Учет расчетов с подотчетными лицами

Введение.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционные цели, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок  ведения бухгалтерского учета и  отчетности на предприятиях любой формы  собственности, является Закон «О бухгалтерском  учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению  и предоставлению бухгалтерской  отчетности, регулирует взаимоотношения  по вопросам бухгалтерского учета и  отчетности.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности.

Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

-изучить теоретический материал, действующие в настоящее время  нормативные акты в сфере учета  расчетов с подотчетными лицами;

-проанализировать деятельность  действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь  документами бухгалтерии, первичными  документами по оформлению движения  средств;

-осветить как можно шире  проблемы бухгалтерского учёта  командировочных расходов;

-выдвинуть предложения по совершенствованию  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в Михайловском ДРСУ филиале ОАО «Рязаньавтодор».  Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в Михайловском ДРСУ филиале ОАО «Рязаньавтодор». действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования. 

Актуальность темы заключается  в том, что деньги выполняют одинаковые функции независимо от их формы –  наличной или безналичной, между  ними нет экономических различий, а есть лишь различия технического порядка. Между деньгами, которые  в безналичной форме хранятся в компьютере банка, и наличными  деньгами, которые лежат в сейфе  частного лица, такое же различие, как между одной и той же денежной единицей, изображенной на банкноте и на монете.

При этом использование денег в  безналичной форме удобнее и  дешевле, чем их применение в форме  бумажных и металлических знаков. Эволюция денежного обращения позволяет  предположить, что к середине XXI века наличные деньги будут такой же редкостью, как автомобиль в начале XX века.

Большое значение имеет применение учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами в практической работе на предприятиях, учреждениях, организациях, и в практической жизни  каждого человека.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Экономическая характеристика предприятия.

Свою историю Михайловское ДРСУ филиал ОАО «Рязаньавтодор» ведет с 1933 года. Постановлением президиума Московского областного исполнительного комитета был образован Михайловский райдоротдел, который занимался строительством булыжных мостовых из камня. Михайловский райдоротдел принимал непосредственное участие в 1960 году в строительстве и возведении дороги областного значения «Большого Рязанского кольца».

В 1980 году на основании приказа  о реорганизации Рязаньавтодора были объединены ДСУ № 9 и Михайловский дорожный ремонтно-строительный участок, создано Михайловское дорожное ремонтно-строительное управление (ДРСУ), которое занимается содержанием и ремонтом дорог местного и областного значения. Управление принимало непосредственное участие в строительстве автодороги «Обход города Михайлова». Основной и главной задачей на сегодняшний день для Михайловского ДРСУ является содержание и ремонт 317,5 км автодорог, из которых 31,11 км приходится на федеральную автодорогу «Калуга-Тула-Михайлов-Рязань».

В 2009 году по лизингу была приобретена  лизинговая техника: автогрейдер марки  ГС-14-02, каток дорожный К854-2К, погрузчик  В-140, машина ЭД405В КАМАЗ 65115-62, универсальная  дорожная машина УДМ-Е на базе колесного  трактора. В зимний период управление занимается содержанием автомобильных  дорог как территориального, так  и федерального значения. В настоящее  время в штате ДРСУ состоят 90 человек, в состав которых входят ИТР и  специалисты высокой квалификации, при участии которых построены  многие километры дорог в

Михайловском районе, а также  выполнялись работы по благоустройству  города. 

 

Основной и главной задачей на сегодняшний день для Михайловского ДРСУ является:

• содержание федеральной автодороги 10132 «Калуга-Тула-Михайлов-Рязань»;

• содержание территориальных автодорог  в Михайловском районе, общей протяженностью 286,4 км;

• капитальный ремонт автодороги М-6 УПРДОР «Каспий»;  
• реконструкция автодороги М-6 УПРДОР «Каспий».

Виды услуг, оказываемых Михайловским ДРСУ:

• строительство, ремонт, реконструкция  автодорог, а также их содержание в зимний и летний период:

• изготовление асфальтобетона типов А, Б, В, ОГМС, черного щебня;

• оказание транспортных услуг по перевозке грузов, а также услуг  по работе дорожных механизмов;

• выполнение работ по благоустройству  и ремонту территории заказчиков, устройство тротуаров (асфальтобетон);

• продажа материалов как юридическим, так и частным лицам.

