Реквизиты документов. Постоянные и переменные

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

УХТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Кафедра ЭУП

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документоведение»

ТЕМА: «Реквизиты документов. Постоянные и переменные»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ухта 2011

 

 

ДОКУМЕНТНЫЕ РЕКВИЗИТЫ. ИХ РАССШИФРОВКА

 

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и  оформлении документов используются следующие  реквизиты:

 

• Государственный герб РФ
• герб субъекта РФ
• эмблема организации или товарный знак
• код организации
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
• код формы документа
• наименование организации
• дата документа
• регистрационный номер документа
• ссылка на регистрационный номер и дату документа
• место составления или издания документа
• адресат
• гриф утверждения документа
• резолюция
• заголовок к тексту
• отметка о контроле
• текст документа
• отметка о наличии приложения
• подпись
• гриф согласования документа
• визы согласования документа
• оттиск печати
• отметка о заверении копий документов
• отметка об исполнителе
• идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются  на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный...

 

 

Реквизиты документов

 

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

В соответствии с положением «О Государственном  гербе Российской федерации» воспроизведение  Государственного герба РФ является обязательным:

• на бланках и печатях
• на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
• на бланках иных органов исполнительной власти

 

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

 

Герб субъекта Российской Федерации  размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

 

03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ  ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

 

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

 

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ

 

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

 

05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

 

Основной государственный регистрационный  номер юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

 

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ  НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ  ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

 

Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

 

07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

 

Код формы документа проставляется  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

 

08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают  в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя  или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в  соответствии с рангом. Если организации  одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

 

09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ  ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Справочные данные об организации  включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

 

10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА  ДОКУМЕНТА

 

Наименование вида документа, составленного  или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

 

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА

 

Датой документа является дата его  подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

 

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР  ДОКУМЕНТА

 

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу  при его регистрации. Регистрации  подлежат все создающиеся в организации  документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

 

13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

 

Ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

 

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ  или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

 

Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено его определение  по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

 

15 - АДРЕСАТ

 

Адресат рассматривается как  совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес.

 

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ  ДОКУМЕНТА

 

Документ утверждается должностным  лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа  гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

 

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ

 

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

 

«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

 

19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

 

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

 

20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

 

Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  РФ в соответствии с законодательством  РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

 

21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ  ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Реквизит «Отметка о наличии  приложения» располагается под  текстом и может быть оформлена  двумя способами. Если приложение названо  в тексте, то отметка о наличии  приложения имеет вид:

 

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

 

Если документ имеет  приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

 

22 - ПОДПИСЬ

 

В состав реквизита «Подпись»  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

 

23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

 

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием  документа и состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым  согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

 

24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

 

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

 

25 - ПЕЧАТЬ

 

На документах, требующих особого  удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

 

26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ  КОПИИ

 

Копия документа - документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их. При заверении  соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

 

27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

 

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

 

28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ  ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО  В ДЕЛО

 

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

 

29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

 

Отметка о поступлении документа  в организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости –  часы и минуту). Этот реквизит проставляется  от руки или в форме штампа в  нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

 

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ  КОПИИ ДОКУМЕНТА

 

Идентификатором электронной копии  документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и  содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

ПЕРЕМЕННЫЕ  РЕКВИЗИТЫ. ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

 

09. Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

Дата подписания является датой  приказа, указания, распоряжения письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, договора.

Дата принятия коллегиальным органом  является датой постановления, решения.

Дата утверждения является датой  устава, положения, инструкции, правил, плана, отчета.

Дата зафиксированного события  является датой акта, протокола.

Реквизит «Дата документа» оформляется  цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр (день, месяц, год). Например: 05.05.99 или 24.05.99 или 25.12.99¹.

10. Реквизит «Регистрационный номер» проставляется при регистрации документа после обозначения «№» в постоянной части реквизита, изображенной на бланке

 

11. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется в ответном письме в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

 

12. Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в соответствии с принятым территориально-административным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями³. Для юридического лица местом составления или издания документа является место его нахождения, которое определяется местом его юридической регистрации. Место составления или издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации. Например: «Московский государственный технический университет».

13. Наличие в документе реквизита «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной и коммерческой документированной информации, неправомерное обращение к которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.

14. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим (частным) лицам. Соответственно, существуют 4 варианта адресации.

При адресации юридическому лицу («На  имя организации») указывается наименование организации с прописной буквы  в именительном падеже

 

15. «Гриф утверждения документа» - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Утверждение документа осуществляется двумя способами:

• путем проставления личной подписи должностного лица;
• путем издания распорядительного документа.

При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения состоит  из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия), наименования должности  лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты утверждения.

6. Реквизит «Резолюция» оформляется соответствующим должностным лицом от руки на подлиннике документа и содержит указание по исполнению данного документа.

Реквизит «Резолюция» включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, дату рассмотрения документа и личную подпись должностного лица, наложившего резолюцию. Тот исполнитель, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем.

 

17. Заголовок - краткое содержание - отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», начинается с прописной буквы с предлогов «О» или «Об», занимает не более двух строк⁷. После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (« ») не используются. Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных.

 

18. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения. Основанием для проставления «Отметки о контроле» является срок исполнения, указанный в резолюции или установленный путем анализа .содержания документа. Отметка о контроле проставляется от руки (буква К) или штампом (КОНТРОЛЬ).

19. «Текст» — реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки - с прописной буквы. Точка (.) в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

20. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом (ниже на одну-две строки), фиксируется от границы левого поля и оформляется несколькими способами.

 

21. Должностные лица подписывают документы (принимают решения и несут за них ответственность) по вопросам, входящим в их (должностных лиц) компетенцию и в рамках делегированных им полномочий. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит «Подпись» располагается под текстом (ниже на одну-две строки) или под отметкой о наличии приложения (ниже на одну-две строки). Наименование должности фиксируется от границы левого поля. Сокращения слов не допускаются.

 

 

22, 23. Согласование - предварительная оценка содержания и оформления документа.

Существует две формы согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная  оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (реквизит 22); согласование внутреннее (визирование), т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит 23).

Внешнее согласование (реквизит 22) оформляется  двумя способами:

• путем проставления личной подписи должностного лица;
• путем издания распорядительного документа.

При согласовании документа должностным  лицом гриф согласования состоит  из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности  лица, согласовавшего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты согласования. Дату согласования вписывают от руки после проставления личной подписи.

23. «Визы согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи визирующего.