Технология работы с кадровой документацией

Министерство образования  и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет  экономики  и управления

 

Кафедра государственного и  муниципального управления

 

 

 

 

Реферат

 

«Технология работы с кадровой документацией»

ОГУ 100103 .65.8012. 13Р

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                      Руководитель работы

                                                                                      ст. преподаватель

                                                                                       _______ Н.В. Воржева

                                                                                      « _____»_______2012г.

                                                                                      Исполнитель

                                    студент группы 10СКСТ-1

                                                                                       ______А.В. Никонова

                                                                                      «_____»__________2012г.

 

 

 

 

 

 

 

Оренбург 2012

Содержание

Введение

1 Общий состав документации кадровой службы

2 Организационное обеспечение  работы с кадровой документацией

2.1 Система учета кадровой  документации

2.2 Хранение кадровой  документации

2.3 Формирование и хранение  личных дел

2.4 Учет и хранение трудовых  книжек

3. Использование в работе  с кадровой документацией «Помощника  кадровика»

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими  ресурсами больше привыкли заниматься планированием  численности работников на предприятиях. Их главная задача - добиться,  чтобы  на предприятии или в организации было столько работников,  сколько  должно  быть  в  соответствии  со штатными расписаниям.

Но  сегодня  отделам  кадров  важно уже добиваться не просто своевременного   заполнения вакансий, чтобы  поддерживать  на должном  уровне  объем  производства. Система  работы  с кадрами должна быть   спланирована таким образом,  чтобы  постоянно добиваться  увеличения  в  составе  рабочей  силы предприятия тех людей,  кто  обладает  хорошими знаниями, и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше в каждом подразделении.

Среди общей массы управленческих документов выделяются отдельный комплекс. Которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами, документы, регулирующие вопросы  приёма на работу, перевода, предоставление отпусков, поощрений и взысканий  и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

Цель работы заключается  в том, чтобы  проанализировать все  виды унифицированных форм кадровой документации и технологию работы с  ними.

Унификация кадровой документации составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение  и п.т. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому  все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять  и соблюдать меры по обеспечению  их сохранности.

Документация по личному составу  ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы  и вида деятельность, при этом руководитель несет персональную ответственность  за правильное введение, хранение и  использование документов.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкциями Минтруда России.

Функции документации по личному составу - оформление и  закрепление трудовых отношений.

 

 

1. Общий состав документации кадровой службы

 

 

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного  улучшения его состава можно  решать только при наличии совершенной  системы информационного обеспечения  работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и  обновляется на основе применения современных  информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих.

Начисления пенсий, определения  дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в  кадровых службах. Под обобщающими  понятиями «кадровая документация»  или «документация по личному  составу» подразумевают широкий  круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и  отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу

(форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• личные заявление работников предприятия;
• графики отпусков;

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу. С этой целью разработана инструкция.

Документы по кадровому составу  являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учёте и хранении в течение длительного срока.  Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты (Рисунок 1).

Рисунок 1. Унифицированная  система первичной учетной документации

Код по ОКУД	Наименование формы
Документация  по приему на работу
02810714	Заявление о приеме на работу
02810714	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Документация  по переводу ни другую работу
02820718	Заявление о переводе на другую работу
02821416	Представление о переводе на другую работу
Документация  по увольнению с работы
02830711	Заявление об увольнении
02831610	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
Документация  об оформлении отпусков
02840715	Заявление о предоставлении отпуска
Документация  по оформлению поощрений
02851417	Представление о поощрении
02851618	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Документация  по оформлению дисциплинарных взысканий
02860416	Докладная записка о нарушении  трудовой дисциплины
02860913	Объяснительная записка  о нарушении трудовой дисциплины
02861516	Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания
02861611	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении  дисциплинарного взыскания

Между разработчиками унифицированных  систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например, приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому рассматриваемый нами перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих и для промышленных рабочих, в других такая мотивация незаметна.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме  между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать  следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать.

Контракт составляется в  двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться  у работника. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной  из унифицированных форм первичной  учетной документации, применение которых  с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу  являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций  кадровой службы. Приказами оформляются  прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение  анкетно-биографических данных; поощрения  и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут  выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении  его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации  с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника  и др.

