Программа Microsoft Exell

Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.

Работа  в Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Таблица Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Таблица Excel - основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя работа с таблицами Excel в основном связана с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Важной особенностью при работе с электронной таблицей является автоматический пересчет результатов  при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации  и т. д. Excel также может строить  и обновлять графики, основанные на введенных числах.

Файл, с которым  работают таблицы Excel, называется книгой. Книга Excel, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга Excel является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 1) представляет собой сетку из строк и столбцов таблицы Excel.

Рис. 1. Элементы таблицы Excel

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка Excel образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной. Ячейка - основной элемент таблицы Excel - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка Excel содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или  формула.

При входе  в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга Excel - это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Рассмотрим  подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 1).

Рис. 1. Окно программы Excel

Строка  состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка  формул Excel показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать  данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка  на ячейку - адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel - А1 .

Ссылка на активную ячейку будет появляться в  поле имени.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге Excel, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки  слева внизу окна используются для  просмотра ярлыков листов и для  перемещения между листами в  рабочей книге, содержащей большое  количество листов.

Так же как  и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу  на шаблоне с именем Книга. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, а также используемых панелях инструментов.

Щелкнув кнопку Создать на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию.

Создание  книги Excel на основе выбранного шаблона 

1. Выберите  команду Создать из меню Файл,  
2. Выберите нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги Excel.  
3. Затем выберите шаблон или мастер, на которых будет основываться новая рабочая книга.

Шаблоны книги Excel могут быть созданы предварительно и могут содержать элементы форм для отчетов, включающих накладные, долговые обязательства, финансовые отчеты и др., принятые в конкретной организации (рис. 1).

Рис. 1. Шаблон Платежные  формы (лист Накладная)

Перемещение внутри рабочей книги Excel

Окно рабочей  книги показывает только часть листа  открытой таблицы Excel. Чтобы просмотреть  различные части листа, используются вертикальный или горизонтальный бегунки  для прокрутки листа по вертикали  и по горизонтали соответственно. Положение бегунка Показывает относительное место размещения окна экрана внутри рабочего листа. Использование бегунков изменяет область просмотра, но не перемещает активную ячейку.

В больших  таблицах данные могут находиться и  за пределами видимого окна экрана. Для перемещения активной ячейки с одновременной прокруткой окна используются клавиши и клавиатурные сочетания.

Таблица 1. Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения  активной ячейки

Чтобы перейти  к любой ячейке в рабочей книге Excel, можно использовать ссылку на ячейку (рис. 2).

Рис. 2. Диалоговое окно Переход 

1. Выберите  команду Перейти из меню Правка или нажмите на клавиатуре клавишу F5 .

2. Введите  ссылку на ячейку (например, ячейка  С2) и нажмите ОК.

Эту операцию удобно использовать для перехода к  ячейке с известным адресом в  больших таблицах, содержащих несколько  десятков строк или столбцов.

Для перемещения  между листами в рабочей книге Excel используются ярлыки листов и кнопки прокрутки ярлыков. Чтобы перейти  на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку этого листа.

Типы  данных

Excel позволяет  вводить в ячейки три типа  данных: числа, текст, формулы.  Текст может использоваться для  заголовков таблиц, объяснения или  пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных  как числовой или как формулу,  то данные воспринимаются как  текст. 

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных  форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время  могут также рассматриваться  как числа.

Формулы, введенные  в ячейку, производят вычисления, управляют  работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула  начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод  данных в ячейку Excel

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод  данных

1. Щелкните  по ячейке.

2. Введите  данные, например Отчет за 2008 год .

3. Нажмите  клавишу Enter .

4. Для отмены  ввода нажмите Esc .

При вводе  в строке формул щелкните кнопку Enter для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке будет всегда приводить  к сохранению набранных данных в  активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком  велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно  накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет  содержаться в  одной ячейке. Excel ограничивает текст  или формулы в  ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые  слишком велики, чтобы быть показанными  внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # #. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца.

