Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Зміст

1. Кадрова документація           3
1. Організаційні документи кадрової служби       4
2. Облікові документи кадрової служби        4
2. Оформлення документів з особового складу       4
3. Оформлення та ведення особових справ        4
1. Загальні вимоги щодо оформлення особових справ      5
2. Заповнення документів, які включаються до особової справи    6
4. Види документів щодо особового складу        8
1. Заява             8
2. Рапорт             10
3. Характеристика            10
4. Резюме             12
5. Автобіографія            16
6. Особова картка             17
7. Доручення             17
8. Розписка             18
9. Пояснювальна записка          18
10. Оформлення наказів та розпоряджень        21
5. Трудова книжка: оформлення, внесення змін       31
1. Загальні питання           31
2. Первинне оформлення трудової книжки       33
3. Оформлення вкладиша до трудової книжки       33
4. Оформлення дубліката трудової книжки       34
5. Внесення змін до розділу «Відомості про роботу»      36
6. Переведення на іншу постійну роботу, присвоєння розряду,

Класу             38

7. Звільнення з роботи           39
8. Внесення змін до розділу «Відомості про нагородження» та

«Відомості про заохочення»          41

6. Оформлення та ведення графіків відпусток       42
7. Службові відрядження           44
1. Поняття службового відрядження         44
2. Порядок підготування і оформлення відряджень      45
3. Оформлення первинних документів для службового

відрядження            45

4. Оформлення завдання на відрядження       45
5. Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження     46

Додатки              47

Список використаної літератури          65

1. Кадрова документація

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо. Мається на увазі такий перелік документів:

• Штатний розпис, який складається на бланку підприємства і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

При зазначенні найменування посади у штатному розписі слід керуватися „Класифікатором професій ДК 003 -2010", затверджений наказом Держкомстату України від 28.07.2010р. №327, який набув чинності з 01.11.2010, до якого внесено 9745 змін, порівняно з класифікатором 2005 року.

• Правила внутрішнього трудового розпорядку - визначають організацію роботи на підприємстві, обов'язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання. Загалом правила складаються в довільній формі й мають містити таку інформацію:
• порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;
• права й обов'язки роботодавця;
• права й обов'язки працівників;
• режим роботи;
• порядок заохочення за роботу;
• порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.

Затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено ст.142 КЗпП України.

• Посадові інструкції регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплені функції, права, обов'язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими співробітниками підприємства.

Розробляються керівниками структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства.  При розробці посадової інструкції слід користуватися Довідником  кваліфікаційних характеристик  професій працівників. Посадова інструкція складається з розділів : 

1. Загальні положення.

2. Завдання і обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Повинен знати.

6. Взаємовідносини  за посадою.

Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджуються керівником підприємства, узгоджуються з юристом і доводиться до відома працівника під розписку. 

Основні функції кадрової служби

• оформлення розпорядчих документів щодо особового складу;
• ведення облікових документів щодо кадрів, трудових книжок.
 

1. Розпорядчі документи по особовому складу - це накази (розпорядження) керівника підприємства:

• про приймання на роботу, переведення і звільнення працівників;
• надання відпусток;
• про заохочення і стягнення;
• внесення змін до трудової книжки;
• про зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розкладом та ін.)

Як правило, на підприємствах накази оформляються в спрощеній формі, але вони повинні обов'язково містити реквізити типових форм.

Кадрова служба, як правило, являє собою самостійний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові організації або його заступнику по кадрах.

Структура кадрової служби та її штатна чисельність залежать від виду підприємства або організації, чисельності працюючих і окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал вік і стать співробітників (оформлення пенсійних справ, листків непрацездатності, навчальних відпусток, відпусток по догляду за дитиною, тощо).

