Специфика закупочной логистики коммерческих предприятий

НОУ-ВПО  Российской международной академии туризма

Псковский филиал 
 
 

Реферат по дисциплине 

«Логистика» 

Специфика закупочной логистики  коммерческих предприятий.

                                    Специальность 080507 «Менеджмент организации»

                             Специализация: «Менеджмент гостеприимства» 
 
 
 
 

студентки 5 курса очного отделения

группы 060133 МГ Мартышевой А.В. 
 
 
 
 
 

Псков

2010

Содержание 

Введение

1. Специфика закупочной логистики коммерческих предприятий…........5     
2. Задачи закупочной логистики……………………………………………7
3. Задача выбора поставщика……………………………………………….9
4. Технология проведения процесса закупок……………………………..10
5. Логистика запасов………………………………………………………..17
6. Использование концепции логистики в снабженческой

     деятельности коммерческого предприятия……………………………..19

Заключение

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Термин  «логистика», известный до недавнего  времени лишь узкому кругу специалистов, получает сегодня широкое распространение. Основная причина этого явления  заключается в том, что понятие начало использоваться в экономике. Здесь под логистикой понимается научно-практическое планирование хозяйствования, заключающееся в эффективном управлении материальными и связанными с ними информационными финансовыми потоками в сфере производства и обращения.

     В настоящее время в экономической  литературе приводится большое количество определений понятий логистики. Полное понятие этого термина дано в словаре по логистике: Логистика - наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также передачи, хранения и обработки соответствующей информации.

     Логистика - наука о планировании, организации, управлении, контроле и регулировании  движения материальных и информационных потоков в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя.

     Логистика - наука о планировании, управлении и контроле поступающего на предприятие, обрабатываемого там и покидающего  это предприятие материального  потока и соответствующего ему информационного потока.

     Логистику также определяют как научное  направление, связанное с поиском  новых возможностей повышения эффективности  материальных потоков.

     Несмотря  на определенные различия, которые  вкладывались в понятие логистики в каждом из имеющихся направлений, все они выделяют общий в совокупности специфический признак: согласованность, рациональность и точный расчет.

     Если  рассмотреть в совокупности круг проблем, которые затрагивает логистика, то общим для них будут вопросы  управления материальными и соответствующими им информационными потоками.

     Целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей торговой организации  в товарах с максимально возможной  экономической эффективностью. Эта  цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

     1) выдерживание обоснованных сроков  закупки товаров и материалов

     2) обеспечение точного соответствия  между количеством поставок и  потребностями в них 

     3) соблюдение требований производства  и торговли по качеству материалов  и товаров.

     В данном реферате будут рассмотрены сущность, специфика и задачи закупочной логистики, из которых более подробно рассматриваются две основные задачи. Это задача «сделать или купить» и задача выбора поставщика. Так же в реферате рассмотрены такие темы, как технология проведения процесса закупок и использование концепции логистики в снабженческой деятельности коммерческого предприятия. 
 
 
 

1. Специфика закупочной логистики коммерческих предприятий. 

     Закупочная  логистика - управление материальными  потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

     Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем  составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда: сырья, полуфабрикатов и др. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

     · элементом, обеспечивающим связи и  реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

     · элементом микрологистической системы, т.е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого  предприятия;

     · самостоятельной системой, имеющей  элементы, структуру и самостоятельные  цели.

     Рассмотрим  цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней:

     1. Как элемент макрологистический  системы служба снабжения устанавливает  хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические,  экономические и методологические  вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы.

     Логистическая интеграция с поставщиками достигается  за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера. В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, ориентация на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли.

     2. Служба снабжения, являясь элементом  организовавшего ее предприятия,  должна органически вписываться  в микрологистическую систему,  обеспечивающую прохождение материального  потока в цепи снабжение-производство-сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

     Цепь  снабжение-производство-сбыт должна строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть в начале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем исходя из нее, стратегия развития производства, и уже затем - стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предполагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

     3. Эффективность функционирования  службы снабжения, возможность  реализации перечисленных целей, как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики, в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.  

2. Задачи закупочной  логистики. 

     Основные  вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения:

• что закупить;
• сколько закупить;
• у кого закупить;
• на каких условиях закупить.

     К традиционному перечню логистика  добавляет свои вопросы:

• как системно увязать закупки с производством и сбытом;
• как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками.

     Обозначенный  круг вопросов закупочной логистики  определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и  характер выполняемых работ.

     Рассмотрим  задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике:

     1. Определение потребности в материальных  ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и др. параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы - графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и номенклатурные группы.

     2. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретных рынок.

     3. Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы.

     4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. Завершаются закупки организацией приемного контроля.

     5. Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки, отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

     6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения.

     7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии. 

3. Задача выбора поставщика 

     Одной из основных проблем, возникающих при  закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером фирмы в реализации ее логистической стратегии.

     Рассмотрим  основные этапы выбора поставщика.

