Проектирование систем управления организацией

Проектирование систем управления организацией

Этапы организационного проектирования

Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи - подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, а потом составить конкретные правила .

Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществите деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Решите, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие — штабными.

2. Установите соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3. Определите должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, т.к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. Требования внешней среды, в свою очередь, определяются в ходе планирования и контроля. Далее рассмотрим альтернативные варианты организационных структур, успешно зарекомендовавшие себя к настоящему моменту

 Методы организационного проектирования

Для проектирования организационных систем управления используются методы, которые можно отнести либо к организациям бюрократического (метод аналогий, метод структуризации целей), либо к органическому(метод организационного моделирования) типам, либо к тому и другому (экспертно-аналитический метод).

Метод аналогий, относящийся к бюрократическому типу, по мнению экономиста Б.З. Мильнера, «состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации»: выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения .

«Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый из них заключается в выявлении для каждого типа производственно - хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения, главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей» .

Метод структуризации целей содержит в себе выработку системы целей организации (в т.ч. количественную и качественную формулировки) - его можно отнести к бюрократическому типу. Здесь используются следующие этапы:

- «разработка системы (дерева) целей , представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;

- экспертный анализ предлагаемых  вариантов организационной структуры  с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой  из целей, соблюдения принципа  однородности целей, устанавливаемых  каждому подразделению, определения  отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя  из взаимосвязей их целей и  т.п.;

- составление как прав и ответственности  за достижение целей для отдельных  подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, достижения за которые устанавливается ответственность; права, которыми наделяется для достижения результатов (согласовать, подтверждать, контролировать)».

Метод организационного моделирования относится к организациям органического типа, в частности, к матричным структурам . Он включает в себя разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

- математико - кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;

- графоаналитические модели организационных  систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные  и графические отображения распределения  функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают  возможность анализировать их  направленность, характер, причины  возникновения, оценивать различные  варианты группировки взаимосвязанных  видов деятельности в однородные  подразделения, «проигрывать» варианты  распределения прав и ответственности  между разными уровнями руководства  и т.п. Примерами могут служить  «метасхемные» описания информационных и других потоков совместно с управленческими действиями.

- натурные модели организационных  структур и процессов, заключающиеся  в оценке их функционирования  в реальных организационных условиях. К ним относиться организационные  эксперименты, т.е. заранее спланированные  и контролируемые перестройки  структур и процессов в реальных  организациях; лабораторные эксперименты, то есть искусственно созданные  ситуации принятия решений и  организационного поведения; управленческие  игры – действия практических  работников;

- математико-статистические модели  зависимостей между исходными  факторами организационных систем  и характеристиками организационных  структур. Они построены на основе  сбора, анализа и обработки эмпирических  данных об организациях, функционирующих  в сопоставимых условиях.

Экспертно-аналитический метод, суть которого (по мнению Мильнера) «состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов». Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами. Примеры формирования организационных структур управления: построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других. Исходя из того, что экспертно-аналитический метод можно отнести к любому типу организаций, на основе этого разрабатываются графические и табличные описания организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит то её характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования.

«Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий. Она проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться в том числе на стадии проектирования. Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование» .

Для оценки эффективности управления важно, что она имеет определение соответствия системы управления и её организационной структуры объекту управления (определяется в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ и т.п.). При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору – максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.

Проектирование организационной системы управления

Проектирование организационной системы управления предполагает разработку следующих основных функций процесса управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

1. Миссия фирмы. Выбор миссии является первым и самым ответственным решением при стратегическом планировании, поскольку миссия служит ориентиром для всех последующих этапов планирования и одновременно накладывает определенные ограничения на направления деятельности организации при анализе альтернатив развития.

В менеджменте под миссией организации понимают основную общую цель, четко выраженную причину существования организации. Основная общая цель организации (миссия) образует фундамент для установления ключевых общеорганизационных целей, на достижение которых должно ориентироваться высшее руководство.

2. Характеристика основных целей  фирмы. Цели представляют собой описание будущего состояния объекта управления и выступают как способ упорядочивания действий и усилий всего коллектива, уменьшая неопределенность в работе. Действенными могут быть только цели, четко и ясно сформулированные и реальные. При этом необходимо определить: содержание, объем и временные ограничения.

