Управление денежными средствами в организации

Управление денежными средствами в  организации

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность -- одна из важнейших характеристик финансового положения. Кроме того, организации необходимы определенные запасы резервных денег для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, то есть, к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции и к прямым потерям за счет их обесценивания.

В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль над их обращением на расчетных и валютных счетах в банках.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет большое значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования. Контроль над движением денежных средств, расчетами и банковским кредитом является одной из основных задач для предприятий.

Искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

Все это придает особое значение анализу денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Глава 1. Управление денежными средствами и их эквивалентами

1.1 Понятия оборотные активы и оборотный капитал

Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. Понятно, что от их наличия зависит своевременность погашения задолженности перед бюджетом, персоналом и прочими кредиторами.

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль над сохранностью - важнейшая задача финансовых служб предприятия

Управление денежными средствами - основа эффективного финансового менеджмента. Современные методы анализа, планирования и контроля денежных средств позволяют руководителю ответить на многие важные вопросы. Например, какие из подразделений и бизнес-подразделений предприятия генерируют наибольшие денежные потоки, в какие сроки и по какой цене наиболее целесообразно привлекать финансовые ресурсы, во что эффективно инвестировать свободные денежные средства и многие другие.

Прежде чем рассуждать об управлении денежными средствами, необходимо разобраться какое место занимают денежные средства в классификации активов предприятия и чем они отличатся от денежных потоков.

Очевидно, что денежные средства имеют непосредственное отношение к активам предприятия. Что же такое активы? Активы - это ресурсы, выражаемые в денежном измерителе, сложившиеся в результате событий прошлых периодов, принадлежащие фирме на праве собственности или контролируемые ею, обещающие получение дохода в будущем. Активы стандартно подразделяют на оборотные и необоротные активы.

Оборотные активы (Current assets) - активы, потребляемые в ходе производственного процесса в течение 1 операционного цикла, как правило, в течение 1 года, и полностью переносящие свою стоимость на стоимость произведенной продукции. В экономической литературе оборотные активы могут обозначаться как оборотные средства, текущие активы, мобильные активы и иногда оборотный капитал. Хотя в американских учебниках оборотный капитал имеет свое определение и делает упор на стоимостную оценку оборотных активов.

Элементами оборотных активов являются:

Товарно-материальные запасы

Дебиторская задолженность

Денежные средства

Политика в отношении управления оборотными средствами, денежными средствам в том числе имеет значимость, прежде всего с позиции обеспечения непрерывности и эффективности текущей деятельности предприятия. Поскольку во многих случаях изменение оборотных активов сопровождается изменением краткосрочных обязательств, оба эти объекта учета рассматриваются, как правило, совместно в рамках политики управления чистым оборотным капиталом.

Оборотный капитал (Working capital): величина средств, инвестированных в оборотные активы.

Чистые оборотный капитал (Net working capital): текущие активы, уменьшенные на сумму краткосрочных обязательств.

Краткосрочные обязательства (short-term or current liabilities) -- это обязательства, которые должны быть выполнены в течение года или обычного операционного цикла компании в зависимости от того, какой период дольше.

Основными элементами краткосрочных обязательств являются: текущие обязательства для поддержания производственного цикла, Кредиторская задолженность, Банковские кредиты.

Оборотный капитал представляет собой чистые инвестиции в краткосрочные активы. Движение этих активов образует постоянный оборот, необходимый для повседневного обеспечения деятельности. Чистый оборотный капитал является своеобразным индикатором свободы маневра в текущей деятельности, а потому в системе управления финансами фирмы предусматриваются меры по оптимизации его величины, приводится оценка соотношения и значений отдельных факторов его измерения. Что касается динамики величины чистого оборотного капитала, то обычно разумный рост ее рассматривается как положительная тенденция; однако, если рост обусловлен за счет увеличения безнадежных дебиторов, это вряд ли удовлетворит финансового менеджера.

