Процессный подход

Введение

    Управление в  той или иной форме существовало  всегда там, где люди работали  группами и, как правило, в  трех сферах человеческого общества: социальной, экономической, оборонительной.

Прежде чем выделиться в самостоятельную область знаний, человечество тысячелетиями по крупицам накапливало опыт управления. В развитии теории и практики управления, выделяют несколько исторических периодов. Первые, самые простые, зачаточные формы  упорядочения и организации совместного  труда существовали на стадии первобытнообщинного  строя. Переход к производящей экономике  и стал точкой отсчета в зарождении управления, вехой в накоплении людьми определенных знаний в этой области.

           Вопрос о принципах справедливого  и эффективного управления составлял  предмет размышлений многих великих  мыслителей античности. В частности,  Платон рассматривал управление  как науку об общем питании  людей и доказывал, что деятельность  по управлению является важным  элементом системы жизнеобеспечения  общества. В свою очередь Аристотель  указывал на необходимость разработки  “господской науки”, обучающей  рабовладельцев навыкам обращения  с рабами, искусству управления  ими. 

            История научной мысли показывает, что теоретическое осмысление  управленческих процессов протекало  неравномерно. Причем успехи в  теории управления всегда завысили  от развития промышленности, успехов  в других, связанных с управлением  областях, таких как математика, инженерные науки, психология, социология, антропология. При этом следует  помнить замечание Ф. Тейлора  о том, что искусство научного  управления – это эволюция, а  не изобретение; 

           К настоящему времени известны  четыре важнейших подхода к  выделению научных направлений,  которые внесли существенный  вклад в развитие теории и  практики управления:

1. Количественный подход.

2. Процессный подход.

3. Системный подход.

4. Ситуационный подход.

          Приверженцы каждого из этих  направлений полагали в свое  время, что им удалось найти  ключ к наиболее эффективному  достижению целей организации.  Однако практика управления показала, что приемы, которые оказались  успешными в одних ситуациях  и в конкретное время, не  всегда успешны в других. Поэтому  очень важно рассмотреть в  работе каждый из подходов  и определить, какой из них  является самым рентабельным  в настоящее время в управленческом  процессе. Таким образом, тема  моего реферата является актуальной.

    Цель моей  работы  – определить сущность и дать  характеристику  процессному, системному и ситуационному подходам  в управленческом процессе.

         Основная задача - изучить возможности  применения процессного, системного  и ситуационного подходов к  управлению.

        Предмет  исследования –  процессный, системный  и ситуационный подходы в управлении.

Процессный подход

- Основные положения

(1920 г. особенно 1950 – н.в.)

       Процессный  подход - один из методов управления, суть которого заключается в  построении системы процессов  организации и управлении этими  процессами для достижения максимальной  эффективности работы.

   Этот подход  широко  применяется и в настоящее  время в управленческом процессе. Внедрение процессного подхода  к управлению дает организации  следующие возможности: 

1. Оптимизировать и максимально  автоматизировать систему общего  корпоративного управления, сделать  ее прозрачной для руководства  и способной гибко реагировать  на изменения внешней среды. 

2. Распределить полномочия  и ответственность за результаты  работ, входящих в состав процессов 

3. Определить порядок  взаимодействия процессов между  собой и с внешними поставщиками  и потребителями 

4. Определить порядок  и формы отчетности - перечень  документации, необходимой для функционирования  процессов (стандарты, положения,  методики, инструкции и т.д.)

5. Установить показатели  деятельности процессов, характеризующие  результативность и эффективность  деятельности организации в целом  и ее подразделений 

6. Постоянно повышать  эффективность системы управления  и максимально учитывать потребности  всех заинтересованных сторон  – акционеров, потребителей на  рынке, персонала организации,  поставщиков и общества 

7. Эффективно использовать  информационную систему (ИС) предприятия,  принимая взвешенные, основанные  на фактах решения. Если в  организации нет информационной  системы, то внедренное процессное  управление позволит выбрать  оптимальную ИС, избежав лишних  затрат на покупку избыточной  или неполноценной ИС.

