Програми для автоматизації бухгалтерського обліку

План

Вступ……………………………………………………………………………….…3

Розділ 1. Створення і  розвиток  автоматизованих форм бухгалтерського обліку…………………………………………………………………………………5

Розділ 2. Завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку…………………9

Розділ 3. Програми для автоматизації бухгалтерського обліку…………………12

Висновки………………………………………………………………………….…15

Список джерел посилань……………………………………………………16 
          Вступ

За сучасних умов збільшуються потреби в оперативній, якісній та повній обліковій інформації. Як для системи управління підприємством, так і для користувачів різних категорій, важливим чинником, який сприяє своєчасному забезпеченню обліковою інформацією власників, бухгалтерів, інвесторів та інших користувачів є впровадження автоматизованих інформаційних систем обліку на базі комп'ютеризації.

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Найбільша кількість  помилок в обліку при паперовій  технології виникає на етапі перенесення даних з одного регістру в інший, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. При автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично на його базі, тому ризик помилки при перенесенні даних між регістрами знижується до нуля.

Автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського обліку ґрунтується  на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первинних документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ. Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкованих документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна оформлятися в порядку, який забезпечує її достовірність, своєчасність, системність, обґрунтованість, повноту та юридичну повноцінність.

Розділ 1. Створення і розвиток  автоматизованих форм бухгалтерського обліку.

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково-обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку - автоматизовані.

В основу комплексної механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації.

Синтетичними й аналітичними обліковими регістрами при механізованих і автоматизованих формах бухгалтерського обліку є машинограми. На сучасному етапі дедалі більше використовують сучасну обчислювальну техніку - ЕОМ.

Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело до розробки нової форми бухгалтерського обліку — таблично-автоматизованої. При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

У таблично-автоматизованій формі  використовується самостійний підрозділ  — обчислювальна машина з використанням  периферійної техніки в умовах функціонування АСУП. До основних ознак таблично-автоматизованої  форми обліку відносять: всіляке  використання технічних засобів для організації комплексної автоматизованої системи обробки облікової інформації; широке застосування універсальної документації і машиночитаних носіїв інформації; застосування системи кодів облікової інформації, що дасть змогу отримати на ЕОМ всі необхідні бухгалтерські реєстри; збереження принципу подвійного запису при застосуванні одного комплекту носіїв інформації і програмного групування дебетових і кредитових оборотів; автоматизація логічних операцій з ведення обліку; наявність системи реєстрів-машинограм, певної послідовності їх виготовлення, засобів запису і зберігання інформації, а також можливість використання запитного режиму по окремих господарських і розрахункових операціях; організація системи контролю і виправлення помилок, які виявляють при вивірянні інформації; зберігання первинної інформації, машиночитаних носіїв і машинограм-реєстрів.

У таблично-автоматизованій  формі обліку обробка і ведення  інформаційної бази мають здійснюватися  на ПК. За цих умов з’являється можливість автоматизувати процеси збирання, реєстрації первинної інформації і передавання її по каналах зв’язку до центральної ЕОМ (обчислювального центру). Повній автоматизації підлягають такі операції, як обчислювальна обробка, сортування інформації, друк машинограм. В умовах таблично-автоматизованої форми обліку первинні дані можуть фіксуватися не лише на звичайних, а й на машиночитаних носіях, завдяки чому автоматизується збирання первинної інформації. На машинних носіях ЕОМ створюється нормативно-довідкова інформація, призначена для багаторазового використання створенням баз даних, а також зберігається поточна, нормативно-довідкова і вихідна інформація. Залежно від використання технічних засобів і носіїв інформації є кілька способів формування облікової інформації[1].

Одним з найважливіших принципів таблично-автоматизованої форми обліку є використання запитного режиму з метою одержання відомостей за відповідних позицій бухгалтерського обліку. Для цієї мети бухгалтер заповнює стандартний документ, де вказується вид запиту. Після введення інформації в ПК необхідна інформація роздруковується у вигляді таблиць або видається на термінальний пристрій.

