Состав и структура информационного обеспечения предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение_________________________________________________________3

Глава 1. Информация и виды информации_____________________________5

1. Сущность и виды информации____________________________________5
2. Цели и задачи информационного обеспечения организации____________7

Глава 2. Состав и структура информационного обеспечения предприятия__13

2.1 Элементы информационного  обеспечения_________________________13

2.2 Исследование современных  информационных технологий в  разработки предприятий управленческих  решений_______________________________16

Заключение______________________________________________________19

Библиографический список_________________________________________21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений

Для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям. Быть полной, достоверной и своевременной.

Актуальность темы состоит в том, что для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Цель работы изучить информационное обеспечение процесса управленческих принятия решений.

Задачи реферата:

1. Рассмотреть сущность и виды информации.
2. Ознакомиться с целями и задачами информационного обеспечения организации.
3. Раскрыть элементы информационного обеспечения.
4. Исследовать современные информационные технологии.

Объектом работы является процесс управленческих принятия решений.

Предметом работы является информационное обеспечение процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Информация и виды информации

1.1 Сущность и  виды информации

 «Информация  (от  латинского  informatio  -  разъяснение,  изложение),

первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или  другим способом (с помощью условных  сигналов,  технических  средств).

       Наиболее примечательное свойство  информации  -  способность  вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое,  они  начинают  жить  по-другому, меняются и их потребности в  информационных  услугах.  Непременным  условием выживания в  условиях  рынка  и  сохранения  конкурентоспособности  является адаптация  к  изменяющимся  потребностям.  Практически  ценность  информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет  в  принятии  решений,  и тому,  что  поставлено  на  карту   этим   решением.   Ценность   информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.

       Информация,   призванная   обеспечить   принятие    решений,    вносит

существенный  вклад  в  решение.  Она  становится  фактором  производства  и подобно труду,  материалам  и  капиталу  создает  богатства.  В  этой  своей

функции  информация  является  элементом  конкурентоспособности,  равным  по значению умелости менеджмента. [2 с.21]

       Информация состоит из всех объективных фактов  и  всех  предположений, которые влияют на восприятие  человеком,  принимающим  решение,  сущности  и степени неопределенностей, связанных с данной  проблемой  или  возможностью.

Все, что потенциально позволит снизить  степень  неопределенности,  будь  то факты, оценки,  прогнозы,  обобщенные  связи  или  слухи,  должно  считаться информацией.[2 с.46]

Существует многообразие типов  информации,  используемых  менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

       Факт: событие или условие, которое  наблюдается  напрямую  (простейший вид информации).

       Оценки:  отличаются  от  фактов  тем,   что   базируются   скорее   на

умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на  прямом  наблюдении  и подсчете. Такая оценка может отличаться  от  действительного  факта  по  двум направлениям. Так как она  базируется  на  выборке,  на  нее  влияет  ошибка выборки; кроме того на нее воздействует  также  ошибка  измерения,  ибо  она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих  ошибок  могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера  выборки,  вторая - при помощи более точных методов измерения.

       Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с  будущим.

Частично они основаны на экстраполяции тенденций,  частично  на  аналогии  и частично на здравом смысле. [3 с.115]

       На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки  и прогноза. Например,  они  устанавливаются  между  объемом  продаж  и  такими факторами  как  национальный  доход,  доверие  потребителя,  план   расходов корпоративного капитала и т.д.

       Слух отличается от факта только тем,  что  источник  информации  менее надежен. Но слух может  быть  единственным  доступным  источником  отдельных видов  информации,  например,  планов  конкурентов.  Таким  образом,   слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.

К качеству информации предъявляются  определенные  требования,  прежде всего требование о том, чтобы она  удовлетворяла  пользователей  информации, иначе говоря, была полезной.

       Полезность   информации    оценивается    внутренними    и    внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

уместность и своевременность  информации  -  способность  повлиять  на

принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный  момент или к определенному сроку;

достоверность  информации  -  гарантия  объективности  и   правдивости

представляемых  данных,  что  предполагает  необходимость  указания  методов сбора, учета и обработки  информации,  чтобы  пользователи  могли  правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

сопоставимость  информации  -  возможность  сравнения  показателей   с

данными по другим фирмам, регионам,  государствам,  что  требует  применения определенных стандартов в предоставлении информации;

доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме,  чтобы  пользователь  мог  применять  ее  для  принятия решения,  не  боясь  допустить  ошибку.  Для  ясного  понимания   информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали  существо  вопросов,  были четкими, без излишней детализации,  правильно  переведенные  на  иностранные языки;

конфиденциальность  информации  -   строгий   учет   и   контроль   за

распространением информации среди  внешних  пользователей,  а  также  за  ее содержанием и характером.[2 с.55]

      Таким   образом,   информация   должна   быть    целенаправленной    и

ориентированной на соответствующие уровни управления.

 

1.2 Цели и задачи информационного обеспечения организации

Информационно-управляющая система определяется как формальная  система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.[3 с.95]

      Информационно-управляющая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем  и  предполагаемом будущем. Она должна  отслеживать  все  относящиеся  к  делу  события  внутри организации и вне ее.  Общей  целью  информационно-управляющей системы  является  облегчение  эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной  деятельности  и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача  нужной информации нужным людям в нужное время.

Цель информационного обеспечения:

- обеспечение получения  собственниками высоких прибылей;

- поддержание рентабельности  предприятия;

- обеспечение финансовой  ликвидности, обеспечение безопасности  труда и развития коллектива  предприятия

Задачи информационного обеспечения:

гарантированные требование качество управления предприятием;

повышение оперативности и эффективности взаимодействия между подразделениями;

обеспечить управляемость качеством выпускаемой продукции;

увеличить экономическую эффективность деятельности предприятия;

создать систему статистического учета на предприятии;

осуществлять прогноз развития предприятия;

создать систему стратегического и оперативного планирования, систему прогнозирования.

       Необходимо отметить, что информационно-управляющая система не  является  единственной  всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей  администрации в информации. Поскольку может возникнуть  желание  получить  систему  такого характера, нужно оговорить этот  аспект,  что  из-за  больших  сложностей  в реальных организациях вероятность создания ее мала.  Информационно-управляющая система  некой  организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых  служит  для принятия решений в некоторой конкретной области.[4 с. 47]

      Нельзя  упустить тот факт, что информационно-управляющая система  неизменно  предполагает  применение компьютеров.  Действительно,  последние  достижения  в  области   технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание  информационно-управляющих систем. Некоторые типы информационно-управляющей системы были бы невозможны без той  скорости  и  точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления  требовали и  информации,  и  системы  для  ее   получения   задолго   до   изобретения компьютеров.

При обсуждении вопросов проектирования  информационно-управляющей системы  отмечались  некоторые  из требований к повышению их эффективности,  например,  требование,  чтобы  тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для  принятия им решения.

       К сожалению, множество потенциальных проблем не  позволяет  эффективно работать даже такой информационно-управляющей системы, которая на  первый  взгляд  хорошо  спроектирована. Возможно, потенциальные  пользователи  не  поймут  преимуществ  системы  или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться.  Может  также оказаться,  что   система   получилась   слишком   дорогой.   Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить  эти  и  другие  проблемы, чтобы новая  информационно-управляющая система  оказалась  эффективной  не  только  на  бумаге,  но  и  на практике.

Участие пользователей в проектировании системы. Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы  обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов.  Чтобы проектируемая информационно-управляющая система была эффективной  на  практике,  этим  специалистам  очень важно  привлечь  к  процессу  проектирования  тех  управляющих,  которые   в последствии будут ею пользоваться.  Эти  пользователи  лучше  других  знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

       Кроме  того,  если  те  руководители,   которые   будут   пользоваться

информацией, не примут определенного участия в  процессе  разработки,  может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации  или  будет перегружать их бесполезной  информацией.  Не  следует  забывать  и  то,  что привлечение к  проектированию  людей,  ответственных  за  внедрение,  обычно уменьшает сопротивление изменениям.[5 с.96]

Процесс обучения пользователей. Уменьшить  сопротивление  переменам  также  можно,  если  как  следует обучить пользователей работе с системой.  Такое  обучение  должно  уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная  информационно-управляющая система.  И,  что  наиболее важно,  предварительное  обучение  позволит  пользователям  глубоко   узнать возможности системы и поможет им избежать тех  “ловушек”,  которые  являются следствием имеющихся ограничений. Без  такого  обучения  пользователи  могут оказаться во власти  обслуживающего  технического  персонала  и  чувствовать себя так, будто информационно-управляющая система  управляет  ими,  а  не  наоборот.  В  результате  может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

Критерий затраты – эффективность. Информационно-управляющая система не может считаться эффективной, если выгоды  от  ее  использования заметно не превышают  затраты  на  ее  создание.  Наилучшая  информационно-управляющая система  -  это  не обязательно  такая,  которая  дает  наибольшее   количество   информации   и наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система,  которая  дает информацию такого  количества  и  качества,  которое  необходимо  для  целей управления при наименьших возможных  затратах.  Стоимость  эксплуатации  информационно-управленческой системы значительно превосходит затраты на оплату  труда  специалистов  и  стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное  на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а  также  время  и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой  информации.  Однако, оценкой экономической эффективности информационно-управляющей системы часто пренебрегают. [5 с.129]

 Отбор нужной информации. Одна из важных проблем, связанных  с  новой  технологией  информационно-управляющей системы,  -  это легкость, с которой  можно  выдавать  чрезмерное  количество  информации.  А избыток информации также затрудняет  процесс  принятия  решения,  как  и  ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов,  руководитель  или может,  просмотреть  важную  информацию,  или  не  сможет  достаточно  быстро установить ее  для  современного  принятия  решения.  Следовательно,  хорошо проектированная информационно-управляющая система  избирательно  снабжает  руководителя  информацией  лишь того  типа,  которая  необходима  для  его  деятельности.  По   возможности, информацию необходимо как можно плотнее «сжимать»,  чтобы  ускорить  процесс ее накопления.

       Необработанная  информация,  вводимая  в  компьютерную  информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна  так,  чтобы  ее можно было  извлечь  в  пригодном  виде.  Разные  управляющие  имеют  разную потребность  в  информации  в  разное  время.  Чтобы  помочь  им  эффективно использовать аппаратное оснащение системы,  были  разработаны  разнообразные пакеты программного обеспечения. [6 с.61]

Обслуживающий персонал и тестирование оборудования. Если  информационно-управляющая система  использует  компьютер,   то   организация   должна   нанять соответствующее   количество   обслуживающего   технического   персонала   и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации  и  проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь  организации  в  достижении  ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу  компьютеров.  Кроме  того, новые компьютеры и программы могут плохо работать  из-за  имеющихся  ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование  было проверено на точность в процессе работы в  параллель  с  другими  системами, прежде чем на систему можно будет положиться.

Модернизация системы и данных. Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу информационно-управляющей системы оказывают влияния изменения внутренних и  внешних  обстоятельств.  Любое изменение в структуре организации обычно означает, что  какую-то  конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например,  если  высшее руководство принимает  шаги  к  децентрализации  организационной  структуры, необходимо модифицировать информационно-управляющую систему таким образом,  чтобы  снабжать  руководителей более низких звеньев отчетами  и  другой  информацией,  которая  ранее  была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло  изменение целей, например, вследствие решения выпускать  новое  изделие,  нужно  также изменить и модернизировать  информационно-управляющую систему,  чтобы  она  выдавала  информацию  о  новых потребителях и конкурентах.  Если  от  правительственных  органов  поступают новые  распоряжения  относительно  налогообложения,  безопасности   изделия, потребительской информации, гарантий  прав  на  работу  и  т.п.,  необходимо модернизировать информационно-управляющую систему с  целью  сбора,  хранения,  обработки  и  распределения новой необходимой информации.

       Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно информация  им может  понадобиться.  Изменения  банковского  процента,  возможное   слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового  изделия  может  заставить управляющего разыскивать соответствующие  данные  и  собирать  буквально  по крохам необходимую  ему  для  принятия  решения  информацию.  Даже  рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Состав и структура информационного обеспечения предприятия

2.1 Элементы информационного  обеспечения

Структура есть внутренняя организация исследуемого объекта, его составные части, взятые во взаимосвязи. Установить структуру — значит определить основные элементы исследуемого объекта с их наиболее устойчивыми связями. Структурный подход, или структурный анализ, открывает путь к наиболее верному познанию содержания любых явлений, процессов и объектов материального мира. Применительно к рассматриваемому вопросу он открывает путь к познанию содержания информационного обеспечения уголовной политики, позволяет установить ее внутреннюю организацию, выявить основные элементы этого вида социально-правовой деятельности, охарактеризовать их взаимосвязи друг с другом.                                                                                  

Теоретическая разработка структуры информационного обеспечения очень важна. Здесь реализуется большое количество политических, правовых, управленческих и организационно-служебных действий, которые, в свою очередь, осуществляются через систему функций, технических и иных средств. Для того чтобы разработать практические рекомендации, необходимо первоначально выявить основной стержень, основу информационного обеспечения, а это и создается разработкой и построением его структуры. Следует отметить, что в структуре информационного обеспечения можно выделить несколько взаимосвязанных уровней, прежде всего — уровень наиболее общих, обязательных элементов, присущих Информационному обеспечению в любой сфере. Правовые основы работы с информацией, организационные предпосылки и формы работы с информацией, методические приемы работы с информацией, технические средства работы с информацией, подготовленные к работе с информацией кадры, методические приемы отбора, обработки, приема и передачи информации, а также ее оценки в качестве необходимой и достаточной для практического исследования, системы контроля за эффективностью информационного Обеспечения. Предложенная структура в своей основе правильно отражает наличие и взаимосвязь структурных элементов рассматриваемого вида деятельности. Во-первых, в нее дважды (на правах отдельных элементов) включены методические приемы работы с информацией; отнесение к ее элементам методических приемов оценки информации, необходимой и достаточной для практического использования, представляется излишним, так как они входят в содержание методических приемов работы с информацией. Во-вторых, технические средства работы с информацией и подготовленные к работе с ней кадры можно объединить в одну группу — ресурсную основу информационного обеспечения. [6 с.105]

  В итоге структуру информационного обеспечения уголовной политики можно представить следующим образом: правовые основы; организационные предпосылки и формы работы с информацией; методические приемы; ресурсная основа информационного обеспечения; система контроля за эффективностью информационного обеспечения. 

Правовые основы. В современных условиях правовой фактор все более становится одним из необходимых условий дальнейшего совершенствования деятельности государственных органов, общественных организаций, населения и граждан в решении задачи построения демократического общества и правового государства. В этих условиях возрастают требования к деятельности органов уголовной юстиции и органов государственной власти в целом. Соответственно возникают новые, повышенные требования к правовому регулированию их информационного обеспечения. Реализация этих требований должна обеспечивать:

а) четкое функционирование всех звеньев информационной системы;

 б) оптимальное соотношение  прав и ответственности субъектов  информационного обеспечения на  всех уровнях и этапах работы  с информацией и строгое соблюдение  при этом законности;

в) регламентацию процедуры и технологии информационного обеспечения;

г) стимулирование с помощью правовых средств высокоэффективной работы с информацией и всего информационного обеспечения в целом.  
Таким образом, под правовыми основами информационного обеспечения уголовной политики следует понимать совокупность правовых норм и подзаконных нормативных актов, регламентирующих деятельность по сбору, обработке, хранению и использованию политико-правовой, управленческой, криминологической, уголовно-правовой и иной информации в Строгом соответствии с режимом законности. [7 с.31]

Организационные предпосылки и формы работы с информацией. Любая деятельность осуществляется на основе и в рамках конкретного организационно-структурного построения той или иной системы. Например, в системе МВД РФ имеется своя организационная структура информационного обеспечения, которая является составной частью (подструктурой) общей структуры этого вида деятельности. Она охватывает, с одной стороны, все службы и подразделения органов внутренних дел, осуществляющих предупреждение, раскрытие и расследование преступлений, а также призванные оказывать им организационную, методическую, информационную и другую помощь, с другой — способы их взаимосвязи в процессе работы с криминологической, уголовно-правовой и другой информацией и их использованием в предупреждении преступлений и применении уголовного законодательства. 

Ресурсная основа — это совокупность специально обученных и подготовленных для работы с информацией кадров, а также материальных и технических средств обеспечения. Поскольку борьба с преступностью в нашем обществе в ряду первостепенных проблем социально-экономического развития занимает далеко не первое место и, по существу, имеет по отношению к ним «обеспечивающий и обслуживающий» характер, ее ресурсное обеспечение имеет свои пределы и границы.

В настоящее время важное значение придается повышению «информационного образования» специалистов, их обучению работе с информационными источниками и формулированию запросов на необходимую информацию, что является предпосылкой удовлетворения их потребностей в информации. Наряду с другими обстоятельствами повышенное внимание к этой задаче объясняется тем, что в практике борьбы с преступностью все шире стала использоваться новейшая информационная техника, освоение которой требует специальной подготовки. [7 с.54]

 

2.2 Исследование  современных информационных технологий  в разработки предприятий управленческих  решений

Современные информационные системы организационного управления предназначены оказывать помощь специалистам, руководителям, принимающим решения, в получении ими своевременной, достоверной, в необходимом количестве информации, создании условий для организации автоматизированных офисов, проведении с применением компьютеров и средств связи оперативных совещаний, сопровождаемых звуковым и видеорядом. Постигается это переходом на новую информационную технологию. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, возможности для пользователя доступа к удаленным базам данных и программам благодаря сетям ЭВМ.

Постоянно расширяющиеся сферы применения персональных компьютеров, их массовое использование, в том числе и в экономической работе, привело к необходимости формирования наиболее эффективных организационных форм применения вычислительной и другой организационной техники. В настоящее время на их основе создаются и успешно функционируют локальные и многоуровневые вычислительные сети, представляющие собой интегрированные компьютерные системы обработки данных. Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируются как сложный информационно-технологический и программный комплекс, поддерживающий единый способ представления данных, единый способ взаимодействия пользователей с компонентами системы и обеспечивающий информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе. Особое значение в таких системах придается защите информации при ее передаче и обработке.

Наибольшее распространение при защите экономической информации получили аппаратно-программные способы: в частности, использование системы связи, выбранной по защитным свойствам и качеству обслуживания, гарантирующим сохранность информации в процессе передачи и доставки ее адресату; шифрование и дешифрование данных абонентами сетей общего пользования (телефонных, телеграфных) при договоренности пользователей об общих технических средствах, алгоритмах шифрования. [8 с.62]

Интегрированные системы обработки данных создаются на основе объединения и жесткой увязки всех входящих в систему элементов в информационном, техническом и программном аспектах. При этом должна быть построена максимально унифицированная технологическая схема функционирования системы с использованием общих четко спроектированных  для разных задач структур и  моделей данных.