Учет расходов по заграничной командировке

                        Министерство Сельского хозяйства

                                 Российской Федерации

                   ФГОУ ВПО Тюменская Государственная

                            Сельскохозяйственная Академия

                            Институт Экономики и Финансов

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Тема: Учет расходов по заграничной  командировке

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка группы

Проверила:

 

 

 

                                

                                  Тюмень, 2012

Содержание

 

Введение………………………………………………………...3

1. Понятие зарубежной командировки и ее виды……………4
2. Документальное подтверждение понесенных расходов по командировке за границу……………………………….…..7
3. Возмещение суточных и других расходов по зарубежной командировке………………………………………………10
4. Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с заграничными командировками..12
5. Командировочные расходы как объект налогообложения: НДФЛ, налог на прибыль и ЕСН………………………….18

Заключение...…………………………………………………..20

Список  литературы……………………………………………21

 

Введение

 

Развитие  рыночной экономики в России создает  широкие возможности для осуществления  внешнеэкономической деятельности и валютно-хозяйственной самостоятельности  предприятий, банков, обществ и граждан. С каждым годом расширяется сфера  функционирования валютного рынка: идет создание зон свободного предпринимательства, растет количество предприятий с  участием иностранного капитала, привлекаются иностранные инвестиции в различные  производственно-социальные инфраструктуры. Происходит постепенное вовлечение российской экономики в международное  разделение труда. В этих условиях первостепенное значение приобретают вопросы организации, регулирования и технологии валютно-финансовой деятельности. Дальнейший процесс интеграции российской экономики и мировой  экономической системы, прежде всего, требует более совершенной системы  бухгалтерского учета и контроля во внешнеэкономической деятельности.

Заключение  контрактов и их выполнение связано  с большой подготовительной и  последующей работой. Это неизбежно  вызывает необходимость в загранкомандировках  и как следствие командировочные  расходы.

 

1. Понятие зарубежной командировки и ее виды

 

В последние  годы все больше компаний отправляют своих сотрудников в зарубежные командировки.

Согласно  ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса служебная  командировка - это поездка работника  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Зарубежной считается командировка за пределы  Российской Федерации на территорию иностранного государства и стран  СНГ.

 Порядок  направления работников в служебные  командировки регламентируется  Положением, утвержденным Постановлением  Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Загранкомандировки (в отличие от командировок по территории РФ) имеют ряд особенностей.

Во-первых, работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд, проживание и суточные, возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения):

- расходы  на оформление заграничного паспорта, визы и других документов;

- обязательные  консульские и аэродромные сборы;

- сборы за  право въезда или транзита  автомобильного транспорта;

- расходы  на оформление обязательной медицинской  страховки;

- иные обязательные  платежи и сборы.

 Во-вторых, суточные выплачиваются не в  рублях, а в валюте той страны, куда направляется сотрудник,  и в размерах, предусмотренных  коллективным договором.

 В-третьих,  командировочное удостоверение  при загранкомандировке не выписывается (за исключением случаев командирования  в государства - участники СНГ,  с которыми заключены межправительственные  соглашения, на основании которых  в документах для въезда и  выезда пограничными органами  не делаются отметки о пересечении  государственной границы (п. 15 Положения)).

 В-четвертых,  за однодневные загранкомандировки (в отличие от командировок  по России) выплачиваются суточные  в размере 50% от нормы, установленной  коллективным договором для выплаты  суточных при командировке в  соответствующую страну (п. 20 Положения).

Основными видами загранкомандировок являются:

а) одиночный (самостоятельный) выезд;

б) групповой выезд (в составе национальной, межведомственной или внутриведомственной делегации).

В процессе осуществления финансово-хозяйственной  деятельности у предприятий и  организаций возникает необходимость  приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг  и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники  различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

 

2. Документальное подтверждение понесенных расходов по командировке за границу

 

Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Затраты можно подтвердить документами:

- оформленными  в соответствии с законодательством  РФ либо по обычаям делового  оборота, применяемым в иностранном  государстве, на территории которого  были произведены соответствующие  расходы;

- косвенно  подтверждающими произведенные  расходы (в том числе таможенной  декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом  о выполненной работе согласно  договору).

По возвращении  из командировки работник обязан представить  работодателю в течение трех рабочих  дней (п. 26 Положения N 749):

- авансовый  отчет об израсходованных в  связи с командировкой суммах  и произвести окончательный расчет  по выданному ему перед отъездом  в командировку денежному авансу  на командировочные расходы. 