ОАО «Рязаньавтодор» - старейшая дорожная организация Рязанской области - создана в 1937 году.  На сегодняшний день ОАО «Рязаньавтодор» является одной из крупнейших дорожно-строительных организаций среди дорожников Рязанской области, имеет огромный производственный потенциал. На предприятии, отметившем в 2007 году свой 70-летний юбилей, трудится 1670 человек. В состав «Рязаньавтодора» входят проектно-изыскательский институт «Автодормостпроект» и 12 филиалов ДРСУ в районах области.

В настоящее время на содержании общества находятся  3 592 километра из 6 483 км территориальных автомобильных дорог Рязанской области и 153 км федеральных дорог. Заключены долгосрочные контракты на круглогодичные ремонт и содержание автомобильных дорог М-5 «Урал», М-6 «Каспий».

ОАО «Рязаньавтодор» выполняет весь комплекс дорожных работ - от земляного полотна до устройства асфальтобетонных покрытий, обустройство дорог: установку и изготовление дорожных знаков, монтаж барьерного ограждения, устройство горизонтальной и вертикальной разметки краской.

Все производимые работы имеют высокую  гарантию качества, контроль за которым  производится лабораториями ДРСУ и  центральной строительной лабораторией «Рязаньавтодора» на всех этапах от входного, операционного до приемочного. Разбивочные геодезические работы проводит геодезическая служба ОАО «Рязаньавтодор», а в некоторых случаях и привлекается ПИИ «Автодормостпроект».

Лабораторная и геодезическая  служба обеспечена полностью оборудованием  и инструментами.

С 2009 года начата модернизация асфальтобетонных заводов: заменены системы рычажного  взвешивания минеральной части, битума и стабилизирующих добавок (Viatop-66S PR PLAST-S и др.) на электронное  с выводом на компьютер и с  дисплеем центрального пульта, в 2010 году намечено переоборудование еще два  АБЗ «Тельтомат-100».

С 2009 года освоили выпуск и укладку  щебеночно-мастичного асфальтобетона и асфальтобетонной смеси с полимерной добавкой PR PLAST-S, которая повышает прочностные  характеристики асфальтобетона при 50⁰С, позволяющая снизить колейность и сдвиг на покрытиях.

Все асфальтоукладчики оборудованы автоматическим слежением за ровностью с заданными вертикальными отметками и поперечного угла наклона плиты Германского производства «Мова» и отечественного (г.Саратов) производства «Трасса», которая по показателям и надежности не хуже импортного, но 2,5 раза дешевле.

В 2009 году приобретено дорожно-строительной техники на сумму более 142 миллионов  рублей: асфальтоукладчики, уплотняющие катки различных модификаций, экскаваторы, автомобильные краны, погрузчики, комплекс по заделке трещин и швов, термо-копье КДМ, разметочную машину для горизонтальной разметки и другое.

Устройство шероховатой поверхностной  обработки на покрытиях выполняется  синхронным методом оборудования «Чипсиллер-26». Это значительно улучшает сцепные  качества автомобиля с дорогой, снижает  сроки ремонта и себестоимость  работ, в 2009 году этим оборудованием  выполнен ремонт около 30 км автодорог  федерального значения. На 2010 год заключены  контракты по ремонту более 30 км федеральных дорог.

Ликвидация выбоин на покрытиях  проводится литой асфальтобетонной смесью с применением «Рециклер-ЕМ3200», пневмоинъекционным методом с использованием оборудования «Мадпатчер». Впервые в области провели ремонт автодорог «Сараи-Шацк» и «Юрино-Пителино» методом холодного фрезерования «Ресайклингом». Он предусматривает повторное использование дорожно-строительных материалов изношенной дорожной одежды после их измельчения и перемешивания с добавлением минерального (цемента) или органического (битумной эмульсии) вяжущего.