2. Організаційні форми кадрових служб на підприємствах, в установах і організаціях з різними формами власності:
• наявність самостійного структурного підрозділу;
• виконання функцій кадрової служби окремою посадовою особою - інспектор по кадрах;
• поєднання функцій управління персоналом  з іншими функціональними обов'язками;
• в організаціях з невеликою штатною чисельністю наказом керівника призначається відповідальна особа за ведення кадрового діловодства.

Що стосується приватних підприємців: оформляючись на роботу до приватного підприємця (або звільняючись з роботи), найманий працівник може не писати заяви, як це передбачено для процедури прийняття (звільнення) на роботу на підприємстві. Відповідно приватному підприємцю не доцільно видавати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Зареєстрований у центрі зайнятості трудовий договір між працівником та підприємцем є документ, який фактично заміняє традиційні заяву та наказ. Тому ПП не повинні оформляти накази про прийняття та звільнення з роботи працівників. Однак, надаючи відпустки працівникам, ПП варто оформляти відповідні накази на підставі поданих заяв.

До облікових документів щодо кадрів належать

• Штатно - посадова  книга. (додаток 10)
• Алфавітна книга особового складу підприємства (додаток 13)

Як і всі облікові книги, алфавітна та штатно-посадова книги нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою.

На підприємствах, в організаціях і установах з великою кількістю працюючих доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою.

До облікових документів по кадрах належить і табель обліку робочого часу (15, 16, 17, 18).

Залежно від структури підприємства, організації, установи і чисельності працюючих табельний облік за структурними підрозділами здійснює табельник, інспектор по кадрах або особа, призначена наказом керівника вести кадрове діловодство.

Табель являє собою іменний список працівників структурного підрозділу або у цілому по організації і ведеться відповідно до табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель складається за два - три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

Підписується табель табельником і керівником структурного підрозділу або особою, яка  відповідає за кадрове діловодство і затверджується керівником організації, після чого здається  до бухгалтерії.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (додаток 14)

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них за формою П-9, затверджена наказом  Міністерства статистики України від 05.12.2008. № 489 „ Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу".

Облік бланків трудових книжок та вкладишів до них веде бухгалтерія.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток 11)

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за формою № П-10 реєструються всі трудові книжки прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також нововидані трудові книжки, вкладишів до них із вказівкою серії та номера.

При звільненні працівника робиться відмітка про видачу трудової книжки працівнику під розписку.

Книги за формами № П-9 та № П 10 повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника і печаткою підприємства.

2. Оформлення документації з особового складу

У невеликих установах, організаціях і на підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде керівник або адміністратор (секретар, діловод, адміністратор).

Документи по кадрах є однією з груп організаційно-розпорядчої документації. Значення їх визначається, зокрема, тим, що в них фіксують відомості, необхідні для реалізації громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення та ін.

Основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян - дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують в особові справи.

Для підприємств і організацій затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові міжвідомчі форми: № Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"; форма № Т-4 "Облікова картка наукового працівника"; № Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"; № Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; № Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору" та деякі інші.

3. Оформлення та ведення особових справ

Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 або П-2ДС та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів — неприпустиме.

Особова справа працівника (додаток 5) — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

1. Загальні вимоги щодо оформлення особових справ

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

• опис документів;(додаток 7)
• доповнення до особового листка з обліку кадрів; (додаток 8)
• особовий листок з обліку кадрів; (додаток 9)
• автобіографія;
• копії документів про освіту;
• копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
• заява про прийняття на роботу (контракт);
• виписка з рішення конкурсної комісії;
• наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75 років». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити.

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо. 

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі (додаток 10). Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

2. Заповнення документів, які включаються до особової справи

1. Опис документів

«Опис документів» (додаток 7) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

2. Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 8) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.

3. Особовий листок з обліку кадрів

«Особовий листок з обліку кадрів» (додаток 9) - документ, який містить перелік біографічних відомостей працівника, його освіту, трудовий стаж, сімейний стан, військовий облік тощо. Особовий листок заповнюють від руки. Оформлюючи цей документ, необхідно мати: паспорт, трудову книжку, військовий квиток, диплом про освіту тощо.

