ВВЕДЕНИЕ

         Программа MS Excel,  являясь лидером   на  рынке  программ обработки  электронных таблиц,  определяет  тенденции развития в этой  области.  Вплоть   до   версии   4.0   программа   Excel представляла   собой   фактический  стандарт  с  точки  зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке     появилась  версия  5.0,  которая  содержит  много  улучшений и приятных неожиданностей.

         К значительным достижениям в  новой версии программы Excel можно  отнести  появление  трехмерных  документов  (блокнотов). Установление  связей  между  файлами  и  таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно    расширены,    а    дополнительные   программные инструменты  облегчают  решение  сложных   прикладных   задач.

     Следует  также упомянуть о различных  помощниках (Ассистентах), которые  помогают  пользователю  задавать  функции  и   выдают рекомендации,  если  существует  более  простой  метод решения  текущей задачи.  В программу Excel встроена удобная подсистема помощи,  которая  в  любой  момент  готова  выдать необходимую справку. 

       Описанные до   сих  пор   новшества  касаются  в  основном  комфорта в работе и  быстрого  освоения  программы.  Одним   из важнейших функциональных  расширений программы, предназначенным для  профессионалов,  является встроенная   в   Excel   Среда  программирования  Visual  Basic  (VBA)  для решения прикладных задач.  Благодаря  VBA  фирме  Microsoft  удалось  не   только      расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый  уровень  прикладного  программирования,  поскольку  VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты,  которые по своим функциям выходят далеко за рамки  обработки  электронных таблиц.   Кроме   этого,   следует  назвать  следующие  важные новшества программы Excel 5.0:

    - менеджер файлов, который выдает  подробную информацию о всех  файлах;

    -  диалоговые окна-регистры;

    -  отдельная пиктограмма для  форматирования; 

    - появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации     диаграмм. 
 

Содержание

Введение

1. 1
1. Управление файлами…………………………………………………..
2. Структура документов…………………………………………………
3. Построение таблиц…………………………………………………….
4. Табличные вычисления………………………………………………..

   1.5. Построение  и оформление диаграмм…………………………………

   1.6. Функции……………………………………………………………….. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

-4-

  1. Теоретическая часть

  1.1.УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ 

     Рассмотрим  процедуры обращения с рабочими документами.  С помощью  программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических    оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих  приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

     Файл  может содержать несколько взаимосвязанных  рабочих листов,  образующих   единый  трехмерный  документ  (блокнот, рабочую папку).  С помощью  трехмерных документов  пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки. 
 

  Создание нового  документа. 

     Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New.

     На  экране появится документ  с  именем  Book2:  программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

     Новый документ можно создать также, щелкнув  мышью по первой пиктограмме, которая  находится в первой (основной) пиктографической панели   (первая  строка  пиктографического  меню).

          Чтобы загрузить с диска расположенный  там файл с  рабочим       документом, нужно вызвать директиву  Open из меню File.

     Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая  находится   на  основной  панели.  В  любом  случае  откроется  диалоговое окно загрузки файла.  В этом  окне  в  поле  Drives нужно указать диск,  а в поле Directories выбрать директорию,  где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в       левом поле появится список имен файлов,  среди которых должен находиться искомый файл.  Если щелкнуть по имени этого  файла, оно  появится  в  поле  File  Name.  После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

          При первом  сохранении  Вашего документа нужно вызвать из меню  File директиву  Save  As...   После   этого   откроется диалоговое  окно,  в котором нужно указать имя сохраняемого файла,  а также диск  и директорию,  в которой его   надо расположить.   Программа   Excel  по   умолчанию   предлагает   стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь  может заменить  любым другим.  В имени файла нежелательно  использовать некоторые символы (например,  $ & %  ( ) -), хотя это и не  запрещено.  Не  следует также использовать символы кириллицы,  чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы  Windows.  Предлагаемое  по умолчанию программой Excel расширение файла. XLS,  изменять не следует.   
 
 
 
 

-5-

После  того  как       будут  сделаны  все  установки,  нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

     Вызовите  директиву Add-Ins...  из меню Tools,  с помощью которой   вызывается   встроенный   Менеджер   расширений.   В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave,  щелкнув по  ней мышью,  а затем закройте окно,  щелкнув по кнопке OK.

     После этого  снова  откройте  меню  Tools,  в котором должна появиться директива AutoSave...  Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое  окно  AutoSave,  в котором пользователь может задать  интервал  времени  между  моментами сохранения. Кроме того,  в этом окне можно определить, должна ли программа  выдавать   запрос  на  сохранение  и  нужно  ли  автоматически      сохранять все документы или только активный документ. 