Можно построить следующую модель:

Чистый оборотный капитал (Net working capital) = оборотные активы (current assets) - краткосрочные обязательства (Current liabilities) = Запасы (Inventory) + дебиторская задолженность (accounts receivable) + свободные денежные средства (cash) - краткосрочные обязательства

Эта модель позволяет проводить простейший факторный анализ и выявить значимость включенных в нее факторов в контексте увеличения или снижения в динамике величины чистого оборотного капитала. В данной модели важны все компоненты, однако с позиции эффективного управления особую роль играют оборотные активы, поскольку именно они служат обеспечением кредиторской задолженности. Можно говорить о первичности активов по отношению к обязательствам. Именно по этому, задача оптимизации величины и структуры оборотных средств, а также оценка их ликвидности имеют первостепенную важность в текущем управлении финансами.

В процессе производства происходит постоянная трансформация отдельных элементов оборотных средств из одного вида в другой. Предприятие покупает сырье в кредит, потом продает продукцию в рассрочку платежа, получается, что в цикле обращения присутствуют несколько последовательных этапов:

1. получение материалов/ сырья ( покупка)

2. оплата материалов сырья

3. производство

4.продажа товаров и  услуг

5. оплата товаров и  услуг.

Обеспечивают данную циркуляцию оборотного капитала денежные средства, так как они участвуют на каждом этапе. Этот цикл называют Операционным циклом оборота денежных средств. Несмотря на то, что в названии цикла участвует только один элемент оборотного капитала, данный цикл характеризует оборачиваемость оборотного капитала в целом.

Получается что оборотный капитал = величина денежных средств, вложенные в товарно-материальные запасы и дебиторскую задолженность, но часть этих средств остается в виде свободных денежных средств. Именно они являются резервом и обеспечением платежеспособности предприятия. Этих свободных средств должно хватать на покрытие краткосрочных обязательств. Их нехватка вызывает кассовые разрывы. В случае превышения свободных денежных средств над текущими обязательствами можно говорить генерировании чистого дохода по текущей деятельности предприятия, за счет этого дохода частично происходит процесс самофинансирование.

При управлении наличностью важно знать и контролировать длительность операционного цикла оборота денежных средств (cash conversion cycle). Он может быть определен как период времени между расходом денежных средств для закупки ресурсов и последующим получением оплаты за проданные товары. Платежи за товар, купленный в кредит, производятся через некоторое время после закупки, и поэтому факт закупки не вызывает оттока денежных средств. Подобным же образом поступление наличности от дебиторов произойдет через некоторое время после продажи товаров, и поэтому результатом продажи товара не будет является немедленный приток денежных средств. Операционный цикл оборота денежных средств- это период времени между платежом, осуществленным в пользу кредитора, поставившего товар, и получением денег от дебитора-покупателя.

Операционный цикл оборота денежных средств важен, потому что он оказывает существенное влияние на потребности бизнеса в финансировании. Чем длиннее этот цикл, тем больше потребность бизнеса в финансовых ресурсах и тем выше финансовые риски. Поэтому бизнес должен стремиться к снижению длительности операционного цикла оборота денежных средств до минимально возможных значений.

Операционный цикл оборота денежных средств может быть рассчитан по следующей формуле:

Средний период оборота запасов + Средний период оборота дебиторской задолженности - средний период кредиторской задолженности

Средний период оборота запасов (Inventory conversion period)-среднее время, требуемое для превращение запасов в товар и для их продажи = (величина запасов на начало года+ величина запасов на конец кода)/2 ) / среднедневную выручку ( выручка за год/365)

Средний период оборота дебиторской задолженности (receivables collection period / days sales outstanding DSO)- средняя продолжительность дебиторской задолженности.

= дебиторская задолженность / среднедневную выручку

Средний период оборота кредиторской задолженности (payables deferral period) - средняя продолжительность кредиторской задолженности.

= Кредиторская задолженность  средяя / ежедневные траты = средняя  величина кредиторской задолженности / Среднедневную себестоимость

Снижение оборотного цикла денежных средств - одна из первоочередных задач финансового менеджмента. Длительность оборота запасов может быть снижена путем оптимизации товарных запасов. Не нужно переплачивать за избыток товарных запасов. Средний период оборота дебиторской задолженности может быть снижен путем ужесточения контроля аз выплатами, путем применения штрафных санкции в договорах.

Величина оборотных средств определяется не только потребностями рутинного производства, но и другими факторами - случайностью, сезонностью, неожиданными поломками и тратами. Поэтому принято подразделять оборотный капитал на постоянный и переменный.

Постоянный оборотный капитал - системная часть оборотного капитала, представляет собой ту часть вложений в запасы, дебиторскую задолженность и свободные денежные средства, потребность в которых относительно постоянна в течение всего операционного цикла. Согласно второй трактовке, постоянный оборотный капитал - это необходимый минимум вложений в оборотные активы для осуществления производственной деятельности. Категория переменного оборотного капитала отражает дополнительные вложения в оборотный капитал.

Следуя элементарной логике управления финансами, несложно понять, что рутинный ход производственно-коммерческого процесса может быть достигнуть лишь в том случае, если в фирме придерживаются некоторой политики контроля над состоянием оборотных активов, краткосрочных обязательств и чистого оборотного капитала. Один и тот же объем производства может быть достигнут при разных вложениях в оборотные активы. Любые активы без движения несут в себе потенциальный убыток, тогда излишняя величина оборотного капитала нежелательна. Другая крайность - неоправданно низкий объем оборотного капитала, поскольку это может сказаться на ритмичности работы предприятия. Таким образом, политика управления оборотным капиталом должна обеспечивать компромисс между риском потери ликвидности и эффективностью работы. Стоит отметить, что любая оптимизационная политика условна и субъективна.

1.2 Управление денежными средствами, как элементом оборотного капитала

Денежные средства как элемент оборотного капитала - это свободные денежные средства, которые не вкладываются никуда и служат для покрытия переменных краткосрочных обязательств и поддержания оборотного капитала в целом, т.е. для поддержания ликвидности и платежеспособности. Величина этих средств значительно отличается в зависимости от вида бизнеса.

Согласно экономической теории, существуют 3 мотива поддержания наличии некоторой суммы денежных средств:

1. Транзакционный мотив. Для выполнения возникающих ежедневно  обязательств бизнесу требуется  определенное количество денежных  средств. Денежные средства иначе  называют системой кровообращения  бизнеса. Без ее непрерывной циркуляции  и доступности для осуществления  текущих платежей, сама возможность  выживания бизнеса будет подвергаться  риску.

2. Мотив предосторожности. Если по каким-то причинам потоки  денежных средств в будущем  не определены, то благоразумным  будет поддержание некоторого  баланса наличности.

3. Мотив спекуляции. Бизнес  может решить поддерживать в  наличии некоторое количество  денежных средств, для того чтобы  быть в состоянии использовать  новые прибыльные возможности  по мере их возникновения.

Поддержание оборотного капитала за счет оптимального количества свободных денежных средств, приносит преимущества для компании такие как, скидки от поставщиков (иногда их предоставляют за 100% оплату в срок), увеличивает кредитный рейтинг ( за счет большей ликвидности и платежеспособности).

Однако удержание денежных средств означает для бизнеса и издержки упущенных возможностей, которые также нужно принимать в расчет. Поэтому когда оценивается потенциальная отдача от удержания денежных средств для реализации спекулятивных целей, должны рассматриваться и издержки отказа от использования инвестиционных возможностей.

Задача финансовых менеджеров на предприятии состоит в оптимизации и сбалансированности чистого оборотного капитала.

