Учет расчетов с подотчетными лицами. 4

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….3

1 Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях……………………………………..4

    1.1 Особенности бухгалтерского учета бюджетных учреждений……………...…..4

    1.2 Система нормативного регулирования………………………………………..…5

2 Учет расчетов с подотчетными лицами……………………………………………..13

    2.1 Учет по суммам, выданным на командировочные расходы…………………..15

    2.2 Учет представительских расходов……………………………………………...18

    2.3 Учет расчетов в торговле………………………………………………………..19

Заключение……………………………………………………………………….25

Список использованных источников……………………………………….…..26

Введение

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, другими нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести: организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации; организация управления оборотным капиталом; особенности формирования финансовых результатов; контроль исполнения сметы расходов; выделение в учете кассовых и фактических расходов; отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы.

Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово - бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных расходов. Гражданский кодекс РФ делит все юридические лица на два вида - коммерческие и некоммерческие (ст. 50 ГК РФ). О              Основная цель коммерческих организаций - извлечение прибыли и ее распределение между участниками. Некоммерческие организации создаются для достижения образовательных, научных, благотворительных целей, для удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан и организаций, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ, то есть они не преследуют цели извлечения прибыли и ее распределения между участниками.

Темой данного реферата является: «Учет расчетов с подотчетными лицами», в которой будут раскрыты аспекты ведения учета и организации расчетов с подотчетными лицами бюджетного учреждения.

1 Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Определение бюджетной организации дано в Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях №152н от 30 декабря 2009 года. Бюджетное учреждение - организация, созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственных внебюджетных фондов на основе сметы доходов и расходов. Обязательным условием отнесения организации к разряду бюджетной является бюджетное финансирование по смете и ведение бухгалтерского учета по бюджетному плану счетов и в порядке, предусмотренном инструкцией №152н.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

              1.1 Особенности бухгалтерского учета бюджетных учреждений

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях является составной частью российской национальной системы бухгалтерского учета, специализированной на создании учетной информации для управления государственными финансами на всех уровнях властных структур бюджетной системы РФ. Определяющие регламентации бюджетного учета, обязательные в практике бюджетных учреждений, устанавливаются централизованно Министерством финансов Российской Федерации.

Бюджетное учреждение создается органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и других функций некоммерческого характера [1, ст. 161]. Деятельность бюджетного учреждения финансируется федерального, субъекта Федерации или местного бюджета или государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов.

Характер деятельности и организационно-правовая форма, предмет и цели деятельности, источники формирования имущества и другие характеристики определяются бюджетным учреждением.

1.2 Система нормативного регулирования

В настоящее время создано четыре уровня регулирования бюджетного бухгалтерского учета в России (табл. 1).

Таблица 1. - Регулирование бюджетного бухгалтерского учета

Приоритет в сфере нормативного регулирования принадлежит БК РФ, в котором закреплены права и обязанности бюджетных учреждений в бюджетном процессе.

Документы первого уровня регламентируют учет доходов, источников финансирования дефицита и расходы бюджета, операции, осуществляемые в процессе его исполнения.

Нормы БК РФ являются основой принятой Инструкции по бюджетному учету и Указаний по применению бюджетной классификации, относящихся ко второму уровню регулирования. Документы данного уровня регламентируют правила и принципы формирования учетной политики, учета фактов деятельности бюджетных учреждений, активов, обязательств, доходов и расходов.

Методический уровень составляют специализированные документы отраслевого характера, которые утверждаются федеральными органами, министерствами и ведомствами. Как правило, они содержат указания, рекомендации, возможные варианты учета, связанные с отраслевыми особенностями (методические указания, письма, обзор практики разрешения споров Высшим Арбитражным Судом РФ и т.п.).

Документы четвертого уровня включают приказы, распоряжения руководства учреждений, должностные инструкции, положения об оплате труда и др.

План счетов бюджетного учета состоит из пяти разделов (табл. 2).

Таблица 2. - Структура Плана счетов бюджетного учета

Такое построение счетов создает возможности для ведения детализированного аналитического учета и формирует основу для перехода к бюджетированию, ориентированному на результат. План счетов позволяет иметь информацию о финансовых результатах тех или иных программ и подпрограмм. Учетная информация по объемам активов и обязательств в разрезе кодов бюджетной классификации является основой для построения среднесрочного бюджета в условиях планирования.