Создание  резервных копий. 

     Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву  Save As...  из меню File.  В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть  по  командной кнопке  Options.  Появится  следующее диалоговое  окно,  имеющее название Save Options.  В этом окне нужно  включить  опциональную  кнопку  Always  Create  Backup. Теперь  при сохранении  файла будет автоматически создаваться резервный файл  с тем же  именем,  что и основной,  но  с расширением .BAK. 

Защита  данных. 

     Для введения  пароля необходимо вызвать директивe Save As  из меню File.  В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по  командной кнопке Options.  Появляется диалоговое окно Save Options.  В поле ввода Protection Password:  этого окна  можно указать свой  персональный  пароль,  тогда при каждом вызове       этого файла программа будет запрашивать пароль.  При вводе пароля  на  экране  вместо  букв  появляются звездочки.  После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm  Password, в котором нужно подтвердить пароль.  Если записать пароль в поле ввода Write  Reservation  Password,  то  перед открытием       этого файла появится диалоговое окно,  в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only.  В последнем случае файл  можно просматривать,  но нельзя записать его на диск под тем же именем.

    При  первом   сохранении   файла   директивой   Save    As открывается   диалоговое   окно  Summary  Info.  В этом  окне пользователь может заполнить поля  ввода Title:,  Subject:  и Keywords:.  В поле Author по умолчанию указывается информация,       полученная программой при инсталляции,  но пользователь  может записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии.  Если комментарии не умещаются в отведенном  поле  экрана,  то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки  для  их  просмотра.  Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK. 

-6-

1.2 . СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ 

     Трехмерные  документы   (блокноты,   папки)  -   одно  из важнейших новшеств программы Excel  версии  5.0,  позволяющее значительно   упростить   и ускорить  работу  с таблицами и управление рабочими листами.  В новой версии рабочие документы могут содержать до  255 таблиц,  диаграмм или VBA-программ в       одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,  относящуюся  к  одной теме,  и  хранить ее в одном файле,  что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

     Это преимущество  новых  документов  особенно проявляется при  связывании  данных  в  таблицах.  В   предыдущей   версии программы в случае,  если нужно было использовать результат  из какой-либо  ячейки другой  таблицы,   приходилось   открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении  информационных  связей  между таблицами одного документа   не   нужно ничего  открывать,  т.к.  все таблицы       находятся в одном файле. 

     Новая технология  облегчает  также  анализ данных.  Чтобы проанализировать данные,  расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть  только один файл. 

Управление  рабочими листами. 

     Отдельные рабочие листы одного документа  расположены друг под другом.  С помощью  именного  указателя  (регистра  имен), расположенного  в  нижней  части  экрана,  можно  переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих  листов,  расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

     Щелчок  мышью,   например,  по  второму  корешку  вызывает появление рабочего листа Sheet2.  Корешок  активного  рабочего листа  маркируется на именном  указателе белым цветом.  Сначала  на указателе видны корешки первых шести рабочих листов.  Слева от  именного  указателя  расположены  пиктограммы  стрелок,  с помощью которых можно  изменять  содержимое  указателя,  чтобы       получить доступ к следующим листам документа.

     Щелчок  по  пиктограмме  с  правой  стрелкой  сдвигает  на единицу вправо  диапазон  (окно)  видимости корешков рабочих листов.  Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает  этот диапазон  на  единицу влево.  Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно  к первому и к последнему листам документа.

    Директивы  добавления    расположены    в   меню   Insert. Пользователь может добавить  в документ  элементы  следующих типов:

     - рабочие листы  для  создания  таблиц; 

     -  диаграммы  (в  качестве элемента  таблицы или на отдельном листе);

  -  рабочий лист  для записи  макрокоманды   в   виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

     - рабочий лист для создания  диалогового окна.   
 
 

     -7-

      Новый лист всегда вставляется  перед активным рабочим листом. Если  лист  предназначен   для   создания   таблицы,   то независимо  от  занимаемой  позиции  он  буде  иметь  название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении  новых таблиц.  Новые  диаграммы,  расположенные на отдельных рабочих листах,  нумеруются начиная с Chart1 и т.д.  Рабочие  листы  с      макрокомандами  (макросами  Excel  4.0)  нумеруются  начиная с Macro1,  а с диалоговыми окнами - начиная  с  Dialog1  и  т.д. Рабочие  листы  с  программными  модулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от  ситуации)  меню,  в       котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист,  нужно открыть щелчком правой  кнопки   мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

     Установите указатель  мыши  на  корешке  рабочего  листа,  который  нужно  переместить,  и  щелчком  правой  кнопки  мыши откройте  контекстное  меню.  С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа.  Закройте окно Move or       Copy щелчком по  кнопке  OK,  и рабочий лист  займет  новую позицию.  Если включить опциональную кнопку Create a Copy,  то данный рабочий лист останется на  прежней позиции,  а новую позицию   займет   его   копия.  Название  копии листа будет образовано  путем добавления  порядкового номера   к   имени       копируемого листа, например, Sheet1(2).