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.

Выделение ячеек 

Множество операций в Excel, таких, как вставка строк  или столбцов, удаление, копирование  или перемещение ячеек, требует  выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения  может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую  книгу. Активная ячейка Excel всегда является частью выделенной области. Область  выделения должна быть прямоугольной  и может быть определена как:

• одна или несколько ячеек;
• один или несколько столбцов;
• одна или несколько строк;
• один или несколько рабочих листов.

Ссылка на прямоугольную область ячеек  состоит из адресов начальной  и конечной ячеек, разделенных двоеточием (:).

Табл. 1 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 1. Обозначения областей таблицы Excel

Ячейки могут  быть выделены с помощью мыши или  клавиатуры или их комбинации (табл. 2). Выделенные ячейки будут отличаться цветом.

Таблица 2. Выделение областей таблицы 

Для отмены выделения щелкните по любой  ячейке.   

Для выделения  области с помощью мыши в том  случае, если область выделения превышает  размер окна, как и в других приложениях, используется автопрокрутка. Это означает, что если указатель мыши выходит  за границы окна, то лист будет автоматически  прокручиваться в этом направлении.

Редактирование  содержимого ячейки Excel

Редактирование  содержимого ячейки может осуществляться либо в ячейке Excel, либо в строке формул. Режимы Ввод и Правка показываются в строке состояния.

Для редактирования следует дважды щелкнуть в ячейке, которую нужно отредактировать, или щелкнуть в строке формул.

Указатель мыши может быть использован для перемещения  в место редактирования. Кроме  того, в режиме редактирования могут  использоваться следующие клавиши:

Так же как и в Word, нажатие на клавишу Insert осуществляет переключение между режимами вставки и замещения.

Отмена  и повторение действий

Excel позволяет  отменить изменения, сделанные  в рабочей книге. Хотя эта  функция применима к большинству команд, для нее существуют исключения (например, нельзя отменить удаление и переименование листа).

Команда Отменить в меню Правка контекстно зависима. Когда пользователь набирает или редактирует данные в строке формул, в меню Правка будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции.

На стандартной  панели для отмены последней команды следует нажать кнопку или отменить несколько команд, выбрав их из списка.

После выбора команды Отменить в меню Правка команда изменится на команду Вернуть.

Вставка строк и столбцов

Дополнительные  строки или столбцы могут быть вставлены по мере необходимости  в любом месте таблицы. Команда Вставить в меню Правка может использоваться для вставки нового столбца слева от текущего столбца или новой строки над текущей строкой.

Несколько столбцов и строк может быть добавлено  при выделении области, которая  включает больше чем один столбец  или строку.

1. Выделите  столько столбцов или строк,  сколько необходимо вставить.

2. Выберите Вставка, Строки или Вставка, Столбцы или нажмите комбинацию клавиш Ctrl и + на цифровой клавиатуре.

Для удаления строк или столбцов:

1. Выберите  строки или столбцы для удаления.

2. Выберите Правка, Удалить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl и - на цифровой клавиатуре.

При вставке  и удалении столбцов или строк  смещаются адреса оставшихся данных в таблице, поэтому при вставке  или удалении нужно быть особенно внимательными.

Перемещение и копирование  данных в Excel

Перемещение и копирование данных в Excel является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место  не только содержимое ячеек, но и их форматирование.

В Excel перемещение  и копирование содержимого ячеек  можно осуществить двумя способами:

• командами меню Правка;
• перетаскиванием с помощью мыши.

Как только пользователь выделит ячейку и выберет  команду Вырезать или Копировать в меню Правка, Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

При перемещении  данные исходных ячеек будут вставлены  на новое место.

Копирование данных в Excel используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может  быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область  окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех  пор, пока операция не будет завершена  или отменена.

Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого  ячеек в Excel возможна только тогда, когда  существует эта граница.

Использование команды Вставить в меню Правка после выбора команды Вырезать Excel будет отключать границу.

Использование команды Вставить после команды Копировать Excel не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.