Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Технологія застосування електронного документообігу

Міністерство освіти і науки України

Київський національний економічний Університет

ім. Вадима Гетьмана

Реферат з інформаційних систем і технологій в обліку

На тему «Технологія застосування електронного документообігу»

Виконала: студентка 4 курсу

Обліково-економічного

факультету, спец.6509

8-ї групи

Шостак Катерина

Перевірила: Власенко Т.В.

Київ КНЕУ 2011

Вступ

Розділ 1. Поняття та ознаки електронного документа

1.1. Нормативно-правова база електронного документообігу

1.2. Поняття, зміст, завдання та переваги електронного документообігу

Розділ 2. Технологія застосування електронного документообігу Головдержслужби України

2.1. Відомчі нормативи та програма впровадження електронного документообігу

2.2. Система забезпечення проходження електронних документів

2.2.1. Технічне оснащення реєстраторів

2.2.2. Забезпечення персоналу юридично значимими електронними цифровими підписами

2.2.3. Навчання персоналу

Висновок

Список літератури

Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Системи електронного документообігу може сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Основним завданням написання реферату є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системи електронного документообігу в Головдержслужбі України.

Об’єктом реферату являється розгляд електронного документообігу.

Предметом роботи являється поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу.

Розділ 1. Поняття та ознаки електронного документа

Відповідно до статті 5 Закону України Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. ¹

Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

1.1. Нормативно-правова база електронного документообігу

Вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм сприятиме ефективному впровадженню та функціонуванню електронного документообігу. Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій Верховна Рада України ухвалила кілька Законів України, які набули чинності:

«Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV;

«Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 p. № 852-IV;

«Про обов'язковий примірник документів» від 9 квітня 1999 p. № 595-XTV;

«Про Національну програму інформатизації» від 4 лютого 1998 р. № 74/98-ВР;

«Про телекомунікації» від 18 листопада 2003 p. № 1280-IV;

«Про Національну систему конфіденційного зв'язку» від 10 січня 2002 р. №2919-111;

«Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 5 липня 1994 р. № 80/94-ВР.

Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.²

1.2. Електронний цифровий підпис. Зміст, завдання та переваги електронного документообігу.

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, зокрема електронний цифровий підпис. ³

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Проте Закон встановлює певні обмеження на застосування електронного документа як оригіналу. В електронній формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину; інший документ, який згідно із законодавством може бути створений лише в одному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів.⁴

Як уже зазначалося, обов'язковим реквізитом електронного документа є

електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа (ст. 1 Закону «Про електронний цифровий підпис»).

Особистий ключ відомий лише його володільцеві. Відкритий ключ доступний всім учасникам електронного документообігу. Такий ключ включається до сертифіката відкритого ключа та може розповсюджуватись в електронній формі або у формі документа на папері.

Засвідчення чинності відкритого ключа здійснюється шляхом формування сертифіката відкритого ключа - документа, що видається центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат відкритого ключа видається акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Зазначена особливість дає можливість поряд із звичайним електронним цифровим підписом виділити цифровий підпис, підтверджений посиленим сертифікатом відкритого ключа.

Сертифікат відкритого ключа містить:

найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);
позначку, що сертифікат виданий в Україні;
унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;
основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;
дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

відкритий ключ;

найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;
інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат відкритого ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті відкритого ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката відкритого ключа.

Юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом відкритого ключа, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката відкритого ключа.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які застосовують електронні цифрові підписи без сертифіката відкритого ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах.

Щодо органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій державної форми власності, то для них законодавець встановив імперативну (обов'язкову) норму, згідно з якою зазначені організації можуть застосовувати електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинно бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, отриманим на ці засоби від спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері криптографічного захисту інформації, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників-підписувачів.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) лише в тому разі, якщо:

електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
під час перевірки використовувався посилений сертифікат відкритого ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Для порівняння: у Німеччині, за законодавством, електронний цифровий підпис не прирівнюють до власноручного підпису; у Франції, навпаки, згідно зі статтею 1316 Цивільного кодексу, сторонам надається право вибору, оскільки в суді як докази визнаються (допускаються) літери та цифри чи будь-який інший знак або символ, значення (зміст) якого може бути з'ясовано незалежно від способу створення та передачі ⁵ .