План счетов с интегрированной в него бюджетной классификацией позволяет учитывать, например, запасы конкретного вида активов на начало учетного периода, а также изменения в них, вызванные операциями в том или ином отчетном периоде (в ходе исполнения бюджета) и, таким образом, обеспечить данные о запасах соответствующих активов на конец отчетного периода. Данная система учета предопределяет информационную базу для составления отчетов об исполнении бюджета, об операциях сектора государственного управления и др. Такой подход позволяет составлять отчетность как в соответствии с действующим законодательством РФ об исполнении бюджета, так и отчеты в соответствии с МСФО государственного (общественного) сектора.

Забалансовые счета кодируются двумя цифрами. На счетах этой группы в стоимостной оценке учитываются наличие и движение ценностей, не принадлежащих учреждению. Такие ценности могут находиться в его распоряжении и пользовании (но не в собственности) временно. Примером могут служить арендованные основные средства (счет 01); материальные ценности, принятые на ответственное хранение (счет 02); спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками (счет 12) и др. Данные таких счетов, как следует из их названия, не учитываются при подготовке бухгалтерского баланса учреждения.

К забалансовым относятся также счета условных прав и обязательств, предназначенные для обобщения информации о наличии и движении полученных и выданных гарантий в обеспечение обязательств и платежей, контрольные счета («Бланки строгой отчетности» и «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»).

Учет хозяйственных операций на забалансовых счетах ведется внесистемно, без применения двойной записи.

Структуры государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления вправе дополнить код аналитического счета Плана счетов разрядами для получения дополнительной, более детальной, информации, необходимой внутренним пользователям.

Нужно заметить, что при отсутствии в Инструкции по бюджетному учету типовой корреспонденции счетов бюджетного учета по операциям обычной деятельности учреждений главные распорядители могут формировать схемы необходимой корреспонденции счетов, не противоречащие законодательству.

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, группировки и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении финансовых и нефинансовых активов и обязательств органов государственной власти, государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений.

Конечным звеном в технологической цепочке бюджетного бухгалтерского учета является бухгалтерская отчетность.

Бюджетный бухгалтерский учет получателей средств основан на методе начисления. Все хозяйственные факты движения бюджетных средств отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от даты (момента) оплаты.

Основные функции бюджетного бухгалтерского учета, так же, как и в бухгалтерском учете коммерческих организаций, представлены контрольной, информационной и аналитической функцией.

Главные распорядители, распорядители и получатели бюджетных средств по данным бюджетного бухгалтерского учета формируют информацию, которая служит средством внутренней и внешней связи между ними, обеспечивает согласованность отдельных видов деятельности в достижении цели, поставленной перед ними государством. Учетная информационная система подчинена потребностям структуры бюджетной системы РФ.

Качество учетной информации является сферой интересов ее потребителей. Многочисленные хозяйственные факты документируются, группируются, оцениваются по определенным признакам и обобщаются на счетах бюджетного бухгалтерского учета в учетных регистрах и в определенном порядке включаются в бухгалтерскую отчетность.

Отчетная информация, в свою очередь, помогает выявить определенные тенденции, например в социальной сфере, контролировать как целевую направленность расходования бюджетных средств, так и результативность их использования.

Основными задачами бюджетного учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о состоянии и движении активов и обязательств учреждений, о финансовых результатах их деятельности, а также об исполнении бюджетов всех уровней бюджетной системы РФ;

- обеспечение контроля за соответствием операций, осуществляемых в ходе исполнения бюджетов всех уровней бюджетной системы, законодательству РФ, а также за состоянием и движением активов и выполнением обязательств учреждений;

- обеспечение внутренних и внешних пользователей отчетными данными о состоянии активов и обязательств учреждений.

Предметом бюджетного бухгалтерского учета является поступление и использование бюджетных средств в обычной деятельности органов власти разного уровня. Наличие и движение (изменение) объектов хозяйственной деятельности в основном предопределяет сущность предмета бухгалтерского учета. Все, что попадает в сферу бюджетного учета, составляет его объекты.