Личное заявление работника  о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка  подписи. В дальнейшем на заявлении  проставляется резолюция  руководителя и отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

Приказы по личному составу  оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу  не имеет констатирующей части и  глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это  принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу  начинаются с распорядительного  действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен быть сформулирован  в строгом соответствии  с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Постоянной информацией для любого кадрового  приказа является указание распорядительного  действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени  и отчества полностью – при  приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в  пунктах приказа по личному составу  определяется спецификой распорядительного  действия.

При приеме на работу обязательно  устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при  необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д. При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов -  с указанием продолжительности), причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает).

Проект приказа по личному  составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных  подразделений, работники которых  упоминаются в приказе. Предусмотрено  обязательное визирование приказов по личному составу руководителем  кадровой службы.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы  используют книгу регистрации. В  книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу  рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа  добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его  по номеру от приказа по основной деятельности). На предприятии ведутся  разные буквенные  обозначения для разных  по содержанию кадровых приказов, например: №28/к –  приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании, №43/о  – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.

Информация, содержащаяся в  приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется  в трудовых книжках.

Личная карточка (форма  № Т-2,) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при  необходимости заполняться данными  по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое  на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует  записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется  при оформлении перевода работника  из одного структурного подразделения  в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается  начальником структурного подразделения  и руководителем организации.

На основании приказа  о предоставлении отпуска отдел  кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска  без оплаты рядом с указанием  о количестве дней отпуска указывается  «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  № Т-8,) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется  работником отдела кадров в двух экземплярах  на всех работников, за исключением  увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем  организации.

В разделе «справка о несданных  имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных  ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования  рабочего времени  и расчета заработной платы (форма № Т-12,) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для  составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования  рабочего времени за каждый день в  табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма  № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной  форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В  заявлении следует указывать  следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку  подписи. На заявлении ставится резолюция  и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором  определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений  и предприятия в целом. Форма  графика отпусков содержит следующие  реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

К документам по личному  составу относятся:

1. документы по аттестации сотрудников;
2. личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
3. документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в  офисах с небольшой текучкой сотрудников  обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют  традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение  большинства кадровых документов предусмотрено  Трудовым кодексом РФ, инструкцией  по ведению трудовых книжек, другими  ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных  в масштабах всей страны бланков, например:

1. трудовая книжка,
2. листок по учету кадров,
3. график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например:

1. для некоторых кадровых приказов,
2. справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например:

1. заявления,
2. докладные и объяснительные записки.

Обновление системы  правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы.

К документации по личному составу условно можно  отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести  применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

 

 

 

2 Организационное  обеспечение работы с кадровой  документацией

2.1 Система  учета кадровой документации

 

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных  массивов в основном в книжной (журнальной) форме (Рисунок 2). Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

 

Рисунок 2. Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

 

№п/п	Дата	Краткое содержание	Примечания
1-К	2.01	0 приеме на работу  менеджером Иванова Л.А.
2-К	2.01	Об увольнении 27 сотрудников	Коллективный
3-К	4.01	0 переводе Козина  Е.Д. на должность зав. отделом  рекламы
4-К
5-К

 

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации  кадровых распорядительных документов, как правило, ведут две базы данных:

1. приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;
2. приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющих срок хранения 5 лет.

Возможно более  дробное разделение системы регистрации  последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и  ведут отдельные регистрационные  массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.

 

 

2.2 Хранение  кадровой документации

 

 

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д.дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций, а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения всего коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в положении о кадровой службе.

Технологии учета  и хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков (Рисунок 3), аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

 

 

Рисунок 3. Образец формы журнала выдачи пропусков 

 

№докумен-та	Структурное подразделение	Фамилия, имя, отчество	Расписка в получении
26	Отдел статистики	Муров Семен Иванович	Подпись
27	То же	Дикой Илья Петрович •	Подпись ‘

 

 

 

 

 

 

3. Формирование и хранение личных дел

 

 

Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике. Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки.