Цели, задачи и виды инвентаризации

ВВЕДЕНИЕ

Переход страны к рыночной экономике обусловил проведение радикальных экономических преобразований, возникновение новых организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов на базе различной собственности, расширение международных связей и интеграции Республики Казахстан в мировое  сообщество. Многие изменения, происходящие в экономике страны, непосредственно  связаны с внутренней торговлей.. Именно в торговой сфере началось возрождение предпринимательства, формирование свободной хозяйственной  инициативы, разгосударствление через  коммерциализацию и приватизацию торговых предприятии. В настоящее время торговлей товарами народного потребления занимаются крупные промышленные предприятия через свои фирменные магазины, акционерные общества, товарищества с ограниченной ответственностью и частный сектор. В этих условиях возникает объективная необходимость совершенствования системы и методов управления отдельными организациями, отраслями и звеньями экономики страны, непременным условием является четко налаженная система экономической информаций, охватывающая все хозяйственные подразделения и все управленческие звенья. При этом необходимо повышение действенности информационных функций бухгалтерскою учете, который является одним из основных «поставщиков» экономической информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимой для принятия управленческих решений и способствующей выполнению всех функций управления. При этом бухгалтерский учет призван обеспечить информацией не только о состоянии актива, собственного капитала и обязательств организации, но и о правильном определении и своевременном перечислении в бюджет страны налогов, сборов и других обязательных платежей и отчислении в пенсионные и другие фонды.

 Прежде чем приступить  к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести  инвентаризацию своего имущества.  Как правильно провести годовую  инвентаризацию. Какими документами  оформить ее результаты. Как отразить  выявленные недостачи или излишки  имущества в бухгалтерском учете.  Как использовать полученные  результаты на пользу фирме.

В ходе проводимой инвентаризации проверяются и документально  подтверждаются наличие имущественных  ценностей, состояние расчетов и  финансовых обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем  организации, за исключением тех  случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Соответствующее решение  может быть оформлено в виде отдельного приказа (распоряжения) по организации, приложения к приказу об учетной  политике и т.п. В такого рода документе  устанавливаются случаи проведения инвентаризаций (как плановых - ежемесячно, по итогам квартала и т.п., так и  проводимых в зависимости от наступления  определенных обстоятельств), их сроки (продолжительность), состав инвентаризационной комиссии, а также непосредственно  порядок проведения инвентаризации.

1. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ  И ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ  И ТАРЫ.

Важным средством проверки реальности и уточнения учетных  данных о наличии на торговом предприятии  товаров и тары является инвентаризация.

Инвентаризация товаров  и тары – это проверка их наличия  в натуре путем перевешивания, перемешивания  и перерасчета. Целью инвентаризации товаров и тары является установление реальности данных бухгалтерского учета  путем сопоставления фактического наличия товарно-материальных запасов  с учетными данными. Периодическая  инвентаризация товаров и тары необходима потому, что между фактическими остатками  и данными бухгалтерского учета  возможны расхождения по различным  причинам: в результата естественной убыли товаров; недостачи или  излишков товаров; неисправности измерительных  и весовых приборов; допущении  арифметических ошибок в подсчетах  при оформлении первичных документов; умышленные злоупотребления (растраты, хищения, прямое присвоение и т.д.) и  др. Периодические инвентаризации товаров  и тары на оптовых базах и складах  промышленных товаров, а также в  магазинах и других розничных  торговых предприятиях – не менее  двух раз в год (мяса на холодильниках  и хладокомбинатах и в книжных  магазинах – не менее одного раза в год). Периодичность проведения инвентаризации товарно-материальных запасов указывается в учетной  политике торговой организации.

Кроме периодических, инвентаризация проводится в обязательном порядке  перед составлением годовой финансовой отчетности; передаче товарно-материальных запасов одним материально ответственным  лицом другому (смене); при переоценке товаров; при установлении фактов хищений  и других злоупотреблений, а также  порчи товарно-материальных запасов; в случае стихийных бедствий (пожара, наводнения, землетрясения и др.), краж, ограблений, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных форс-мажорными  обстоятельствами; по требованию судебно-следственных органов, а также по указанию руководителей  вышестоящих организаций или  руководителя торговой организации  и предприятия; при ликвидации или  реорганизации организации (предприятия) перед составлением ликвидационного  или разделительного баланса  и других случаях, предусмотренных  законодательством Республики Казахстан.

