Сущность метода управления по целям

Москва  –  2015 г.

Оглавление

Введение

Фирма состоит из группы людей, которые действуют вместе для достижения общих поставленных целей. Из этого можно сделать вывод, что одно из важнейших мест в структуре любой фирмы или организации занимают цели, поскольку для их достижения и проводится вся работа в фирме. Если в фирме или организации нет никаких целей, то эта контора не сможет просуществовать какое-либо продолжительное время. Однако при этом цели являются весьмо спорным вопросом, когда речь заходит о понимании организации. Некоторые специалисты пологают, что цели нужны при анализе организационного поведения, тогда как другие наоборот стараются уменьшить их значение.

За многие годы было проведено огромное число исследований на эту тему, и их результат говорят, что цели все же занимают одно из ключевых мест среди всех остальных компонентов фирмы или организации.1

Можно привести множество примеров, когда простое смещение целей или даже неопределенность в их формулировке приводят к таким серьезным негативным последствиям в организации, как неправильный выбор стратегических направлений (это приводит к серьезным материальным потерям), снижение эффекта синэргии из-за отсутствия единой ориентации у членов организации, нарушение коммуникаций внутри организации, ослабление интеграции внутри организационных структур, появление сложностей в мотивации членов организации, и другим серьезным проблемам.

Актуальность темы обусловлена важностью определения целей, поскольку цели являются основой менеджмента, планирования, организации, мотивации, контроля; дают возможность определить методы для увелечения эффективности деятельности фирмы, а так же являются фундаментом для принятия всех деловых решений, и кроме того являются руководством при формировании конкретных плановых показателей.

Ни одна фирма не сможет существовать в условиях конкурентной борьбы, если у нее нету конкретных ориентиров и направлений, которые и должны определить то, к чему она стремится, и чего желает и сможет добиться благодаря своей работе.

Говоря другими словами, цели имеют прямое влияние на большую часть компонентов деятельности фирмы. Поэтому отечественные фирмы все больше и больше начинают применять метод управления, в котором результат деятельности подчиненных определяется мнением о нем руководителя к управлению на базе более объективной платформы - с помощью системы управления на базе целей и контрольных показателей.

Цель данного реферата – изучить влияние целей на методы управления фирмой. Выделить необходимые условия для управления фирмы по целям.

Задачи, стоящие в данной работе: изучить сущность управления фирмы по целям, классифицировать цели фирмы, выделить основные этапы необходимые для управления по целям. 
1. Сущность метода управления по целям.

Эффективным методом управления является метод управления по целям.

Метод управления по целям (Мanagement by objectives - MBO) получил широкое распространение в мировой практике управления во второй половине XX века. Данный метод управления дает возможность значительно повысить объективность оценки персонала, избавив ее от субъективных факторов. С позиции MBO - это оценка персонала на основе не личных качеств конкретного исполнителя, а результатов его деятельности: по заранее установленным параметрам и с использованием количественных методик, которые позволяют четко и точно рассчитать размер материального вознаграждения.2

Определение конкретных целей помогает перейти от общей формулировки миссии к отдельным видам работы, с помощью которых фирма может добиться успеха. Определению целей предшествует не только выбор миссии, но и, как правило, формулировка принципов деятельности фирмы.

Преимущества "Управления по целям":

• Простроена иерархия целей (от стратегических целей компании до оперативных целей сотрудников);
• Согласованность целей на всех уровнях управления;
• Объективность критериев оценки труда;
• Понятные и принятые сотрудниками критерии оценки их труда;
• Постоянная обратная связь и возможность оперативной оценки и корректировки деятельности сотрудников, подразделений, компании.

К "слабым" сторонам, как правило, относят затраты на разработку УПЦ.

Согласование целей - это вторая по сложности задача в управлении, после согласования ценностей. Однако дополнительными выгодами этого процесса являются налаживание коммуникаций между подразделениями и понимание взаимовлияний, в результате повышается скорость и качество обмена информацией, принятия решений, повышается ответственность и сплоченность команды.

Выработка целей осуществляется в нисходящем порядке по иерархии от высшего руководства к последующим уровням управления. Цели нижестоящего управляющего должны обеспечивать достижение целей его начальника. На данном этапе выработки целей обязательна обратная связь, то есть двусторонний обмен информацией, что необходимо для их согласования и обеспечения непротиворечивости.

Под целью понимается идеальное или желательное состояние объекта управления, в данном случае организации. Именно на его достижение ориентирована, прежде всего, управленческая деятельность.

