Современные тенденции развития делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ……………………………………………………………………………………....………………………….3

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации 4

2. Исполнительное делопроизводство…………………….…………………………………………….10

3. российские технологии делопроизводства в ХХ веке……………..……………………….. 12

4. Современные тенденции  развития делопроизводства…….……………………………… 22

Заключение ………………………………………………………………………....................................... 26

Список источников и используемой литературы …………………………………...……………. 28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Делопроизводство всегда занимало важное место в работе государственного аппарата. От организации делопроизводства во многом зависит оперативность работы отдельных учреждений и государственного аппарата в целом.

История делопроизводства в СССР – важнейший период в развитии делопроизводства. В советский период развитие делопроизводства на прямую связано с разрушением устоев старого эксплуататорского строя и формированием  нового государственного аппарата, возникшего в результате победы  Великой Октябрьской социалистической революции.

В учреждениях дореволюционной России делопроизводство носило бюрократический характер, представляя собой, в руках чиновничества, средство защиты интересов господствующего класса.

Делопроизводство в советских учреждениях имело принципиально другое значение и цели. Призванное удовлетворить нужды и запросы трудящихся, оно являлось средством, обеспечивающим четкую и бесперебойную работу советского государственного аппарата.

Думаю, изучение данной темы имеет актуальность и по сегодняшний день. Подробный анализ источников может показать ошибки, которых нужно избегать и сегодня. В тоже время нужно учитывать и положительные стороны, которые можно использовать в современном делопроизводстве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. УСОРД – характеристика,  назначение и состав системы.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.1

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.2

Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.3

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

• исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

• сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.4

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по кадрам.

 

 Правила учета документооборота.

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное  сокращение инстанций прохождения  документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

- исключение  или максимальное ограничение  возвратных движений документов (при их обработке - регистрация  и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

- максимальное  единообразие в порядке прохождения  и процессах обработки основных  категорий документов, исходя из  того, что каждое перемещение  документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности  направления документопотоков, исключения  дублирующих и повторных операций  по подготовке и обработке  документов;

- ритмичности  движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики  документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения  документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута  движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность  движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов  вышестоящих организаций (органов  власти и управления, центральных  аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов  от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов  от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования  совместных действий или побуждения  к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные  виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан  — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии

работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

 

 

2. Исполнительное делопроизводство.

На рубеже XVIII—XIX вв. Россия представляла собой феодально-крепостническое, абсолютистское государство, находившееся на стадии разложения. В течение всего XVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, изданном в 1811 г., были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство и «соображения и заключения» с выводами — распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах». В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих — в канцелярии и департаментах и частных — в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

23 марта 1840 г. на  Путиловском и Невском машиностроительных  заводах Петербурга были установлены  должности личных секретарей  — помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом  создания профессионального секретарского  труда в нашей стране. После 1840 г. личные секретари появились на многих предприятиях России. В 1868 г. в Харькове были открыты первые секретарские курсы, подобные учебные заведения в США появились в 1879 г., в Англии и Франции — в 1900—1907 гг.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, из них две лицензионных, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время перьевые авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Начиная с 1884 г. в России издавались восемь специализированных журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского труда, такие, как «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф» и др. Личные секретари руководителей предприятий Петербурга активно принимали участие в создании и работе профсоюза лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

Однако методы и стиль работы государственных учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская социалистическая революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала строительство нового государственного аппарата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Российские технологии делопроизводства в ХХ веке.

На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 года. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 года.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX века жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами, а изобретение телефона привело к появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX – начала ХХ веков все большее внимание обращается на систему регистрации и необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта

идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 году «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 году социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 1917 – 1941 ГОДА.

Революция 1917 года принесла с собой разрушения во всех областях жизни общества, в том числе и в организации делопроизводства. Ленин учил: «Весь аппарат, связанный с угнетением (армия, полиция, чиновничество), должен подлежать уничтожению, слому». Поэтому служащие государственных учреждений, ранее занимавшие должности в канцеляриях, были уволены, заниматься делопроизводством оказалось некому. 28 октября 1917 года военно-революционный комитет обратился с предписанием выявить лиц, желающих работать в революционных организациях в качестве бухгалтеров, машинисток, писцов, артельщиков. Этот призыв нашел немедленный отклик. В советский аппарат пришли люди, порою совершенно не искушенные в делопроизводстве, но зато до конца преданные делу пролетарской революции.

С целью упрощения делопроизводства в новых советских учреждениях в 1919 году. Рабочая комиссия Межведомственного совещания, в которую входили представители пяти наркоматов, подготовила «Положения о письмоводстве и делопроизводстве». В его основу легло «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 года. Для увеличения оперативности в работе и экономии бумаги Положение рекомендовало заменить письменные документы телефонными переговорами и телефонограммами, изъять сопроводительные письма, не делать лишних докладов, не изготовлять лишних копий документов. В целях экономии бумаги предлагалось составлять документы без конвертов.

В 20-е года ХХ века в связи с коренным видоизменением постановки делопроизводства в условиях господства новой власти возникла острая необходимость разработки новых норм и правил ведения делопроизводства. Так, в 1920 году при Наркомате РКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства. В 1922 году в составе Наркомата РКИ был создан отдел нормализации и улучшения постановки делопроизводства. Кроме того, вопросами постановки делопроизводства занимались отдельные ведомства. Так, на железнодорожном транспорте над улучшением делопроизводства работала особая комиссия.

В 20 – 30-е года широко развернулось движение по научной организации управленческого труда. В 1923 году при коллегии Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР был сформирован Совет по научной организации труда (Совнот). В результате проведенных работ Совета были введены  усовершенствованные технические приемы делопроизводства. Рационализация в делопроизводстве позволила сократить число делопроизводственных работников НК РКИ с 210 до 30 человек.

В центральных и местных учреждениях создавались специальные рационализаторские подразделения, которые впоследствии стали называться организационными бюро (оргбюро). Рационализацией делопроизводства непосредственно стал заниматься отдел административной техники (АТО) НК РКИ СССР. Отдел административной техники стал руководящим методическим центром по руководству рационализацией делопроизводства.

Для проведения практических работ в учреждениях по рационализации делопроизводства в 1925 году было создано акционерное общество Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой). «Оргстроем» разрабатывались и внедрялись рекомендации по рациональной постановке делопроизводства, организационной структуре учреждений на основе тщательного обследования заводов, фабрик, трестов, синдиков и других организаций. Поскольку деятельность «Оргстроя» основывалась на началах хозрасчета, им изготавливалось канцелярское оборудование для учреждений, которое создавалось на различных деревообрабатывающих  предприятиях Москвы, а затем и Ленинграда.