Реквизиты. Отметка о постановке документа на контроль

1. Реквизиты 19-21

1.1 Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

1.2 Реквизит 20. Текст документа

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Рис. 2.
Пример оформления ссылки на документ-основание 
и нумерации пунктов.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

                   от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

                   от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

                   от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

                   письмо оформляется на должностном бланке;

                   письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

1.3 Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение:

1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»             

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

2. Правила оформления протокола

Секретарь ведет протокол, который затем становится окончательным отчетом о заседании. Должен существовать определенный баланс между протокольной регистрацией каждой детали и затратами на ее ведение.

Стенографические протоколы. Учет происходящего «слово в слово». Регистрация парламентских дебатов и некоторых общественных расследований осуществляется с использованием стенографии. Однако в бизнесе, по очевидным причинам, стенографические протоколы не находят широкого применения.

Описательные протоколы. Более или менее детальный обзор дискуссий, имевших место по каждому пункту повестки дня, за которым следует примечание о принятом решении. Повествовательный протокол обычно включает в себя колонку поручение на правой стороне страницы, в которой указывается имя или инициалы лица, ответственного за выполнение всего согласованного. На заседаниях принято согласовывать решения, не уделяя особого вниманию тому, как именно они будут реализованы: в колонке поручений просто указывается имя того, кому «вменено в обязанность».

Протоколы-резолюции. Это тип наиболее краткого протокола, в котором фиксируется только то, в чем заседание нашло согласие. Протоколы-резолюции используются, главным образом, на заседаниях, проведение которых регламентируется законом (например, когда требуется оформить или изменить юридический статус компании). Словесная форма резолюции обычно выглядит следующим образом:

Первостепенно важно, чтобы протокол представлял собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.

3. Пример оформления протокола

4. Правила документирования трудовых правоотношений. Приказы по личному составу  (приказ о приеме на работу)

              Приказ по личному составу - нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

              Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты: 

• наименование организации; 

• наименование вида документа; 

• дата; 

• регистрационный номер документа; 

• место составления или издания; 

• заголовок к тексту; 

• текст; 

• подпись.

              Реквизит  «Заголовок к тексту»   приказа по личному составу может быть оформлен    следующим образом: «О приеме на работу Зотова А.  В.»,             

«Об увольнении Гудкова Л. И.», «Об изменении штатов З АО».

              Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Констатирующая часть может не указываться.

              Распорядительная часть приказа начинается словами: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», начинается от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество  (полностью), должность, срок увольнения,  назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации  (в случае увольнения).

  При приеме на работу указывается оклад работника,  вид приема  (постоянная или временная работа), с исполнительным сроком или без него и т. п. 

              Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов.

              Приказы по личному составу визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

              Приказы по личному составу доводятся до сведения до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов  «Подпись» и  «Виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату  ознакомления.

5. Пример документирования трудовых правоотношений. Приказы по личному составу  (приказ о приеме на работу)

Фирма «РАССВЕТ»

ПРИКАЗ

15.01.95 № 3-к

по личному составу

1.     ПРИНЯТЬ

Егорова Александра Петровича на должность старшего бухгалтера с 17.01.95

с окладом ______руб. в месяц, согласно заключённому контракту.

Основание: контракт  № _________ от _____________

С приказом ознакомлен:         Личная подпись            Дата

2.     ПЕРЕВЕСТИ

Петрова Г.А., старшего специалиста экономического отдела, с его согласия на

должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.95 с окладом                      ________руб. в месяц.

Основание: заявление Петрова Г.А., докладная Записка заведующего               экономическим отделом  Ефимова В.С.

С приказом ознакомлен:         Личная    подпись         Дата

Директор фирмы                    Личная              А.Б. Иванов

                                                 подпись

Визы согласования

заинтересованных

должностных лиц

6. Правила документирования коммерческой деятельности предприятия (исковое заявление) 
 

1. Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме. Исковое заявление подписывается истцом или его представителем.

2. В исковом заявлении должны быть указаны:

1) наименование арбитражного суда, в который подается исковое заявление;

2) наименование истца, его место нахождения; если истцом является гражданин, его место жительства, дата и место его рождения, место его работы или дата и место его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

3) наименование ответчика, его место нахождения или место жительства;

4) требования истца к ответчику со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам - требования к каждому из них;

5) обстоятельства, на которых основаны исковые требования, и подтверждающие эти обстоятельства доказательства;

6) цена иска, если иск подлежит оценке;

7) расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы;

8) сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

9) сведения о мерах, принятых арбитражным судом по обеспечению имущественных интересов до предъявления иска;

10) перечень прилагаемых документов.

В заявлении могут быть указаны и иные сведения, в том числе номера телефонов, факсов, адреса электронной почты, если они необходимы для правильного и своевременного рассмотрения дела, могут содержаться ходатайства, в том числе ходатайства об истребовании доказательств от ответчика или других лиц.v 3. Истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, которые у них отсутствуют, заказным письмом с уведомлением о вручении. (Статья 125 Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. №95-Ф3) Форма и содержание искового заявления, процедура предъявления иска регулируются главой 13 Арбитражного процессуального кодекса РФ. 