Наличие цели обеспечивает организации стабильность, равновесие, единство действий участников. Крупные организации имеют множество целей различного уровня, обычно дополняющих и поддерживающих друг друга. Они либо открыто провозглашаются как деловые установки, периодические заявления высшего руководства, официальные задачи проводимой политики, либо неявно подразумеваются через стандарты поведения, философию.

Достижение целей должно быть полезно организации, каждому ее члену в отдельности, а также тем, кто с ней сотрудничает, - деловым партнерам, властям и обществу в целом.

В то же время реальный результат человеческой деятельности, как правило, не совпадает с намеченной целью, поскольку в процессе движения к ней всегда могут иметь место различные отклонения.

Цели организации меняются под воздействием внешних условий ее деятельности, техники и технологии, перемены взглядов руководства. Такая переориентация во многом обеспечивает ей выживание.

Цели организации формируются теми, кто распоряжается ключевыми ресурсами. В то же время, формулировка их не произвольна, исходит не только из личных взглядов руководства, но и из той роли, которую организация играет в обществе, характера ее производственного и кадрового потенциала. Понятно, например, что перед обувной фабрикой не может ставиться цель выпускать компьютеры, а перед нотариальной конторой -- чинить автомобили. Они не располагают для этого необходимым оборудованием, а сотрудники -- соответствующими знаниями и опытом. Если организация маленькая, она не может стремиться стать национальным, а тем более мировым лидером в своей области -- для этого у нее просто не хватит ресурсов. Наконец, организация не может ставить перед собой цель делать то, что никому не нужно.

На формулировку целей существенное влияние оказывают также интересы субъектов, связанных с деятельностью организации. К ним, помимо ее владельцев или руководителей, относятся сотрудники, которым организация дает средства к существованию; деловые партнеры, чье благополучие также в немалой степени от нее зависит; местные власти, которым организация помогает решать многие социальные проблемы; общество в целом.

Конечно, иногда условия деятельности организации воспринимаются ее руководством не вполне адекватно, а отсюда возникают ошибки при постановке целей и определении способов их достижения, приводящие к неэффективным решениям, расточительству ресурсов.

В системе управления организацией цели выполняют ряд важных функций:

1) цели отражают философию  организации, концепцию ее деятельности и развития. А поскольку деятельность и ее отдельные направления составляют основу общей и управленческой структуры, именно цели определяют, в конечном счете, характер и особенности последней;

2) цели уменьшают неопределенность  текущей деятельности, как организации, так и отдельного человека, становясь  для них ориентирами в окружающем  мире; помогают приспособиться к  нему, сконцентрироваться на достижении  желаемых результатов; ограничивать  себя, противостоять сиюминутным  порывам и желаниям, регулировать  собственное поведение. Это позволяет  действовать быстрее, с большим  эффектом, добиваясь задуманного  с минимальными затратами, получать  дополнительный выигрыш;

3) цели составляют основу  критериев выделения проблем, принятия  решений, контроля и оценки результатов  деятельности, направленной на их  реализацию, а также материального  и морального поощрения сотрудников  организации, которые при этом  в наибольшей степени отличились;

4) цели, особенно великие, независимо от того, реальны они  или мнимы, сплачивают вокруг  себя энтузиастов, побуждают их  брать на себя добровольно  нелегкие обязанности и прилагать  все возможные усилия для их  выполнения. Причем, сложные и трудные  цели ведут к более высокой  результативности по сравнению  с мелкими или отсутствием целей, их постановкой в общем виде. Поэтому цели должны содержать в себе вызов.

5) официально провозглашенные  цели служат оправданию в глазах  общественности необходимости и  законности существования данной  организации, особенно если ее  деятельность вызывает неблагоприятные  последствия, например загрязнение  окружающей среды. Так, сооружение  АЭС связывается с возможностью  предотвращения энергетического  кризиса, обусловленного нехваткой  углеродного топлива, который может  угрожать существованию цивилизации.

Успешная реализация перечисленных и иных функций возможна при условии, когда цели организации отвечают определенной совокупности требований.

Можно выделить следующие требования к целям:

• во-первых, цели должны быть достижимыми.
• во-вторых, цели должны быть гибкими.
• в-третьих, цели должны быть измеримыми.
• в-четвертых, цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации.
• в-пятых, цели должны быть совместными.
• в-шестых, цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать.

Таким образом, в системе управления организацией цели выполняют ряд важных функций, успешная реализация которых возможна при условии, когда цели организации отвечают определенной совокупности требований

Соблюдение перечисленных выше требований задает целям организации системный характер, предполагающий их определенную классификацию.