Решение о том, сколько денежных средств необходимо удерживать в наличии, для бизнеса является одним из самых трудных. Определение потребностей в свободных денежных средствах является частью общего планирования. Различные виды бизнеса будут иметь свои взгляды на этот вопрос. Можно выделить следующие факторы, которые необходимо учитывать:

1. Природа и характер  бизнеса. Некоторые виды бизнеса  могут иметь потоки денежных  средств, которые не только предсказуемы, но и определены по величине. Это дает возможность поддерживать  баланс наличности на низком  уровне. Для других видов бизнеса  балансы денежных средств очень  зависят от сезонов.

2. Издержки упущенных  возможностей поддержания наличности. Существуют прибыльные альтернативы, инвестировать в которые, возможно, желательнее. Чем удерживать деньги.

3. Уровень инфляции.

4. Доступность высоколиквидных  активов. Если бизнес владеет  высоколиквидными активами, величина  наличия денежных средств может  быть уменьшена.

5. Легкость осуществления  заимствований

6. Экономические условия. В период рецессии бизнес может  испытывать трудности с возвращением  дебиторской задолженности, это  вынуждает поддерживать более  высокий баланс наличности.

7. Взаимоотношения с поставщиками. Слишком маленькая сумма имеющихся  в наличии денежных средств  может препятствовать своевременному  исполнению текущих обязательств. Это может привести к ущербу  деловой репутации.

Одним из основных инструментов в принятии решения о величине свободных средств является краткосрочное планирование.

Краткосрочное финансовое планирование имеет целью выявление и устранение разрывов в обеспечении предприятия финансовыми ресурсами в объемах, достаточных для бесперебойного выполнения им текущих финансовых обязательств и запланированных хозяйственных мероприятий, требующих от предприятия крупных денежных расходов (инвестиции, выплата дивидендов, возврат ссуд и т.д.)

Краткосрочный финансовый план имеет в качестве основной цели обеспечение стабильной платежеспособности предприятия. Он представляет собой замыкающий (контрольный) этап текущего планирования, сводящий воедино планы производства, материально-технического снабжения, реализации продукции. Поэтому краткосрочный финансовый план также называют бюджетом наличности, т. е. планом поступления и расходования денежных средств в объемах, обеспечивающих выполнение задач, поставленных перед каждым подразделением.

Таким образом, составление финансового плана необходимо для того, чтобы в рамках заданного временного отрезка:

прогнозировать притоки и оттоки денежных средств в целях предупреждения потери предприятием платежеспособности и, как следствие, возможности профинансировать запланированные мероприятия;

своевременно выбрать наиболее рациональные способы ликвидации ожидаемых в данном периоде разрывов между потребностью и наличием платежных средств;

при необходимости разработать предложения по корректировке в соответствии с реальными финансовыми возможностями сроков и состава мероприятий, предусмотренных в проекте плана.

Краткосрочное финансовое планирование служит важнейшим инструментом управления наличностью, основной задачей которого является поддержание постоянной платежной готовности предприятия и сохранение минимального денежного остатка, предназначенного компенсировать в случае необходимости временный недостаток денежных средств и сохранить тем самым платежеспособность предприятия.

Краткосрочное планирование включает в себя составление годового, а также квартальных и месячных планов. При этом чем короче плановый период, тем более детальным является план.

Финансовый план дает информацию руководству предприятия о сроках возникновения потребности в денежных средствах и ее размерах, позволяя тем самым подготовиться и принять меры по обеспечению предприятия финансовыми ресурсами (договориться с банком или другими кредиторами о предоставлении краткосрочного займа, принять меры по сокращению дебиторской задолженности, временно увеличить кредиторской задолженности, попытаться избавиться от ненужных активов и т.д.) Очевидно, что все перечисленные способы могут использоваться одновременно для обеспечения предприятия финансированием. Минимизация остатка денежных средств может быть обеспечена путем синхронизации во времени их притоков и оттоков. Следует отметить, что полная синхронизация вряд ли возможна. Это идеальная ситуация, которая не может существовать, так как притоки и оттоки во многом зависят от факторов, не поддающихся контролю со стороны предприятия. Предприятие само должно подстраивать под эти факторы свою хозяйственную деятельность, минимизируя разрыв между притоками и оттоками денежных средств.

Минимально допустимый кассовый остаток - это своего рода неприкосновенный денежный запас предприятия. Его назначение заключается в сохранении платежеспособности предприятия, а величина обычно определяется самим предприятием, которое рассматривает минимально допустимый остаток как необходимый резерв наличности. Для крупных предприятии этот остаток может определяться банком, ведущим расчетный счет предприятия. В этом случае минимально допустимый остаток определяется как компенсационный остаток денежных средств, служащих банку для покрытия расходов по «бесплатному» ведению расчетных счетов предприятия.

Для того, чтобы остаток свободных денежных средств был оптимальным можно прибегнуть к математическому моделированию. С позиции теории инвестирования денежные средства представляют собой один из частных случаев инвестирования в товарно-материальные ценности. Поэтому к ним применимы общие требования. Во-первых, необходим базовый запас денежных средств для выполнения текущих расчетов. Во-вторых, необходимы определенные денежные средства для покрытия непредвиденных расходов. В-третьих, целесообразно иметь определенную величину свободных денежных средств для обеспечения возможного или прогнозируемого расширения деятельности. Таким образом, к денежным средствам могут быть применены модели, разработанные в теории управления запасами и позволяющие оптимизировать величину денежных средств.

1.3 Прогнозный отчет о движении денежных средств

Основным отчетным документом краткосрочного планирования является Прогнозный отчет о движении денежных средств общий и прогнозный отчет о движении наличных денежных средств. Основной целью составления последнего из них является определение целевого баланса наличности - сколько денег требуется для поддержания текущей деятельности компании.

Для эффективного управления денежными средствами бизнесу целесообразно разрабатывать прогноз движения наличных денежных средств в рамках общего прогноза о движении денежных средств. Это важный инструмент ведения бизнеса, который можно использовать как для целей планирования, так и контроля. Прогнозный отчет о движении денежных средств полезен тем, что помогает определить изменения ликвидности компании с течением времени. Предприятию очень важно иметь ликвидные ресурсы для регулирования обстоятельств, по которым наступал срок исполнения. Неспособность поддерживать достаточный уровень ликвидности может иметь катастрофические последствия для предприятия. Прогнозный отчет о движении денежных средств поможет оценить влияние будущих событий на баланс наличности, поможет определить периоды с избытком и дефицитом (кассовыми разрывами) денежных средств. Если прогнозируется дефицит денежных средств, менеджеры должны рассматривать способы, которыми можно обеспечить недостающее финансирование.

Для прогнозного отчета о движении денежных средств не существуют установленной формы, поскольку он обычно используется для внутреннего использования в компании. Менеджеры сами определяют, какая форма представления лучше всего соответствует их потребностям. Все вариации происходят в рамках стандартной формы отчет о движении денежных средств, который содержит информацию по трем видам деятельности - текущая, инвестиционная и финансовая.

В действительности при подготовке отчета о движении денежных средств возникают два вопроса на которые необходимо ответить по каждой статье расходов и доходов. Первый звучит так: имеет ли отношение эта часть информации к денежной транзакции. Если ответ отрицательный, то такого рода информация игнорируется, если ответ положительный, то необходимо задать следующий вопрос: в какой период времени произошла следующая транзакция. Сложности, как правило, возникают. Если эти два вопроса не решены должным образом. Стоит подчеркнуть, если отчеты о движении денежных средств ( как правило исторические) подготавливаются в целях внешней отчетности, необходимо будет использовать определенный формат для предоставления информации.

