Проведение аудита персонала уровни, подходы, последовательность

ВВЕДЕНИЕ

В последние два десятилетия с возрастанием понимания роли человека в процессе производства растет внимание к трудовым ресурсам и их роли в организации функционирования предприятия, что нашло отражение в формировании особого направления аудиторской деятельности - аудита в трудовой сфере, и, соответственно, аудита персонала, который позволяет убедиться, что трудовой потенциал предприятия и организации используется полностью, эффективно.

Аудит в трудовой сфере - это периодически проводимая система мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений^[1].

Аудит персонала необходим для оценки эффективности системы управления кадрами организации. Он способствует выявлению ошибок, которые могут повлечь за собой финансовые потери и нанести ущерб репутации компании.

Актуальность темы обосновывается тем, что аффективное развитие любой компании требует постоянного повышения уровня компетенции и квалификации ее сотрудников. Именно полноценный грамотный кадровый аудит персонала является основным средством контроля над кадровой ситуацией на предприятии.

Цель: всестороннее изучение проведения процедуры аудита.

Задачи:

1. Сущность аудита (объекты, цели, уровни, подходы, типы).
2. Этапы проведения аудита.

СУЩНОСТЬ АУДИТА (ОБЪЕКТЫ, ЦЕЛИ, УРОВНИ, ПОДХОДЫ, ТИПЫ)

В сегодняшней ситуации практически любой вид бизнеса испытывает воздействие серьезной конкуренции. Для того чтобы выжить и преуспеть в своей деятельности организациям необходимо оставаться конкурентоспособными в этой новой среде. Сохранение компетентности возможно только через непрерывное развитие человеческих ресурсов. Потенциальным механизмом этого роста является аудит (оценка) деятельности сотрудника, оценка должна носить постоянный и всесторонний характер. Поскольку эффективная система аудита персонала оценивает достижения сотрудника и служит основой создания планов развития отдельных лиц и коллективов, она ставит новые задачи и цели для дальнейшего пребывания и функционирования человека в организации.

Аудит персонала - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия. При этом главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации^[2].

Аудит может осуществляться на^[3]:

1. Стратегическом уровне (проводится оценка на уровне высшего руководства).
2. Управленческом уровне (оценка производится на уровне линейных руководителей).
3. Тактическом уровне (оценка осуществляется на уровне службы управления персоналом).

В практике менеджмента аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой - инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

Объект аудита персонала - трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы управления персоналом в организации.

Объективно процесс оценки персонала является прямым отображением стоящих перед организацией задач. Несомненно, объект оценки должен соответствовать поставленным задачам и способствовать их достижению. В зависимости от особенностей работы и назначения оценки основное внимание оценщиков может быть направлено на результат или на процесс его достижения (ожидаемые от работника фирмы поведения, развитие его потенциальных способностей и возможностей).

Сложность и многогранность объекта и целей аудита персонала предполагают использование различных подходов, то есть многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

1. Организационно-аналитические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. При этом из общего числа трудовых показателей следует выделить только те, которые в наибольшей степени влияют на эффективность (прибыльность) организации, среди них показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества труда, производительности труда, оплаты труда и другие.

Источниками данной информации служат документация и отчетность организации, в том числе баланс трудовых ресурсов организации, описание работ и спецификации, должностные инструкции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие места), уровень профессиональной заболеваемости, производственного травматизма, текучести и так далее

2) Социально-психологические методы, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и так далее

3) Экономические методы, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организациина рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

Независимо от выбранного подхода аудиторам необходимо собрать данные относительно деятельности службы управления персоналом организации. практически это достаточно трудная задача. частично причина этого находится в том, что очень трудно определить эффективность этой службы. многие из доступных показателей субъективны по своей природе и организационно зависимы. кроме того, эффективность управления персоналом на организационном уровне может весьма отличаться от эффективности службы управления персоналом непосредственно.