Основными задачами инвентаризации товаров и тары являются:

• контроль за полным и точным отражением фактического наличия и  состояния товарно-материальных запасов  путем сопоставления его с  учетными данными в целях обеспечения  их сохранности и реальности данных бухгалтерского учета;

• проверка правильности учетных  данных по товарно-материальным запасам, их реальное отражение в балансе  торговой организации;

• выявление малоходовых, неполноценных, залежавших и совершенно непригодных для использования  товаров, а также товаров устаревших фасонов и моделей, товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, что очень важно для разработки мер по ликвидации сверхнормативных товарных запасов;

• проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов;

• проверка соблюдения правил организации материальной ответственности  за ценности.

При бригадной материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно, когда одна бригада  передаст товарно-материальные запасы другой бригаде и когда увольняется  или временно выбывает (отпуск, длительная болезнь и т.д.) бригадир или более  половины членов бригады, а также  по требованию одного или нескольких членов бригады. При письменном согласии всех членов бригады увольнения одного из ее членов (кроме бригадира) может  производиться без проведения инвентаризации. Инвентаризация может не проводиться, если вновь принятый член бригады  дает подписку о принятии им материальной ответственности за находящиеся  в подотчете бригады товарно-материальные запасы.

1.1 ПЛАНОВАЯ И ВНЕПЛАНОВАЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Инвентаризации товарно-материальных запасов по своему назначению и характеру  бывают плановые и внеплановые. Плановые инвентаризации проводятся периодически согласно заранее разработанному главным  бухгалтером и утвержденному  руководителем торговой организации  в начале отчетного года графику (плану) их проведения. Их называют также  периода периодическими. Утвержденные графики должны храниться у главного бухгалтера и никто, кроме них, не должны знать об этом.

Внеплановые инвентаризации проводятся вне графика (плана) по распоряжению руководителя вышестоящей организации  или предприятия, в случае особой необходимости и во всех остальных  случаях, непредусмотренных установленным  графиком (планом) проведения инвентаризации.

По полноте охвата проверкой  товарно-материальных запасов на предприятии  различают полные и частичные  инвентаризации. Полная инвентаризация - это проверка всех без исключения товарно-материальных запасов, находящихся  на данном торговом предприятии - товаров, тары, предметов многократного использования (так называемые ранее малоценных и быстро разнашивающие предметы). Она проводится обязательно перед  составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных  лиц (бригады или бригадира), при  переоценке более одной трети  всех товаров и другиx ценностей (по сумме в стоимостном выражении) находящихся под отчетом у  того или иного материально ответственного лица или бригады. включая и не подлежащее переоценке, стихийных бедствиях  и в других случаях, вызывающих необходимость  знать остатки имеющихся на торговом предприятии всех товарно-материальных запасов.

Частичная инвентаризация представляет собой проверку только лишь части  или отдельных видов товарно-материальных запасов. Например, при переоценке менее  одной трети всех товаров по сумме  у того или иного материально  ответственного лица или бригады  с разрешения вышестоящей организации  допускается проведение инвентаризации только тех товаров, которые подвергаются переоценке.

В зависимости от степени  охвата проверкой товарно-материальных запасов инвентаризации бывают сплошные и выборочные. Сплошная инвентаризация - это проверка товарно-материальных запасов одновременно на всех предприятиях торговой организации и структурных подразделениях предприятия (отделы, секции) и филиалах данного предприятия, а также и в прикрепленной к нему мелкорозничной сети (палатки, киоски, ларьки, лотки и т.п.)

Выборочная инвентаризация - это проверка отдельных наименований товаров, имеющихся на торговом предприятии  и является разновидностью частичной. Выборочные инвентаризации рекомендуется  проводить не менее 2-3 раз в межинвентаризационный  период на оптовых базах и складах, кладовых, где ведется натурально-стоимостной  учет товарно-материальных запасов. Выборочной проверке подвергаются прежде всего  наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом (дефицитные) товары, а также  товары, по которым образовались сверхнормативные запасы или продолжительное время  не было их движения (поступления или  выбытия). Если при выборочных проверках  будут установлены расхождения  сданными бухгалтерского учета, то должна быть проведена внеочередная сплошная инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся на торговом предприятии.

