Управление затратами на предприятии

Вступ

На етапі  переходу до ринкових відносин багато підприємств, втративши державну підтримку, стали самостійними суб'єктами економічного життя. Питання вибору виду діяльності, організації виробничого процесу, випуску і збуту готової продукції  стали прерогативою самих підприємств. В умовах самофінансування основним завданням для підприємств стало завдання отримання прибутку в розмірі, достатньому для відтворювального процесу. Основною умовою збільшення прибутку підприємства є зниження витрат виробництва і збуту продукції, зокрема собівартості продукції, що випускається.

Ефективне використання ресурсів підприємства неможливе без  цілеспрямованого впливу на формування витрат, контролю за їх рівнем та економічного стимулювання їх зниження, що є суттю  управління витратами. Вміння ефективно управляти витратами та отримувати від них максимальний результат є вирішальним чинником стабільності функціонування підприємства в ринкових умовах господарювання. Тому зараз досить широко на підприємствах використовуэться діагностика, що в економічному значенні термін “діагностика” вживався здебільшого як синонім дослідження, вивчення чинників впливу на підприємницьку діяльність.

Тому актуальною науково-теоретичною проблемою э питання організації діагностичної системи підприємства–бо воно нині є вимогою часу, оскільки загалом визначається, що впровадження системи діагностки на підприємстві дає можливість визначити як внутрішні, так і зовнішні дестабілізуючі фактори, силу їх впливу та розробити відповідні заходи для їх повного або часткового усунення.

Економічна  діагностика – комплексний аналіз і оцінка економічних показників роботи підприємства на основі вивчення окремих результатів й іншої  інформації з метою виявлення  можливих перспектив його розвитку і  наслідків поточних управлінських рішень. Як підсумок діагностики на основі оцінки стану господарства і його ефективності робляться висновки, необхідні для ухвалення певних рішень.

У своїх дослідженнях окремим аспектам цієї проблеми приділяли  увагу такі вчені, зокрема,                                                                               та інші.

Основним завданням  діагностики є:

• системна оцінка результативності господарської діяльності за кілька періодів;
• виявляння факторів, які позитивно чи негативно вплинули на неї;
• визначення реальної фінансової стійкості підприємства.

Метою діагностики  витрат є надання необхідної інформації  для  прийняття  управлінських  рішень  про  використання  різноманітного методологічного  апарату  та  інструментарію  для  визначення  стану  процесу формування  виробничих  витрат  підприємства  у  невизначеному  середовищі функціонування,  а  також  розробки  комплексу  заходів,  спрямованих на  поліпшення  цього  стан.

Об’єктом діагностики  виступає об’єкт управління як цілісна високоорганізована система з усіма її функціональними підсистемами.

Предметом діагностики є кількісна характеристика та якісна ідентифікація  процесу  формування  витрат.

Методи дослідження. Теоретичною та методологічною основою  досліджень стали монографії, наукові  статті вітчизняних і зарубіжних вчених. У курсовій роботі використані як загальнонаукові, так і спеціальні методи досліджень. Для уточнення понятійного апарату, визначення змісту, обґрунтування системи показників, були застосовані методи абстракції, аналізу й синтезу, систематизації й узагальнення, а також метод діалектики який використовувався для пізнання розвитку і взаємозв’язку об’єктів. Зазначені методи використовувались у взаємозв’язку для забезпечення всебічності проведеного дослідження.

Підсумком  діагностування  є  підготовка  висновків  про  нинішній  стан об’єкта і прогноз його зміни у майбутньому.

1. Теоретичні засади діагностики системи управління витратами

Система діагностики  як складова загальної інформаційної  системи підприємства є важливим інструментарієм підтримки управлінських рішень. В умовах динамічної економіки перед підприємствами постає необхідність отримання під час управлінського процесу оперативної інформації, оскільки ринкова ситуація не має достатнього рівня стабільності для того, щоб методологічні нововведення, які визначені контролінгом, дали задовільний результат при підготовці та реалізації управлінських рішень .

Термін «діагностика»  походить від грецького diagnôstikos –  здатний розпізнавати – і розглядається  як вчення про методи і принципи розпізнавання проблемних ситуацій.

 А. І. Муравйов  трактує діагностику як спосіб  встановлення характеру збоїв  нормального перебігу господарського  процесу на підставі типових  ознак,  властивих тільки даному об’єкту.

О.О.  Гетьман  і В.М. Шаповал вважають, що: «Діагностика як спосіб розпізнавання соціально-економічної системи за допомогою реалізації комплексу дослідницьких процедур і виявлення в них слабких ланок і «вузьких місць» відноситься до методів непрямих досліджень»

 Н. Г. Данілочкіна  розглядає діагностику як напрям економічного аналізу, що допомагає виявити характер порушення нормального перебігу економічних процесів на підприємстві.

 В. Ш. Рапопорт  пропонує наступне визначення: «Діагностика  –  управлінська робота з  виявлення проблем і вузьких місць системи управління підприємством»

Деякі науковці розуміють під діагностикою «визначення  стану об’єкта, предмета, явища або  процесу управління через реалізацію комплексу дослідницьких процедур, пошук у них слабких ланок  та «вузьких місць».