К авансовому отчету прилагаются:

1) командировочное удостоверение (если оно составлялось);

2) документы о найме жилого помещения;

3) копию загранпаспорта при командировке за пределы СНГ;

4) проездные  билеты, расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей)

5) прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

- отчет о  выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем  структурного подразделения работодателя, в письменной форме, представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма №АО-1).

Организация вправе осуществлять возмещение расходов по командировкам только штатным  сотрудникам, с которыми заключены  трудовые договора.

Порядок и  размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяется на основании коллективных и трудовых договоров, а также других организационно-распорядительных документов организации.

Если подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они  должны иметь построчный перевод  на русский язык ( п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и  бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н). Перевод документов возможен сотрудником или профессиональным переводчиком. Фирма самостоятельно может выбрать человека, который  выполнит эту работу и соответствующие расходы можно включить в налоговые расходы (письма Минфина РФ от 20.03.06 №03-02-07/1-66; от 4.09.06 за №03—3-04/1/644 и УФНС России по г.Москве от 9.10.2006 за №20-12/89132.1)

К оформлению командировочных расходов предъявляют  достаточно строгие требования. Поэтому  необходимо проверить наличие всех необходимых реквизитов и подтверждение  производственной направленности всех представляемых документов.

Работнику, направленному в другую страну с визовым режимом въезда, достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель поездки и ее длительность. А для документального подтверждения расходов на командировку фирме достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств. Таким образом, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при поездке за границу.

 

3. Возмещение суточных и других расходов по зарубежной командировке

 

Перед поездкой в служебную загранкомандировку работнику нужно выплатить аванс  на командировку. Сумма аванса рассчитывается с учетом установленных в коллективном договоре (локальном нормативном  акте) сумм возмещения расходов на оплату проезда, наем жилого помещения и  суточных (ч. 1 ст. 168 ТК РФ и абз. 2 п. 11 Положения). При составлении сметы  расходов на загранкомандировку учитываются  также затраты на оформление визы, загранпаспорта и медицинской страховки (п. 23 Положения).

Согласно  абз. 3 п. 11 Положения суточные выплачиваются:

- за  каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;

- дни  нахождения в пути (включая день  отъезда и приезда), в том числе  за время вынужденной остановки.

Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (п. 16 Положения). При этом размеры суточных нужно установить по тем иностранным  государствам, в которые возможны загранкомандировки.

При расчете  размера суточных работнику, направленному  в загранкомандировку, нужно учесть особенности, установленные п. п. 17 и 18 Положения:

- за  время следования по территории  РФ суточные выплачиваются по  норме, установленной локальным  актом для командировок по России;

- со  дня пересечения границы при  выезде из Российской Федерации  (включая день пересечения границы) - по норме, установленной для  страны, в которую направляется  командированный сотрудник;

- со  дня пересечения границы при  въезде в Россию (включая день  пересечения границы) - по норме,  установленной для внутренних  командировок;

- если  за время командировки работник  посещает несколько стран - суточные  за день пересечения границы  между государствами выплачиваются  по нормам той страны, в которую  направлен сотрудник (абз. 3 п. 18 Положения).

В коллективном договоре или ином локальном акте компания может установить, что командированному работнику дополнительно возмещаются  расходы, не предусмотренные п. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, - за пользование услугами такси до места выбытия в командировку, в месте командировки, VIP-зала в аэропортах, на телефонные переговоры в гостинице, услуги химчистки и т.д. Размеры компенсации также предусматриваются Положением о командировках или коллективным договором. Однако эти затраты работнику возместят только после того, как он представит соответствующие оправдательные документы.

 

4. Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с заграничными командировками

 

Порядок оформления заграничных командировок зависит от того куда командируется  работник: в страны СНГ или другие зарубежные страны. В обоих случаях  командировка оформляется приказом руководителя с указанием места  командировки, цели и срока.

В функцию валютного контроля над  правильностью совершения операций по оплате командировочных расходов осуществляют уполномоченные банки. Согласно Положению «О порядке покупки  и выдачи иностранной валюты»  для оплаты командировочных расходов организации перед командировкой  должны сдать в уполномоченный банк следующие документы:

- платежное поручение на покупку  валюты;

- заявку в установленной форме;

- приказ о командировании сотрудника  за границу.

После получения названных документов банк с текущего валютного счета  выдает наличную иностранную валюту. Отчет об использовании полученной валюты предоставляется в банк, в  случае его не предоставления банк приостанавливает операции по выдаче иностранной валюты с валютного  счета.

Работнику предприятия выдается аванс. Для этого в банк подается заявка с указанием суммы покупаемой валюты исходя из срока командировки, размера суточных, стоимости жилья  и других расходов. Для получения  валюты организация заполняет на соответствующую сумму чек в чековой книжке и одновременно выдается справка. Эти справки до их выдачи хранятся в кассе, их учет ведется в специальном журнале. Полученная валюта приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, выдача - по расходному. Если командировка не состоялась, то полученная организацией валюта должна быть сдана в банк в течение 5 рабочих дней с момента наступления даты предполагаемого убытия в командировку.

Неизрасходованная подотчетным лицом  сумма валюты вносится в кассу  и принимается кассиром по приходному кассовому ордеру, полученная валюта сдается в банк. Если валюта, полученная в кассу, подотчетным лицом была за рубежом обменяна на другую валюту, то по договоренности организации с  подотчетным лицом задолженность  может быть погашена по одному из 2 вариантов:

1. Другой валютой, при этом  для расчета суммы задолженности  применяется курс указанный в  документе банка страны командирования, в случае отсутствия такого  документа применяется курс банка  на дату погашения задолженности.

2. путем внесения в кассу эквивалента  суммы задолженности в рублях.

При наличии перерасхода валюты задолженность перед подотчетным  лицом может погашаться:

- путем перевода валюты со  счета организации на валютный  счет командировочного лица в  банке;

- путем выдачи наличной валюты;

- путем выдачи эквивалента суммы  задолженности в рублях.

Конкретные варианты расчетов определяются по договоренности. При этом целесообразно  получить заявление от подотчетного лица, на основании которого организация  издает приказ о выдаче перерасхода.

В бухгалтерском учете операции, связанные с выдачей валютного  аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу  ЦБ на дату совершения операций, на примере  валютных операций в евро):

 Дебет 50, субсчет "Евро",

 Кредит 52

- получена валюта с валютного  счета в банке в кассу;

 Дебет 71

 Кредит 50, субсчет "Евро",

- выдан валютный аванс работнику  под отчет (эта же проводка  используется для выдачи суммы  перерасхода в валюте);

 Дебет 50, субсчет "Евро",

 Кредит 71

- возвращен в кассу остаток  неизрасходованных подотчетных  средств;

 Дебет 91, субсчет 2 "Прочие  расходы",

 Кредит 71

- отражена отрицательная курсовая  разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006)

 Либо:

 Дебет 71

 Кредит 91, субсчет 1 "Прочие  доходы",

- отражена положительная курсовая  разница по командировочным расходам.

 Отметим, что субсчета к  счету 50 "Касса" открываются  по каждой используемой валюте.

 Другим способом выдачи валюты  на командировку является перечисление  на банковскую карту, которая  принадлежит организации (корпоративную  карту). Переводить подотчетные деньги  наличный счет работника нельзя (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408).

 Корпоративные карточные счета  являются специальными счетами  в банках и учитываются на  отдельном субсчете счета 55 "Специальные  счета в банках". При расчетах  с использованием банковских  карт составляется первичный  документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные  реквизиты первичного учетного  документа. Слипы и выписки  из банка по специальному счету  являются оправдательными документами,  подтверждающими командировочные  расходы сотрудника.

 Еще одним современным способом  оплаты командировочных расходов  является дорожный чек. Это  платежный инструмент в иностранной  валюте, распоряжение одного банка  другому выплатить определенную, указанную в чеке сумму. Дорожный  чек приобретается у российского  банка, является именным, имеет  короткий срок действия и принимается  обычно в гостиницах, магазинах,  ресторанах и др. Чек также  можно обменять на наличные. В  бухгалтерском учете дорожные  чеки учитываются на отдельном  субсчете счета 50 "Касса", например, субсчете "Денежные документы".

Авансовый отчет сдается в течение  трех рабочих дней со дня возвращения  из командировки (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 Об утверждении «Порядка ведения  кассовых операций в РФ п. 11; п. 26 Положения  № 749).

 В бухгалтерском учете командировочные  расходы отражаются следующим  образом:

 Дт 71.1 Кт 51 (50) – Выписка банка  (расходный кассовый ордер). Перечислены  денежные средства под отчет  сотруднику на банковскую карту  (выданы через кассу наличные  денежные средства).

 Дт 26 (20, 25, 44,…) Кт 71.1 – Авансовый  отчет. Отражены суточные, расходы  на проезд, проживание и т.д.

 Также могут быть в авансовом  отчете отражены следующие проводки:

 Дт 19 Кт 71.1 – сумма НДС с  расходов подотчетного сотрудника,

 Дт 10 Кт 71.1 – расходы по покупке  каких-либо материалов в командировке.