Внеочередные полные (сплошные) и частичные (выборочные) инвентаризации товарно-материальных запасов следует  проводить прежде всего у лиц, вновь принятых на должность с  материальной ответственностью, а также  при образовании возрастающих сверхнормативных запасов товаров при поступлении  сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации сонаров, несвоевременного использования  отпусков и т.д.

2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ И ТАРЫ.

Общие положения, порядок  и сроки проведения инвентаризации товарно-материальных запасов устанавливаются  и реализуются в соответствии со стандартом бухгалтерского учета 24 «Организация бухгалтерской службы»  и методическими рекомендациями к нему, «Основными положениями по инвентаризации», утвержденными Министерством  финансов республики и соответствующими инструкциями бывшего Министерства торговли Республики Казахстан.

Согласно указанным нормативным  документам, руководители и главные  бухгалтера торговой организации осуществляют общее руководство и контроль за проведением инвентаризации и  несут ответственность за правильное и своевременное се проведение. Они  обязаны создать необходимые  условия для проведения полной и  точной проверки фактического наличия  товарно-материальных запасов в  сжатые сроки (обеспечение рабочей  силой и погрузочно-разгрузочной техникой для перевешивания и  перемещения товарно-материальных запасов, технически исправными весоизмерительными приборами и т.п.). Главный бухгалтер  совместно с руководителями торговых организаций и их структурных  подразделений обязан, осуществлять тщательный контроль за соблюдением  правил проведения инвентаризации, обеспечить своевременное и правильное выведение  ее результатов и отражение их в бухгалтерском учете.

Руководитель и главный  бухгалтер торговой организации, как  ответственные лица за правильное и  своевременное проведение инвентаризации, должны лично заниматься подбором Членов инвентаризационной комиссии и провести с ними всесторонний инструктаж. В состав комиссии должны включаться проверенные, добросовестного доверия, хорошо знающие инвентаризуемые товарно-материальные запасы, первичный учет, прейскуранты цен (порядок формирования покупной и продажной цены), порядок проведения и оформления инвентаризации. К этой работе привлекаются менеджеры, товароведы, маркетологи, бухгалтера, ревизоры, аудиторы, экономисты, руководители торговых предприятий (директора (заведующие) магазинов) и их заместители, не являющиеся материально ответственными лицами.

Для повышения эффективности  инвентаризационной работы и обеспечения  реальности и объективности результатов  инвентаризации в торговых организациях создают постоянно действующие  центральные инвентаризационные комиссии, которые оказывают помощь директорам и главным бухгалтерам торговых предприятий в организации и  проведении инвентаризации. Комиссию возглавляет руководитель организации  или его заместитель и в  ее состав входят главный бухгалтер, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности. Состав этих комиссий и порядок их работы утверждаются приказом руководителя торговой организации.

В целях обеспечения объективности  и реальности результатов инвентаризации товарно-материальных запасов у  одних и тех же материально  ответственных лиц запрещается  повторное назначение председателем  рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника. Запрещается  назначать в состав инвентаризационной комиссии материально ответственных  лиц из других предприятий данной организации.

При передаче товарно-материальных запасов от одного материально ответственного лица (или бригады) другому в состав рабочей инвентаризационной комиссии включаются работники, сдающие ценности и принимающие их.

В тех случаях, когда инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в отсутствие материально ответственных  лиц (болезнь, смерть и т.п.), а также  после кражи и ограблений, в  состав рабочей инвентаризационной комиссии приглашается представитель  местной власти или полиции, полномочия которого подтверждаются документами (удостоверением) - о чем делается отметка в описи.

При проведении инвентаризации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашаются представители  органов страхования.