Курс ориентирован на руководителей  компаний и менеджеров, занимающихся совершенствованием и развитием  деятельности организации.

- Внешние и внутренние  процессы

     В зависимости  от того, где находится потребитель,  процессы делятся на внутренние и внешние. Примером внутреннего процесса может служить разработка и внедрение на предприятии системы качества. Внешние процессы порождаются, как правило, клиентами. Во всех случаях процессы идут внутри организации и содержат цепочки операций. Для систем качества крайне важно рассматривать каждый элемент любого процесса как процесс, имеющий своих потребителей и поставщиков, свои входы и выходы. Допустим, что мы обрабатываем на станке некоторую деталь, дабы придать ей форму, желанную для клиента. Очевидно, эта операция вносит для него добавленную ценность. Следующая операция связана с просверливанием в этой детали отверстия, что тоже желанно для клиента. Но для осуществления этой второй операции мы кладём деталь на автопогрузчик и отвозим в соседний цех, где установлен сверлильный станок. Там мы складываем деталь в бункер, где она ждёт своей очереди. Все эти операции не нужны клиенту. Но для их устранения требуется значительная переделка нашего процесса. Такая переделка, помимо прочего, требует ещё экономического обоснования.

   - Функции менеджмента  при рассмотрении процессного  подхода

     Управление  рассматривается  как  процесс,  потому что работа по достижению  целей с помощью других  —   это  не  какое-то единовременное  действие, а серия непрерывных  взаимосвязанных  действий.  Эти действия, каждое из которых само по себе  является  процессом,  очень  важны для  успеха  организации.  Их  называют  управленческими  функциями.  

     Каждая управленческая  функция тоже представляет собой   процесс,  потому  что  также  состоит из  серии  взаимосвязанных   действий.  Процесс  управления  является общей суммой всех  функций. 

      Анри Файоль, которому приписывают первоначальную разработку этой  концепции, считал, что существует пять исходных  функций.  По  его словам,  «управлять означает  предсказывать и   планировать,   организовывать,   распоряжаться, координировать и контролировать». Другие  авторы  разработали иные  перечни функций, которые в конечном итоге группируются  планирование,  организацию, мотивацию, контроль. Эти четыре  первичных функции управления  объединены связующими  процессами  коммуникации   и   принятия   решения.  

           Для  проведения  анализа   процессного   подхода,   рассмотрим  управление  как  процесс  планирования,   организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать  и  достичь целей организации.

    Функции   управления   в   процессном   подходе   имеют   две   общие характеристики: все они требуют принятия  решений,  и  для  всех  необходима  коммуникация.  Принятие  решений   и  коммуникация  играют   роль   связующих процессов   при  осуществлении   планирования,   организации,   мотивации   и  контроля.

  1.Функция планирования.     

     При планировании  руководитель  вначале  должен  сформулировать  цели организации.  Затем, поставив  общие  задачи,  он  должен определить,  какие  конкретные работы (задания) необходимо  выполнить сотрудникам  организации  в определенный отрезок времени. Для того чтобы  планы  были  реальными,  а  не иллюзорными,  руководителю  следует  учесть  наличие   всех   ресурсов   как организации в целом, так и каждого подразделения в отдельности.

          При планировании руководитель обязан всякий раз четко ответить на три основных вопроса:

1. Где мы находимся  в настоящее время?

2. Куда мы хотим двигаться?

3. Как мы собираемся  это делать?

       Другими словами,  планирование  -  это  способ,  с  помощью  которого руководитель пытается задать единое направление вектору усилий  всех  членов организации на достижение ее общих целей  в  определенный  отрезок  времени. При этом необходимо  учитывать  две  существенные  характеристики,  присущие организационным  структурам,  а  именно:   горизонтальное   и   вертикальное разделение труда.

        По окончании процесса планирования руководитель,  должен  организовать выполнение запланированных  работ,  поскольку  без  осуществления организационных мероприятий сами по  себе  планы,  разумеется,  в  жизнь  не воплотятся.

      Руководитель  должен распределить между   структурными  подразделениями работы, а также в соответствии с  планом  довести  до  исполнителей  порядок   их   выполнения    и    порядок    взаимодействия    подразделений (горизонтальное разделение  труда).