В аудите персонала используются типичные для управленческого аудита инструменты. Каждый инструмент исследования обеспечивает частичные понимание действий управления персоналом фирмы. Если эти инструменты используются умело, команда может соткать из них ясную картину действий управления персоналом организации. Это:

• • Интервью (наиболее применимый инструмент сбора информации, применяемый для получения информации для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам).
  • Анкетные опросы и обзоры (на базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у работников удовлетворенность трудом).
  • Анализ официальных документов (изучение отчетов помогает определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и положениям кадровой политики организации, а также выявить проблемные области).
  • Внешняя информация (эти данные позволяют аудитору получить информацию по наиболее важным для оценки современного состояния экономики индикаторам: среднемесячной заработной плате, просроченной задолженности по ее выплате, среднему числу замещенных рабочих и вакантных мест, движению кадров, прогнозам предприятий по высвобождению персонала, отработанному времени, вынужденной неполной занятости и потерям рабочего времени по этой причине, условиях труда работающих, уровне и динамике производительности труда).
  • Эксперименты в области управления персоналом (это инструмент, доступный службам управления персоналом и аудиторским командам. Идеальный проект исследования — «полевой» эксперимент, позволяющий службе управления персоналом сравнивать экспериментальную и контрольную группы в реальных условиях).

В зависимости от ряда факторов выделяют несколько типов аудита персонала (см. Приложение 2).

Аудиторская проверка в области персонала должна осуществляться по следующим направлениям:

1. Оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала.
2. Диагностика кадровых процессов и процедур управления, оценка их эффективности.

Целью аудита кадрового потенциала является выявление того, обладает ли организация человеческими ресурсами, необходимым и достаточными для ее функционирования и развития; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого необходимо оценить фактический состав работающих, а также особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

Оценка кадрового потенциала должна включать^[4]:

• Анализ списочного состава работников по возрастному, образовательному, половому и другим признакам, естественной убыли и его соответствие организации;
• Оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персона лом технологического процесса.
• Оценку соответствия образовательного и профессионально-

квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности.

• Анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей.
• Проверку и анализ данных об использовании рабочего времени.
• Оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики, причин движения рабочей силы, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда.
• Определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом.
• Исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и других).
• Сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, бытовок, мест общественного питания).
• Диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.

Аудит кадровых процессов включает рассмотрение и анализ всего спектра функций управления персоналом, посредством которых достигается обеспечение интересов организации (см. приложение 1).

2. ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА

Осуществление проверки предполагает разделение работы на несколько этапов^[5]:

1. Подготовительный, включающий разработку подходов к проведению проверки.
2. Этап сбора информации.
3. Этап анализа и обработки информации.
4. Этап оценки эффективности аудиторской проверки.
5. Подготовительный этап аудиторской проверки.

Одной из наиболее важных задач аудита в трудовой сфере является определение эффективности осуществления программы управления и развития трудовых ресурсов (подразумевается, что такая программа существует на каждом предприятии). Поэтому перед началом проверки цели и задачи программы должны быть четко определены, а если необходимо, уточнены. Это особенно важно, если в проверке участвуют внешние ревизоры. Эта проверка должна включать, по крайней мере, три целевые функции:

1. Оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок.
2. Оценку соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности.
3. Оценку хода выполнения программы.

Кроме этого, необходимо тщательно проверить правила и методики, чтобы определить, насколько они отвечают поставленным задачам.

Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия или представителей сторонних организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Свои работники больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования. Вместе с тем им сложнее посмотреть на проблемы "со стороны", они сами во многом свыклись с существующим порядком, а, следовательно, им крайне трудно быть абсолютно объективными в оценках.

Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

2. Сбор информации

Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования и интервьюирования работников

Источники информации при аудите персонала^[6]:

• Законы и инструкции
• Учредительные документы;
• Анкеты, опроссники, шкалы;
• Решения о назначении на должность;
• Штатное расписание;
• Правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных;
• Приказы;
• Трудовые книжки;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Личные карточки по форме Т-2;
• Результаты анкетирования и интервьюирования работников

Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают.

Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или, по крайней мере, облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам: рабочая сила, рабочее время, качество труда, производительность труда, заработная плата и так далее

Внутри каждого блока целесообразно акцентировать внимание на двух типах составляющих результативности работы: количественной (экстенсивной) и качественной (интенсивной).

Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров и тому подобное, а к интенсивным - коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и тому подобное

Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в организации труда, все затраты на организацию таких интервью окупаются в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.

3. Обработка и анализ информации

В ходе проверки информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных для оценки, и вводится в ЭВМ^[7].

Одной из наиболее важных функций аудитора является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно:

• Сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;
• Используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;
• Применяя перекрестные данные и системный тип проверок и так далее

Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий в стоимостном выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурсами важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.

4. Эффективность аудита в трудовой сфере

Эффективность аудита персонала отражается в итоговых материалах, включающих, как правило, отчет о результатах аудиторской проверки.