     Если сотрудник израсходовал  в командировке меньше, чем брал  под отчет, то он возвращает  деньги в кассу либо данная  сумма удерживается из заработной  платы на основании ст. ст. 137-138 ТК РФ: Дт 50 (70) Кт 71.1.

     Если сотрудник израсходовал  больше, чем брал под отчет,  то ему выплачивается перерасход: Дт 71.1 Кт 50 (51)

При командировании своих работников организации используют механизм подотчета. Правила выдачи денежных средств  на командировочные расходы и порядок отчета по полученным подотчетным суммам определены п. 11 Порядка ведения кассовых операций. В силу этой нормы выдача под отчет наличных денег, предназначенных для покрытия командировочных расходов, производится в пределах сумм, причитающихся указанным сотрудникам на эти цели.

 

5. Командировочные расходы как объект налогообложения: НДФЛ, налог на прибыль и ЕСН

 

    Расходы  на командировки учитываются  в составе прочих расходов, связанных  с производством и реализацией  на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК  РФ для предприятий, применяющих  общий режим налогообложения.  Для организаций на упрощенной  системе налогообложения расходы  на командировки указаны в  пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

     Командировочные расходы не облагаются  НДФЛ, так как относятся к компенсационным  выплатам (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако  такие расходы не облагаются  НДФЛ в пределах норм. Об установлении  суточных выше нормы пойдет  речь в следующем разделе.

     Если коллективным договором,  положением о служебных командировках,  соглашениями или другими документами  установлен предельный размер  расходов (п. 11 Положения № 749), например, на гостиницу, на проезд, тогда  сверхлимитные суммы могут облагаться  НДФЛ. Например, организация может  установить, что проезд в железнодорожном  транспорте разрешен только в  вагонах «Купе», в случае проезда  в вагонах повышенной комфортности  организация оплачивает половину. В этом случае вторая половина, если она учитывается в качестве  непринимаемых в целях налогообложения  расходов, облагается НДФЛ.

     Таким образом, если сотруднику  оплатили дополнительные расходы  в командировке, которые не учитываются  в целях налогообложения прибыли, то сумма возмещаемых затрат, скорее всего, будет облагаться НДФЛ.

     Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона  от 24.07.2009 № 212-ФЗ, не подлежат обложению  страховыми взносами в ПФР,  ФСС, ФОМС суточные, а также  фактически произведенные и документально  подтвержденные целевые расходы  на проезд до места назначения  и обратно, сборы за услуги  аэропортов, комиссионные сборы,  расходы на проезд в аэропорт  или на вокзал в местах отправления,  назначения или пересадок, на  провоз багажа, расходы по найму  жилого помещения, расходы на  оплату услуг связи, сборы за  выдачу (получение) и регистрацию  служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз,  а также расходы на обмен  наличной валюты или чека в  банке на наличную иностранную  валюту.

     При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов  по найму жилого помещения,  суммы таких расходов освобождаются  от обложения страховыми взносами  в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  РФ. Для коммерческих организаций  нормы не установлены (Письмо  Минздравсоцразвития РФ от 11.11.2010 № 3416-19).

     Аналогично страховыми взносами  на обязательное социальное страхование  от несчастных случаев на производстве  и профессиональных заболеваний  командировочные расходы не облагаются, согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального  закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

 

Заключение

 

В настоящее  время страна переживает экономический  кризис. Многие западные кампании вкладывают капитал в отечественное производство. Поэтому валютные операции весьма актуальны  в нынешней обстановке. Расчеты с  иностранными партнерами предполагают использование иностранной валюты, валютных счетов и иных форм расчетов.

Постепенно  российская экономика вовлекается  в международное разделение труда, практика нам показывает, что дальнейший процесс интеграции российской экономики  и мировой экономической системы  потребует более совершенной  системы бухгалтерского учета и  контроля во внешнеэкономической деятельности.

 

Список  литературы

 

1. Астахов  В.П. Бухгалтерский учет и валютный  контроль во внешнеэкономической  деятельности. М., Приор, Экспертное  бюро, 2000.

2. Бархатов  А.П. Бухгалтерский учет совместной  предпринимательской и внешнеэкономической  деятельности. М., 2001.

3. Фирсова  Н.Н., Костина М.В. Внешнеэкономическая  деятельность. Бухгалтерский учет  и налогообложение. М., 2000.

4. Трудовой  кодекс Российской Федерации.

5. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

6. Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. - Мн.: Амалфея, 2000.