Учет расчетов с подотчетными лицами. 2

Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

ОТЛИЧНО

 

 

 

 

 

 

Великие Луки

2004 год

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание 

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                                                                      

1. Обзор литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                                            

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                 

2.2. Учет представительских расходов . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                   

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы . . . .

3. Учет расчетов с подотчетными лицами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами  . .

3.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                              

Выводы и предложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций воз-никает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.  документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

    3.  контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на  хозяйственно- операционные цели.

           Бухгалтерский учет с подотчетными  лицами имеет свои особенности.  Цель работы – изучить учёт  расчетов с подотчетными лицами.

          Задачи работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

• проанализировать деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командиро-вочных расходов;

• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объект ООО "ЭлектроЛенд"

ООО осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательными и иными нормативными актами РФ.

ООО "ЭлектроЛенд" предоставляет полный комплекс услуг от планирования и проектирования до пусконаладочных работ и сервисного обслуживания объектов. В частности в состав комплексных решений входит: проектирование АСУТП, разработка систем управления электроприводами, поставка электрооборудования SIEMENS: коммутационных устройств, средств регулирования, контроля и управления, измерительных приборов и электроустановочных изделий; монтаж; пусконаладочные работы и ввод в эксплуатацию, сервисное гарантийное и послегарантийное обслуживание, обучение обслуживающего персонала.

В сферу деятельности Электро Лэнд входят

поставка следующих видов  продукции:

• электрооборудование для передачи и распределения электроэнергии класса напряжения от 6 до 35 кВ;

• техника автоматизации промышленных предприятий;

• электроприводная техника;

• оборудование для автоматизации и безопасности зданий;

• низковольное оборудование для промышленного применения;

• светотехническая продукция;

 

и оказание следующих услуг:

 

•    проектирование, монтаж и пусконаладка АСУТП;

•    модернизация станков  с ЧПУ;

•    производство низковольтных  комплектных устройств для распределения электроэнергии до 1 кВ, шкафов управления электроприводом и АСУ ТП;

•    обучение персонала, организация и проведение тематических технических семинаров, специальных  учебных курсов по электротехническому  оборудованию Siemens, средствам автоматизации и программирования, техническая поддержка.

Фактическая численность  ООО «ЭлектроЛэнд» составляет 284 человека, в том числе:

6 руководителей, 15 специалистов, 6 служащих, 257 рабочих.

ООО «ЭлектроЛэнд» применяет журнально-ордерную форму учета.

В ходе работы  использованы данные бизнес- плана, первичного учета, годовых отчетов, различных статей и публикаций об учете расчетов с  подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

1.Обзор литературы

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

• представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служеб-ные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

 Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Статьи и публикации о  закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о  расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все работники предприятия,  получающие деньги под отчет,  должны соблюдать правила работы  с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет  в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия  включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталки-вается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо ру-ководствоваться в настоящее время.

Для правильного отражения  организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими  командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;

• кто направляется в командировку;

• место командировки;

• срок командировки;

• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

• условия командировке за пределами России;

• порядок оформления командировки;

• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения  расходов, понесенных командированным  работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового  Кодекса РФ   служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по  приобретению запасов;

• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

• подготовкой  и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

• другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными  договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ   для организаций, финансируемых  из федерального бюджета. деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

• фактическое время нахождения работника в командировке от-мечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

• днем выезда считается день отправления  соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Расчеты по командировке –  казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон  говорит   командировочных расходах.

Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция  отказывалась считать расходы организации  командировками лишь потому, что поездка  неправильно оформлена – не составлено командировочное удостоверение. В  письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация  оформила командировку приказом, то вовсе  необязательно выдавать ещё и  командировочное удостоверение.

Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути.

Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями  которого не регламентирован срок направления  работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами,  при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто  бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают  вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским  расходам расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики и  лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ  представительские расходы в  течение отчетного (налогового) периода  включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы  относятся к расходам, связанным  с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных  требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что  произведенные расходы связаны  с предпринимательской деятельностью  учреждения. .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Экономическая сущность  и содержание учета расчетов 

с подотчетными лицами

2.1. Выдача и учет подотчетных  сумм.

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы на расходы  административно- хозяйственные, на расходы  по закупке запасных частей, на расходы  по командировкам, на проезд оплачиваемого  льготного отпуска, а также различных  работ, услуг для осуществления  оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под  отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы  организации  может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением  на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51)

– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или  из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71

- оприходованы приобретенные  товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71

- отражена сумма НДС,  указанная в счете фактуре  по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены в кассу  неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ  за свой счет, а организация возмещает  затраченные средства:

Дебет 10 Кредит 60

- оприходованы приобретенные  товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60

- отражена сумма НДС  по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50

- погашена задолженность  перед подотчетным лицом по  приобретению ТМЦ.

 Если работник заключает  договор о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный  срок в форме оплаты приобретенных  товаров:

Дебет 71 Кредит 73

- отражена оплата физическим  лицом ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды);

Дебет 10 Кредит 71

- оприходованы приобретенные  товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71

- отражена сумма НДС  по приобретенным ТМЦ;

Дебет 73 Кредит 50

- работнику из кассы  возмещены расходы по приобретению  ТМЦ.

Руководитель предприятия  своим приказом должен установить размеры  подотчётных сумм и сроки, на которые  они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее  трёх дней по окончании срока, на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию  отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный  расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесён сотрудником в  кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного  подотчётного лица по ранее выданному  ему авансу.

Передача выданных под  отчёт наличных денег одним лицом  другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены  с нормативными ограничениями налично-денежного  обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному  оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и  иных организаций – юридических  лиц (кроме розничной торговли, общественного  питания и аукционной продажи  товаров), как правило, включает в  себя несколько этапов, каждый из которых  оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров  между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег  по заключённому договору в  кассу организации-продавца оформляется  приходным кассовым ордером по  межведомственной форме КО-1. Покупателю  выдаётся квитанция к приходному  кассовому ордеру, которая заверяется  печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе  организации-покупателя через своих  подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежащее оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти  дней  с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

 

 

2.2. Учет представительских  расходов

Как известно, удачно заключенная  сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших  для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся  затраты, связанные с проведением  официального приема (завтрака, обеда  или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных  мероприятий, буфетным обслуживанием  во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете  и фактические расходы, относимые  на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам.

Объем выручки от реализации продукции (работ, услуг) или иной показатель, используемый при определении финансового результата, в год (включая НДС) Предельные размеры представительских расходов, принимаемых при налогообложении прибыли

До 30 млн.руб. включительно 5 процента от объёма

Свыше 30 млн.руб. включительно 1,5млн.руб. + 2,5 процента с объёма, превышающего 30 млн.руб.

Свыше 300 млн.руб. 8,25 млн.руб. + 1 процент с суммы, превышающего 300 млн.руб.

 

Предприятиям рекомендуется  определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального  оформления и контроля. При составлении  сметы на представительские расходы  можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных  делегаций и отдельных лиц, которые  периодически сообщаются Министерством  финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

Нормы расходов на прием и  обслуживание иностранных  делегаций  и отдельных лиц  установлены  в следующих размерах:

• оплата питания (в сутки на одного человека) - до130 рублей;

• оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом:

• делегации, возглавляемых  министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов - до 180 рублей;

• других делегаций - до 145 рублей;

• буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до15 рублей;

• культ обслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 50 рублей;