Система внутреннего контроля

Введение

Появление предприятий различных организационно-правовых форм и множества собственников выдвинуло на первый план проблему получения достоверной информации о деятельности предприятия и его партнеров, а также необходимость организации действенной защиты их имущественных интересов. В этих условиях аудит становится одной из функций управления.

Специализированность  аудиторской деятельности наиболее полно проявляется в содержании внутреннего аудита, который по своей  сути не может игнорировать особенности  обслуживаемого предприятия, его производственное направление, организационно-правовую форму деятельности, технологию выпуска продукции и услуг, организационную структуру предприятия, направления и формы хозяйственных связей с партнерами, факторы финансовой стабильности и др. Вместе с тем большинство предприятий по установленным Правительством РФ критериям обязано ежегодно проходить проверки внешнего аудита с целью подтверждения достоверности своей отчетности, т.е. обеспечить соответствие параметров своей деятельности требованиям законодательства. Эту задачу эффективнее всего может решить внутренний аудит предприятия, прежде всего обеспечением готовности к проверкам внешнего аудита и повышением эффективности внутреннего контроля в управлении предприятием с целью уменьшения вероятности ошибок и нарушений.

Основные задачи внешнего и внутреннего аудита взаимосвязаны. Внешний аудит путем проведения обязательной аудиторской проверки: регулирует отношения между собственниками предприятия и его администрацией; подтверждает соответствие параметров деятельности предприятия требованиям российского законодательства. Внутренний аудит позволяет руководству удостовериться, что деятельность предприятия находится в соответствии с принятой политикой развития, директивно-нормативными документами предприятия, требованиями законодательства. Он также обеспечивает и обратную связь с различными сферами деятельности и подразделениями.

С возникновением рыночной конкуренции перед российскими  коммерческими организациями встает задача структурной перестройки системы корпоративного управления в целях обеспечения конкурентоспособности, эффективного функционирования и развития организации в перманентно меняющихся условиях хозяйствования. Одним из главных элементов системы управления организацией является система внутреннего контроля (СВК). В настоящее время внутренний контроль в российских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная СВК является одним из главных условий успешной деятельности коммерческой организации.

Цель моего реферата – рассказать о системе внутреннего контроля.

Исходя из поставленной цели, можно выделить следующие задачи:

1.Раскрыть понятие и элементы системы внутреннего контроля;

2. Рассказать о целях, задачах и принципах системы внутреннего контроля

3. Рассказать о создании службы внутреннего контроля (аудита)

4. Рассмотреть работу СВК (внутреннего аудита)

1. Организация системы  внутреннего контроля на предприятии

1.1 Понятие и элементы системы внутреннего контроля

Для интерпретации понятия  СВК следует исходить из того, что  функционирование любой системы  предполагает наличие входа и  выхода системы; механизма-устройства, приводящего систему в действие; работы механизма, переводящей вход системы в ее выход; условий работы механизма. Это и есть основные элементы функционирующей системы. Входом СВК является информационное обеспечение контрольной деятельности, которое представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, необходимой для осуществления контроля. Оно включает оперативную, плановую, учетную, отчетную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации.

Выходом СВК или продуктом  ее функционирования является информация о степени управляемости объекта  контроля, т.е. информационная прозрачность данного объекта для возможности  принятия эффективных управленческих решений.

Под механизмом внутреннего  контроля следует понимать совокупность взаимосвязанных центров ответственности  и технику контроля. Необходимо подчеркнуть, что вышеописанная входная и  выходная информация составляет основу взаимодействия различных центров ответственности.

Формально установленные  процедуры внутреннего контроля должны включать:

а) формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности и взаимоотношений определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций, а также оценки наличия и состояния ресурсов организации;

б) определение круга  первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов от момента их возникновения до архивирования;

в) определение "точек  контроля" для оценки различных  аспектов реализации конкретных финансовых (хозяйственных) операций и оценки состояния (наличия) ресурсов (потенциалов) организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление "критических" точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;

г) выбор типов и  методов проведения контроля.

Для наиболее точного  обозначения условий работы механизма  внутреннего контроля введем термин "атмосфера внутреннего контроля".

Атмосферу внутреннего  контроля определяют:

• - управленческая философия и стиль работы руководителей организации - отношение управляющих к коммерческим рискам, адекватное понимание ими роли внутреннего контроля в управлении организацией, конкретные действия в плане организации СВК и ее совершенствования, склонность к авторитарному стилю в управлении и т. д.;
• оргстатус отдела внутреннего аудита, т.е. положение в оргструктуре этого важного координационного центра ответственности;
• принятый организацией курс действий (ее ориентиры), цели и стратегии;
• виды и масштаб деятельности организации;
• соответствие оргструктуры размерам и степени сложности организации;
• регламентация взаимоотношений между звеньями организации, сотрудниками, наличие кодекса поведения;
• определение и документальное закрепление процедур контроля;
• определение и документальное закрепление полномочий и ответственности сотрудников;
• изучение руководителями соответствующего уровня выявленных в результате контроля отклонений, а также своевременность принятия ими решений по данным отклонениям;
• налаженность системы коммуникаций и системы информационного обеспечения управления;
• адекватность системы документации и документооборота организации ее размерам и структуре;
• рациональность кадровой политики (механизмов управления персоналом);
• конфликтность в коллективах;
• мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный уровень, наклонности, личностные качества, этические принципы, а также физические, психические, половые и возрастные характеристики работников организации;
• соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля.

В каждой организации  на состояние атмосферы внутреннего  контроля могут оказывать влияние также и другие факторы.

Таким образом, внутренний контроль организации должен рассматриваться  как система, состоящая из элементов входа, элементов выхода  и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: атмосферы контроля, центров ответственности, техники контроля, процедур контроля, системы бухгалтерского учета.

Следует отметить, что  СВК является основой функционирования управленческой информационной системы, т.е. системы обработки и интеграции разнообразной внутренней и внешней информации, необходимой для принятия решений на всех уровнях управления.

1.2 Цель, задачи и принципы системы внутреннего контроля

В широком смысле под  целью функционирования СВК следует  понимать сохранение и эффективное  использование разнообразных ресурсов и потенциалов коммерческой организации, обеспечение ее эффективного функционирования, а также устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение общей цели СВК обеспечивается взаимодействием  различных ее элементов для достижения следующих показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития организации:

• соответствие деятельности организации принятому курсу действий и стратегии;
• устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;
• упорядоченность и эффективность текущей финансово-хозяйственной деятельности;
• должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
• показатели эффективности системы бухгалтерского учета - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
• рост производительности труда, снижение издержек производства и обращения, улучшение финансово-экономических результатов деятельности;
• рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
• соблюдение должностными лицами и иными работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
• соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти Российской Федерации и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

Принципы системы внутреннего  контроля. Критерием эффективности СВК служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.

• Принцип ответственности: каждый субъект, работающий в организации, должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за ненадлежащее выполнение контрольных функций. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом.
• Принцип сбалансированности: этот принцип неразрывно связан с предыдущим. Сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения. Точно так же не должно быть средств, не связанных той или иной функцией. Иными словами, при определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.
• Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации: в должностных инструкциях необходимо предусматривать следующее условие: выполнение контрольных функций каждого субъекта должно быть подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля без какого бы то ни было дублирования. Очевидно, что в надлежащем исполнении контрольных функций такими субъектами внутреннего контроля, как президент, вице-президент, главный исполнительный директор, главный аудитор, председатель ревизионной комиссии, заинтересованы прежде всего владельцы организации. Поэтому деятельность перечисленных субъектов должна контролироваться собственниками организации посредством услуг независимых экспертов различного профиля, в том числе внешних аудиторов.
• Принцип своевременного сообщения об отклонениях: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то нежелательные последствия отклонений усугубляются, кроме того, объект переходит уже в другое состояние, что лишает смысла сам проведенный контроль.
• Принцип интеграции: любой элемент управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. Иными словами, при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.
• Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля: если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная СВК не сможет быть эффективной.
• Принцип соответствия: степень сложности СВК должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Необходимо, чтобы звенья СВК могли быстро реагировать на изменения соответствующих звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.
• Принцип непрерывности развития и совершенствования: со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. СВК должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее "настраивать" на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.
• Принцип приоритетности: абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль.
• Принцип комплексности: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем, нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.
• Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев СВК: в различных сопряженных звеньях СВК должно обеспечиваться согласование передачи данных.
• Принцип регламента: эффективность функционирования СВК прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации.
• Принцип разделения обязанностей: функции между сотрудниками распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.
• Принцип взаимодействия и координации: контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.
• Совокупность указанных принципов является основанием эффективности СВК, т.е. функционирование СВК при соблюдении данных принципов эффективно независимо от организационно-правовой формы, размера, видов и масштаба деятельности организации.

2. Организация системы  внутреннего контроля на предприятии

2.1 Создание службы  внутреннего контроля (аудита)

Внутренний аудит может  быть организован:

• в форме постоянно действующей ревизионной комиссии (ревизора), избираемой и принимаемой ежегодно на общем собрании акционеров для утверждения годовой отчетности;
• в форме отдела внутреннего аудита, подотчетного непосредственно руководителю предприятия;
• в форме группы контроля;
• в форме инвентаризационного бюро;
• в форме договора с аудиторской фирмой на ведение внутреннего аудита.