     Определение и оценка требований покупателей  к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.

     Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в  которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка).

     Анализ  поведения рынка. Поставщик может  функционировать в различной  рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

     Идентификация всех возможных поставщиков и их предварительная оценка.

     После отбора наиболее подходящих поставщиков  продукции происходит окончательный  выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень  цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.

     Реализация  процесса поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, хранение, складирование и т.п.

     Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции. Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса. 

4. Технология проведения процесса закупок 

     Технология  проведения бизнес процесса закупки  состоит из следующих стадий:

     1 Подготовка и оформление заявки  на материал:

     1.1 Определение потребности в материале

     На  данном этапе происходит определение  потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в  Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его  количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

     1.2 Подготовка и оформление заявки  на материал 

     Заявка  на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности  в материале. В определенной позиции  указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

     · Обычная консигнация;

     · Производство;

     · Поставка третьему лицу;

     · Перемещение запасов.

     В заявке на материал функциональный отдел  сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

     1.3 Согласование заявки на материал

     На  данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем  функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью  проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

     2 Выбор поставщиков: 

     2.1 Подготовка списка возможных поставщиков

     На  данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных  поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены  договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

     2.2 Отправка запроса, в соответствии  с заявкой на материал:

     2.2.1 Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

     На  данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

     · Традиционная почта;

     · Средства факсимильной связи;

     · Электронная почта;

     · Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)

     2.2.2 Подготовка и оформление запроса  в соответствии с заявкой на  материал 

     В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

     2.2.3 Отправка запроса на материал 

     Подготовленный  и соответствующим образом оформленный  запрос на материал отправляется возможным  поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

     · Традиционная почта;

     · Факсимильная связь;

     · Электронная почта;

     · Личной доставкой представителем.

     2.2.4 Регистрация отправки запроса  возможным поставщикам

     На  основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и  информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые  записи в регистрационных формах.

     2.3 Выбор поставщиков 

     2.3.1 Получение коммерческих предложений  от возможных поставщиков

     При получении коммерческих предложений  от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном  порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для  зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

     2.3.2 Согласование полученных предложений 

     При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

     2.3.3 Регистрация получения предложений 

     При получении коммерческих предложений  от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном  порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

     2.3.4 Выбор наиболее подходящих поставщиков 

     На  основе сравнительного списка цен и  условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

     3 Обработка заказов 

     3.1 Оформление и отправка заказа 

     3.1.1 Подготовка заказа 

     При подготовке заказа на материал, в его  позициях должны быть указаны:

     · Идентификационный номер заказа;

     · Дата отправления заказа.

     · Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

     · Краткое описание заказываемого  материала или группы материалов;

     · Выбранные условия поставки.

     Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

     3.1.2 Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком

     На  данном этапе проверяется наличие  договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

     3.1.3 Оформление или продление договора  с Поставщиком 

     На  данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или  продления, соответственно.

     3.1.4 Оформление заказа

     При оформлении заказа в нем в соответствующих  позициях должно быть указано:

     · Идентификационный номер заказа;

     · Дата отправления заказа.

     · Идентификатор заказываемого материала  или группы материалов;

     · Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

     · Выбранные условия поставки.

     Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

     3.1.5 Отправка заказа выбранному Поставщику

     Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

     · Традиционная почта;

     · Факсимильная связь;

     · Электронная почта;

     · Личной доставкой представителем.

     3.1.6 Регистрация отправки заказа 

     При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной  книге.

     3.2 Выполнение обязательств по оплате  заказа 

     3.2.1 Получение инвойса в соответствии с заказом

     В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен  инвойс, в котором определены условия  выполнения процедуры закупки. В  позициях инвойса должны быть указаны  следующие данные:

     · Идентификационный номер инвойса;

     · Дата отправки инвойса;

     · Идентификатор заказываемого материала  или группы материалов;

     · Количество материала;

     · Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

     · Идентификатор расчетной валюты.

     Полученный  инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

     3.2.2 Согласование полученного инвойса

     3.2.3 Выполнение обязательств по оплате  заказа 

     3.2.4 Отправление уведомления о выполнении  обязательств по оплате

     3.2.5 Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке

     4 Контроль выполнения условий  договора:

     4.1 Отслеживание местонахождения груза  в процессе доставки

     4.2 Регистрация отступлений от контрольных  дат по условиям поставки

     5 Поступление материала: 

     5.1 Организация приёма груза в  установленном месте

     В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает  груз (материал) по мере поступления  в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного  груза.

     5.2 Сопоставление характеристик и  качества полученного материала с заявленными Поставщиком

     5.3 Выставление претензий по факту  отступления от условий договора 

     6 Оприходование материала

     На  данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся  следующие данные:

     · Идентификатор материала;

     · Дата поставки и идентификационный  номер договора, по которому была произведена  закупка.

     · Количество;

     · Краткое описание материала;