Многолетняя плодотворная деятельность в области дорожного строительства  позволила ОАО «Рязаньавтодор» зарекомендовать себя надежным партнером и приобрести доверие заказчиков и уважение граждан.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Одним из важнейших факторов, оказывающих  влияние на эффективность деятельности предприятие, его рентабельности является размером организации.

Динамика  показателей размера предприятия представлена в таблице 1.

 

Таблица 1.

Динамика показателей размера  предприятия.

Показатели	2008г.	2009г.	2010г.	2010 г. В % к 2008
Выручка от продажи продукции, руб.	14273134	10777276	2029341	14,22
Себестоимость проданной продукции, руб.	13664649	9973244	2830747	20,72
Прибыль (убыток) от продаж, руб.	608485	804032	(801406)	(1,32)
Среднегодовая численность работников, чел.	83	88	97	116,87
Среднегодовая стоимость ОПФ, руб.	11195572	11526487,5	10403833	92,93

Денежная выручка сократилась  по сравнению с 2008г. на 85,78%. В 2010г. себестоимость  проданной продукции составила 2830747 руб., что на 79,28% больше чем в 2008г. наблюдается увеличение численности  работников на 16,87%. Среднегодовая стоимость  ОПФ в 2010г. составила 10403833 руб., что  на 7, 07% меньше по сравнению с 2008г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Объем реализации продукции в стоимостном выражении  является результатом воздействия  всех видов ресурсов. И показатели интенсификации позволяют оценить  пути развития предприятия.

Оценим  уровень интенсификации производства с помощью данных приведенных  в таблице 2.

Таблица 2. Уровень интенсификации.

Показатели		2008г.	2009г.		2010г.	2010г. в % к 2008г.
Выручка от продажи продукции, руб.		14273134	10777276		2029341	14,22
Среднегодовая численность работников, чел.		83	88		97	116,87
Фонд заработной платы с начислениями, руб.		1386345	1919028		318145	22,95
Материальные затраты,  руб.		12181350	7967397		2438012	0,2
Среднегодовая стоимость ОПФ,  руб.		11195572	11526487,5		10403833	92,93
Оборотные средства,  руб.		8674494,5	9948514		9705723,5	111,89
Производительность труда, руб.		171965,47	122469,05		20921,04	12,17
Продукция на 1 руб. оплаты труда, руб.	10,3		5,62	6,38		20,02
Материалоотдача, руб.	1,17		1,35	0,83		70,94
Фондоотдача, руб.	1,27		0,94	0,2		15,75
Оборачиваемость оборотных средств, обороты	1,65		1,08	0,21		12, 73

Приведенные данные свидетельствуют  об экстенсивном использовании ресурсов. Производительность труда уменьшилась  на 87,83%, в то время как численность  работников увеличилось. На фоне увеличились  материальные затраты. Наблюдается  сокращение материалоотдачи.

 

 

Данные, дающие возможность оценить оснащенность предприятия основными производственными  фондами и эффективность их использования приведены в таблице 3.

 

Таблица 3. Динамика производительности труда.

Показатели		2008г.	2009г.		2010г.	2010г. в % к 2008г.
Выручка от продажи продукции,  руб.		14273134	10777276		2029341	14,22
Среднегодовая численность работников, чел.		83	88		97	116,87
Фонд рабочего времени, чел.-час		169320	179520		197880	116,87
Часовая производительность, руб.		8429,68	6003,38		102,55	1,22
Производительность труда, руб.		171965,47	122469,05		20921,04	12,17
Дневная производительность, руб	67437,44		48027,04	820,4		12,17
Трудоемкость чел. час на 1 руб. продукции	0,01		0,02	0,1		0,1

Фонд рабочего времени увеличился по сравнению с 2008 на 16,87%. Это произошло  за счет увеличения численности работников и трудоемкости. В то же время  сократилась производительность труда  на 87,83%, а так же сократилась часовая  производительность на 98,78%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Данные, дающие возможность оценить оснащенность предприятия основными производственными  фондами и эффективность их использования  приведены в таблице 4.

Таблица 4. Оснащенность ОПФ и эффективность  их использования.