В отчете могут быть рассмотрены различные пути совершенствования управления персоналом, включая внедрение новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствованию документации, уточнения. На этом же этапе осуществляется оценка результативности аудита персонала, заключающаяся прежде всего в социально-экономической и социально-психологической эффективности разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприятий по рационализации организации труда персонала, а также по совершенствованию деятельности кадровой службы организации.

ВЫВОД

Под аудитом персонала понимается система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития, соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе, эффективность кадровой работы по решению задач, причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

Главной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации

Аудит персонала может быть рассмотрен с точки зрения трех основных подходов: организационно-технологическом, социально-психологическом и экономическом.

Аудит персонала может осуществляться на стратегическом, управленческом и тактическом уровнях.

Проведение аудиторской проверки в трудовой сфере предполагает организацию работы в несколько этапов. На первом, подготовительном, этапе определяются цель проверки, формы ее осуществления, подбирается персонал для ее проведения. На втором этапе проводится сбор информации. Третий этап аудиторской проверки заключается в систематизации, анализе, оценке информации, подготовке предложений по рационализации деятельности предприятия в трудовой сфере. Четвертый этап посвящен оценке эффективности аудита в трудовой сфере.

Аудит в трудовой сфере позволяет повысить прибыльность предприятия за счет выявления резервов организации внутрифирменных социально-трудовых отношений.

Список использованной литературы:

1. Аудит предприятия. Методология аудиторской проверки хозяйственно-финансовой деятельности предприятия: Учебное пособие./ В.В.Нитецкий, Н.Н. Кудрявцев. – М.: Дело, 1996. – 448 с.
2. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом.: М – 2003. - 375 с.
3. Данилевский Ю.А., Шапигузов Н.Н., Старовойтова Е.В. Аудит: Учебное пособие. - М.; ИД ФБК -ПРЕСС, 2000 – 281 с.
4. Миронова О.А., Азарская М.А. Аудит: теория и методология. – 2-е изд., испр. – М.: Омега-Л, 2006. – 371 с.
5. Овсийчук М.Ф., Пугачев В.В., Овсийчук В.Я. Аудит: Учебное пособие. – М.: МУПК, 1997. – 390 с.
6. Рогуленко Т.М. Аудит. – М.: Экономист, 2005. – 217 с.
7. Т.В. Никонова, С.А. Сухарев. Управленческий аудит: персонал.: М.: Экзамен, 2002. – 312 с.
8. Управление персоналом организации (учебник) / Под ред. проф. А.Я. Кибанова, М.: ИНФРА-М, 2001. - 622 с.
9. Ф.Н. Филина. Проведем аудит персонала //Российский бухгалтер. – 2007. - №3. – 37 с.
10. Экономика труда и социально-трудовые отношения / Под ред. Г.Г.Меликьяна, Р.П.Колосовой. - М.: Изд-во МГУ Изд-во ЧеРо, 1996. - 623 с.

Приложение 1

Основные параметры аудита по функциям управления

персоналом^[8]

Приложение 2

Классификация типов аудита персонала^[9]

1. Экономика труда и социально-трудовые отношения / Под ред. Г.Г.Меликьяна, Р.П.Колосовой. - М.: Изд-во МГУ Изд-во ЧеРо, 1996. – С. 231. ↑

2. Ф.Н. Филина. Проведем аудит персонала //Российский бухгалтер. – 2007. - №3. – С. 5. ↑

3. Управление персоналом организации (учебник) / Под ред. проф. А.Я. Кибанова, М.: ИНФРА-М, 2001. – С. 511. ↑

4. Ф.Н. Филина. Проведем аудит персонала //Российский бухгалтер. – 2007. - №3. – С. 5. ↑

5. Экономика труда и социально-трудовые отношения / Под ред. Г.Г.Меликьяна, Р.П.Колосовой. - М.: Изд-во МГУ Изд-во ЧеРо, 1996. – С. 242. ↑

6. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом.: М – 2003. – С. 193. ↑

7. Ф.Н. Филина. Проведем аудит персонала //Российский бухгалтер. – 2007. - №3. – С. 5. ↑

8. Ф.Н. Филина. Проведем аудит персонала //Российский бухгалтер. – 2007. - №3. – С. 7. ↑

9. Управление персоналом организации (учебник) / Под ред. проф. А.Я. Кибанова, М.: ИНФРА-М, 2001. – С. 511. ↑