Підробити електронний цифровий підпис, а разом з ним і засвідчений документ неможливо, адже це потребуватиме величезної кількості обчислень, які, як вважається, не можуть бути реалізовані за сучасного рівня математики й обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, є актуальною. Додатковий захист від підробки забезпечує центр сертифікації, який серед іншого цілодобово приймає заяви про скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Переваги.

Перші практичні кроки запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового підпису зроблено 17 січня 2006 року, коли Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні уже існують чотири таких центри. Це означає, що електронний підпис можна уже застосовувати на рівні із власноручним.

Що це дасть?

можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо;
можливість он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання;
можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями;
можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації .⁶

Цей перелік можна подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

Розділ 2. Технологія застосування електронного документообігу

Починаючи з 2004 року Головдержслужба України впроваджує інформаційні технології у відомчий документообіг, ставши першопрохідником у цій роботі, оскільки на той час в Україні не існувало не лише позитивного досвіду, але й будь-якої практики, яку б можна було проаналізувати та застосовувати.

Сьогодні керівник органу або установи бере на себе всю відповідальність за реалізацію переходу до безпаперового документообігу та його результат. Без розуміння керівником усієї важливості та складності процесу, без його особистої готовності до вирішення цілої низки проблем, а також безпосередньої участі в процесі як користувача системи електронного документообігу досягнути хоча б якогось результату неможливо.

Аргументи «за» безпаперовий документообіг очевидні, адже це:

• доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність необхідності роздруковувати та зберігати паперові копії;

• пришвидшення опрацювання документів і зменшення середньої тривалості робочого дня працівників (за досвідом Головдержслужби, середній час опрацювання одного документа та середня тривалість робочого дня персоналу скоротились упродовж 2009 року відповідно з 24 до 6 год та з 12,5 до 10,5 год, про що свідчать дані, наведені на рис. 1); ⁷

• посилення виконавської дисципліни завдяки глобальній автоматизації процесу;

• забезпечення оперативної й одночасної колективної роботи з документами, коли один і той самий документ може опрацьовуватися синхронно кількома працівниками.

Звичайно, можна знайти й аргументи «проти» – такі як:

• психологічний бар’єр, що виникає внаслідок відходу від класичних паперових процедур;

• юридичні суперечності, пов’язані з тимчасовим паралельним існуванням паперового та електронного документообігів;

• імовірність зниження якості документів з точки зору їх викладу.

Однак, проаналізувавши комплекс переваг і недоліків, неважко зрозуміти, що плюсів не тільки більше, вони ще й створюють значні можливості для організаційного розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а недоліки являють собою лише тимчасові суб’єктивні складності, які неважко подолати.⁸

2.1. Відомчі нормативи та програма впровадження електронного документообігу

Адміністративно-управлінською основою для переходу до безпаперових технологій документообігу є пакет планових і процедурних відомчих документів:

• програма (план) переведення документообігу в електронну форму;

• порядок організації безпаперового документообігу, в тому числі: – посадові інструкції для користувачів, – інструкції з адміністрування системи;

• порядок застосування електронного цифрового підпису, яким, зокрема, регулюються: – права користувача підпису, – повноваження відповідального підрозділу з питань застосування такого підпису в органі;

• порядок вирішення питань, пов’язаних із суперечностями процедур проходження паперових та електронних документів (управління змінами).

2.2. Система забезпечення проходження електронних документів

Беручи до уваги той факт, що готовність будь-якого персоналу до роботи в безпаперовому режимі, не зважаючи на попередні підготовчі заходи, завжди залишається на недостатньому рівні, електронний документообіг доцільно впроваджувати поетапно (табл. 1). З одного боку, це дає можливість поступово відпрацювати електронні процедури до необхідного автоматизму. Проте, з іншого боку, на перших етапах доводиться дублювати роботу з документом в електронному й паперовому варіантах, що є серйозним ускладнюючим фактором.

