Программа EXCEL, основные характеристики и области применения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 

УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

СЫКТЫВКАРСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 
 
 

По  дисциплине: Информационные технологии управления 
 

На  тему: Программа EXCEL, основные характеристики и области применения  

Выполнил: Назырова Ольга Валерьевна студент 3 курса 
 
 

Спец. Менеджмент

организации

080507

Проверил: Зырянова Е.А. 
 
 
 
 

Сыктывкар 2009 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………….....3 

 Функциональнее возможности табличного процессора MS Exel……….....4

Окно программы  MS Excel…………………………………………………...5 

Основные  понятия MS Excel. Структура электронной таблицы................8 

Адреса ячеек……………………………………………………………….....10

               Настройка экрана Excel………………………………………………………14 

Отображение рабочего листа на экране. Разбиение на страницы...............15  

Закрепление областей………………………………………………………..16

               Настройка параметров страницы. Печать электронной таблицы……….....17

                Режимы работы табличного процессора………………………………….18

Заключение………………………………………………………………………...20  

Список литературы……………………………………………………………….21 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Идея создания электронной таблицы  возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в 1979 г. Выполняя скучные вычисления с помощью бухгалтерской книги, он и его друг программист Боб Франкстон разработали первую программу электронной таблицы, которая называлась ими VisiCalk и первоначально предназначалась для компьютера типа Apple, а затем была трансформирована для всех типов компьютера.

      Появление электронных таблиц  на рынке программных средств, расширило возможности компьютерной обработки данных и сферу применения компьютерной техники, что привело к резкому возрастанию продаж компьютеров. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.  Функциональнее возможности табличного процессора MS Exel

Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам.

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

      Электронная таблица – самая распространённая и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы или функции и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

      В нашей стране наиболее известны  табличные процессоры  Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalk фирмы Computer Accociates и QuattroPro компании Borland International. В настоящее время наибольшую популярность приобрёл табличный процессор Microsoft Exсel, который появился в 1987 г.

      По сравнению с другими аналогичными  программами обработки электронных  таблиц, MS Excel отличается более удобным интерфейсом, расширенными функциональными возможностями, высоким качеством выходной информации. Excel в переводе с английского означает «превосходство».

      В  MS Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета MS Office. Табличный процессор  MS Excel позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления ( в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций ( например sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексами числами и т.п.
2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование ( Что будет, если? Как сделать, чтобы?).

Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.

3. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.
4. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать («прятать») фрагменты таблицы или всю таблицу.
5. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.
6. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора MS Office.
7. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т.п.
8. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчёты филиалов фирм) и др.

      Версия программы MS Excel 2000 (MS Excel 9.0) входит в состав интегрированного пакета программ Microsoft Office 2000. Главная особенность этой и последующих версий (Excel XP/2003) – улучшенный интерфейс и встроенная инструментальная поддержка технологии работы в сети Интернет.

      Документы, созданные в предыдущих  версиях  Excel, могут быть открыты непосредственно в программах Excel 2000/XP/2003. При сохранении документов Excel 2000/XP/2003 в форматах более ранних версий могут быть потеряны элементы форматирования и даже некоторые данные, использование которых введено только в последних версиях.

      Формат документов Excel можно изменить при сохранении книг в диалоговом окне Сохранение документов. 

      2. Окно программы MS Excel

      Общий вид окна программы Excel (совместно с окном документа) приведён на рисунке 1.

       Строка заголовка содержит названия приложения, имя открытого файла, кнопку системного меню, стандартные кнопки управления окном.

      В окне Excel, как и в окне любого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная (справа внизу) полосы прокрутки.

      Стока меню окна Excel отличаются от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта ДАННЫЕ вместо пункта ТАБЛИЦА. Команда ДАННЫЕ предназначена для манипуляций с содержимым ячеек таблицы, например сортировки, фильтрации, консолидации данных и т.п.

      Команды меню второго уровня у Excel отражают специфику работы табличного процессора и поэтому заметно отличаются от команд подменю Word.

      Панели инструментов окна Excel 2000 Стандартная и Форматирования выводятся по умолчанию в одной строке в сокращённом виде и содержат наиболее

      Рис 1.1 Окно программы Excel 2000 

важные  кнопки аналогичных панелей и  в других программах пакета MS Office. В Excel 2000 с помощью кнопки (Отменить) можно отменить до 16 последних операций.

      На панели инструментов окна  Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных в электронных таблицах - денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа.

     Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках и содержит:

1. Поле имени (слева) – раскрывающийся список, в котором высчитывается адрес или имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.
2. Строковое поле для ввода и редактирования данных (длинное поле справа), предназначенное для ввода, просмотра и редактирования символьных данных.

Особенностью  строки (поля) ввода и редактирования является то, что она:

• полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке;
• обеспечивает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не её результат, отображённый, как правило, в самой ячейке.

3. Между  этими полями во время ввода  данных появляются три кнопки  для управления процессом ввода:

• изменить формулу – =;
• завершение ввода - ;
• отмена вода - ;

       Рабочее поле (лист) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовка столбцов таблицы.       Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа.

        Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам документа, а справа – горизонтальная полоса прокрутки.

      В самом низу окна программы   Excel находится строка состояния (статусная строка, строка подсказки). Она предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Строка состояния может содержать индикатор состояния табличного процессора, отражающий режимы его работы, расшифровку текущей команды меню, подсказку о назначении используемой пиктограммы. Кроме того, на строке состояния находится поле для автовычислений, которое используется для быстрого подсчёта и просмотра промежуточных результатов.

      Excel 2000 является многооконной программой, т.е. позволяет одновременно открыть несколько документов. Перемещаться между окнами открытых документов можно щелчком мыши по значку документа на Панели задач или с помощью команд меню ОКНО. Упорядочить расположение открытых окон документов Excel можно с помощью команды ОКНО →Расположить.

      Окно документа Excel можно разделить (расщепить) на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Разделить окно таблицы можно либо командой ОКНО→Разделить, либо с помощью разделителя окна – чёрных прямоугольников на полосах прокрутки (рис. 1.1) .Закрыть подокна можно командой меню ОКНО→Снять разделения или перемещением разделителей. 

3. Основные  понятия MS Excel. Структура электронной таблицы.

     Запустить программу Excel можно из главного меню Windows с помощью команды ПУСК→Программы→Microsoft Excel. Файл программы Excel – excel.exe – обычно находится на системном диске в папках Program Files→Microsoft Office→ Office.

      Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т.д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

      Рабочая книга Excel – совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

      Документов, т.е. объектов обработки Excel, является файл с произвольным именем и стандартным расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться одна книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится три рабочих листа с именем Лист 1 – Лист 3. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

      Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щёлкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычком активного листа выделяется цветом, а надпись на нём – полужирным шрифтом.

      Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки номеруются числами ( от 1 до 65 536 ), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C, … Z. После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, BA, BB и т.д.

      Заголовок столбцов служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

      Заголовок строки  выполняет аналогичные функции для строк.

      На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка.

      Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки. Это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

      Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку – при ссылки на неё, например Al.

      Ссылка – способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Адрес и содержимое текущей ячейки выводится в поле имени на строке формул электронной таблицы (рис.1.1).

      Адрес ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

      Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

      Типичными установками, принимаемыми  по умолчанию на уровне всех  ячеек таблицы, являются:

• Ширина ячейки – около 8 разрядов, высота – около 12 пунктов;
• Левое выравнивание для символьных данных;
• Основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок (диапазон) ячеек  – группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или её части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). 

4. Адреса  ячеек

      Каждая команда электронной таблицы  требует указания адреса ячейки  или блока (диапазона) ячеек,  в отношении которых она должна  быть выполнена.

      Адрес ячейки составляется из  обозначений столбца и номера  строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например: В1, С24, А1, или 11, если столбцы и строки нумеруются числами.

      Тип ссылок задаётся пользователем  при настройки параметров работы  с помощью команды меню СЕРВИС→Параметры на вкладке Общие флажком Стиль ссылок – R1C1 или А1 – по умолчанию. При установленном флажке R1C1 строки и столбцы обозначаются цифрами.

      Адреса ячеек можно вводить  с помощью клавиатуры латинскими  буквами на любом регистре – верхнем или нижнем. Однако гораздо удобнее вводить адреса ячеек щелчком мыши по этой ячейке.

      Обозначение ячейки, составленное  из номера столбца и номера  строки, называется относительным адресом (относительной ссылкой) или просто ссылкой или адресом.

      Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоит из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока, например:

      А1:С12;

      А7:Е7 – весь диапазон находится в одной строке;

      С3:С9 - весь диапазон находится в одном столбце.

      Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно ввести номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например: А:А; 2:2 или А:В, 2:4.

      Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используются имя листа и восклицательный знак, например:

      Лист2!В5, Итоги!В5.

      Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: [ Книга1 ]Лист2!А1.

      Относительная адресация ячеек  используется в формулах чаще  всего – по умолчанию.

      При копировании формул в Excel действует правило относительной ориентации ячеек, суть которого состоит в том, что при копировании формулы табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. При копировании в нижележащие ячейки формулы из ячейки D2, содержащей относительные ссылки, происходит автоматическая настройка адресов в соответствии с правилом относительной ориентации ячеек.

      Если ссылка на ячейку при  копировании не должна изменяться, то вводят абсолютный адрес ячейки (абсолютную ссылку).

      Абсолютная ссылка создаётся из относительной ссылки    путём вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и/или номером строки.

      $С$5 – это абсолютный  адрес ячейки С5, следовательно, при копировании формулы не будет меняться ни номер строки, ни номер столбца.

      Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается с использованием двоеточия между адресами верхней левой ячейки и нижней правой ячейки диапазона, например $B$3:$C$8.

      Иногда используются смешанный адрес, в котором постоянным является только один из компонентов, например:

      $C5 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

      С$5 – не будет изменяться номер строки.

      Изменение типа ссылки для редактируемого адреса производится с помощью клавиши F4 (рис. 1.3 ) 
 
 

Рис. 1.3. Использование клавиши F4 для изменения типа адреса 

      В Excel предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку путём присвоения этой ячейке собственного имени. Имена используют в формулах вместо адресов. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки.

      Имена присваиваются ячейкам  или диапазонам ячеек для придания  наглядности вычислениям в таблице  и удобства работы, например, собственными  именами можно обозначать постоянные  величины, коэффициенты, константы,  которые используются при выполнении  вычислений в электронной таблице.

      Присвоить ячейке собственное имя (или удалить имя) можно с помощью команды ВСТАВКА→Имя→Присвоить или используя поле имени в строке формул. В последнем случае необходимо:

• Выделить ячейку (или диапазон ячейки);
• Щёлкнуть мышью в поле имени ( в левой части строки формул), после чего там появится текстовой курсор;
• Ввести имя и нажать клавишу Enter.

Для быстрого присвоения ячейке собственного имени  можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl+F3.

      Просмотреть список уже созданных имён и их ссылок можно с помощью команды меню ВСТАВКА→Имя→Присвоить или с помощью раскрывающегося списка поля имён.

      Для удаления ранее присвоенного имени нужно ввести команду ВСТАВКА→Имя→Присвоить, а затем в диалоговом окне Присвоение имени выделить нужное имя и щелчком по кнопке Удалить.

      Для перехода к ячейкам, имеющим собственные имена, или указания их адреса раскрывают список поля имени ( в строке формул) и выбирают необходимое имя. Для быстрого перехода к ячейкам, которым присвоены имена, можно также нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Перейти выбрать имя нужной ячейки.

      При назначении имени ячейке или диапазону следует соблюдать определённые правила:

• Имя не должно быть похоже на адрес ячейки;
• Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита или символа подчёркивания (_);
• Остальные символы имени могут быть: буквами, цифрами и символами подчёркивания. В имени могут содержаться точки и вопросительные знаки;
• В имени нельзя использовать пробелы. Вместо них нужно ставить точки или символы подчёркивания (_);
• Нельзя присваивать одинаковые имена разным ячейкам одной рабочей книги, даже на разных листах;
• Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает, например, ИТОГИ и Итоги – одно и то же имя;
• Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Примеры собственных имён ячеек: Доход.за_1999, Итоги_года, Постоянная_Больцмана и т.п.

Собственные (пользовательские) имена могут иметь  и листы книги Excel.

Для имени  листа существуют следующие ограничения:

1. имя листа не должно содержать больше 31 символа;
2. имя листа не может быть заключено в квадратные скобки [];
3. в имя листа не могут входить следующие символы:

• двоеточие (:);

• косая черта – слеш (/) и обратная косая черта (\);
• знак вопроса (?);
• звёздочка (*).

      Для переименования рабочего листа нужно сделать двойной щелчок по его ярлычку, а затем удалить старое имя, например Таблица. Для завершения ввода следует щёлкнуть мышью вне ярлычка или нажать клавишу Enter. Переименовать рабочий лист можно также с помощью контекстного меню ярлычка листа Переименовать. 

5. Настройка экрана  Excel.

      Вид экрана Excel 2000 может быть различным в зависимости от характера выполняемой работы и установок пользователя. Приступая к работе над документом Excel, следует установить индивидуальную настройку экрана табличного процессора или проверить установку основных параметров.

      Как и в других приложениях  MS Office, вывести на экран (или убрать с экрана) любую панель инструментов можно с помощью команды меню ВИД→Панели инструментов.

      Стандартные установки для новой книги определяются в диалоговом окне Параметры на вкладках Общие, Вид, Вычисления, Правка и др. (рис. 1.4).

      Диалоговое окно Параметры выводится на экран командой меню СЕРВИС→Параметры. В этом окне на вкладке Общие можно задать:

• стиль ссылок. По умолчанию устанавливается стиль ссылок А1, при котором столбцы нумеруются буквами в алфавитном порядке, а строки – числами. При установленном параметре Стиль ссылок R1C1 и столбцы, и строки нумеруются числами.

      Диалоговое окно Excel Параметры (вкладка Вид)

• Число листов в новой рабочей книге ( по умолчанию – 3 )
• Тип и размер стандартного шрифта. Изменить стандартный шрифт можно только при форматировании ячеек можно менять и тип. И размер шрифта стандартными способами ( как в Word).
• Пусть и имя папки ( по умолчанию), в которой будет сохраняться новые файлы.
• Пусть и имя папки автозагрузки шаблона.

На вкладке  Вид определяют внешний вид экрана для изображения таблицы (рис. 1.4):

• В поле Отображать выводят (или убирают с экрана) Строку формул. Строку состояния, Окна на панели задач, определяют, показывать или нет Примечания;
• В поле Объекта устанавливают переключатели: Отображать объекты (кнопки, окна, текста, чертежи и рисунки ) или их только очертания;
• В поле Параметры окна устанавливаются (или снимают ) флажки : авторазбиение на страницы, горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, ярлычки листов, сетка, заголовки строк и столбцов и др.