Показатели		2008г.	2009г.		2010г.	2010г. в % к 2008г.
Выручка от продажи продукции, руб.		14273134	10777276		2029341	14,22
Среднегодовая стоимость ОПФ,  руб.		11195572	11526487,5		10403833	92,93
Среднегодовая численность работников, чел.		83	88		97	116,87
Производительность труда, руб.		171965,47	122469,05		20921,04	12,17
Прибыль (убыток) от продаж, руб.		608485	804032		(801406)	(1,32)
Фондоотдача, руб.		1,27	0,94		0,2	15,75
Фондовооруженность, руб		134886,41	130982,81		107256,01	79,52
Фондорентабельность,%	5,44		6,98	7,7		141,54

Фондоотдача сократилась по сравнению  с 2008 на 84,25%. Фондовооруженность уменьшилась на 20,48%, а фондорентабельность наоборот увеличилась на 41,54%

Таким образом Михайловское ДРСУ филиал ОАО «Рязаньавтодор» следует более эффективно использовать ОПФ, что является сложной проблемой, ввиду сильной изношенности основных производственных фондов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Деятельность  любой организации, в том числе  и Михайловским ДРСУ филиал ОАО «Рязаньавтодор», направлена на удовлетворение потребностей покупателей и получение прибыли, поэтому необходимо обратить внимание на финансовые результаты работы предприятия (таблица 5.)

Таблица 5. Финансовые результаты деятельности предприятия.

Показатели	2008г.	2009г.	2010г.	2010г. в % к 2008г.
Выручка от продажи продукции, руб.	14273134	10777276	2029341	14,22
Себестоимость проданной продукции,  руб.	11195572	11526487,5	10403833	92,93
Прибыль (убыток) от продаж, руб.	608485	804032	(801406)	(1,32)
Уровень рентабельности (убыточности),%	4,45	80,63	(28,31)	(6,36)

Наблюдается снижение себестоимость  проданной продукции на 7,07%. Рентабельность  в 2010г. составила  28,31%,следовательно  на каждый рубль затрат на производство и реализации продукции  приходится примерно 28 копеек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Одним из показателей, характеризующих стабильность деятельности предприятия, является платежеспособность, данные о которой приведены в  таблице 6.   

Таблица 6. Динамика показателей платежеспособности.

Показатели	2008г.	2009г.	2010г.	нормативы
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,01	0,03	0,02	0,2
Коэффициент быстрой ликвидности	0,09	0,17	0,14	0,7
Коэффициент текущей ликвидности	0,34	0,5	0,39	1-2

Платежеспособность предприятия  считается не высокой, так как  коэффициент абсолютной ликвидности  за 2010 г. составляет 0,02,что соответствует  нормативу. Коэффициент быстрой  ликвидности значительно уменьшился на 0,56 (0,14-0,7). Что касается коэффициента текущей ликвидности, он составляет за 2010г. 0,39 и в общей сумме, по сравнению  с нормативами он ниже, это говорит  о том, что предприятие не может  погасить краткосрочные долги и  у предприятия не достаточно материальных и финансовых ресурсов для обеспечения своей дальнейшей деятельности.

Уровни всех показателей, рассмотренных  выше, дают возможность сделать вывод  о низкой эффективности деятельности Михайловского ДРСУ филиал ОАО «Рязаньавтодор». Несмотря на то, что предприятие обеспеченно основными производственными фондами, наблюдается улучшение эффективности использования трудовых ресурсов, увеличение объема выполненных работ, прибыли. Причинами неэффективности деятельности предприятия являются: высокая степень изношенности основных фондов; значительные суммы дебиторской и кредиторской задолженности, что влияет на уровень платежеспособности предприятия; увеличение материальных затрат, что оказывает влияние на себестоимость выполняемых работ и как следствие прибыль и уровень рентабельности.    

 

 

 

 

 

2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

Документ – это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в Михайловском ДРСУ филиала  ОАО «Рязаньавтодор» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в  отделе кадров и бухгалтерии предприятия  до начала командировки на основании  служебной записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление  о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное  задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным  расчетом суммы командировочных  расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два  документа – кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время  покупки; стоимость (цену) покупки; признак  фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в  соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер  продавца (ИНН); наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.