Создание оптимальных условий хранения

ВВЕДЕНИЕ

          Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.

          В работе подробно рассматриваются основы физико - химической сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

          Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

          В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально - культурное значение.

          Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ.

          В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико - химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и влажности воздуха, его газового состава.

          В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

          В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы - архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения документов: температурно - влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.

          Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов.

1. Создание оптимальных  условий хранения

         Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответное, бездумное отношение к документам.

          Специалистам, связавшим свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению сохранности документов включает в себя обширный комплекс мероприятий, в который входит создание оптимальных условий хранения. Остановимся на этом вопросе .

Оптимальные условия  хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением  для архива помещения и проведением  планово- предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием  помещения архива средствами  пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением  специального оборудования для  хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок);

- созданием  оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

          Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения;

- Ширина главных проходов ( между рядами стеллажей) -120 см;

- Ширина проходов между стеллажами -75 см;

- Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

- Расстояние между полками по высоте - 40 см;

- Расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- Расстояние между пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах не менее 30 см.

- Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

          Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) определяются размерами этих документов.

          Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

          Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

          Для хранения секретных, особо ценных документов и учетных документов ведомственного архива используются сейфы и металлические шкафы.

2. Основы обеспечения  физико - химической сохранности документов

          Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно -влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно - гигиенических требований.

Физико - химические факторы

          Архив предусматривают и располагают в специально построенных зданиях не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями структурных подразделений, в составе которых он действует.

          Архив должен быть удален от:

1. Промышленных  предприятий загрязняющих воздух  пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окиси азота), на  расстояния установленные санитарными нормами.

2. Объектов и  сооружений, опасном в пожарном  отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

          В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/м3):

- Сернистого газа - 0,05;

- Окислов азота  - 0,085;

- Хлора - 0,03;

- Пыли силикатной - 0,05.

          Архивохранилище должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и не должен иметь с ним общих вентиляционных каналов.

3. Режимы хранения:

3.1 Температурно - влажностный режим сохранности документов

         Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

         Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

         В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

         В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно - влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

         Одним из самых страшных врагов для бумажных носителей документной информации являются плесень и грибок, которые непременно появляются при повышенной влажности подвальных помещений архивохранилища, если в нём проходят незащищённые трубопроводы отопления.

         Плесень очень быстро распространяется, и если вовремя её не обнаружить и не принять необходимые меры, может последовать необратимое разрушение документов. Поэтому в помещениях архива с повышенной влажностью должно проводится регулярное обследование документов, при обнаружении поражённых плесенью дел их необходимо немедленно изолировать и дезинфицировать. Стеллажи, шкафы, коробки в которых хранились поражённые плесенью документы протирают водным раствором формалина (3 - 5 %) и просушивается.

         Температурно - влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно, особенно этот контроль важен для архивохранилищ, где хранятся документы на плёночных носителях, отличающиеся от бумажных гораздо большей уязвимостью.

         Контрольно - измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

         Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

         Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

         Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений.

         Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно - влажностным режимом воздуха в хранилище.

3.2 Световой  режим

         Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования.

         Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в  хранилищах может быть естественным и искусственным:

         Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге.

         Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

         Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

         Степень разрушения документов зависит от силы и продолжительности действия на них света. Защиту документов от солнечного света можно обеспечить тремя основными способами: полной изоляцией хранилища от естественного освещения; сокращением количества солнечного света, проникающего в хранилище; фильтрацией солнечного света для исключения ( или сведение до минимума) вредной радиации.

         Самым простым и радикальным средством защиты документов от вредного влияния солнечных лучей можно считать полную изоляцию хранилища от дневного света. Поэтому проблема защиты документов от света либо вообще не возникает, либо решается весьма просто в подземных хранилищах и в хранилищах, оборудованных компактными передвижными стеллажами.

         Несмотря на то что строительство архивохранилищ, использующих искусственное освещение, в последние годы получает распространение, в ряде стран архивисты считают нецелесообразным полностью отказываться от дневного света из-за продолжительного пребывания сотрудников в хранилищах. Поэтому в существующих хранилищах и во вновь проектируемых новых зданиях архивов до настоящего времени предусматривается сооружение окон различного размера и конструкций, открывающих доступ к дневному свету. Однако при этом следует применять разнообразные способа ограничения степени интенсивности солнечного излучения и сведения до минимума его вредного воздействия на документы.

         Можно рекомендовать размещение окон на северной и западной сторонах здания (при этом южная и восточная стороны здания делаются сплошными) или проектировать их не по оси межстеллажных проходов, а против торцовых сторон стеллажей; можно применять над окнами «козырьки» (навесы) из бетона или алюминия, заменять обычные стекла светозащитными или покрывать их светофильтующей пленкой.

         Выбор того или иного способа ограничения солнечного излучения зависит от конкретных условий (географического местоположения архива, интенсивности солнечной радиации, материальных ресурсов). Для этого нередко в хранилищах используются шторы, занавеси, жалюзи, ставни.

3.3 Санитарно - гигиенические условия сохранности документов

         Соблюдение санитарно - гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли ( не более 0,15мг/м3).

         Для защиты документов от пыли необходимо выполнять следующие правила. Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

         Но если все - таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать отжатой марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина.

         Не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина.

         Проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ. Не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств.

         Следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей, и были окрашены масляной краской. Периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

         Для поддержания требуемых санитарно - гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

         При обнаружении в хранилище насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

         При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, щелях пола, под плинтусами и т.д., необходима дезинсекция всего хранилища.

         При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).

         Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже раза в месяц).

3.4 Охранный  режим

         Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

         Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно -охранной сигнализацией. На окна архивохранилища должны быть обиты металлическим листом. В целях пожарной безопасности в хранилищах прокладывается только скрытая электропроводка, не допускаются никакие «переноски и времянки», светильники должны быть только закрытого исполнения. Помещение архива должно быть не выше 2-го этажа, иначе эвакуация документов в случае пожара будет затруднена.

         В целях защиты документов от разрушающего воздействия солнечных лучей на окна архивохранилища должны быть установлены защитные жалюзи.

         Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории).

         Таковы основные требования к самому помещению архива, которые должен знать каждый заведующий и предъявлять их руководству.

4. Электр - и противопожарное оборудование

         В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

         В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

         По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

         Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

         Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

         Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

         В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

         При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

         В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно- технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений.

         Архивы - это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

         В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.

         Обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику. Пристальное внимание концентрируется на приоритетных направлениях архивной области, и прежде всего на обновлении основных производственных фондов, техническом перевооружении и реконструкции действующих учреждений и лабораторий, а также строительстве современных архивохранилищ.

         Ограниченные возможности традиционных методов обработки больших объемов архивной информации обусловили необходимость совершенствования и развития системы научно - справочного аппарата Государственного Архивного Фонда РФ на базе информационных технологий, ориентированных на применении организационной и вычислительной техники. Большое значение придается разработке прогрессивных технологий автоматизированной реставрации и воспроизведения документов на базе микропроцессорной техники.

         В данной работе проанализированы основные современные методы и тенденции в области режимов хранения и факторов разрушения документов. С научно - технической точки зрения рассмотрены вопросы механизма старения и долговечности документов, технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений; конструктивный ремонт зданий, оборудования и освещения хранилищ; традиционные и автоматизированные системы хранения; средства транспортировки документов; системы и средства противопожарной защиты; контрольно-измерительные приборы для измерения микроклимата в помещении. А также исследованы основные параметры оптимизации физической сохранности документов, техника кондиционирования и способы автоматического регулирования климата в хранилище.

         На основе работы показаны оптимальные условия сохранности документов, которые следует учитывать в перспективе экономичного унифицированного подхода к проектированию и строительству архивов.