Роль документной информации в жизни общества

 

Оглавление

С

Введение………………………………………………………………………...2  

1. Понятие «документ», его историческое развитие……………………….4
2. Свойства и признаки документа………………………………………….6
3. Значение документа для человека и общества…………………………..9

Заключение……………………………………………………………………14

Библиографический список………………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность работы обусловлена  значением роли документа в жизни  любого человека. Практически в любой  сфере нашей деятельности требуются  какие-либо документы.

С развитием общества постоянно  усложняется процесс управления и приходится решать все более  сложные комплексы взаимоувязанных  задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем  которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей – документов.

Целью работы является определение  роли документа в жизни человека в обществе.

Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа  в его историческом развитии, выявить  современное определение документа, основные функции документа в  жизни человека и общества.

Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также роль и значение документа в жизни  человека в обществе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие «документ», его историческое развитие

 

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе  документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Документ – явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.

В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

В России термин «документ» был введен Петром I именно в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIII в. в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Причем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага» [7, С.78].

В конце XIX в. наблюдается тенденция  к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.

С начала XX в. бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте  документации уже использовал понятие  «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных  носителях информацию. Он относил  сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру.

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое  значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический  документ» (фиксированное свидетельство  о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и  «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей) [2, С.9].

На международном уровне наиболее общим признано определение документа  как записанной информации, которая  может быть использована как единица  в документационном процессе. Так, в  «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается  как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную  или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная  информация, вне зависимости от формы  или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами  и индивидуумами в обеспечение  своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [7, С.78].

 

 

 

2. Свойства и признаки документа

 

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;

- функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ – полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

-  структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа [2, С.15].

Документ – сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

- документ является носителем  социальной информации, созданной  человеком для использования  в обществе;

- документ предполагает наличие  семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной  деятельности человека;

- информация передается дискретно,  т.е. в виде сообщений. Сообщение,  зафиксированное на каком-либо  материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится  документом;

- как любой объект, имеющий знаковую  природу, сообщение представляет  собой закодированный текст. Фиксированное  сообщение имеет знаковую форму  потому, что только в таком  виде можно передать в сообщении  знания, эмоции, волевые воздействия  автора (коммуниканта), предоставляя  читателю (реципиенту) возможность  декодировать и овладевать соответствующими знаниями [8, C.11].

- документ – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

- документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна  стабильная вещественная форма.

Сама информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая – одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа – это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени [2, C.17].

Материальную составляющую документа  определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа – одна из основных особенностей его как известной системы.

К отличительным признакам документа  относятся:

- наличие смыслового семантического  содержания;

- стабильная вещественная форма,  обеспечивающая долговременную  сохранность документа, возможность  многократного использования и перемещения информации в пространстве и времени;

- предназначенность для использования в социальной коммуникации;

- завершенность сообщения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Значение документа для человека и общества

 

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются  важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение  специального среднего и высшего  образования, вступление в брак и  т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право  отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. [5, С.16].

Документ стал нужен для учета  скота, денег, других ценностей, для  передачи распоряжений правителя. Наличие  или отсутствие какого-либо документа  может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и  отражая в законах порядок  организации и управления государством, правила поведения людей, порядок  их взаимоотношений, принятую мораль и  т.д. Таким образом, документ может  выполнять много функций, иметь  различные назначения

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция  закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций [7, С.78].

Информационная функция - это способность  документа удовлетворять потребности  общества в информации, т.е. служить  источником информации, знаний [6, С.25].

Способность документа служить  «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и  передавать ее от одного поколения  к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы)

Гедоническая функция - способность  документа служить средством  отдыха, развлечения, рационального  использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.) [2, С.27].

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной  информации. Документы содержат самую  разнообразную информацию о протекающих  в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом  общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа  невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это способность  документа быть информативным средством  передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности [2, С.27].

Коммуникативная функция предназначена  не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она  играет и передающую, и социально  цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка [7, С.78].

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно  изменяющимися условиями жизни  общества, возрастающими потребностями  людей, скрытая информация может  актуализироваться и всё более  проявляться. К тому же постоянно  совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким  образом, функция документа как  исторического источника практически  не может быть исчерпана.

Правовая функция документа  заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего  документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы  и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой  определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов  государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные  акты; акты управления, влекущие за собой  определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные  документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения  и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства [9, C.37].

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку  усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало  к жизни уже на стадии аграрного  общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте  населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта  документы необходимы не только для  решения многообразных хозяйственно-экономических  задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит  отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации [10, С.41].

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной  информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана  с функцией управления, поскольку  к сфере политики относится в  первую очередь деятельность органов  государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит  своё выражение прежде всего в  документах, предназначенных для  информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию  выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) [7, С.78].

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности  у человека возникла потребность  в фиксации на материальных носителях  религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его  отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных  социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли  многие замечательные памятники  человеческой мысли, духовных исканий  наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения  и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о  роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и  Центральной Европе или во время  раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли  роль своеобразного идеологического  оружия, в частности, в период так  называемой «холодной войны» двух мировых  систем во второй половине XX века [7,С. 78].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных  и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций  или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее  время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые  документоведы не без оснований  включили в состав функций документа  также и функцию защиты информации [4, С.43].

Анализ роли документа в жизни  человека в обществе позволяет выделить важнейших особенностей. Некоторые  функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция  исторического источника). Другими  функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими  функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает  какая-то одна функция.

Функции документа можно разделить  на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность [4, С.20].

Причём с течением времени соотношение  между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и  роль документа в социальной и  информационной среде, а оперативная  информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается  удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического  источника. В конечном счёте некоторые  функции документа полностью  исчерпываются и вытесняются  другими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

1. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002
2. Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова. М.: Инфра-М. 2005
3. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу Документоведение. Краснодар: 1995
4. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.
5. Кузнецова Т.В. Специальность Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16-19
6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.: Знание, 2000
7. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004
8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов. М: ИКЦ МарТ, 2004
9. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005
10. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроиз-водство. 1999. № 1. С.41-44