Основними перевагами таблично-автоматизованої  форми є: використання периферійної техніки на місці виникнення інформації; застосування змінної і постійної інформації; автоматизація ведення і видачі відомостей; автоматизація контролю і розрахунку інформації; використання інформації, що створюється в інших підсистемах інформаційної системи управління підприємства; комплектність автоматизації бухгалтерського обліку; швидкодія виконуваних облікових робіт; регламентне формування і одержання інформації; незначний відсоток підготовки і одержання вхідної інформації. До основних недоліків цієї форми обліку відносять: відірваність обчислювальної техніки і обчислювальних ресурсів від бухгалтерського апарату; складність оперативної взаємодії всіх служб з прийняття управлінських рішень; висока вартість обчислювального носія і значні витрати з його ведення.

Сучасні технічні засоби, застосовувані  для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, зумовлюють новий підхід до формування облікової інформації, знижують трудомісткість обробки інформації, підвищують оперативність доступу бухгалтерського апарату до оброблюваної інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизацією облікової інформації і дає змогу відображувати будь-які дані в обліку безпосередньо після введення їх в інформаційну базу даних[2].

Систематизація та узагальнення облікових і аналітичних даних, що містяться в інформаційній базі, здійснюється автоматично і відображується в отриманих машинним способом вихідних даних обліку, контролю й аналізу. Узагальнення даних у синтетичному і аналітичному обліку здійснюється водночас на основі тієї самої інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає автоматизоване виконання завдань бухгалтерського обліку як в регламентному, так і в запитному (діалоговому) режимах. При реалізації запитного режиму підвищується оперативність бухгалтерського обліку, контролю і аналізу, з’являється можливість одержання необхідних довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не тільки по закінченні його. При діалогово-автоматизованій формі бухгалтерського обліку обсяг інформації, що видається регламентно користувачам, значно скорочений і обмежений тільки необхідними і достатніми для виконання конкретних управлінських робіт даними. Додаткові, необхідні для використання дані, видаються за запитом.

У разі потреби перевірки правильності розрахунків є можливість отримати розшифрування кожного результату показника за запитом користувача з вказівкою порядку проведених у машині розрахунків і всієї вхідної інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає видавання користувачам інформації не тільки у вигляді друкованих документів, а й відеограм. Контроль правильності ведення обліку значною мірою також автоматизується, що сприяє підвищенню вірогідності і правильності облікових даних. При цьому на бухгалтерський апарат покладається контроль виконання зазначених робіт. Бухгалтерам надається можливість здійснювати перевірку показників, відбитих у вихідних облікових документах. При виконанні такого контролю і аудиту бухгалтерського обліку забезпечується зв’язок між даними аналітичного і синтетичного обліку і первинною виправдною документацією.

Діалогово-автоматизована форма обліку забезпечує обмежений  доступ як до первинної, так і вихідної інформації введенням паролів таємності, що систематизувалася, перевірку повноважень на доступ до інформації, відкриття і недопущення несанкціонованого доступу до інформації, яка зберігається на машинних носіях. При використанні діалогово-автоматизованої форми обліку є можливість аналізувати інформацію з використанням бази знань, яка забезпечить бухгалтера не тільки автоматизованим відображенням управлінських рішень, а й у діалоговому режимі здійснить підказку на наявні відхилення і зміни від установлених нормативних документів. У діалоговому режимі в разі потреби інформаційна система здійснює самоосвіту користувача і надає допомогу в методологічному плані відображенням інформації про дії бухгалтера[3].

Розділ 2. Завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку.

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку. 
Завдання автоматизації - підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Комп'ютер - це тільки інструмент, що дозволяє максимально повно використовувати кваліфікацію спеціаліста й максимально спрощувати повсякденну рутинну роботу[4].

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп'ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому. Для цього насамперед необхідно точно визначити 
завдання автоматизації. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново. Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації'! програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства[5].

Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами - бухгалтером і керівником підприємства. Лише спеціаліст-бухгалтер може правильно оцінити систему за всіма критеріями, основними з яких є такі:

1. Настроюваність системи як на специфіку конкретної організації (незалежно від форми власності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві має бути надана можливість в мінімальний термін і без втрат інформації перебудувати не тільки план рахунків, звітні форми, типові проводки, а й формувати звітність згідно з новими вимогами. Так, наприклад, підприємства з іноземними інвестиціями як правило надають своїм зарубіжним партнерам звітність за формами, заснованими на інших, ніж в Україні, методах.

2. Можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а й з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими, як системи зв'язку "клієнт - банк" для пересилання платіжних документів безпосередньо з комп'ютера до банку; касові апарати для оперативного обліку і відображення операцій у роздрібній торгівлі тощо.

3. Наявність з боку розроблювана кваліфікованої підтримки користувача приблизно за такими напрямками:

а) навчання роботі з програмами, що особливо важливо, оскільки в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок і відпрацьованих методик навчання бухгалтер не може використовувати програмне забезпечення;

б) супроводження програмного забезпечення, що необхідно не тільки на випадок ушкодження програми з різних причин, а й у випадках радикальних змін у законодавстві;

в) оперативні консультації, оскільки проблеми, що виникають у процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з програмами, або недостатнім знанням можливостей системи[6]. 

Розділ 3. Програми для автоматизації бухгалтерського обліку.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: "Парус", "Fin Expert", "БЕСТ", "Lady Fin", "Фінанси без проблем", "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" та ін.

Система автоматизації бухгалтерського обліку спільного підприємства "Парус" призначена для- підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, одержання внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства.

Використання даної системи дає змогу:

- готувати платіжні документи;

- виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товару;

- вести облік основних засобів і нематеріальних активів, здійснювати розрахунок амортизаційних відрахувань;

- вести облік виробничих запасів і товарно-матеріальних цінностей за матеріально відповідальними особами;

- вести облік затрат на виробництво, витрат обігу і реалізації за різними об'єктами обліку (філіалами, підрозділами та ін.);

- вести облік грошових коштів; 

- вести облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;

- одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками у вигляді книги обліку господарських операцій, відомостей обліку руху матеріальних цінностей, обліку руху грошових коштів, обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, відомостей розрахунку амортизаційних відрахувань;

- одержувати баланс підприємства та інші звітні документи для подання у податкові органи.

Система "Fin Expert 4.1 for Windows tm" - це професійна мережна система реального часу, яка призначена для великих підприємств з великими обсягами даних; система "Fin Expert 4.1 Life for Windows tm" розроблена для середніх підприємств з можливістю роботи в локальному режимі.

Основні особливості цієї програми:

- ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства;

- можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку;

- одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному й аналітичному обліку;

- повна настроюваність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форм первинних документів, форм звітності;

- можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.

Висхідними даними для програми є господарські операції, що вносяться до Журналу господарських операцій.

Програма "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" дозволяє вводити господарські операції декількома способами:

1) ручне введення операцій;

2) використання типових операцій;

3) використання режиму "документи і розрахунки".

На підставі введених господарських операцій програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, зокрема:

- оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками;

- "шахматку";

- аналіз рахунка за підсумками і кореспонденцією даного рахунка з відповідними рахунками;

- обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період; журнал-ордер і відомість, по рахунку;

- зведені проводки-підсумки за відповідною кореспонденцією;

- аналіз рахунка за датами;

- звіт по журналу операцій - вибірку проводок із журналу операцій за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками;

- картку рахунка і всі проводки з даним рахунком.

Програма може утримувати відомості за будь-який період часу. 
Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного обліку (субконто): за видами продукції, матеріалами, підприємствами, співробітниками та ін[7].