2. Классификация целей  организации

Можно выделить несколько уровней цели.

Низший - объективная целесообразность; следующий - целенаправленность технических и организационных структур, которые уже ориентированы на достижение высших социальных целей. 3

По источникам цели можно разделить на заданные извне и сформировавшиеся внутри организации. Первые, которые ставит ее официальное руководство, обычно учитывают потребности более широкой социальной общности, в рамках которой эта организация функционирует. Внутренние цели -- это цели самого коллектива, ориентирующиеся на удовлетворение его потребностей. Они имеют неофициальный характер и формируются либо как равнодействующая, либо как совпадающая часть индивидуальных целей его участников. Последнее удобнее для управления, поскольку отражает общие устремления людей и облегчает воздействие на них.

С точки зрения комплексности можно говорить о простых и сложных целях; последние, в свою очередь, разбиваются на подцели.

По степени важности цели разделяются на стратегические и тактические.

Стратегические ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих облик организации, например достижение первенства в своей сфере деятельности, выход на международные рынки, коренное обновление материально-производственной базы, персонала и пр.

Тактические цели отражают отдельные этапы достижения стратегических, например проведение капитального ремонта. Они бывают оперативными (цели годового плана) и операционными (текущие задания).

Исходя из периода времени, необходимого для реализации, цели подразделяют на:

• - долгосрочные (свыше пяти лет);
• - среднесрочные (от года до пяти лет);
• - краткосрочные (до одного года).

Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, детализация и конкретизация необходимых действий, и сами по себе они являются вехами на пути реализации долгосрочных.

По содержанию цели делятся на:

• - технологические;
• -экономические;
• - производственные;
• - административные;
• - маркетинговые;
• - научно-технические;
• - социальные.

С точки зрения приоритетности выделяют:

- во-первых, необходимые  цели, достижение которых решающим  образом влияет на положение  организации, подразделения или  отдельного работника;

- во-вторых, желательные, реализация  которых позволяет в определенной  степени улучшить положение дел  и создать дополнительные гарантии  стабильности, и наконец, в-третьих, возможные цели, достижение которых  в принципе в данный момент  ничего не меняет.

Цели могут иметь троякую направленность: на конечный результат, например выпуск определенного объема продукции; на осуществление той или иной деятельности, скажем, совершенствование технологии; на достижение определенного состояния объекта управления -- приобретение работником новой профессии.

С точки зрения особенностей взаимодействия цели могут быть:

• - безразличными по отношению друг к другу (индифферентными);
• - конкурирующими;
• - дополняющими (комплиментарными);
• - исключающими друг друга (антагонистическими);
• - совпадающими (идентичными).

Наконец, цели можно рассматривать по уровню. Здесь выделяется миссия, общеорганизационные и специфические цели.

Миссия создает у окружающих представление об организации, ее философии, предназначении, социальной ответственности перед обществом и своими работниками, предпочтениях, ценностях, верованиях, принципах, культуре, морально-психологическом климате, наиболее привлекательных сферах деятельности, обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внутренней и внешней средой, помогает определить позиции и интересы в отношении разных социальных групп.

Миссия отражает также задачи фирмы в области производства товаров и услуг, завоевания рынков, внедрения новых технологий, обеспечения устойчивости, конкурентоспособности, прибыльности, экономического роста, создает основу для формулировки конкретных целей -- общих и специфических, выработки стратегии, распределения ресурсов на различных организационных уровнях, ориентирует текущую деятельность управляющих.

На формулировку миссии влияют такие факторы, как исторические традиции, конкурентные преимущества, существующий потенциал организации, угрозы, мнение заинтересованных лиц, взгляды высшего руководства.

Общие цели (их обычно бывает от 4 до 6) отражают важнейшие направления деятельности организации в целом и могут быть интегральными и функциональными. Первые связаны, например, с достижением ее устойчивости, обеспечением необходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выходом на внешние рынки и т.п. Вторые - с отдельными конкретными сферами работы (функциональными директивами) - финансовой, маркетинговой, кадровой и являются заданиями для соответствующих служб.

Специфические цели разрабатываются в каждом подразделении (стратегической хозяйственной единице) и определяют основные направления его деятельности в свете реализации им общих целей. Обычно они охватывают уже средне-- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, составляя основу планов.

Специфические цели бывают операционными и оперативными. Первые ставятся перед отдельными работниками, вторые - перед подразделениями.