     Можно переставить  сразу  несколько  листов.  Для   этого промаркируйте  эти  листы,  щелкнув  по  их  именам  в именном указателе  при  нажатой  клавише  [Shift].   Затем   выполните директиву   Move   or   Copy,  которая в этом  случае  будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

         Установите указатель  мыши  на  корешке  рабочего  листа,  который  нужно переименовать,  и щелкните правой кнопкой  мыши. Откроется контекстное меню,  в  котором  с  помощью  директивы Rename  нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet.  Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки  мыши  по названию  рабочего листа.  В поле ввода Name укажите новое имя      листа,  которое должно содержать не более 31 символа,  включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа.  При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]";  двоеточие ":";  правая косая            черта "/";  левая косая черта "\". 

Коррекция высоты строк и  ширины столбцов. 

     Прежде  всего  корректируемая  строка  или столбец таблицы должны быть  промаркированы.  Для  этого  необходимо  щелкнуть левой  кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row  и Column.  При выборе одного  из этих подменю открывается меню следующего уровня.  В подменю Column  вызовите  директиву Width,  тогда откроется       диалоговое  окно,  в котором пользователь может указать ширину столбца.  В качестве единицы измерения можно использовать один  
 
 

     -8-

     символ.  Например,  если в столбце нужно  записать 10 символов, то в  поле  ввода  Column  Width  следует указать число 10. Директива AutoFit  Selection  из  меню  Column  автоматически       корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

     Коррекцию можно  выполнить и с помощью  манипулятора мыши. Для этого указатель  мыши нужно  установить  на  границу  между номерами строк или адресами столбцов.  При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки.  Если  нажать  теперь левую   кнопку  мыши  и,  не  отпуская  ее,  немного  сдвинуть указатель мыши,  то можно  увидеть  штриховую  линию,  которая       показывает  смещение  границы строки.  Переместите эту линию в нужную позицию  и  отпустите  кнопку  мыши,  тогда  в  таблице появится  новая граница строки.  Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца)    будет   автоматически   скорректирована   по   ее содержимому. 

                            1.3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ 

     Все данные таблицы записываются в так  называемые  ячейки, которые находятся  на пересечении строк и столбцов таблицы.  По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel  в стандартном   формате,  который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

     В программе  Excel  имеются  контекстные  меню,   которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.  Эти меню содержат много директив обработки и форматирования  таблиц.  Директивы  форматирования можно также вызвать    на    панели    форматирования    (вторая    строка пиктографического  меню),  щелкнув  мышью  по  соответствующей      пиктограмме. 

Маркирование  ячеек. 

     Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с  помощью  указателя  ячеек.  Чтобы  перевести указатель  в заданную  ячейку,  нужно  щелкнуть  по  ней  левой кнопкой  мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки  нескольких   ячеек   нужно   щелкнуть   в   начале маркируемой  области (левый верхний угол) и,  удерживая кнопку мыши нажатой,  перемещать манипулятор в конец области  (правый нижний угол).  Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по   немаркированной   ячейке.   Для   маркирования нескольких  ячеек  с  помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу  [Shift]  нажатой,  распространить  маркировку  на всю       область с помощью клавиш управления курсором.

     Одна  строка  или  столбец  таблицы  маркируются щелчком по номеру (адресу),  который расположен в  заголовке  строки  или столбца.  Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

-9-

       Действие, которое  выполнено   последним,  можно  отменить  директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].      Операцию отмены  можно также выполнить,  щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

     Директива отмены    после   выполнения   превращается   в директиву   подтверждения   изменения   Redo.   Выполнив   эту директиву,  можно  снова  ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

     Предыдущее  действие можно повторить -  для  этого  служит директива  Repeat  из  меню  Edit.  Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по  12-й пиктограмме на панели управления. 

Копирование данных. 

     Прежде  всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое которых  должно быть скопировано,  а  затем  вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.  Теперь следует установить  указатель мыши в позицию,  куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter].  Содержимое   маркированной   области      появится   в новом месте.  Если  область,  в которую нужно поместить копию,  тоже маркирована,  то  размеры обеих групп должны  быть  одинаковыми,  в противном случае  будет выдано сообщение об ошибке.

     В контекстном   меню   правой  кнопки  мыши  также есть директива   копирования.   Для   копирования    можно    также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

     Если  нужно  удалить  содержимое  группы ячеек и поместить его  на  новое  место  в  таблице,  то  следует   использовать директиву   Cut  из  меню  Edit.  На  панели  управления  этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы),  а   на       клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X]. 

Удаление  данных. 

     Прежде  всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое  которых   должно   быть   удалено.   Затем   можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit  есть  подменю Clear,  которое содержит  следующие четыре директивы:

     All -  удаляет содержимое  и  отменяет  формат   ячейки;

     Formats  -  отменяет  только  формат  ячейки; 

     Contents -  удаляет только содержимое ячейки;

     Notes - удаляет только  комментарии к ячейке. 

     Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del].  Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш  [Ctrl-Z],  которая  отменит директиву удаления. 

-10-

Форматирование  чисел. 

     Прежде  всего, нужно промаркировать ячейки,  в которых надо изменить формат представления  чисел.  После этого  можно  либо открыть  правой  кнопкой  мыши контекстное меню и вызвать  в нем директиву Format Cells,  либо вызвать директиву Cell  из  меню Format.  В любом случае  на  экране появится диалоговое окно       Format Cells.  По умолчанию в верхнем поле  этого окна  будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел.  В поле Category  приведены различные  типы  форматов, которые   выбираются   щелчком   мыши  или  с  помощью  клавиш управления  курсором.  В  поле  Format  Codes:  показаны  коды форматов  выбранного  типа.  В поле ввода Code:  пользователь может задать код своего  формата и запомнить  его  в  списке форматов.  В  нижней  части  окна  Format Cells находится поле просмотра Sample:,  в котором показано,  как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

     Пиктограмма со   знаком    $    (доллара)    на    панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной  ячейке  (к   числу   добавляется   символ   валюты). Пиктограмма  со знаком %  (процент) на той же панели позволяет установить  формат  процентов  (к  числу  добавляется   символ процентов). 

Выравнивание данных. 

     Для выравнивания  содержимого  ячеек  в  программе  Excel можно использовать либо директивы меню,  либо  пиктограммы  на панели  форматирования  (4-я,  5-я,  6-я).  Прежде  всего надо промаркировать  выравниваемые  ячейки.  Далее  можно  открыть контекстное меню  правой  кнопкой мыши  и вызвать директиву       Format Cells,  либо вызвать директиву Cell из меню  Format.  В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна  выберите  опцию Alignment.  После этого в поле  Horizontal  можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)       и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

     Проще всего  выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на  панели  форматирования.  В  этом  случае  нужно промаркировать  соответствующие  ячейки  и выполнить щелчок по нужной пиктограмме. 

Установка шрифтов. 

     Прежде  всего надо промаркировать ячейки,  в которых нужно изменить  шрифт.  После  этого  можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и  вызвать  директиву  Format  Cells, либо  вызвать директиву Cell из меню Format.  В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию Font.  В окне  появится поле Font:,  в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.  Содержание этого списка  зависит от установок, сделанных в среде Windows.

     В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По  умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов.  В списке шрифтовых стилей Font Style:  можно выбрать обычный стиль (Regular),  курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic).  В поле Underline можно выбрать тип подчеркивания текста  (одной или двумя линиями).  В поле       Effects расположены три

     -11-

     опциональные  кнопки,  которые  дают возможность  зачеркнуть  текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript)  или нижнего (Subscript) индексов.

     Пиктограммы на второй панели управления (1-я,  2-я,  3-я) позволяют  задать  шрифтовые  стили:  жирное начертание (символ B),  курсив (символ  I),  подчеркивание  (символ  U  с  чертой внизу). 

1.4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ 

     Возможность использования формул и функций  является одним из важнейших свойств  программы обработки  электронных  таблиц. Это,  в  частности,  позволяет  проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

     Текст формулы,  которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака  равенства (=), чтобы программа Excel могла  отличить  формулу  от  текста.  После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащее  аргументы, арифметические операции и функции.

     В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.  Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие  символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

     Формула может  содержать  ссылки   на   ячейки,   которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.  Однажды введенная формула может  быть  в  любое  время модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную  ссылку  в большой таблице.