Объектами бюджетного бухгалтерского учета являются имущество (хозяйственные средства) и источники его формирования в стоимостном выражении, а также их наличие и движение, обусловленные хозяйственными процессами. К объектам бюджетного учета относятся активы и обязательства учреждения; хозяйственные факты, приводящие к изменению активов и обязательств учреждения в течение финансового года; бюджетные ассигнования, лимиты бюджетных обязательств, принятые юридические обязательства; финансовые результаты деятельности учреждения.

Метод бухгалтерского учета представляет собой совокупность способов и приемов, с помощью которых учитываются объекты бюджетного бухгалтерского учета, обеспечиваются достоверные учетные показатели, тем самым достигаются приоритетные цели бухгалтерского учета в целом.

Организация бюджетного бухгалтерского учета включает несколько направлений:

- первичный учет и документооборот;

- инвентаризация;

- формы бухгалтерского учета;

- формы организации учетно-вычислительных работ.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях и выполнение норм законодательства несут руководители организаций.

Функции по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях выполняет самостоятельное структурное подразделение (бухгалтерия) либо централизованная бухгалтерия, возглавляемые главным бухгалтером.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Структура бухгалтерии зависит от объема учетной работы и предусматривает иерархию подчиненности и взаимосвязь между бухгалтерами различных групп.

В бухгалтериях, как правило, создаются специализированные группы: финансовая, материальная, расчетов и т.д. На эти группы может быть возложено оформление всей первичной документации по бюджетному бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся в подотчете материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Форма бухгалтерского учета определяет связь между учетными регистрами, а также порядок действий с первичными данными.

Проверенные и принятые к учету данные первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и учитываются накопительным способом в журналах операций: по счету «Касса»; с безналичными денежными средствами; расчетов с подотчетными лицами; поставщиками и подрядчиками; дебиторами по доходам; расчетов по оплате труда; операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и прочим операциям.

Бухгалтерские проводки составляются и записываются в журналы операций по мере их документального оформления, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и исполнителем.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций переносятся в регистр синтетического учета «Главная книга» с учетом определенных особенностей (иначе образуется повторный счет).

В Главной книге учет ведется в хронологическом порядке записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания.

В Главную книгу записываются суммы остатков на бухгалтерских счетах на начало бюджетного года и на начало отчетного периода по данным заключительного баланса за истекший год. В справочной таблице приводятся суммы по журналам операций. Подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. При этом сумма оборотов за период должны быть равны.

Учтенные в Главной книге сальдо на счетах являются основанием для составления бухгалтерского баланса и другой бухгалтерской отчетности.

Бюджетные учреждения ведут Главную книгу по месяцам отчетного года, а органы, осуществляющие кассовое обслуживание и организующие исполнение бюджетов ежедневно.

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

- на хозяйственные расходы - к хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению материальных запасов, основных средств, нематериальных активов, а так же оплата коммунальных услуг, услуг связи, расходов по арендной плате за пользование имуществом и так далее.

Для отражения подотчетных сумм, предназначенных на хозяйственные расходы, используются счета:

- 0 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

- 0 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

- 0 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

- 0 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

- 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

- 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

- 0 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

- 0 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

- 0 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

- 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

- 0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов».

- в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

- раздатчикам для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий в учреждениях, имеющим большое количество подразделений или в централизованных бухгалтериях.

Работники, получающие такие средства, называются подотчетными лицами.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами".

Бюджетное учреждение в приказе об организации бюджетного учета устанавливает правила проведения расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения. Также детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября №40 (с изменениями от 26 февраля 1996 г.) об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (далее - Порядок ведения кассовых операций) и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30 декабря 2009 №152н (далее Инструкция 152н).

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения, в том числе его филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, определяются руководителем учреждения.

Это означает, что Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам.

Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Поэтому на него распространяется Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 года г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее - Указание). Указанием установлено, что в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке ограничен суммой 100 000 руб..

2.1 Учет по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор, командировкой не считается.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель, место, срок командировки; кто направляется в командировку; какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке; условия командировке за пределами России; порядок оформления командировки и т.д.

Командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные:

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается поездки работника, которые связаны с: покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов; осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства; подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы; другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.