Реквизиты документа

 

                                  ПЛАН

 

1. Введение.
2. Классификация документов.
3. Реквизиты и оформление документов .

           4. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.

 5. Подпись и печать, как реквизиты утверждения документа.

 6.Заключение.

 

Введение.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила -- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа.

Управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта, составляются протоколы, акты. Огромный массив документов составляют документы по учёту труда и заработной плате, первичные документы бухгалтерского учёта.

Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру.

В наше время наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

1. Классификация документов.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу - доказательство, свидетельство. Документ ( documentum (лат.) - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.

Управленческий (деловой) документ предназначен для однократного использования. Его цель -- принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

К деловым документам относятся:

  * информационные;

  * документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

* распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

* организационные (положения, уставы, инструкции);

* документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам)

*документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

*документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

* учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);

* документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Все документы также подразделяются на следующие группы:

 по способу документирования;

  по сфере использования;

  по наименованию;

 по содержанию;

 по характеру содержания;

 по стадиям создания

 по месту составления;

 по грифу ограничения доступа (степени гласности);

 по происхождению;

 по юридической силе;

 по форме изложения (степени унификации);

 по срокам исполнения;

 по срокам хранения;

 по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.

По способу документирования различают документы:

-- письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

-- электронные;

-- графические;

• кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

-- организационно-распорядительные;

-- финансово-бухгалтерские;

-- научно-технические;

-- документы по труду;

-- отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы  (освещается несколько вопросов).

По наименованию существует множество разновидностей документов: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По характеру содержания:

-- первичные (содержащие исходную информацию);

• вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

-- внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

-- входящие (поступившие в организацию);

-- исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

-- открытые (несекретные документы);

-- с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

-- официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

• личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По юридической силе:

-- оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

-- копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

-- отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

-- заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

-- выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

-- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По юридической силе документы подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По форме изложения (степени унификации):

-- индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

-- трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении). Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку;

-- типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления - например, типовой технологический процесс);

-- примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

-- унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.

По срокам исполнения различают:

-- срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно");

• несрочные.

По срокам хранения различают документы:

-- временного хранения (до 10 лет);

-- долговременного хранения (свыше 10 лет);

• постоянного хранения.

По степени обязательности:

-- информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);

• директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

2. Реквизиты и оформление документов.

Реквизит (requisitum (лат.) -- требуемое, необходимое) -- совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец -- единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа -- стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведённом для переменной.

Постоянные реквизиты (постоянная информация) повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования (например, эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации: адрес, номер телефона или факса).

Переменные реквизиты (переменная информация) - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа (например, исходящий номер, подпись должностного лица).

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Таким образом, реквизиты -- это oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для oтдeльныx видoв дoкyмeнтoв.   

          3. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «06 электронной цифровой подписи» дает определение: электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

-- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

-- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

-- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов.

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

- выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

- при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;

- хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

- повышается эффективность работы с документами;

- создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

- наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

- снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;

- одновременная рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

- необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

- необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

Собственно электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает, что информация представлена в недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке, удобном для компьютеров, но этот язык - плод человеческого творения и, если человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда. При этом смысловая часть может содержать и гриф утверждения самого документа.

Таким образом, мы получаем полное соответствие реквизитов электронного документа реквизитам обычного, необходимым для признания его юридически значимым.

Но здесь возникает еще одна проблема, связанная с особенностью представления сведений в электронном виде - это проблема копирования электронной информации. Одной из важнейших особенностей сведений, представленных в электронной форме, является легкость их копирования. Поэтому, во избежание инцидентов, при передаче электронного документа по каналам связи он должен быть защищен от несанкционированного копирования. В этом случае есть уверенность, что где-нибудь не выплывет неучтенная электронная копия документа.

Но на передающем конце, как правило, также остается контрольная копия. Ее можно рассматривать как просто заверенную исполнителем копию документа. Но если последнюю заверить электронно-цифровой подписью и снабдить всеми необходимыми атрибутами, то можно говорить об изготовлении одного документа в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Таким образом, проводя аналогию, можно приравнять:

- электронный документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми атрибутами - к юридически значимому документу; 
- электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа;

- электронную копию документа, заверенную электронно-цифровой печатью, но оставшуюся у респондента, к заверенной копии юридически значимого документа или ко второму экземпляру юридически значимого документа, имеющего равную силу с первым экземпляром;

- его распечатку, прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии документа.

4. Подпись и печать, как реквизиты утверждения документа.

Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов - подпись, утверждение и приложение печати.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Но иногда на документах можно увидеть факсимиле. Это очень удобный заменитель, точно копирующий рисунок собственноручной подписи. Но юридическая сила факсимиле и подписи разная.

Безусловно, факсимиле может служить дополнительным признаком, подтверждающим подлинность документа, но никак не основным. По нашему законодательству факсимиле может быть признано в качестве реквизита, придающего юридическую силу документу, только при наличии письменного договора о таком признании между сторонами.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и др.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.

Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица -- председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

В состав реквизита "подпись" входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается. Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности. Для войсковых частей и учреждений, органов внутренних дел и т.п., возглавляемых военнослужащими, после наименования должности указывается воинское (специальное) звание.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись на протоколе совещания (заседании) состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Реквизит "подпись" проставляется ниже реквизитов "текст" и "приложение". Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см (48 печатных знаков) от границы левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

Вместе с тем, существуют и другие правила проставления подписи. Так, в распоряжениях Председателя Государственной Думы подпись отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из инициалов и фамилии Председателя Государственной Думы. Инициалы и фамилия Председателя Государственной Думы печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от границы левого поля.

Таким образом, подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций.

Содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в электронный документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением сторон может заверяться электронной цифровой подписью уполномоченного лица.

В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная цифровая подпись представляет собой последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.