2.Функция организации.    

   Важным  средством,  с  помощью  которого  руководитель   осуществляет функцию  организации   в  процессе  управления,   является   выдача   заданий  подчиненным  ему  линейным  руководителям  и  делегирование  им  необходимых полномочий (вертикальное разделение труда).

         Линейные руководители  организуют  выполнение  поставленных  задач  в подразделениях. Рядовые исполнители получают инструкции и  необходимые  орудия  труда для  выполнения  конкретной  работы  (задания)  в  соответствии  с  принятым руководителем планом.

3.Функция контроля     

    Контроль - это  каждодневный текущий  процесс,  призванный  обеспечить выполнение  планов организации. Существуют  три аспекта управленческого  контроля:

1.  Установление   стандартов   -   точное   определение   конкретных промежуточных целей,  которые  должны  быть  достигнуты  в  обозначенный  при планировании  отрезок времени.

  2.  Измерение  того,  что  было  в  действительности  достигнуто,   и сравнение достигнутого  с ожидаемыми результатами.

   3. Определение отклонении от первоначального плана и выявление причин отклонений, в целях его корректировки.

  4.Функция мотивации. 

        Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу  в соответствии  с делегированными им  обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители  всегда  осуществляли  функцию мотивации   своих   работников, осознавали они это сами или нет. В древние времена для этого тужили  хлыст и угрозы, для немногочисленных избранных — награды. С конца XVIII и по XX  век было  широко  распространено  убеждение,  что люди  всегда  будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше.  Считалось,  таким образом, что мотивирование — это простой вопрос,  сводящийся  к  предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за  прилагаемые  усилия. 

          Исследования    в    области    поведенческих    наук     продемонстрировали несостоятельность чисто экономического  подхода.  Руководители  узнали,  что мотивация,  т.е.  создание  внутреннего побуждения  к действиям,  является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются.

          В настоящее время мы  понимаем,  что для того,  чтобы мотивировать  своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же  на  самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников  удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

          Каждая из названных функций  управления  должна  осуществляться  либо самим руководителем предприятия или подразделения либо при  помощи  плановой службы, но под тщательным и постоянным контролем  со  стороны  руководителя. Фактически  детальное  планирование  и  постоянный   контроль   неотъемлемые составляющие полноценного труда любого руководителя.

           Если, возглавляя организационную структуру, руководитель не  утруждает себя планированием текущей  оперативной деятельности предприятия или подразделения,  пускает  на  самотек   решение   организационных вопросов  и  не  уделяет  достаточного  внимания   контролю,   можно   смело утверждать, что  руководитель  не  управляет  организацией.  В  этом  случае практически не имеет смысла ожидать ее эффективного функционирования.

          Сами  по   себе   такие   важные   управленческие   процедуры,   как планирование, организация и контроль, не представляют  особой  трудности.  Тем не  менее,  процесс  управления  в  целом  остается  по-прежнему сложным  и,  как  следствие,  крайне  неэффективен. Концепция   процессного подхода по-прежнему остается нереализованной в  полной  мере.  Она  не  дает руководителю четкого  и  ясного  алгоритма  эффективного  управления.  Число основных функций, входящих  в  процесс  управления,  строго  не  определено. Отсюда нет единого мнения о том, какие из них следует считать  существенными в процессе управления, а какие нет. Очевидно, причиной  этому  является  все та же непредсказуемость человеческого поведения.

Системный подход

- Понятие системы 

(1950 г. – по настоящее  время)      

   Система - это некоторая  целостность,  состоящая  из  взаимозависимых частей, каждая  из которых вносит свой вклад  в характеристику целого.

   Машины, компьютеры, телевизоры — все это  примеры   систем.  Они  состоят  из  множества частей, каждая из которых  работает  во  взаимодействии  с  другими для  создания  целого,  имеющего  свои  конкретные   свойства.   Эти   части взаимозависимы.

- Два типа систем   

        Существуют  два типа систем:  закрытые  и  открытые.  Закрытая  система  имеет жесткие фиксированные  границы, ее действия относительно  независимы  от среды, окружающей  систему.  Часы - вот знакомый пример закрытой системы.

       Открытая  система  характеризуется   постоянным   взаимодействием   с внешней средой. Общепризнанно,  что все  организации  являются  открытыми  системами.

- Модель организации как открытой системы

          Представляет  собой упрощенное  изображение  организации   как   открытой   системы.   На   входе организация получает  от окружающей среды информацию,  капитал,  человеческие ресурсы   и  материалы.  Эти  компоненты  называются  входами.   В   процессе преобразования  организация   обрабатывает  эти  входы,   преобразуя   их   в продукцию  или услуги. Эта продукция и  услуги являются выходами  организации,  которые  она  выносит   в  окружающую  среду.  Если  организация   управления эффективна,  то  в  ходе  процесса  преобразования   образуется   добавочная стоимость входов. В результате появляются  многие  возможные  дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение  объема  продаж (в бизнесе), реализация социальной   ответственности,   удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Выживание любой организации  зависит от внешнего  мира.  Поэтому  организации должны приспосабливаться к его воздействию.

      Более того, поскольку люди  как  компоненты  организации  (социальные компоненты)  используются  для  выполнения   работы   наряду   с   техникой, организационные системы являются социотехническими. Не  имеет  никакого  значения,  насколько  упорно  работает управляющий национальной службой сбыта «Ар Си Эй», стараясь  привлечь  новых покупателей видеомагнитофонов, если конструкции, разрабатываемые  техническим отделом, несовершенны, люди на конвейерах «Ар Си Эй»  отказываются  собирать выпускаемое  оборудование,  или  же  компания  не  может  оплатить  поставку комплектующих деталей.

    Осознав  этот  факт,  исследователи  менеджмента   в   поисках   путей эффективного  управления пришли к идее перенести  положения теории  систем  на  практику управления. Так появилась концепция системного подхода.

       Системный  подход представляет собой исключительно  способ мышления  по отношению  к организации и управлению, но  ни в коей мере не является  набором каких бы то ни было руководств или принципов для управляющих.  Он  позволяет лишь  умозрительно  представить организацию в единстве  составляющих   ее  элементов.

      С точки  зрения системного подхода при  воздействии  на  любой  элемент  системы организация всегда изменяется  во  всех  взаимосвязях  и   становится некой иной целостностью, находящейся в другой позиции  на пути  к  достижению своих целей, чем это было бы, если бы изменения не произошли.

- Понятие подсистем   

    Крупные составляющие  сложных, систем, таких,  как   организация,  люди или  машины,  зачастую  сами  являются  системами.  Эти   части   называются  подсистемами.

      Подсистема -  важное  понятие  в  системном   подходе.  Подразделения, отделы, цеха являются подсистемами, каждая из которых играет важную  роль  в организации в целом. Подсистемы могут состоять из  более  мелких  подсистем. Поскольку все  они  системно  взаимосвязаны,  неправильное  функционирование самой маленькой подсистемы  может  негативно  повлиять  на  функционирование системы в целом.

    Так, работа  каждого отдела, каждого  работника   в  организации  очень важна для успеха организации в целом.

      Несмотря  на  то  что системный подход  постулирует   необходимость рассматривать организацию как единое целое, сам по  себе  он  не  указывает руководителю,  какие элементы  организации как системы особенно   важны, поскольку рассматривает людей только  как равный  среди прочих  элемент. Системный подход является, таким образом, очередной попыткой приблизиться  к эффективному управлению организацией без учета основного фактора,  влияющего на ее эффективность, -  человеческого.  Отсюда  — изначально  заложенная  в самом подходе его неспособность конструктивно повлиять  на  эффективность управления.

    Вместе с тем  в системном подходе как таковом,  к сожалению,  не  было выявлено  одно;  существенное  рациональное  зерно.  Суть  его  в  том,  что эффективное управление  организациями   как  системами  возможно  только  при наличии эффективных  систем управления.