Назначение рабочей инвентаризационной комиссии (далее -инвентаризационном комиссии) оформляют письменным распоряжением (приказом) руководителя торговой организации, в котором указывают, персональный состав комиссии; какой вид ценностей  подлежащий к инвентаризации, основание  проведения (плановая, смена материально-ответственных  лиц, переоценка и т.д.) вид и объем  инвентаризации; дата и время начала и окончания инвентаризации: срок представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию. Распоряжение (приказ) подписывается руководителем  и главным бухгалтером торговой организации и регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением  распоряжений (приказов) о проведении инвентаризации.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение установленного порядка и своевременное  проведение инвентаризации; полноту  и достоверность внесенных в описи данных о фактических остатках, проверенных товарно-материальных запасов в натуре; правильность указания в описи отличительных признаков товаров (порядковый номер по прейскуранту, артикул, сорт, размер и т. д.); правильность оформления материалов инвентаризации и своевременность их сдачи в бухгалтерию торговой организации.

За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках товарно-материальных запасов с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров  и других ценностей члены инвентаризационной комиссии привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

На крупных предприятиях оптовой (базах и складах) и розничной  торговли (универсамах, гастрономах  и т.д.) в целях ускорения снятия фактических остатков ценностей  во всех местах их хранения могут создаваться  несколько инвентаризационных подкомиссий, которые работают под руководством председателя инвентаризационной комиссии. В состав каждой подкомиссии входят представитель администрации (председатель подкомиссии), работник бухгалтерской  службы и материально ответственные  лица (заведующие предприятия, отделов, секции или их заместители) или один или несколько членов бригады  материально ответственных лиц. Председатель инвентаризационной комиссии организует работу подкомиссии, обеспечивает проведение инвентаризации в целом  но предприятию.

Председатель комиссии и  материально ответственное лицо (бригадир) поданным итогов всех инвентаризационных описей, составленных под комиссиями, оформляют сводный акт о наличии  товарно-материальных запасов по всему  предприятию, который ими и подписывается.

Для обеспечения реальности и объективности результатов  инвентаризации большое значение имеет  их внезапность. Поэтому категорически  запрещается доводить до сведения работников предприятия о сроке намеченной инвентаризации раньше, чем явится инвентаризационная комиссия, которой  поручено проведение инвентаризации.

Распоряжение об инвентаризации вручается руководителем торговой организации председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед  началом инвентаризации. Председателю комиссии вручается также контрольный  пломбир. Одновременно руководитель с  участием главного бухгалтера инструктирует  комиссию о порядке проведения инвентаризации.

2.1 ПОДГОТОВКА  И ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

Инвентаризации товарно-материальных запасов должны начинаться в строго указанное в распоряжении (приказе) о проведении инвентаризации время  и проводиться в сжатые и строго ограниченные сроки, которые устанавливаются  руководителем торговой организации  при назначении инвентаризации. Строго установленные сроки продолжительности  каждой инвентаризации, исходя из состояния  и условия хранения товаров, позволяют  организовать более целеустремленную работу по проверку фактического наличия  и состояния ценностей, не допускать  ослабления темпов этой сложной и  ответственной работы и обеспечить быстрое завершение инвентаризации, что необходимо для максимально возможного сокращения перерывов в работе торговых предприятий, отрицательно отражающихся на объеме товарооборота.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торгового  предприятия и прекратить операции с товарно-материальными запасами. Однако покупатели, находящиеся на торговом предприятии, должны быть обслужены  до начала работы инвентаризационной комиссии.

Для бесперебойного обеспечения  покупателей продуктом первой необходимости  и улучшения их обслуживания руководстве  торгового предприятия до начала инвентаризации по согласованию с председателем  комиссии может произвести отпуск этих товаров для организации продажи  с лотков и в мелкорозничной сети. Во время проведения инвентаризации ценностей отпуск их не допускается.

Инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия, должна пломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы  и другие места хранения товарно-материальных запасов, имеющие отдельные входы  и выходы, с целью недопуска  в них посторонних лиц, и вывешивает на парадном входе объявление о предстоящей  инвентаризации с указанием срока  ее проведения и адрес магазинов, торгующих теми же товарами.