Рекомендации по оформлению искового заявления

При подаче искового заявления необходимо:

      наличие документального подтверждения направления копии искового заявления и необходимых документов ответчику (почтовая квитанция, отметка ответчика о получении);

      точное обоснование предмета (существа) иска, т.к. судьи рассматривают, как правило, иски по определенным видам споров и это ускорит прохождение дела от его регистрации до рассматривающего дела судьи арбитражного суда;

     предоставление обоснованного и подробного расчета исковых требований как в целом, так и по отдельным составляющим иска;                                           Желательно в тексте искового заявления указать конкретные нормы законодательства, ссылаясь на которые истец в правовом аспекте обосновывает свои требования. Текст искового заявления должен содержать конкретные обстоятельства, на которые ссылается истец. Они должны быть выражены четко, логично, последовательно, с указанием оснований и выводов. Текст самого искового заявления рекомендуется ограничивать объемом до 2-х машинописных страниц. Практика показывает, что внимание не воспринимает более длинные тексты.                                                              

7.  Пример документирования коммерческой деятельности предприятия (исковое заявление) 

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

о взыскании задолженности за предоставленные услуги

по договору транспортной экспедиции

            В соответствии с Договором транспортной экспедиции № ___ от  ____ _________ 20___г.(Приложение № ____), на основании  Заявок от _____________ 20_____г( Приложение № ____ ), от ____________ 20___г. ( Приложение № _____ ) и от __________ 20___г. ( Приложение № __) Истец предоставил транспортно-экспедиционные услуги Ответчику по перевозке его грузов на общую сумму ____________ руб.___коп. ( ______________________ рублей , ___ коп.)

          Перевозки  были выполнены в срок,  Клиент к предоставленным услугам претензий не имеет.

         По завершению грузоперевозок Истец предоставил Ответчику счета-фактуры: №______ от _________20__г, № _______ от ________,20__г, № _______ от _________20__г., Акты выполненных работ и оригиналы товарно-транспортных накладных с отметками грузополучателей  для оплаты предоставленных услуг.

          Согласно п._____ Договора Ответчик берёт на себя обязательство  оплатить предоставленные услуги в течении 5-ти (пяти ) банковских дней с момента предоставления вышеупомянутых документов, которые были предоставлены Ответчику соответственно ____________20__ г. (сч. №______, сч № ________) и  _________20______г. ( сч. № ________ ) представителем Истца в г.___________. (документально факт передачи не фиксировался). Каких либо претензий со стороны Ответчика, по поводу предоставленных документов на оплату,  Истцу не поступало.

        До настоящего момента предоставленные услуги Ответчиком не оплачены.

        В соответствии со ст.309, 310 Гражданского Кодекса Российской Федерации обязательства  должны исполняться надлежащим образом  в соответствии с условиями договора  и требованиями закона, и односторонний отказ от их исполнения не допускается за исключением случаев, предусмотренных законом.

         Предъявленную нами Претензию №__________ от ________ 20__г. о погашении основной задолженности в сумме _________ руб.__коп. Ответчик оставил без ответа.( Приложение № __ )         

         В соответствии со ст.395 ГК РФ за пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата или иной просрочки в их уплате подлежат уплате проценты на сумму этих средств, в размере действующей ставки рефинансирования.

        Сумма процентов за просрочку Ответчиком уплаты денежных средств  за период с __________ 20____г. по ________ 20_____г. составила __________ руб. ____ коп. ( __________________ руб. ____коп.).(Приложение №____). Срок начисления процентов взят с момента предъявления Претензии №________  Ответчику - ___________ 20__г.

         В связи с выше изложенным, руководствуясь ст.15, 309, 310, 395 Гражданского кодекса Российской Федерации, ст.4, 125, 126 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, прошу:

1. Взыскать с Ответчика __________ руб.(_______________ руб. ) основного долга по договору транспортной экспедиции;

2.  Взыскать с ответчика за просрочку платежа проценты на момент вынесения решения.

3. Взыскать с ответчика госпошлину в размере _________ руб.___ коп.(__________ руб.__ коп.).     

Приложения :

1.      Копия свидетельства о государственной регистрации ООО «______________» - 1 лист.

2.      Копия Протокола №1 общего собрания учредителей ООО «____________» о назначении директора – 1 лист.

3.      Копия Договора транспортной экспедиции № _____________  – __ лист.

4.      Копия Дополнительное соглашение № 1 к Договору № _________________ – 2листа.

5.      Копия Протокол разногласий к договору транспортной экспедиции № ______________ и дополнительному соглашению №1 – 1 лист.

6.      Копия Заявка на оказание транспортных услуг к договору № ___________ от ________ 20___г. – 1 лист.

7.      Копия Заявка на оказание транспортных услуг к договору № ___________ от _________ 20__г. – 1 лист.

8.      Копия Заявка на оказание транспортных услуг к договору № ___________ от __________ 20__г. – 1 лист.

9.      Копия Счёт-фактура № _________ от ___________20__г - 1 лист.

10. Копия Акт №______ от __________20__г.- 1 лист.

11. Копии ТТН  №_______, № _______, № ________ от _______20___г. – 3 листа.

12. Копия Счёт-фактура № _____ от ___________20___г.- 1 лист.

13. Копии ТТН № ________ от _________20__г. – 4 листа.

14. Копия Счёт-фактура № _______от ________20__г.- 1 лист

15. Копия Акт №______от _________20___г – 1 лист.

16. Копия  накладной № ________от __________20__г. – 1 лист.

17. Претензия ООО «Т___________» № _________ от _________20__г. – 1 лист.

18. Расчёт процентов – 1 лист.

19. Копия Акта сверки взаимных расчётов по состоянию на ________20__г.

20. Копия Акта №________ от ___________2008г. – 1лист.

21. Платёжное поручение уплаты государственной пошлины – 2 листа.

22. Квитанция отправки заказного письма Ответчику с Исковым заявлением – 1 лист.

Дата подачи заявления «____» _______20___г.

Директор ООО «___________»

____________________ /_______________/.

8. Пример оформления делового письма (письмо-ответ на запрос)

              Письмо-ответ – это это вид делового письма, служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Есть два вида ответа: положительный или отрицательный (письмо-отказ). В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (“На Ваше письмо от_______№__…”).

              При отрицательном ответе рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Образец письма-ответа на запрос: