Специфика документооборота бухгалтерии ОАО «Азарэнне»

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Этапы автоматизации  предприятия………………………………..........6
2. Специфика документооборота бухгалтерии ОАО «Азарэнне»………..9
3. Выбор программного продукта. Анализ типовой конфигурации 1С…18
4. Доработка типовой конфигурации 1С………………………………….21

Заключение……………………………………………………………………..25

Список использованных источников…………………………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В современных условиях динамично развивается рынок  комплексных интегрированных систем автоматизации предприятий и учреждений самого различного профиля (финансовых, промышленных, офисных) и самых различных размеров с разнообразными схемами иерархии, начиная от малых предприятий численностью в несколько десятков человек и завершая крупными корпорациями численностью в десятки тысяч сотрудников. Такие системы предназначены для решения задач как предприятия в целом (управление финансовыми ресурсами, управление запасами, планирование и производство, сбыт и снабжение, техническое обслуживание и ремонт оборудования, управление персоналом и т.п.), так и уровня его производственных подразделений, цехов и участков.

Наличие такой системы  поможет бухгалтерскому отделу в  его повседневной деятельности (формирование экономических данных в удобном, для машины, для хранения и анализа виде; подготовка первичных документов, отчетности; регистрация хозяйственных операций движения товарноматериальных ценностей), что приведет к росту производительности труда персонала, а также если и не полностью устранить вероятность ошибки в принимаемых расчетах, то хотя бы снизить вероятность её появления до некоторого минимума.

Фактически проблема автоматизации стала актуальной для каждого предприятия. Уже  не стоит вопрос “надо или не надо автоматизировать”, предприятия  столкнулись с проблемой: каким образом это осуществить. Подобная переориентация предприятий объясняется следующими основными причинами:

• повышением степени организационной и финансовой самостоятельности;
• выходом на зарубежный рынок;
• стремлением ряда западных компаний производить свои товары в России;
• завершением периода “островковой” автоматизации;
• возрастающей ориентацией предприятий на бизнес-процессы, т.е. деятельности, имеющие ценность для клиента;
• появлением на рынке как зарубежных, так и отечественных систем автоматизации, опыта их внедрения и использования и др.

Главная особенность  индустрии систем автоматизации  различных предприятий и учреждений, характеризующихся широкой номенклатурой  входных данных с различными (и  нетривиальными) маршрутами их обработки, состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций системы при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь и приходит понимание того, что будет делать будущая система и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявленным к ней требованиям. А именно нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неуспеху всей работы в целом.

С другой стороны, не существует двух одинаковых организаций. Даже в  таком учреждении как Сбербанк России на уровне его отделений и филиалов выявляются различия в применяемых технологиях. А следовательно, простое тиражирование даже очень хорошей системы управления предприятием никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Более того, в данном случае возникает проблема выбора именно той системы, которая наиболее подходит для конкретного предприятия. А эта проблема осложняется еще и тем, что ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же:

• единая информационная среда предприятия;
• режим реального времени;
• независимость от законодательства;
• интеграция с другими приложениями (в том числе с уже работающими на предприятии системами);
• поэтапное внедрение и т.п.

Следует отметить, что  для большинства предприятий  необходим и предваряющий автоматизацию  этап - наведение порядка в их деятельности, создание рациональных технологий и бизнес-процессов. Речь даже не идет о жестком их реинжиниринге, в современных российских условиях происходит массовый бизнес-инжиниринг.

Основными целями проектов по автоматизации предприятий являются:

• представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;
• формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно-управленческой структуры;
• упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;
• выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;
• анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;
• рекомендации и предложения по применимости и внедрению существующих программ управления предприятиями.

В данном проекте автоматизация  проводится на ОАО «Азарэнне». Данная организация занимается оптовой торговлей. Перепродажей товаров, приобретенных исключительно для этой цели. Оптовая торговля осуществляется на ОАО «Азарэнне» через оптовые склады и базы. В оптовом торговом центре оборудован торговый зал, в котором на стеллажах, полках, витринах размещается товар в упакованном виде, готовый для оптовой продажи, а также выставлен образец этого товара. В оптовом торговом центре можно сочетать оптовую торговлю с розничной. Для осуществления розничной торговли необходимо иметь кассовый аппарат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Этапы автоматизации предприятия

 

Описание этапов автоматизации  лучше всего рассмотреть на примере  «каскадной» технологии внедрения. От других технологий она отличается тем, что переход на каждый следующий  этап начинается только после полного завершения предыдущего.

«Каскадная» технология преимущественно применяется при  стандартном или проектном внедрении. Её важнейшие свойства – максимальная детализация на уровне формирования технического задания, которая и позволяет последовательно переходить от этапа к этапу.

Обследование  и постановка задач – начальный этап, который имеет целью изучить существующие на предприятии бизнес-процессы, документопотоки, аналитику учёта, внутреннюю и внешнюю отчётность. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ, и сформулировать основные задачи автоматизации – то есть способы и методы реализации проекта. Кроме того, на этом этапе определяется рамочная стоимость всех работ, а также стоимость работ по формированию Технического задания.

Формирование  Технического задания – ключевой этап работы. На основе предыдущего этапа в нём описываются и согласуются изменения, необходимые для приведения базового продукта в соответствие со спецификой организации учёта на предприятии. 

Заказчик, в процессе консультаций со специалистами Исполнителя, проясняет свои требования к системе  учёта. Исполнитель формулирует  и конкретизирует их, то есть создаёт техническое задание на внедрение автоматизированной системы.  
Составной частью технического задания является График работ, который позволяет как Исполнителю, так и Заказчику контролировать ход работ.

Адаптация программного продукта – комплекс работ по изменению типовой базовой версии программ реализующий требования Заказчика согласно техническому заданию. 
В соответствии с техническим заданием выполняется настройка программного продукта под специфику учета на предприятии. Создаются формы ввода данных и получения информации.

Поставка и  тестирование – необходимый этап работ, который позволяет проверить соответствие функциональных возможностей и эксплуатационных характеристик автоматизированной системы заявленным требованиям. 
Проведение тестирования установленного программного обеспечения на соответствие техническому заданию проводится на базе данных с тестовыми примерами на рабочих местах Заказчика. При проведении тестирования проверяются как отсутствие сбоев, так и результаты вычислений.

Обучение работников Заказчика включает в себя курсы ознакомления с программным продуктом "1С:Предприятие" в "Авторизованном учебном центре 1С" на территории Исполнителя, а также обучение в форме консультаций непосредственно на рабочем месте Заказчика.

В качестве дополнительной услуги могут быть составлены пользовательские инструкции, которые будут содержать описание:

·   последовательности действий пользователя данного вида задач при ведении учета;

·   документов, необходимых для ввода данных;

·   отчетов, используемых для контроля и анализа учета.

Однако Заказчик не всегда готов оплатить эту работу. Составление инструкций – трудоёмкий и дорогостоящий процесс, стоимость которого может составить до трети всей стоимости работ.

Ввод в эксплуатацию адаптированного программного продукта продолжается в течение одного-двух месяцев. В течение этого времени могут быть найдены несоответствия программного продукта требованиям технического задания, не выявленные в ходе тестирования. Исполнитель устраняет эти несоответствия в течение оговорённого в договоре времени. 

В ходе ввода в эксплуатацию нередко появляются дополнительные требования по функционалу и интерфейсу, не зафиксированные в техническом задании. Такие требования квалифицируются как Дополнительные работы, а условия их выполнения оговариваются в приложении к договору.

Сопровождение бывает двух видов. Гарантийное предполагает срочное безвозмездное исправление скрытых ошибок, которые невозможно было выявить в результате тестирования и на этапе ввода в эксплуатацию.  
По истечении гарантии, которая длится обычно до 3 месяцев с момента ввода в эксплуатацию, заключается договор послегарантийного сопровождения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО «АЗАРЭННЕ»

 

Учетный процесс организует главный бухгалтер, который подчиняется  непосредственно руководителю организации. При формировании учетной политики главный бухгалтер определяет структуру бухгалтерской службы и уровни подчиненности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных  операций законодательству Республики Беларусь, контроль за движением имущества и обязательств организации. Поэтому именно главный бухгалтер разрабатывает систему первичного учета. Он определяет, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству или нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации.

Отдел сбыта

Банк

 

Рис. 1. Взаимодействие бухгалтерии предприятия с остальными отделами

Если руководитель издает распоряжение о принятии указанных документов к учету, то главный бухгалтер исполняет это распоряжение. При этом всю полную ответственность за незаконность совершенных операций несет руководитель.

Каждая хозяйственная  операция должна оформляться первичным документом, только в таком случае она принимается к бухгалтерскому учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания. Учесть операцию значит сделать бухгалтерскую проводку, то есть отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. Причем эти счета берутся из рабочего плана счетов, который разрабатывается главным бухгалтером в учетной политике организации.  
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Главный бухгалтер решает, по какой форме и на каких носителях (бумажных или машинных) будет вестись бухгалтерский учет в организации. 

Порядок документооборота в организации также определяется главным бухгалтером в учетной политике. Документооборот - это путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место и время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.  
Инвентаризация имущества и обязательств организации это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель утверждает план проведения инвентаризаций в торговой организации. В плане определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. Непосредственно он осуществляет работу с банком, обслуживающим предприятие. В его подчинении находятся два бухгалтера, один из которых занимается основными операциями бухгалтерского учета, связанными с отделом сбыта, а другой — с отделом снабжения. Их работу проверяет и контролирует главный бухгалтер. 

Все сотрудники имеют  доступ к единой информационной базе отдела. При этом специалист по бухгалтерии работает только с той информацией, которая ему необходима и представлена в привычной для него форме независимо от степени автоматизации его деятельности.

На предприятии в  отделе бухгалтерии ежедневно выполняется  более  25 операций (приход материалов, отпуск в производства, движение средств  по расчетному счету, по кассе, расчеты  с подотчетными лицами, расчеты с  персоналом по оплате труда, с бюджетом и т.д.). Участок бухгалтерии на исследуемом предприятии  работает достаточно интенсивно (главный бухгалтер ежедневно проводит в работе более 9 часов).

В работе бухгалтера задействован факсимильный аппарат «НР 4255», персональный компьютер хорошей конфигурации (Intel Pentium 4, 256 DDR, 15 LCD SAMCUNG), принтер НР 1010, ксеро-копировальный аппарат НР.

На персональном компьютере главного бухгалтера установлен Microsoft Office 2002. Среди часто используемых приложений можно выделить Word и Excel. В своей работе главных бухгалтер совместно использует данные приложения для создания отчетов, заявлений и т.д. Так же на компьютере бухгалтера установлена справочно-нормативная программа «ГЛАВ-БУХ ИНФО», обеспечивающая доступ к нормативным документам, декретам и положениям по ведению учета.

Формы бухгалтерской  отчетности, как внешней, так и  внутренней, также разрабатываются  главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:

- отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета;

- объем и сроки представления отчетности внутренним и внешним пользователям; 

- круг должностных лиц (внутренних пользователей), которым представляются определенные формы отчета;

- наименования и адреса учреждений (внешних пользователей), которым представляется бухгалтерская отчетность

- способ представления отчетности (почтой, курьером,  
телекоммуникационными каналами связи и пр.);

- фамилии работников бухгалтерии, ответственных за составление конкретных форм отчетности.

Организация может не иметь в своем штате главного бухгалтера и специалистов бухгалтерской  службы. Она может поручить ведение  бухгалтерского учета и составление  отчетности сторонним предприятиям или лицам, на которых при этом возлагаются та же ответственность и те же обязанности в области бухгалтерского учета, что и на штатного главного бухгалтера.

Технология учетных  работ предполагает последовательное выполнение определенных процедур по различным разделам учета. Независимо от хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях технология учетных работ включает регистрацию события или объекта учета, обработку зарегистрированных данных и обобщение их в 00етствующИХ учетных документах в разрезе аналитических и синтетических счетов, а также в формах бухгалтерской отчетности. рассмотрим функционирование автоматизированных систем обработки учетной информации на отдельных участках учета.

Последовательность автоматизированной обработки информации по учету основных средств и нематериальных активов включает настройку системы, заполнение и корректировку необходимых справочников создание базы данных о наличии основных средств и нематериальных активов на предприятии регистрацию операций по ИХ движению обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

Разработан перечень типовых задач, включающий : учет наличия и движения основных средств в натуральном и стоимостном измерении по объектам, материально ответственным лицам и структурным подразделениям; учет износа основных средств; учет ремонтов основных средств; учет объектов основных средств, сданных в аренду; формирование сведений о Наличии драгоценных металлов и камней в составе основных средств; расчет переоценки основных средств; формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета, отчетности основных средств.

Информационное содержание задач включает: формирование данных о движении и наличии основных средств по запросу, на дату проведения инвентаризации, на начало и конец отчетного периода; определение излишков и недостач основных средств; формирование данных о сумме начисленного износа, о фактических затратах на ремонт основных средств, о результатах переоценки основных средств и др.  
Структура информации АРМ по учету основных средств представлена в (Приложение А) и включает входную (первичную), нормативно-справочную и выходную (результатную) информацию.

Входная информация представлена первичными документами, отражающими  движение основных средств. Как правило, в современных бухгалтерских  программах используются формы (реквизиты) типовых документов, обязательных для всех предприятий и организаций: товарная накладная (ф. ТН-1); товарно-транспортная накладная (ф. ТТН-2); акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (ф. ОС-1); акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. ОС-2); акт на списание основных средств (ф. ОС-З);  акт на списание автотранспортных средств (ф. ОС-4);  инвентарная карточка учета основных средств (ф. ОС-б); опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. ОС-7);   карточка учета движения основных средств (ф. ОС-8); инвентарный список основных средств (ф. ОС-9).

 Первичная информация  представлена следующими данными:  
наименование объекта, дата, номер документа, код операции, синтетический счет (счет, субсчет, код аналитического учета), первоначальная стоимость объекта основных средств, инвентарный номер, код затрат, код амортизационных отчислений, вид оборудования, год выпуска, заводской номер, пробег транспортных средств, дата ввода в эксплуатацию, признак наличия драгоценных металлов, дата начала уплаты налога на недвижимость и др. 

Технология автоматизации  учета товарно-материальных ценностей  возможна в нескольких вариантах: использование  АРМ в бухгалтерии и (или) АРМ на складском и цеховом уровнях. В силу специфики операций по учету материальных ресурсов и учету готовой продукции и товаров отдельно разрабатываются АРМ по учету материальных ценностей и АРМ по учету готовой продукции.

Функциональное назначение комплекса задач по учету материальных ценностей состоит в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

1) автоматизация документирования  всех операций по движению  материальных ценностей;  
2) выявление и отражение затрат, связанных с заготовлением материальных ценностей;  
3) соблюдение установленных норм запасов материальных ценностей;  
4) контроль за отпуском материальных ценностей на производство и другие цели;  
5) систематизация и обобщение данных о наличии и движении материальных ресурсов и выдача необходимых сведений по запросу пользователей.

Комплекс включает следующие  задачи: учет поступления материальных ценностей по складам и  
учет расхода материальных ценностей на производство, в порядке внутреннего перемещения и на сторону;  учет остатков материальных ценностей на складах и у МОЛ; учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) в эксплуатации; учет переоценки материальных ценностей; учет использования горюче-смазочных материалов (ГСМ), спецодежды и обуви; учет драгоценных металлов в составе узлов, деталей и изделий; расчет лимитов материалов; формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета и форм отчетности.

Комплекс задач по учету материальных ценностей является объемным по числу как используемых входных документов, так и выходной информации. Структура информации по учету материальных ценностей представлена в (Приложении В).

Оперативная информация по движению материальных ценностей  отражается в следующих первичных  документах:

товарно-транспортной накладной (ф. ТТН- 2);

 приходном ордере (ф. М-4);

акте приемки материалов (ф. М-7);

 накладной-требовании на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11);

 лимитно-заборной карте, акте  на списание МБП (ф. МБ-8) и  др.  
Постоянная нормативно-справочная информация объединяет справочники счетов и субсчетов, кодов операций, номенклатуры ценника материалов, поставщиков, получателей, материально ответственных лиц, подразделений, объектов учета затрат, статей расхода, норм расхода и запасов материалов.  
При организации АРМ на складском и цеховом уровнях появляется возможность оперативной обработки информации. Так, при оприходовании материальных ценностей на склад кладовщик, используя справочник номенклатуры-ценника материалов, автоматически разносит данные о приходе по карточкам складского учета (номер документа, код основного счета, номер склада, код материала, цена, количество, сумма) и формирует приходный ордер. При отпуске материалов со склада в цех в карточках складского учета кладовщик отражает расход и формирует соответствующий документ (лимитно-заборную карту, накладную-требование на отпуск). Одновременно в бухгалтерии в АРМ материальных ценностей появляется информация об изменениях в наличии материалов.

При отражении операций по движению МВП выполняется автоматическое начисление износа в размере 50 или 100 % стоимости предметов. Учет использования спецодежды и обуви организуется в соответствии с установленными нормативами по каждому работнику.

Основными предпосылками автоматизации  учета труда и заработной платы являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. Технология учетных операций по труду и заработной плате включает настройку на особенности оплаты труда, алгоритмов расчетов начислений и удержаний, заполнение и корректировку необходимых справочников, создание базы данных о работниках предприятия, регистрацию выполненного объема работ или отработанного времени работниками, обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

В практике наблюдаются  различные подходы к технологии обработки информации по учету труда  и заработной платы: по охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т. п. 

Функциональная структура  комплекса включает следующие задачи:  
• расчеты по начислению сдельной заработной платы по данным об индивидуальной или коллективной выработке;

• расчеты по начислению повременной заработной платы по данным табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т. п., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;        

• расчет удержаний: подоходного  налога, за товары, проданные в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетным  суммам и др.;

• расчет взносов по социальному  страхованию и обеспечение отчислений в установленные законодательством внебюджетные фонды;

• формирование расчетно-платежной  документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным  номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;

• обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений  по видам оплат, категориям, группам  профессий и корреспондирующим  счетам;

• обобщение удержаний  по видам и корреспондирующим  счетам;

• обобщение операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в аналитическом разрезе и другим группировочным признакам.

Основными первичными документами  по начислению заработной платы являются наряды на сдельную работу, наряды-задания, табели учета использования рабочего времени, листки временной нетрудоспособности, протоколы трудового участия членов бригады, справки-расчеты на доплаты, выплату премий и др.

Нормативно-справочная информация представлена заполненными справочниками (виды оплат и удержаний, ставок общих  начислений и удержаний, категорий работающих, корреспондирующих счетов, календарь рабочего времени) и справочниками, формируемыми в процессе внедрения АРМ на предприятии (работающих, структурных подразделений, тарифных ставок, получателей перечислений и др.).  
Выходную информацию составляет расчетно-платежные ведомости, расчетные листки, списки для перечислений, почтовых переводов в аналитическом разрезе по каждому работнику, а также сводки по видам оплат и удержаний, структурным подразделениям и счетам, по объектам затрат и видам удержаний в синтетическом разрезе.

Комплекс задач финансово-расчетных  операций охватывает автоматизацию  той части операций бухгалтерского учета, которая связана с денежными  средствами, финансированием, фондами, резервами, использованием прибыли  и т. п. Эти операции могут проводиться как на одном рабочем месте, так и на рабочих местах, связанных друг с другом. Отсюда следует, что организация базы данных АРМ по учету финансово-учетных операций должна иметь централизованную и распределенную обработку данных.

АРМ по учету финансово-расчетных операций включает работы, которые могут выполняться независимо друг от друга. Это кассовые банковские операции, операции с подотчетными лицами, депонентами, дебиторами и кредиторами, по финансированию и др. 

Выполнение технологической процедуры ввода информации 0уществляется на основе обработки первичных документов (платежных и инкассовых поручений, платежных требований, приходных и расходных ордеров и др.). Ведение информационной базы включает операции регистрации и контроля первичных документов обеспечение хранения информации. Важным моментом является организация рационального хранения и своевременного резервного копирования информации. для сокращения сроков обработки данных применяется нормативно-справочная информация, которая вводится один раз, а затем многократно используется. 

Предусмотрена возможность  ведения учета расчетов не только в национальной денежной единице, но и в иностранных валютах. С  помощью справочника «Валюты» производится регистрация текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.