Необходимо отчетливо понимать разницу между денежными средствами, вложенными в оборотный капитал и денежными средствами предприятия в целом, которые учитываются в общем отчете о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств отражает движение денежных потоков входящих и исходящих по финансовой и инвестиционной деятельности, в то время как в цикле оборотного капитала фигурирует только поступления по текущей деятельности. В исходящих потоках общего отчета о движении денежных средств мы можем увидеть и покупку основных средств и возврат кредитов и займов и прочее, во входящих потоках можно увидеть поступления по уплате процентов предприятию и другие. Таким образом, денежные средства, вложенные в оборотный капитал, в частности наличные, свободные денежные средства, это лишь часть всех денежных средств, которые отражаются в отчете о движении денежных средств. Можно так же сказать, что отчет о движении денежных средств отражает денежные потоки по всем разделам баланса, а наличные денежные средства это оборотные активы, так же как и все средства вложенные в оборотный капитал.

Прогноз потоков наличности показывает периоды, когда ожидается избыток или недостаток денежных средств в обороте по текущей деятельности. В случае, если ожидается избыток наличности, менеджеры должны принять решение о наилучших способах использования дополнительных средств, если же ожидается дефицит, необходимо рассмотреть адекватные источники покрытия кассового разрыва. Заблаговременное планирование позволяет принимать наиболее выгодные решения. Прогнозы денежных потоков наличности полезны так же и для осуществления контроля над остатками денежных средств. Если выявляется значительное расхождение между запланированными и фактическими потоками наличности, должны быть получены объяснения.

1.4 Анализ движения денежных средств

Основными задачами анализа денежных средств являются:

- оперативный, повседневный  контроль над сохранностью наличных  денежных средств и ценных  бумаг в кассе предприятия;

- контроль над использованием  денежных средств строго по  целевому назначению;

- контроль над правильными  и своевременными расчетами с  бюджетом, банками, персоналом;

- контроль над соблюдением  форм расчетов, установленных в  договорах с покупателями и  поставщиками;

- своевременная выверка  расчетов с дебиторами и кредиторами  для исключения просроченной  задолженности;

- диагностика состояния  абсолютной ликвидности предприятия;

- прогнозирование способности  предприятия погасить возникшие  обязательства в установленные  сроки;

- способствование грамотному  управлению денежными потоками  предприятия.

Отчет о движении денежных средств - основной источник информации для анализа денежных потоков. Анализ отчета позволяет существенно углубить и скорректировать выводы относительно ликвидности и платежеспособности организации, ее будущего финансового потенциала.

На основе формы №4 можно рассчитать так же:

· Структуру поступления денежных средств в организации по сферам деятельности и конкретным направлениям в процентах к общим поступлениям.

· Структуру направления (оттоков средств) в процентах к общему оттоку.

Общее изменение остатка денежных средств так же распределяется по видам деятельности.

Необходимым условием финансовой устойчивости является такое соотношение притоков и оттоков по текущей деятельности, которое обеспечивало бы увеличение финансовых ресурсов достаточное для осуществления самофинансирования и инвестиций.

Считается, что отношение чистого денежного потока от текущей деятельности и чистого денежного потока от инвестиционной деятельности должно превышать 50%.

По мнению в международной практике существуют два метода составления отчета о движении денежных средств - прямой и косвенный.

Прямой метод составления отчета предполагает отражение непосредственных потоков денежных средств, поступивших от покупателей, выплаченных персоналу и т.д.

Косвенный метод составления отчета дает отражение только части потока денежных средств, не включающего валовые поступления и расходы от основной производственно-хозяйственной деятельности.

Анализ движения предлагает также проводить прямым и косвенным методом.

Прямой метод анализа производится непосредственно по форме №4 и заключается в рассмотрении данных о положительных и отрицательных денежных потоках организации.

Прямому методу присущ тот недостаток, что он не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения денежных средств. Для этого используется косвенный метод.