3. Построение дерева целей. Количество и разнообразие целей, стоящих перед организацией, настолько велики, что без системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация независимо от ее размеров, специализации, вида и формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение дерева целей. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательное разбиение главной цели на подцели.

4. Управление по целям. Менеджмент, как целостная система управления, ориентируется на достижение всей совокупности целей, стоящих перед организацией. Поэтому каждый руководитель, от высшего до низшего, должен иметь четкие цели.

Для доведения целей до конкретного исполнителя используется метод управления по целям, разработанный П. Дракером. Основными принципами метода являются то, что каждый руководитель, от наивысшего до самого высшего уровня, должен иметь четкие цели, которые обеспечивают поддержку целей руководителей, находящихся на более высоком уровне, и должен работать для выполнения целей руководителя высшего звена. Процесс управления по целям включает 4 этапа:

Постановка целей. После выработки высшим руководством общеорганизационных целей, эти цели формулируются для работников следующего уровня посредством проведения совещаний с начальниками отделов, проводимых раз в квартал. Таким образом, для каждого подчиненного разрабатываются цели, с которыми он согласился и за выполнение которых несет персональную ответственность.

Планирование работы подчиненного. На данном этапе каждое подразделение организации, для которого определены цели в рамках общеорганизационных целей, решает, сможет ли оно достичь этих целей имеющимися ресурсами. В начале руководитель каждого подразделения определяет те действия и меры, которые необходимы для достижения поставленных целей. В качестве метода структуризации проблемы может использоваться построение дерева целей. Определение методов и средств достижения целей может также осуществляться на основе консультаций с сотрудниками своего подразделения.

Контроль и анализ выполнения целей. Поскольку цели каждого подчиненного определены, они выполнимы, и подчиненный несет персональную ответственность за их достижение, то он должен осуществлять систематический контроль за работой своих подчиненных.

Корректирующие действия. Принимая, что цели не были или не будут достигнуты, и убедившись, что руководство точно установило причину, необходимо решить, какие следует принять меры для корректировки отклонения. В этом случае предложения по корректировке целей и планов подразделения согласуются с руководителем более высокого уровня.

5. Оценка и анализ внешних  факторов. После установления миссии и целей переходят к диагностическому этапу стратегического планирования. Первым шагом здесь является изучение внешней среды и ее анализ. Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможности и угрозы для фирмы. Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация, можно выделить в семь областей. Этими областями (факторами) являются экономика, политика, рынок, конкуренция, технология, социальное поведение и международное положение.

6. Управленческое обследование  внутренних сильных и слабых  сторон компании. Следующим этапом проектирования является определение того, обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, а также выявление внутренних слабых сторон, которые могут усложнить проблемы, связанные с внешними опасностями. Управленческое обследование представляет собой методическую оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон.

7. Анализ стратегических  альтернатив. После рассмотрения внешних угроз и возможностей, внутренних сильных и слабых мест организации, можно определять стратегию, которой организация будет следовать в дальнейшем.

8. Выбор стратегии для  фирмы. Знание всех возможных альтернатив развития позволяет руководству фирмы перейти к следующему этапу стратегического планирования - выбору стратегии, целью которого является выбор альтернативы, которая максимально повысить долгосрочную эффективность организации. Выбор стратегии осуществляется исходя из следующих аспектов:

- ассортимент выпускаемой  продукции, оказываемых услуг;

- анализ рынка и отрасли;

- анализ положения фирмы  в отрасли.

9. Реализация стратегического  плана. Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется. Обоснованные цели являются важнейшим компонентом эффективного планирования, но они не обеспечивают полностью адекватных ориентиров для принятия решения и поведения. Такой подход дает огромную свободу действий, при которой работники, ответственные за достижение целей, могут легко выбрать такой образ действий, что фактически не обеспечит достижение целей. Чтобы избежать подобной дезориентации и не правильного толкования, руководство должно использовать специальные инструменты, позволяющие реализовать выбранную стратегию.

К этим инструментам относятся тактика, политика руководства, правила, процедуры, стимулирование деятельности работников, управление по целям и бюджеты.