Перед началом проверки наличия  товарно-материальных запасов инвентаризационная комиссия должна получить у кассиров и других материально ответственных  лиц (заведующих магазином, складом, отделом, секции и т.п.) последние кассовые и товарные (товарно-денежные) отчеты с приложением к ним приходных  и расходных документов по поступившим  и выбывшим ценностям и с выведенными  в них остатками денежных средств, товаров и тары на момент инвентаризации или реестры приходных и расходных  документов. Отчеты составляются в  трех экземплярах: первый передается председателем  инвентаризационной комиссии в бухгалтерию  торговой организации, второй - остается v председателя комиссии третий - у материально  ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия вместе с отчетами обязана получить у материально ответственных  лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и  расходные документы по поступившим  и выбывшим товарам включены в  последний отчет (реестр) или переданы инвентаризационной комиссии и что  никаких документов и наличных денег, не предъявленных инвентаризационной комиссии у них не осталось. В  расписке также указывают о полном оприходовании поступивших, списании выбывших и остатках имеющихся товаров  и тары. Расписка помещена в заголовочной части инвентаризационной описи, форма  которой приведена ниже.

Оставление каких-либо документов по приходу и расходу товарно-материальных запасов на руках у материально  ответственных лиц запрещается.

Комиссия тщательно проверяет  полученные кассовые и товарные отчеты, а также все приложенные к  ним приходные и расходные  документы. При этом особое внимание следует обращать на приложенные  к отчетам накладные на внутреннею переброску ценностей в другие предприятия (филиалы, отделы, секции), наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера на такие переброски. Такая проверка производится с целью выявления возможных случаев предъявления бестоварных накладных, оформленных для сокрытия недостачи. После проверки председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, а по розничным торговым предприятиям, кроме того, проверяют и сумму, указанного в отчетах остатка товаров и тары. При этом на каждом документе и на кассовых и товарных отчетах ставится штамп (или подписывается от руки) за подписью председателя инвентаризационной комиссии «до инвентаризации на ...» (дата). Эти записи на документах и на кассовых и товарных отчетах для бухгалтерии служат основанием для определения товарно-материальных запасов к началу инвентаризации по данным бухгалтерского учета.

На основании полученных последних к кассовых и товарных отчетов бухгалтерия обязана  к началу инвентаризации закончить  проверку и обработку всех приходных  и расходных документов, сделать  разноску в аналитические счета, определить остатки на момент инвентаризации по каждому наименованию ценностей. В то же время должны быть закончены  записи по приходу и расходу ценностей  в регистрах складского учета (карточках  или товарных книгах) и выведены остатки на момент инвентаризации. Для обеспечения точности результатов  инвентаризации комиссия проверяет  соблюдение сроков клеймения, исправность  и точность показателей и дату проведения проверки органами Госстандарта всех имеющихся весоизмерительных  приборов, гирь, метров, литров и т.д.), контрольно-кассовых машин, о чем  составляется акт.

В предприятиях розничной  торговли инвентаризация товарно-материальных запасов начинается со снятия остатков наличия денежных средств и установления торговой выручки текущего дня у  кассиров и продавцов. При проверке фактического наличия кассы в  розничных торговых предприятиях, имеющих  контрольно-кассовые машины и должности  кассиров, инвентаризационная комиссия пересчитывает по отдельным видам  предъявленные кассиром денежные знаки, неотоваренные товарные чеки, почтовые марки, ценные бумаги. Результат проверки кассы оформляется специальным  актом.

 В розничных торговых  предприятиях, не имеющих должности  кассиров, отдельный акт на наличные  деньги не составляется. Однако  сумма фактически оказывающихся  денег записывается на первой  странице инвентаризационной описи.

При перерывах на обед или  когда инвентаризация товарно-материальных запасов не заканчивается в один день, лица, участвующие в проведении инвентаризации, оставляют помещение  одновременно. Помещение закрывают, пломбируют или опечатывают и  ключ от замка остается у лица, ответственного за товарно-материальные запасы, а пломбир (печатка) на весь период инвентаризации находится у председателя инвентаризационной комиссии. Инвентаризационные описи  в этих случаях должны оставаться в закрытом помещении и храниться  в сейфе или шкафу.

Для удобства проверки в  натуре все товарно-материальные запасы, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.п. с тем, чтобы  один и гот же товар не находился  в разных местах и при снятии остатков не было пропущенных товаров или  повторного их счета.