Розглядаючи питання поступового переходу, слід визначити, які саме документи і в якій послідовності необхідно вводити до безпаперового документообігу, оскільки раціональний підхід до вирішення цього завдання є ключовим чинником його «безболісної» та «безвтратної» реалізації.

Зважаючи на отриманий упродовж 2009 року досвід Головдержслужби, уведення документів у безпаперовий електронний обіг рекомендується здійснювати за певною схемою (табл. 2).

Саме на інформаційних документах доцільно відпрацьовувати їх низхідний рух, зокрема накладання електронних резолюцій.

З упровадженням у безпаперовий документообіг внутрішніх документів розпочинається відпрацювання процедур безпаперової підготовки й погодження електронних документів.

Постановчі документи вводяться лише після того, як процедуру низхідного руху документів доведено до рівня, за якого неможливо втратити документ через недбалість чи помилку користувача або недосконалість чи помилку системи. Під час відпрацювання елементів цього етапу рекомендується не вводити документи з терміном виконання 1–2 дні, звернення народних депутатів України, доручення Кабінету Міністрів України, листи Секретаріату Президента України тощо.

Першими вихідними документами, що створюються й погоджуються в безпаперовій формі, повинні бути ініціативні документи, тобто такі, термін підготовки яких є умовно не обмеженим.

2.2.1.Технічне оснащення реєстраторів

Зважаючи на той факт, що на етапі розвитку внутрішнього безпаперового документообігу в органі державної влади зовнішній (з іншими організаціями) залишається паперовим, постає питання створення потужної перехідної дільниці, на якій електронні документи перетворюватимуться на паперові, та навпаки.

Для здійснення цього перетворення необхідно забезпечити реєстраторів органу потужним комп’ютерним і сканувальним обладнанням. Перше пов’язане з навантаженням, спричиненим одночасною реєстрацію великої кількості вхідних і вихідних документів та потребою їх уведення в базу системи, а друге – з необхідністю здійснення швидкого перетворення паперових документів різних обсягів (інколи до 150 сторінок) у електронну форму.

2.2.2.Забезпечення персоналу юридично значимими електронними цифровими підписами

Створення повністю легітимного документообігу неможливе без стовідсоткового забезпечення персоналу особистими електронними підписами, які засвідчують правомірність кожної дії, пов’язаної з опрацюванням електронного документа. Такий підпис має обов’язково накладатися на електронні резолюції, погоджені або підписані документи.

Зрозуміло, що наявність у системі бодай однієї не підписаної електронної резолюції або одного погодження, здійсненого без застосування кодового підпису, ставить під сумнів легітимність усієї системи електронного документообігу.

2.2.3. Навчання персоналу

Упроваджуючи безпаперовий документообіг, необхідно відразу вирішити питання щодо проведення постійних навчань персоналу. Причому навчання слід спрямовувати не лише на доведення до працівників інформації про порядок проходження електронних документів, але й на вирішення різних системних проблем, що виявляються в процесі переходу. Крім того, під час навчань обов’язково анонсуються наступні події та нововведення, що стосуються безпаперового документообігу.

Інколи за результатами навчання доцільно проводити тестування. Це дає змогу, з одного боку, виявити прогалини, допущені в навчанні, а з іншого – стимулювати персонал до кращого освоєння процедурних документів, що регулюють електронний документообіг.

У цілому, як свідчить практика впровадження електронного документообігу в Головдержслужбі, вирішення питання його інформаційно-технічного забезпечення вимагає значно менше зусиль, ніж інші чинники, які зумовлюють успішний перехід до безпаперових технологій, і становить приблизно 10–15 % від їх сукупності. До інших чинників належать оперативність та якість розв’язання процедурних завдань, а також ефективність навчання персоналу, що набагато важче.

Висновки

Аналізуючи досвід Головного управління державної служби України, яким уперше в українській практиці – як у державному, так і в приватному секторі – реалізовано перехід до безпаперових технологій документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису й станом на 1 листопада 2009 року переведено 72,2 % власного документообігу в безпаперову (електронну) форму (рис. 2), зазначимо, що головними складностями і перешкодами на шляху до ідеального документообігу є такі:

Технологія застосування електронного документообігу 📙 Реферат → 🆔 280194