На основе целей организация формулирует задачи, которые должны быть решены в процессе их достижения. Задача - это совокупность требований предпринять действия в конкретной ситуации, реализующаяся как серия работ, работа, или ее часть, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в оговоренные сроки.

Задачи более конкретны и обладают не только качественными, но количественными, пространственными и временными характеристиками.

Таким образом, цели организации разнообразны, и существует множество оснований для их классификации. Важно, чтобы все цели конкретной организации были взаимосвязаны, не противоречили друг другу и соответствовали предъявляемым к ним требованиям.

3. Этапы управления по  целям. Внедрение системы "Управление  по целям"

Метод управления по целям состоит из следующих этапов:

1. Планирование деятельности  и постановка индивидуальных  целей

2. Текущий контроль за результатами деятельности и обмен информацией (обратная связь)

3. Промежуточная и итоговая  оценка результатов деятельности  персонала.

Вспомогательными и обязательными инструментами являются система мотивации и информационная система.

Первый этап управления по целям - планирование деятельности и постановка индивидуальных целей - является основой для всех других и на него действительно падает самая большая нагрузка. Он включает:

• - разработку дерева целей - "матрешек" на всех уровнях и направлениях (стратегических и оперативных);
• - формулирование целей, удовлетворяющее требованиям к постановке целей;
• - грамотную расстановку приоритетов (на всех направлениях и уровнях);
• - координацию, увязывание целей подразделений на одном уровне и на разных уровнях;
• - согласованность и сбалансированность личных и корпоративных целей.

От качества его проработки зависит прохождение всех остальных этапов и в результате достижение поставленных целей.

Процесс установления целей в различных организациях проходит по-разному. В одних организациях установление целей полностью централизовано, в других же организациях может быть полная децентрализация. Есть организации, в которых процесс установления целей носит промежуточный между полной централизацией и полной децентрализацией характер. Каждый из данных подходов имеет свою специфику, свои преимущества и недостатки. Так, в случае полной централизации при установлении целей все цели определяются самым верхним уровнем руководства организации. При таком подходе все цели подчинены единой ориентации. Это является определенным преимуществом. В то же время у этого подхода есть существенные недостатки, суть одного из которых состоит в том, что на нижних уровнях организации может возникать неприятие этих целей и даже сопротивление.

В современных условиях миссия и общеорганизационные цели часто формируются в совместном диалоге высшего руководства организации, руководителей подразделений, консультантов по вопросам управления.

Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится корректировать или пересматривать. Одни организации это делают по мере накопления изменений; другие - в зависимости от конкретной ситуации; третьи - систематически, на основе отслеживания тенденций, не дожидаясь серьезных потрясений.

С точки зрения логики осуществления действий, выполняемых при установлении целей, можно считать, что процесс целеполагания в организации состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды, на второй - выработка соответствующей миссии и, наконец, на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации. Правильно организованный процесс выработки целей предполагает прохождение четырех фаз:

1. Выявление и анализ  тех тенденций, которые наблюдаются в окружении.

2. Установление целей для организации в целом.

3. Построение иерархии  целей.

4. Установление индивидуальных  целей.

Установленные цели должны иметь статус закона для организации, для всех ее подразделений и для всех членов.

Достижение целей организации требует определенной производственной и управленческой деятельности сотрудников организации, т.е. совокупности поступков, активного поведения. Если деятельность полностью или частично приводит к достижению поставленных целей, с управленческой точки зрения она считается эффективной. Степень эффективности определяется тем, насколько удалось достичь указанных целей. Прежде всего, следует заблаговременно создать для нее необходимые условия в виде предпочтительных позиций в тех или иных областях, предотвращения влияния как в настоящее время, так и в будущем неблагоприятных обстоятельств, особенно тех, последствия которых могут быть необратимыми.

Само осуществление деятельности должно быть своевременным, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, предотвращения неоправданных перерывов и потерь времени. Важность учета этих обстоятельств в условиях усложнения хозяйственных процессов трудно переоценить. Эффективная деятельность по достижению целей сегодня невозможна без свободы маневра, которая предотвращает возможность попадания в тупиковую ситуацию. Если такая свобода отсутствует, то часто приходится выжидать, что может привести к потере выгодного момента для начала действий. Свобода маневра обеспечивается постоянной готовностью к ним, поиском резервов, созданием условий для полного использования предоставляющихся возможностей. Важнейшим условием эффективной деятельности сегодня являются ее максимальная автоматизация и компьютеризация. Они позволяют освободить человека не только от тяжелой работы, но и от рутинных операций; сковывающих его творческие способности и возможности

Наконец, значительное повышение эффективности производственной и управленческой деятельности, направленной на достижения целей организации, возможно в том случае, когда ее члены отождествляют эти цели с собственными. Это делает возможным применение так называемою управления по целям, получающего сегодня на Западе все более широкое распространение. Методика анализа, процесс формирования целей укрупнено представляется тремя этапами:

1 Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы, различные государственные программы, схемы развития и размещения  производительных сил, мировой и  отечественный опыт и т.д.;

2 Написание сценария. Сценарий  представляется как инструмент  упорядоченности нашего представления  о будущем. Систематизация черт  этого будущего в едином документе.