Внутренний аудит может принимать различные организационные формы:

• он может быть организован на крупных и средних предприятиях как самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся непосредственно руководителю предприятия;
• может быть организован как самостоятельное структурное подразделение головной организации, осуществляющее контроль за дочерними и зависимыми организациями.

Примерный состав и структура  службы внутреннего аудита:

• Руководитель службы. На эту должность целесообразно назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим или юридическим образованием, опытом руководящей, бухгалтерской или юридической работы, прошедших аттестацию на квалификацию профессионального аудитора или профессионального бухгалтера.
• Специалист по расчетам с головной организацией.
• Специалист по камеральным и документальным проверкам отчетности филиалов.
• Два методиста - бухгалтера от регионов.
• Специалист по налоговому учету.
• Специалист по правовым вопросам.
• Специалист по финансовому анализу.

Сотрудники службы внутреннего  аудита должны иметь образование, соответствующее  характеру их деятельности.

Служба внутреннего аудита при  необходимости должна иметь возможность  привлекать к работе экспертов, применяя отдельные положения аудиторского правила (стандарта) «Использование работы эксперта».

В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется  законами Российской Федерации, Указами  Президента, постановлениями Правительства РФ, инструкциями, приказами министерств и ведомств, Учредительными документами и другими внутрифирменными документами и распоряжениями, Положениями о структурном подразделении, должностными инструкциями и контрактами, заключенными между аудитором и представителем предприятия. Большой информационный потенциал и знание всех тонкостей в деятельности своей организации выгодно отличают внутренних аудиторов от внешних. Поэтому целесообразно, чтобы функции внутренних аудиторов в организации выполняли штатные специалисты, а не приглашенные со стороны независимые аудиторы. Кроме того, штатные специалисты более ответственны в своих рекомендациях. В любом случае в штате организации должен состоять специалист, исполняющий обязанности главного внутреннего аудитора.

Главный внутренний аудитор - это наиболее квалифицированный  специалист, обладающий разносторонними  знаниями и навыками, способный дать высшему руководству самый компетентный совет в области экономики и финансов. Главный аудитор в идеале должен иметь познания и практические навыки в области бухгалтерии, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента персонала, иметь собственно аудиторские знания и навыки. Кроме того, он должен знать задачи, поставленные высшим руководством перед организацией; возможности и потребности коллектива; внешние связи своей организации. Ему необходимы достаточные знания в области компьютерной техники и технологий. Главный внутренний аудитор организует, регулирует и контролирует деятельность других сотрудников внутреннего аудита. В его функции также входит:

• руководство разработкой внутрифирменных аудиторских стандартов, руководство составлением генеральных планов деятельности внутренних аудиторов и аудиторских программ;
• руководство разработкой методологии внутреннего аудита, в том числе базовых методик проверок;
• консультирование руководства по наиболее важным вопросам;
• принятие заказов на проведение проверок каких-либо объектов;
• принятие участия в наиболее важных проверках;
• анализ и оценка заключений (аудиторских отчетов), составленных внутренними аудиторами по результатам проверок, а также обобщение этих заключений и доведение до лиц, непосредственно принимающих решения;
• координация взаимодействия внутренних и внешних аудиторов, проверяющих организацию;
• участие в разборе различных спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования организации, в том числе споров с налоговой инспекцией.

Создание отдела внутреннего  аудита в компании - весьма сложный  процесс, требующий решения ряда методологических и организационно - технических проблем. В общих  чертах организацию отдела внутреннего  аудита можно рекомендовать проводить по следующим основным этапам:

• выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой предприятия;
• определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;
• объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц отдела, специализирующихся на выполнении этих функций;
• разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление всего этого в должностных инструкциях и положениях о бюро (группе, секторе) отдела внутреннего аудита;
• соединение вышеуказанных структурных единиц в единое целое - отдел внутреннего аудита, определение его оргструктуры и документальное закрепление Положения об отделе внутреннего аудита;
• интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления предприятием;
• разработка внутрифирменных стандартов внутреннего аудита и внутрифирменного этического кодекса.

Место отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита в организационной структуре  организации, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение отдела, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии у него разнообразных отделений, а также структура взаимоотношений этого отдела с другими подразделениями организации зависят от многих факторов. Это, прежде всего, от цели создания отдела; от организационно-правовой формы, размеры, ресурсы, оргструктура, масштабы и виды деятельности организации; от региональной неоднородности и месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.

Структура и иерархический  ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства  организации по отношению к внутреннему  контролю. Позиция отдела в организационной структуре фирмы определяется также по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Отдел внутреннего аудита может вначале формироваться  как штабное звено с чисто  консультативными функциями. По мере возрастания его влияния на деятельность организации в его функции будут передаваться непосредственно реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в компании.

Эффективность контроля и анализа финансовой и хозяйственной деятельности компании напрямую зависит от правильной организации отдела внутреннего аудита. Принимая решение о его создании, необходимо четко определить цели, задачи, а также регламентировать деятельность внутренних аудиторов. Так, в Положении об отделе внутреннего аудита должно быть четко сказано, что данный отдел является неотделимой частью компании и внутренние аудиторы, осуществляя независимую экспертизу всех процессов с целью их анализа и оценки, должны действовать в соответствии с правилами и распорядком компании.

Одна из основных задач  отдела - помогать сотрудникам компании в эффективном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в  поиске наиболее результативных путей  использования производственных и  человеческих ресурсов и выявлении дополнительных резервов предприятия для повышения производительности и прибыльности производства. Для этого внутренние аудиторы должны предоставлять отчеты по результатам своей работы, содержащие общую информацию об объекте, его анализ, оценку и рекомендации по устранению выявленных недостатков. В число общих задач отдела внутреннего аудита также входит проверка:

• достоверности и правильности информации, ее источников;
• систем, предназначенных для реализации задач и планов и соблюдения процедур, законодательных актов и инструкций, а также их выполнения сотрудниками компании;
• сохранности активов;
• оценка эффективности использования ресурсов, и т.д.

Сегодня среди профессионалов широко обсуждается вопрос, насколько  корректно участие внутренних аудиторов в разработке и внедрении систем внутреннего контроля, так как в вопросе оценки и анализа аудиторского риска систем контроля проверяемого объекта аудиторы должны быть объективными. Пока аудиторское сообщество не пришло к единому мнению, в Положении об отделе внутреннего аудита может быть зафиксировано, что аудитор, принимавший участие в разработке системы внутреннего контроля, не включается в группу по ее проверке. Но это условие выполнимо только при достаточно большом штате внутренних аудиторов.

Цели, полномочия и ответственность  отдела внутреннего аудита еще на этапе его создания должны быть оформлены  в виде письменного документа, утвержденного  руководством компании и одобренного  Советом директоров. Этот документ позволит обеспечить особый организационный статус, независимость и обособленность отдела, что, в свою очередь, гарантирует справедливость и беспристрастность суждений его сотрудников. Начальник отдела внутреннего аудита должен подчиняться непосредственно руководителю предприятия или другому должностному лицу, наделенному полномочиями, достаточными для обеспечения независимости действий аудиторов и для принятия адекватные меры по выявленным недостаткам.. В средних и мелких компаниях отдел состоит из Начальника отдела внутреннего аудита и подчиненных ему специалистов.

Зачастую руководство  российских акционерных обществ  отождествляет отдел внутреннего  аудита и аудиторский комитет (ревизионную  комиссию). Это означает формальное отношение руководства к организации  функции внутреннего аудита, так как, кроме вопросов внутреннего аудита, уровня квалификации и количества внутренних аудиторов, в круг обязанностей Аудиторского комитета входят:

• составление рекомендаций для Совета по назначению внешнего аудитора,
• проверка годовой отчетности компании, координация работы внешних аудиторов в ходе проверок,
• анализ отчетов о системах внутреннего контроля и работа по фактам серьезных нарушений, выявленных в ходе внутренних расследований.

Квалифицированные, обладающие необходимым образованием и профессиональным опытом специалисты - гарантия качественного выполнения задач, поставленных перед отделом внутреннего аудита. Эти знания и навыки должны быть достаточными для правильного применения аудиторских методик и процедур. Также необходимы базовые знания в области психологии для наиболее продуктивных взаимоотношений с объектом аудита, умение четко и правильно изложить информацию. Кроме того, внутренние аудиторы должны разбираться в вопросах экономики, финансов, налогообложении и права, бухгалтерского учета, электронной обработки данных. Но, конечно, не обязательно быть профессионалом во всех этих областях: в случае необходимости к процессу можно подключить сторонних специалистов. Чтобы поддержать свой высокий профессиональный уровень, внутренние аудиторы должны посещать семинары и конференции, а также обмениваться опытом и знаниями со своими коллегами из других компаний. Кроме того, надо быть в курсе нововведений не только в финансовой области, но и в вопросах, касающихся деятельности компании в целом. В свою очередь, начальник отдела внутреннего аудита обязан обеспечить необходимый уровень организации работы своих сотрудников. С этой целью он ежегодно подготавливает и представляет для утверждения план аудиторских работ и проект формирования штата, планирует бюджет отдела, периодически дает оценку деятельности своих подчиненных, а также обеспечивает их письменным руководством по процедуре внутреннего аудита.