10. Оценка стратегического  плана. Оценка стратегии проводится путем сравнения результатов работы с целями. Процесс оценки используется в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводится системно и непрерывно. При оценке разработанного стратегического плана необходимо ответить на следующие вопросы:

Является ли стратегия внутренне совместимой с возможностями организации?

Предполагает ли стратегия допустимую степень риска?

Обладает ли организация достаточными ресурсами для реализации стратегии?

Учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности?

Является ли эта стратегия лучшим способом применения ресурсов?

Организация взаимодействий и полномочия рассматривается в 2-х аспектах:

1) структурная организация - процесс создания структуры  предприятия, которая дает возможность  эффективно работать сотрудникам  вместе для достижения его  целей 

2) организация процесса  производства - определение наиболее  эффективного сочетания элементов  производства в пространстве  и во времени для достижения  целей организации.

Мотивация. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить организация, когда, как и кто должен это сделать. Для воплощения своих решений в дела руководители должны применять на практике основные принципы мотивации. В данном контексте, т.е. в отношении управления, мотивация - это процесс побуждения работников организации к деятельности для достижения личных целей и целей организации.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля: фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

 Методы исследования систем управления.

Выбор методов исследования систем управления проводится на основе их предварительной классификации. Такой выбор может проводиться интуитивно (экспертно), с использованием логики, с применением формальных приемов и критериев. Например, в качестве критерия выбора метода исследования может быть использована точность оценок или другой важный с точки зрения целей исследования параметр при фиксированных ограничениях на финансовые или временные затраты.

Классификация - фундаментальный метод познания действительности, делящий объект исследования на определенные классы посредством выделения существенных признаков на основе выявления их гомогенности (однородности) и гетерогенности (разнородности). Такое выделение позволяет изучить исследуемый объект более глубоко и вникнуть в его сущность путем определения состава, свойств, внутренних и внешних связей, путей использования объекта исследования.

При проведении исследований выделяют:

• содержательные классификации: основу классификации составляют содержательные и особо важные классификационные признаки;

• искусственные классификации: классификационными признаками являются несущественные, вспомогательные признаки (например, классификация по алфавиту, цвету, формы и т. д.).

В исследованиях выделяют два вида классификации:

• деление общего: деление исследуемого объекта по определенному выделенному признаку на подклассы. Например, дома: жилые и нежилые, пятиэтажные и девятиэтажные и т. д.;

• разделение целого: из целого исследуемого объекта выделяются составные части по классификационному признаку, который должен отражать целостность исследуемого объекта. Например, дом состоит из фундамента, каркаса и крыши. В данном примере критерием классификации являются составные части, совокупность которых образует дом.

Наиболее общий подход к выбору метода исследования системы управления состоит в том, что:

1) определяют цели исследования, включая ограничения на время  их достижения, расход ресурсов, наличие необходимой аппаратуры, персонала и др.);

2) устанавливают требования  к результату исследования (прежде  всего это полнота отражения  свойств объекта исследования; количественный  или качественный будут результат; для количественного результата  устанавливают точность  и достоверность);

3) устанавливают наличие  и тип (интуитивные, предметные, количественные) данных о системе управления, объекте, внешней среде (качество, функции, структура, параметры);

4) оценивают возможность  получения дополнительных данных  каждого типа в процессе исследований;

5) определяют круг (множество) методов, применимых при существующих  и возможных данных;

6) из числа применимых  методов отбирают подмножество  методов, позволяющих достичь поставленных  целей исследования. Такие методы  исследования систем  управления будем называть рациональными;

7) формулируют критерий - правило выбора наилучшего в  определенном смысле (наиболее дешевого, быстрого, точного, дающего единицу  результата при минимальных затратах  и др.) метода из ряда рациональных;

8) вычисляют значение  критерия для каждого из рациональных  методов;

9) выбирают наилучший (оптимальный ) метод.

Важнейшими при выборе метода и исследовании систем управления могут быть названы информационные условия. Необходимость измерений при исследованиях, вид, точность, достоверность информации и данных определяют:

- тип исследования и  состав используемых методов (каждый  из методов применим только  при наличии определенного объема  информации);

-точность и достоверность  его результатов (они не могут  быть выше, чем точность и достоверность  исходных данных);

-затраты времени и  финансовых средств на исследование, связанные с возможностью применения  разных методов исследования  при различной информационной  базе исследования;

- возможность верификации  результата другим методом.

