Система внутреннего контроля в системе управления предприятием. Организационная структура внутреннего контроля

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования  Тамбовский государственный университет  имени Г. Р. Державина

Академия  экономики и предпринимательства 
 

Реферат на тему:

Система внутреннего контроля в системе управления предприятием. Организационная  структура внутреннего  контроля. 
 

Студентка:

 группы  № 307

Ветрова Т. Н. 
 

Проверил:

Махонина И.Н. 
 

Тамбов 2009.

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………3

1. Внутренний контроль в системе управления предприятием………….4
2. Организационная структура внутреннего контроля…………………...8

Заключение……………………………………………………………………..15

Список используемых источников……………………………………………16

Введение 

Стратегия в области формирования систем внутрихозяйственного контроля - важная составляющая бизнес-стратегии  компании. Роль внутреннего контроля трудно переоценить. При его помощи обеспечивается сохранность собственности, выявление и мобилизация имеющихся  резервов в сфере производства и  в финансах, формируются условия  для повышения эффективности  управления компанией.

Системы контроля в той или иной форме  существуют на каждом предприятии. Тем  не менее приходится констатировать, что практика формирования в России полноценных систем внутрихозяйственного контроля только начинает складываться. Чем больше компания и чем сложнее  ее организационная структура, тем  шире требования к системам контроля и актуальнее задача повышения их качества.

Что же такое внутренний контроль? Не вдаваясь в подробности теории контроля, дадим  пояснения, позволяющие перейти  к последующим суждениям.

В самом узком  толковании термин "внутренний контроль" означает всего лишь сбор информации об объекте контроля. Такого рода контроль осуществляется всеми менеджерами  компании (субъектами контроля) в рамках выполняемых ими функций. Так, директор по продажам с целью управления регулярно  собирает сводки об объемах продаж в натуральном и денежном измерении, информацию о претензиях к качеству проданного товара и т.д. В широком  понимании контроль - это непрерывный  процесс управления деятельностью  компании, включающий сбор информации, анализ ее, принятие на основе данного  анализа решений регулирующего  характера, обеспечение процедур обратной связи.

1. Система внутреннего контроля в системе управления предприятием.

      Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы, и виды контрольных действий также определяются аудитором (п. 9 Временных правил аудиторской деятельности в Российской Федерации и п. Закона “Об аудиторской деятельности”). Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ведомством.

      Внутренний  контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

      Целями  организации системы  внутреннего контроля на предприятии являются:

      1) осуществление упорядоченной и  эффективной деятельности предприятия;

      2) обеспечение соблюдения политики  руководства каждым работником предприятия;

      3) обеспечение сохранности имущества  предприятия.

      Для достижения вышеперечисленных целей  необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко — Учета) и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.

      Для достижения целей организации системы  внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

      *  в бухгалтерскую (финансовую) отчетность  было включено все, что должно  быть в нее включено, и не  включено ничего из того, что  не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

      * бухгалтерская (финансовая) отчетность  давала верное и объективное представление о предприятии в целом;

      * компьютерные программы, контролирующие  функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;

      * средства предприятия не могли  быть незаконно присвоены или  неэффективно использованы;

      * все отклонения от планов своевременно  выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;

      * внутренняя отчетность оперативно  передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

      Из  перечисленных выше задач руководства  предприятия по организации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета; бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

      Первые  три задачи обеспечиваются связью системы  внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого учета.

      Именно  поэтому в дальнейшем мы будем  различать две системы:

      *   систему внутреннего финансового  контроля;

      *   систему внутреннего управленческого  контроля.

      Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля — это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля — это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля — это своеобразная организация внутри организации (предприятия).

      Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

      Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации — циклы снабжения, производства и реализации.

      Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей,

      Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

      * бухгалтерский финансовый учет (счета  и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);

      * бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);

      * ревизия, контроль, аудит (проверка  документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);

      *   теория управления.

      Все вышеперечисленные методы интегрируются  в единую систему и используются в целях управления предприятием.

      В современных условиях в жизнь  предприятий постепенно входит новое понятие, называемое “эккаунтингом” (accounting). Это чрезвычайно емкое экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство - ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми нормами. Однако счетоводство — это лишь основополагающий элемент эккаунтинга. Посредством счетоводства создается информационная база, необходимая для управления предприятием. Профессиональная деятельность, связанная с формированием этой информационной базы, и называется эккаунтингом.