Фактические остатки распакованных  товаров определяют путем пересчета, перевешивания, перевешивания и  обмера. При наличии большого количества весовых товаров результаты взвешивания  фиксируются в ведомостях отвесов, которые ведут одновременно материально  ответственное лицо и один из членов инвентаризационной комиссии. В конце  дня или по окончании взвешивания  записи в ведомостях сверяются, и  общий итог отражается в инвентаризационной описи.

Массу и объем товаров, хранящихся навалом, разрешается определять на основании обмеров и технических  расчетов, о чем составляется специальный  акт, на основании которого делается соответствующая запись в описи. Ведомости отвесов и акты обмеров  прилагаются к описям.

На оптовых базах, складах  и холодильниках товары, находящиеся  в таре, не должны вскрываться и  могут быть занесены в опись на основании спецификации или маркировки на таре при явной нецелесообразности перевешивания или пересчета  тех или иных товаров, находящихся  в целых (неповрежденных) и пронумерованных  кипах, ящиках, бочках. В этих случаях  инвентаризационная комиссия обязательно  проводит распаковку и проверку отдельных  мест указанных ценностей на выборку, о чем в описи делается соответствующая  оговорка. Обязательной выборочной проверке должно быть подвергнуто не менее 10% нераспакованных мест, за исключением  тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче или  понижению качества. Товары, находящиеся  в таре, не подлежат распаковке и  проверяются на выбор в случаях, когда распаковка товаров может  привести к порче или понижению  их качества и когда упакованный  товар хранится в неповрежденной таре за пломбами поставщиков. В этих случаях распаковка и проверка товаров  производятся на выборку, как и на оптовых базах и складах, о  чем было уже сказано. Вес и  количество нераспакованных товаров  определяется по маркировке (трафарету) на таре.

Для ускорения проведения инвентаризации товаров на оптовых  предприятиях и заполнения инвентаризационных описей с помощью персональных компьютеров  целесообразно использовать товарные ярлыки, партионные и кипные карты, составляемые материально ответственными лицами на каждый вид товара. В них  указывают те же данные, что и  в инвентаризационной описи (кроме  суммы), т.е. наименование, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие показатели качественной характеристики товаров, цена, количество. Товарные ярлыки (партионные или кипные карты) укладывают но видном месте на стеллаж или  прикрепляют к кипе, ящику, куску  тканей и т.п.

Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению  члены комиссии (председатель подкомиссии) в присутствии материально ответственных  лиц (бригадира) проверяет правильность составления товарного ярлыка (партионной или кипной карты), после чего в  нем проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлык (партионные или кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, председатель инвентаризационной комиссии (подкомиссии) и материально  ответственное лицо, регистрируют в  контрольной ведомости и направляют его бухгалтеру ПЭВМ для включения (записи) проверенного товара в инвентаризационную опись.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ  МАТЕРИАЛОВ

Проверенное фактическое  наличие товарно-материальных запасов  заносят в инвентаризационную опись, которую заполняют в трех, а  при смене материально ответственных  лиц - в пяти экземплярах. По одному экземпляру описи заполняют материально  ответственные лица, а остальные  под копирку - председатель или один из членов комиссии. Форма инвентаризационной описи приведена ниже.

Инвентаризационные описи  следует заполнять чернилами, шариковой  ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производиться во всех экземплярах  описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные  исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями  всех членов инвентаризационной комиссии.

В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду ценностей - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту номера артикулов, сорта и другие отличительные  признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.

По мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех се экземпляров. В случае выявления расхождения вновь  проверяют те товары, по которым  получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить  в описи данные об остатках ценностей  со слов материально ответственных  лиц без фактического пересчета, перевешивания, перевешивания и  обмеров. В описях не допускается  пропуски незаполненных строк. В  последних листах описей пустые строки прочеркиваются.

После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги  по количеству и сумме и указывают  прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи, число  порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех ценностей, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.

По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные  данные следует привести отдельно по последней странице и в целом  по всей инвентаризационной описи.

Каждую страницу всех экземпляров  инвентаризационной описи и опись  в целом подписывают материально  ответственные лица, при бригадной  материальной ответственности бригадир и все участвующие в инвентаризации члены оршады и нес члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает  ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).