложение темы брифинга, может быть предложена журналистам для уточнения ключевых идей, фактических подробностей встречи (Ф.И.0. действующих лиц, дата, статистика, термины, официальное название документа и пр.). Личные мнения, цитаты и т.п. отсутствуют.

За несколько дней до брифинга следует:

• заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом);
• позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек);
• вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо;
• организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления;
• накануне еще раз уточнить основные темы брифинга;
• проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся;
• подготовить нужные печатные материалы.

Перед началом брифинга необходимо:

• проверить готовность информационно-аналитической службы;
• убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи.

Во время брифинга следует:

• представить журналистов и выступающих друг другу;
• создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить;
• составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве.

 

Заключение

 

Традиционная форма пресс-конференции сегодня не в особом почете — на нее придут только при совершенно определенных условиях: если обеспечено присутствие достаточно известного лица (желательно — скандально известного), если компания находится в скандальной ситуации или заранее обещает сообщить нечто сенсационное. Если же сообщить, что «пресс-конференция посвящена итогам работы за год» или планам по ремонту офиса компании — есть шанс, что ее посетителями будут один или два человека (а возможно, и того меньше). А написать о мероприятии могут что угодно (хотя присутствие на пресс-конференции представителя какого-либо издания вовсе не гарантирует, что оно станет писать о компании вообще). Не стоит быть «мальчиком, который слишком часто кричит – волки!». Пресс-конференцию или брифинг следует проводить, только имея действительно что-то важное сообщить СМИ, ну, а решившись на этот шаг, необходимо должным образом подготовиться, чтобы не вышло «хотел как лучше – получилось как всегда».

Для того, чтобы провести эффективную пресс-конференцию или брифинг, не нужно быть семи пядей во лбу, иметь способность писать гениальные картины или здорово играть на гитаре, словом, не требуется обладать какими-либо исключительными качествами. Достаточно обычных организаторских способностей. Две составляющих успешного брифинга (пресс-конференции): человек, способный организовать других, и человек владеющий алгоритмом проведения подобных встреч (желательно, чтобы это был один и тот же человек). Алгоритм проведения пресс-конференций и брифингов давно разработан практиками PR, осталось только применить! В данной работе ему посвящена вся третья глава.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Корконосенко С.Г. Основы журналистики: Учебник для ВУЗов.- М.: Аспект Пресс, 2002.- 287с.
2. Большая Советская Энциклопедия. Под ред. Прохорова А.М. – М., 1973. Т. 13.
3. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова Толковый словарь русского языка
4. http://al-dedov.narod.ru/journalists/ps3.htm
5. Варакута С.А. «Связи с общественностью: Учебное пособие» — М.: ИНФРА-М, 2009
6. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для студентов вузов / В.Ф.Кузнецов. – 2-е изд., доп. и перер. – М.: Аспект Пресс, 2007
7. И. Ш. Резепов, Психология рекламы и PR; Дашков и Ко, 2007 г.