      В это понятие входит работа:

      *   плановая;

      *   по составлению отчетности;

      *   контрольная;

      *   аналитическая. 

      Таким образом, контроль является неотъемлемой частью эккаунтинга.

1. Организационная структура системы  внутреннего контроля

Новые условия хозяйствования, основанные на закономерностях развития рынка  и его особенностях, требуют принципиально  нового подхода к управлению, соответствующего требованиям современной внешней  среды. Рыночной экономике, более чем  государственной плановой, свойственны  случайные явления и процессы. Для того чтобы подготовить предприятие  к внезапным изменениям на рынке, обосновать критические параметры  его развития, весьма актуальной становится необходимость повышения качества управления и управляемости организацией

Вместе  с тем решение проблемы повышения  эффективности деятельности и, соответственно, качества оказания помощи населению  тесно связано с обеспечением финансовой стабильности аптек.

В свою очередь, для обеспечения устойчивости финансового состояния организаций  необходим постоянный мониторинг основных процессов деятельности, оказывающих  влияние на качество управления.

Эффективное управление деятельностью организации  все в большей мере зависит  от качества информационного обеспечения  руководителей всех уровней. Сегодня  большей частью оно построено  на основе получения информации, сосредоточенной  в бухгалтерской отчетности, которая  не позволяет объективно оценить  оперативное внутреннее состояние, т.к. фиксирует прошлые события, и  рассчитано в основном на коммуникацию с внешними пользователями.

На основании  обобщения литературных источников установлено, что для повышения  эффективности деятельности и качества управления деятельностью организации  необходимы:

• постоянный мониторинг хозяйственно-финансовой деятельности;
• управление экономикой аптечной организации на основе внедрения управленческого учета;
• внедрение системы внутреннего контроля (управленческо-финансового, налогового и др. видов аудита).
• Разработка и внедрение адаптационных механизмов управления в современных условиях предполагает обязательное наличие таких функций, как учет и повседневный внутренний контроль всех производственных процессов.

С целью  повышения эффективности деятельности нами рекомендуется внедрение в  практику системы предприятия управленческого учета, в частности его подсистему СВК (систему внутреннего контроля). СВК предусматривает использование децентрализованного управления через центры ответственности и рациональное бюджетирование. Основными характеристиками СВК, позволяющими повысить эффективность структуры управления аптечной организацией, являются следующие:

• стандартизация процессов (система показателей, позволяющая провести оценку процесса);
• исполнительная дисциплина на всех уровнях управления;
• своевременность, правильность оформления учетных документов и составления форм оперативной отчетности по центрам ответственности;
• соблюдение требований законодательных и нормативных актов при осуществлении хозяйственных и финансовых операций.

На рисунке 1 представлена организационная структура системы внутреннего контроля.

СВК состоит  из центров ответственности, включающих операционный и финансовый бюджет, а также из службы внутреннего  аудита. СВК разрабатывается на основании  положений, стандартов, инструкций.

На основании  проведенных научных исследований нами разработаны и предложены для  внедрения в практику примерные  центры ответственности (ЦО) организации. Данная классификация основана на разделении ЦО по видам основных направлений  деятельности, которые, в свою очередь, влияют на результаты деятельности (табл. 1).

Таблица 1

Примерные центры ответственности типичной организации

Информационную  базу центров ответственности обеспечивают бюджеты. Бюджет как инструмент управления позволяет не только управлять финансами, но и регулировать отношения внутри предприятия.

Бюджетирование - это система краткосрочного планирования, учета и контроля ресурсов и результатов  деятельности организации по центрам  ответственности, позволяющая анализировать  прогнозируемые и полученные экономические  показатели в целях более эффективного управления. На рисунке 2 представлена организационная структура процесса бюджетирования, включающая следующие  направления:

Разработка  финансовой структуры - организация  центров ответственности, взаимодействующих  между собой через бюджеты  и делегирование полномочий в  части составления конкретных бюджетов менеджерам центров ответственности.

Разработка  бюджетного регламента - стандартизация бюджетных форм, инструкций и процедур, разработанных в аптечной организации, а также определения таких  параметров, периода бюджетирования, схемы документооборота по составлению  конкретного бюджета.

Утверждение регламентов в учетной политике - включает утверждение регламентов  в специальном положении или  в разделе учетной политики, где  перечисляются: состав бюджетов, период бюджетирования (год, квартал, месяц).

Разработка  структуры основного бюджета - включает формирование бюджетов, описание состава  бюджетов, структуры бюджетных статей; закрепляет бюджеты за центрами ответственности, определяет порядок бюджетного контроля, а также фиксирует полномочия по исполнению бюджетов за центрами ответственности.

В разработку основного бюджета входят операционный и финансовый (бюджет доходов и  расходов, движения денежных средств, по балансовому листу составление прогнозного баланса) бюджеты. Кроме того, для фармацевтической организации, на наш взгляд, необходимо ввести следующие специальные бюджеты: налоговый, ценообразования, по льготному и бесплатному отпуску.

Постоянный  анализ бюджетов обеспечивает информационную прозрачность всех хозяйственных процессов  и позволяет оценить результаты деятельности, платежные возможности  организации, а также сопоставлять изменения доходов и расходов по периодам времени, устанавливать  нормативы и лимиты расходов.

Второй  составляющей СВК является внутренний аудит, охватывающий основные процессы финансово-хозяйственной деятельности и позволяющий контролировать внутренние информационные потоки в организациях.

Информационной  базой внутреннего аудита служит практически вся нормативная  и правовая информация о финансово-хозяйственной  деятельности предприятия, данные первичного оперативного, бухгалтерского и статистического  учета, а также прочая внутренняя информация, необходимая для принятия решений.

Организация внутреннего аудита осуществляется на основе разработанных стандартов, где освещаются соответствующие  методики по проведению различных видов  проверок фармацевтических организаций. Стандартизация позволяет обеспечивать унификацию в вопросах методологии; единство подходов к проведению аудита и составлению отчетности.

На основании  мониторинга элементов СВК формируется  система менеджмента качества, которая  является мощным стимулом саморазвития и повышения конкурентоспособности  организации.

На основании  проведенного исследования о состоянии  объектов нами разработан и предложен  для внедрения методический подход проведения управленческо-финансового аудита организации, охватывающий наиболее значимые аспекты деятельности. Разработанная и модифицированная нами методика позволит через децентрализацию управленческого процесса персонифицировать ответственность руководителей отдельных центров ответственности и аптечной организации в целом. В таблице 3 представлена методология проведения внутреннего управленческо-финансового аудита аптечной организации.

Заключение 

Процесс контроля имеет две основные формы  организации: структурно-функциональную через функциональные связи между  структурными подразделениями и  форму прямого контроля через  специализированные обособленные подразделения, основной функцией которых является контроль деятельности компании.

Любая управленческая функция, реализуемая  в компании, глубоко интегрирована  с контрольной, каждый этап управления сопровождается стадией контроля. Именно по этой причине достаточно сложно отделить контрольную функцию от других функций управления и описать  ее в автономном режиме.

Таким образом, с целью повышения качества управления и повышения эффективности  деятельности необходимо внедрение  в практику механизмов управления не только на уровне руководителей, но и на уровне руководящих органов управления производственным сектором. Внедрение системы бюджетирования предусматривает обеспечение руководства оперативной информацией любого среза хозяйственной деятельности. В таком виде сбалансированные показатели становятся мощным инструментом принятия управленческих решений.

Список  используемых источников: 

1. Постановление  Правительства РФ "О вопросах  государственного регулирования  аудиторской деятельности в Российской  Федерации" от 6 февраля 2002 г. N 80.

2. В.В. Нитецкий, Н.Н. Кудрявцев "Аудит предприятия".

3. Ю.А. Данилевский "Практика аудита".М.: "Финансовая газета", 2007 г.

4. Н.Т. Лабынцев "Стандарты аудиторской деятельности" ", Москва "Издательство ПРИОР",2004г

5. Журнал "Аудит", 6, 2005г.

6. Е.П.Козлова, Н.В.Потушанская, Т.Н.Бабченко, Е.Н.Галанина "Бухгалтерский учет", Москва "Финансы и статистика", 2004г.