Усі документи по аналітичному обліку формуються у грошовому, а якщо це потрібно, то і в натуральному виразі. Зокрема, видаються такі документи:

- оборотно-сальдова відомість, що утримує дані про сальдо та обороти за об'єктами обліку;

- картка субконто, що містить усі проводки з даним об'єктом обліку;

- аналіз рахунка за субконто - кореспонденції з різними рахунками кожного об'єкта обліку;

- аналіз субконто - зведення всіх підсумків за даними субконто;

- обороти між субконто.

Крім цього, програма дає змогу створювати звіти довільної форми, що використовують дані не лише синтетичного, а й аналітичного" обліку. Для бухгалтерії перехід до реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів означає постійне підвищення вимог до обсягу, якості та оперативності роботи. Дедалі зростають вимоги до рівня кваліфікації, - вже мало бути лише бухгалтером, необхідні глибокі знання економічної теорії, права, фінансового аналізу. Відповідно підвищуються вимоги до автоматизованих систем: це й можливість надання даних для фінансового аналізу, і поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, і системи зведеного обліку та фінансової звітності, яку складають підприємства різних країн світу і яка має певні відмінності у підходах до змісту фінансових звітів, необхідних для прийняття рішень в умовах розвитку міжнародної торгівлі, транснаціональних корпорацій, глобалізації фінансових ринків[8].

Висновки

Від значної частини  недоліків журнально-ордерного способу  обліку вільна автоматизована форма  обліку, створена на базі використання ЕОМ. У загальному вигляді даній формі обліку властива така послідовність обробки інформації: машинний носій інформації - ЕОМ - машинограми вихідної інформації. 

В даний час організації  інтенсивно оснащуються багатофункціональними  проблемно-орієнтованими міні-ЕОМ - комп'ютерами. Вони дозволяють накопичувати дані безпосередньо в традиційних облікових регістрах (картках, листах тощо) і на машинних носіях інформації (диску, перфострічці, магнітній стрічці та ін.).

Комп'ютери відносно прості в експлуатації, що дозволяє оснащувати ними робочі місця бухгалтерів і  на їх основі створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера. 

Застосування машинно-орієнтованих форм обліку забезпечує: механізацію  і багато в чому автоматизацію облікового процесу; високу точність облікових даних; оперативність даних обліку; підвищення продуктивності облікових працівників, звільнення їх від виконання простих технічних функцій і надання більшої можливості займатися контролем і аналізом господарської діяльності; ув'язку всіх видів обліку і планування, оскільки вони використовують одні і ті ж носії інформації. 

В даний час основна  частина комерційних організацій  веде облік з використанням персональних комп'ютерів на основі різних пакетів  прикладних програм або на основі власних програм. 

У зв'язку з широким  застосуванням в бухгалтерській діяльності персональних комп'ютерів (ПК) розроблено багато варіантів автоматизації бухгалтерського обліку, більшість з яких заснована на застосуванні розглянутих вище ручних форм бухгалтерського обліку.

Список джерел посилань

1. Городянська Л. Особливості технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку// Бухгалтерський облік і аудит. - 2009. - №10. - С. 17-22.
2. Євдокимов В. В. Особливості впровадження комп'ютерних систем бухгалтерського обліку на великих підприємствах [електронний ресурс] / В. В. Євдокимов // Міжнародний збірник наукових праць. - 2009. №1(13).
3. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело зростання його ефективності// Актуальні проблеми економіки. - 2009. - №6(96). - С.248-254.
4. Муравський В.В.  Завдання бухгалтера у повністю автоматизованій системі обліку // Обліково-аналітичне забезпечення системи менеджменту підприємства. Львівська політехніка . -2009. -С.99-100.
5. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. — К.: Знання, 2004. — 447 с.
6. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту , Київ „Знання"-2004 рік. За ред. Івахненкова С.В., 160 с.
7. Автоматизація систем обліку інформації на підприємствах. Навчальний посібник для ВНЗ. Київ-2004 р. вид."3нання", 225 с.
8. Інформаційні системи і технології в економіці. В.С. Пономаренко, „Альма-матер" , 2002 рік, 140 с.