Заповнення особового листка з обліку кадрів

Особовий листок є одним з основних документів особової справи і являє собою перелік біографічних даних працівника: освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан.

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч без підчисток та виправлень чорнилами або кульковою ручкою. Записи пишуть розбірливо, без невстановлених скорочень. На всі поставлені питання необхідно давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка потрібні такі документи:

• паспорт;
• трудова книжка;
• військовий квиток;
• документи про освіту, а також, в разі наявності, документи вищої атестаційної комісії щодо присвоєння  вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

• у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;
• у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;
• у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;
• у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті:селище Рогань Харківського району Харківської області;
• у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):

• вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);
• неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);
• середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
• початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).

Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;

• у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;
• у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;
• у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;
• у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):

• місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;
• посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».

• у графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.

• військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118. Тоді у графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;
• у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.
• у графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;
• у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;
• у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;
• у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;
• у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.
• Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

4. Види документів щодо особового складу

Документація щодо особового складу – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації) від початку діяльності працівника до його звільнення чи виходу на пенсію. Основні документи, які фіксують таку інформацію: резюме, заява, рапорт, автобіографія, характеристика.

1. Заява.

Це один з найпоширеніших документів інформаційного характеру, що містить прохання та пропозицію і дає можливість особі реалізувати свої соціальні та громадські права. Як правило, пишеться від руки в одному примірнику. Хоча теперішні технічні можливості дозволяють укладати документи за допомогою комп’ютера, однак заява все таки вимагає власноручного підпису.

За місцем виникнення розрізняють внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві необов’язково  вказувати викладені вище вимоги.

Оформлення заяви вимагає усталеного розміщення реквізитів. Так, у заяві не можна в одному рядку писати, кому і від кого адресоване прохання.

Реквізити:

Написання кожної заяви можна умовно поділити на три частини:

1) Праворуч у стовпчик  вказується – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по  батькові того, кому адресується  заява;

2) Далі у такому ж  порядку подаємо відомості про  заявника (прізвище, ім’я по батькові (повністю), а в заяві про прийняття  на роботу – ще й домашня адреса).

*У Д. в. одн. Іменники чоловічого роду мають закінчення -ові, -еві (-єві) та -у, -ю. В адресації документа перевагу слід надавати першим, особливо якщо ці іменники є назвами осіб за фахом чи родом діяльності: директорові, керівникові тощо. Закінчення -у (-ю) вживаються переважно для урізноманітнення форм, коли таких іменників кілька: студентові-математику, ректорові Пилипенку.

3) Нижче посередині рядка  пишеться слово “Заява” з великої літери без крапки вкінці, і ще нижче, через рядок, з великої літери й з абзацу починається текст, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

Після тексту ліворуч ставиться дата, а праворуч – підпис особи, яка написала документ.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи. додані до заяви на підтвердження висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Словниковий запас

прошу прийняти мене, у зв’язку з сімейними обставинами, через хворобу, прошу зарахувати мене, прошу звільнити мене з посади, за власним бажанням, на посаду

прошу надати позачергову (чергову) відпустку з … до, прошу надати матеріальну допомогу, прошу перевести на посаду, у зв’язку з погіршенням стану здоров’я, у зв’язку із закінченням терміну навчання, прошу вжити заходів щодо забезпечення виконання позову, прошу розглянути клопотання, до заяви додаю, з посадовим окладом відповідно до штатного розпису (розкладу), цей факт підтверджується, дозволити працювати із документами, дати розпорядження щодо придбання.

Приклади заяв

Ректорові Львівського

Державного університету

безпеки життєдіяльності

генерал-лейтенанту служби

цивільного захисту

Козяру М.М.

Мисюк Мирослави Іванівни

ЗАЯВА

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання факультету цивільного захисту. У 2005 році закінчила 11 класів ЗОШ № 1 м. Делятина.