      Если система   управления  не  позволяет   эффективно  координировать движение  всех составных частей, организационной  системы, то  такая  система  управления является неэффективной,  в ней кроется  какой-то  дефект.  Хороший пример тому - бюрократическая  система   управления организациями, обоснованная  Максом Вебером. В  ее  "классическом"  виде  она оказалась неэффективной   в  силу  того,  что  в   рамках  данной  системы  не  оказалось места для человека  как первоочередному объекту  управления.

Таким образом, можно прийти к заключению: от  системы  управления  в значительной степени зависит  эффективность процесса управления.

Ситуационный  подход

- Основные положения

(1960- по настоящее время).

     Ситуационный  подход - предполагает, что в эффективности  руководства решающую роль могут  сыграть дополнительные факторы.  Эти ситуационные факторы включают  потребности и личные качества  подчинённых, характер задания,  требования и воздействия среды.  Главной идеей ситуационного  подхода было предположение, что  поведение руководителя должно  быть разным в различных ситуациях.

Успех  или  неуспех  ситуационного  подхода  в   значительной   степени

определяется тем, насколько  руководитель  сумел  правильно  интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы  являются  наиболее важными в  данной ситуации и какой вероятный  эффект может  повлечь  за  собой  изменение одного или нескольких из  них.  Ситуационный  подход  представляет собой  наиболее  широкую  и  удовлетворительную  систему,  разработанную   к настоящему времени, для того, чтобы сделать  управление эффективным.

- Две среды организации    

     Ситуационный  подход также фокусирует внимание  менеджеров на отношениях между  внутренней и внешней средой  организации.

     Внешняя среда  состоит из социальных, политических  и экономических факторов, которые  могут влиять на организацию.

      Внутренняя  среда является средой внутри  организации.

     Согласно ситуационному  подходу, менеджеры должны знать  о взаимодействии между этими  двумя средами. Завод, производящий  автомобили имеет внутреннюю  среду, состоящую из всех подразделений,  вовлеченных в сборку автомобиля. Но менеджер может быть также связан с внешней средой, которая влияет на производство автомобилей. Например, потребность общества в охране окружающей среды потребовала изобретения безопасных и эффективных топливных выхлопных систем. Внешняя среда, конечно, не ограничивается “окружающими представлениями “? Она включает все факторы (исключая вовлеченные во внутреннюю деятельность компании), которые могут воздействовать на фирму, в том числе многообразные правительственные воздействия.

    - Три  основных  ограничения в ситуационном подходе 

      Менеджеры,  которые используют ситуационный  подход, должны знать об ограничивающих или сдерживающих факторов, которые существуют внутри их собственных организаций. Ситуационный подход признает три основных ограничения: технологическое, человеческое и ограничение в постановке задачи.

        Технологические  ограничения определяются типом  и гибкостью организационных  средств производства товаров или услуг. Различные типы организации требуют различных видов технологических ресурсов. Машины и оборудование в производстве стали, например, обходится очень дорого. Из-за столь огромных капитальных расходов таким компаниям трудно быстро изменить технологию, чтобы приступить к удовлетворению новых потребностей.

         Технология во многом определяет  и степень взаимозависимости  среди различных сегментов организации.  Чем выше степень взаимозависимости,  тем больше требуется координации  и, следовательно, больше управленческого искусства.

         Ограничение в постановке задачи  возникает из фактического характера  работ, выполняемыми рабочими. Некоторые  работники могут работать в  методической манере с небольшой  вариацией в своих действиях.  Как в случаях сборочного конвейера. Другие могут быть вовлечены в более комплексные и менее регламентированные работы, такие, как выполнение проверки телеаппаратуры, где рабочие должны устранять самые различные дефекты в изделиях.

        Человеческие  ограничения отражают уровни  компетенции людей, работающих  в организации. Один из случайных  факторов здесь состоит в определении  мотивации групп рабочих. Интересуются  ли они заработной платы и  гарантией работы? Или работники  больше заинтересованы в продвижении,  личном развитии и в отношении  к их личности?

      Системный  подход придает особое значение  объединению связей между различными  организациями. Заостряя свое  внимание на характере этих  связей, ситуационный подход актуализировал  эту проблему. В результате ситуационный  подход сегодня является передовым  подходом в управленческой мысли.  Однако и этот подход подвергается  критики. Некоторые считают, что  у него недостаточно теоретическое  обоснование, которое проявляется  в отсутствии базы для познания, недостаточной прогностической  способности и инициативности. С  другой стороны, его защитники  утверждают, что одним из наиболее  полезных ответов на вопросы  “Как мы будем делать это?”  и “Что мы будем делать дальше?”  является : ”Это все зависит от…”. В ситуационном подходе каждая ситуация рассматривается так, чтобы ее определенное уникальное свойство перед тем, как принять управленческое решение. Это заметно контрастирует с ранними подходами, которые имели тенденцию к универсальным принципам, которые часто были неприменимы к специфическим ситуациям. Прежде чем принять какой – либо подход, современные менеджеры должны проанализировать ситуацию, а затем, посмотрев все разнообразные школы управленческой мысли, определить какая комбинация управленческих методов оказывается наиболее подходящей.

        - Четыре  шага  для эффективного управления 

         Ситуационные теории управления  дают рекомендации относительно  того, как следует поступать в  конкретных ситуациях. При этом  выделяются четыре обязательных  шага, которые должны быть осуществлены  менеджером для того, чтобы добиться  эффективного управления в каждой  конкретной ситуации:

Во-первых, Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального  управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает  понимание процесса управления, индивидуального  и группового поведения, системного анализа, методов планирования и  контроля  и количественного методов  принятия решений.

     Во-вторых, каждая  из управленческих концепций  и методик имеет свои сильные  и слабые стороны, и сравнительные  характеристики в случаи, когда  они применяются к конкретной  ситуации. Руководитель должен уметь  предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные,- от применения данной методики  и концепции. Приведу простой  пример. Предложение удвоить заработную  плату всем служащим в ответ  на дополнительную работу, вероятно, вызовет значительное повышение  их мотивации на какое–то время.  Но, сравнивая прирост затрат  с полученными выгодами, мы видим,  что такой путь может привести  к разорению организации.     

     В-третьих,  руководитель должен уметь правильно  интерпретировать ситуацию. Необходимо  правильно определить, какие факторы  являются наиболее важными в  данной ситуации и какой вероятный  эффект может повлечь за собой  изменение одной или нескольких  переменных.

      В-четвертых,  руководитель должен уметь увязывать  конкретные приемы, которые вызвали  бы наименьший отрицательный  эффект и таили бы меньше  всего недостатков, с конкретными  ситуациями, тем самым обеспечивая  достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

         Ситуационные теории, давая описание  того, как подстроить организацию  к конкретным требованиям, как  производить изменения и перестановки  наиболее рационально и безболезненно,  как создавать и развивать  адаптационный потенциал, отрицают  наличие универсальных подходов  к управлению. Наличие обобщенных, всеохватывающих принципов построения  и осуществления любого управления. С точки зрения этих теорий, управление – это в первую  очередь искусство менеджеров  понять ситуацию, вскрыть ее характеристики  и выбрать соответствующее управление, а уж потом следовать научным  рекомендациям в области управления, носящих универсальный и обобщающий характер.

    При  ситуационном  подходе  фирма  рассматривается   как   "открытая система". Главные предпосылки ее успеха  лежат не внутри,  а  вне   ее. Успех связывается  с   тем,  насколько  удачно  фирма   вписывается  во внешнюю   среду   (экономическую,   научно-техническую,    социально-политическую)  и  приспосабливается   к  ней.  Ситуационный  подход  к управлению означает, что все  внутреннее построение системы  управления есть ответ на воздействия  внешней среды.  

    В условиях  ситуационного  подхода  формы,  методы,  системы,  стиль руководства   должны  существенно  варьироваться   в   зависимости   от объективных  условий  организационного  контекста,  приближаясь  то  к идеалам   рационалистической  модели  (в   условиях   высокой   степени  определенности  и  стабильности),  то  к   принципам   поведенческого  направления   (в   условиях   высокой   степени    неопределенности).