Информацией (по Винеру) считают данные, снижающие неопределенность в знаниях об объекте управления, его системе управления, внешней среде.

Информационные условия, в которых осуществляется такое исследование, разделяются на детерминированные (определенные), случайные, неопределенные.

Детерминированные или определенные условия имеют место тогда, когда точно известен результат каждого из альтернативных вариантов выбора. Такая ситуация относительно редка. Чаще, в результате анализа факторов, влияющих на параметры объекта прогнозирования, приходят к выводу, что в условиях конкретной задачи все или часть параметров можно считать детерминированными. При этом считают, что существует лишь один вариант значения или изменения параметров.

Случайные условия имеют место тогда, когда представляется возможным определить вероятность появления каждого результата. Вероятность определяют как степень возможности свершения данного события (изменяется от 0 до 1). Вероятность появления события можно оценить как частоту его появления при большом числе реализаций на практике или при фиктивном разыгрывании, моделировании ситуации. Кроме этого, вероятность может быть оценена экспертным путем. События образуют полную группу, если сумма вероятностей всех альтернативных событий равна 1.

Неопределенные условия имеют место тогда, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов. Это может иметь место при противодействии разумного противника или, когда требующие учета факторы настолько новы, что насчет них невозможно получить достаточно информации.

Ситуацию, в которой происходит исследование систем управления, характеризуют следующие основные черты:

1. Наличие цели. Необходимость  исследования определяется наличием  проблемы и диктуется существованием  цели, которую нужно достичь для  того, чтобы решить проблему.

2 Наличие альтернативных  концепций исследования. Исследования  проводят в условиях, когда чаще  всего существует более одного  способа такого исследования, или, иначе, несколько альтернатив достижения  цели. Каждый из альтернативных  вариантов исследований характеризуется  некоторым набором параметров  эффекта.

3. Наличие ограничивающих  факторов. Практически всегда существуют  факторы, ограничивающие методы, процесс  исследований, которые называют  дисциплинирующими. Они условно  могут быть разделены на три  группы: технические, экономические, социальные.

К техническим факторам исследования относят факторы, которые определяются техническими характеристиками объектов исследования: габариты, вес, прочность, надежность, точность, температурные условия. Они могут ограничивать возможность использования при исследовании конкретного объекта существующей аппаратуры, испытательных стендов и других инструментов исследования.

Экономическими факторами исследования являются факторы, связанные с ресурсами: денежные средства, время, трудовые ресурсы, производственные возможности и т.п.

Социальные факторы исследования выражают требования не только целесообразности осуществления той или иной альтернативы, но и общечеловеческих ценностей, этики и морали. В частности, в процессе исследований могут приниматься решения в рамках известных социально-этических маркетинга и менеджмента, с учетом существующих социальных и религиозных ограничений и особенностей.

По степени осознанности и форме отражения свойств вся располагаемая об объекте исследования информация может быть отнесена к следующим трем видам:

1) подсознательная или  интуитивная (неосознанная);

2) предметное описание  объекта;

3) формальные статистические  данные.

При исследовании используют все названные виды информации. Степень осведомленности об объекте определяется как абсолютным количеством информации каждого вида, так и соотношением названных видов информации.

Источником подсознательной информации могут выступать: опыт предыдущих поколений, благоприобретенный опыт, знания, полученные в процессе обучения и т.п. Воображение позволяет преобразовать эту информацию в более или менее формализованный качественный или количественный результат исследования. Это используют при экспертном исследовании систем управления. В результате может быть получен качественный (хуже, лучше; больше, меньше и т.п.) или количественный результат (например, прогноз, план).

Предметная информация - описание процесса или состояния объекта - дается естественным языком. Предметное описание объекта исследования позволяет получить результат с использованием формальных методов математической логики и логики предложений. Результат исследования может иметь только качественный характер.

Формальные статистические данные получают на этапе ретроспекции при анализе объекта или, используя данные официальной статистики. Результатом исследования на основе этих данных будут количественные оценки. Формальные статистические данные позволяют разрабатывать и проверять статистические гипотезы об адекватности прогнозных моделей, которые используют для получения прогнозов.

Сбор и анализ информации в процессе предпрогнозных исследований во многом определяют как эффективность, достоверность прогноза, так и затраты на него.