3 Декомпозиция целей. Основываясь  на главных свойствах целей, развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на составляющие подцели, таким образом, чтобы конъюнкция этих подцелей определялась в конечную цель. Инструментом, с помощью которого осуществляется систематизация целей, является модель - «дерево целей».

Организационные системы представляют собой системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей. В самом определении организационной системы заложен целенаправленный характер её функционирования. В процессе анализа целей организационных систем был предложен целый ряд принципов и условий их классификации. Так, можно разделять их на общие и частные, внутренние и внешние, количественные и качественные и т.д. В организационных системах существуют состязательность и взаимодополняемость целей.

Важной частью управления по целям является измерение и сравнение текущей эффективности деятельности сотрудников между собой и с набором установленных стандартов. В идеале, когда сотрудники сами вовлекаются в процесс постановки целей и определения направления действий, необходимых для их достижения, в этом случае сотрудники более мотивированы на выполнение их обязанностей.

Заключение

На сегодняшний день фирма является сложным хозяйственным механизмом, нуждающимся в профессиональном грамотном управлении. Эта сложность вызвана тем, что управление требует обеспечения четкого взаимодействия и координации не только хозяйственного механизма в целом, но и всех его подразделений в отдельности. Кроме того, на сегодняшний день, серьезную роль в управлении фирмой играет управление по целям.

Управление по целям, является очень эффективным способом управления, однако он нуждается в точности, а так же в настойчивости и терпении. Нужно выделять на него большое количество времени, только тогда получится создать работающую систему УПЦ. Очень важно довести создание системы до конца, и запустить ее в работу, а затем следить за правильностью ее применения. Так же важным моментом является введение системы УПЦ в момент, когда реально нужна для фирмы и для ее работы соблюдены все нужные условия. Неполное применение УПЦ или введение недоделанной системы только дискредитирует ее в глазах как руководства, так и работников фирмы. После этого попытка вторичного внедрения системы, когда система будет доработана и правда нужна, будет встречена уже с некоторым сопротивлением.

Система управления по целям является инструментом управления "второго порядка". В связи с этим наилучший эффект этот иснтрумент дает при введении в фирмах, которые уже благополучно решили все основные проблемы роста. В случае, если в фирме не проводилось еще целенаправленной работы по анализу собственного состояния, не проходила работа по выявлению резервов, то начинать задачу по переходу на систему управления по целям явно еще рано.

Значение цели в процессе управления имеет очень большую роль. Определение цели - это первый и самый ответственный его этап, поскольку от выбора цели зависит непосредственно сам процесс управления. Серьезное значение имеет цель управления при организации и практической реализации принимаемых управленческих решений. В обязанности менеджера входит четкое и ясное доведение до исполнителей сути цели с тем, чтобы она правильно была понята, являлась стимулом к высокопроизводительному труду.

Цели совершенно необходимы для успешного функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Однако если цели плохо или неверно определены, это может привести к очень серьезным негативным последствиям для организации. Большой опыт человечества по установлению целей позволяет выделить несколько ключевых требований, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели. Соблюдение этих требований задает целям организации системный характер.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что цели и задачи, поставленные мной в данной работе, достигнуты полностью, тема раскрыта. 
Используемые материалы

1. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М. 2007. 432 с.

2. Тарелкина Т. Управление по целям // Менеджмент сегодня. №1 - 2009. - №1. 28 с.

3. Теория управления /под  ред. А.Л.Гапоненко - М.: Изд-во РАГС, 2005. 252 - 558 с.

4. Веснин В.Р. Менеджмент для всех. - М.: Юрист, 1994. - 241с.

1 Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М. 2007. С. 113.

2 Тарелкина Т. Управление по целям // Менеджмент сегодня. - 2009. - №1. С. 24.

3 Теория управления /под ред. А.Л.Гапоненко - М.: Изд-во РАГС, 2005. С. 252 - 256.