А. С. Вартанов вказує на суттєві відмінності діагностики від аналізу: окрім динаміки економічних показників,  діагностика дозволяє виявляти структуру зв’язків між цими показниками, щільність та динаміку зв’язків .

Т.О. Загорна  та О.К. Єлісєєва вважають, що діагностика – це процес детального та поглибленого аналізу проблем, виявлення факторів, що впливають на них, підготовка всієї необхідної інформації для прийняття рішення, а також виявлення головних аспектів взаємозв’язку між проблемами, загальними цілями та результатами діяльності підприємства .

Діагностика процесу  управління витрататами виконує три основні функції:

- оціночну –  визначення складу та структури  виробничих витрат;

- діагностичну  – виявлення можливих змін  стану об’єкта; 

- пошукову –  визначення можливих заходів покращання або відновлення процесу формування витрат виробництва.

Процес діагностики  – це не одноразова дія, а постійна систематична діяльність, ефективність якої значною мірою обумовлюється нагромадженим досвідом.

До реалізації діагностичного процесу залучають відповідних суб’єктів, які є безпосередніми організаторами і виконавцями агрегування різнорідної інформації для цілей управління підприємством. На вибір форм діагностування витрат, крім витратних чинників, що випливають із самого процесу формування діагностичної системи, впливають й інші, які визначаються галузевими особливостями діяльності підприємств (технологія виробництва, організаційна структура тощо).

 Виділяють  діагностику оперативну та стратегічну.

Оперативна  діагностика фінансово-господарської діяльності підприємства орієнтована на обгрунтування поточних, оперативних управлінських рішень. Вона відстежує ключові сфери діяльності підприємства, насамперед, фінансовий стан, беззбитковість, матеріальні та інформаційні потоки, ризики, що властиві його діяльності. Мета проведення стратегічної діагностики — оцінка ефективності вибраної стратегії діяльності, дослідження стратегічної позиції підприємства за окремими напрямами його діяльності, оцінка сильних та слабких сигналів, що отримує підприємство із зовнішнього середовища Досить часто виділяють такий тип як бізнес-діагностика.

Бізнес-діагностика - це ретроспективне (на основі досягнутих роспективне (на основі досягнутих результатів), оперативне (поточний стан) та перспективне (прогноз розвитку) комплексне дослідження господарської діяльності підприємства, необхідне для обгрунтування його господарської політики на майбутнє.

Метою бізнес-діагностики  є виявлення найбільш важливих проблем  у діяльності підприємства та розробка на цій підставі програми коротко- та довгострокових заходів, що дадуть можливість підвищити ефективність та фінансові результати діяльності підприємства

Отже, бізнес-діагностика, по-перше, не обмежується дослідженням минулого та теперішнього стану підприємства, а й передбачає перспективний аналіз ймовірного розвитку ситуації, внутрішнього та зовнішнього оточення; по-друге, має практичну значущість — результатом її проведення є ряд обґрунтованих заходів щодо удосконалення системи управління, фінансового оздоровлення, зростання прибутковості та ринкової привабливості підприємства.

Також очевидно, що у ринкових умовах ядром стратегічного управління витратами повинні виступати внутрішні важелі управління: координованість процесу прийняття та реалізації управлінських рішень, раціональна організація управлінського обліку витрат, система бюджетування, мотивації, аналітичного обґрунтування тощо. 

Практика управління свідчить, що для обґрунтування і  реалізації рішення з оптимізації  витрат аналітичне обґрунтування на основі економічних показників не є достатнім критерієм. Оцінка стану інформаційного забезпечення стратегічного  управління витратами повинна відповідати принципам комплексності і системності підходу та охоплювати такі напрями роботи.

1. Вивчення структури  підприємства, організаційних взаємозв'язків та стилю управління. Якість та повнота реалізації рішення з оптимізації витрат базується на ефективності всіх функцій управління. Процедура прийняття рушення, його впровадження повинна відповідати стратегічним цілям діяльності підприємства, узгоджуватись із завданнями структурних підрозділів (центрів відповідальності). Недотримання цієї вимоги може поставити під сумнів реальність досягнення очікуваного ефекту, а отже, негативно вплинути на позицію суб’єкта на конкурентоспроможному ринку. Раціональність побудови організаційних взаємозв'язків та стилю управління витратами є предметом наукових досліджень в області корпоративного управління та менеджменту. 

2. Оцінка змісту  облікової політики, схеми документообороту. В основі інформаційної підтримки управлінських рішення стратегічного спрямування перебуває, в першу чергу, бухгалтерський облік. Від того, наскільки його раціональна побудова відповідає цілям управління витратами, залежатиме оперативність підготовки та надання інформації для менеджерів.

3. Оцінка постановки  управлінського обліку витрат  та змісту форм внутрішньогосподарської  звітності. Виступаючи частиною інформаційного забезпечення управління, управлінський облік максимально наближений до цілей і завдань управління витратами. Належний рівень організації управлінського обліку на підприємстві (зміст положення про управлінську бухгалтерію, посадові інструкції, відповідні методичні рекомендації, форми внутрішньої звітності і т. ін.) сприятиме своєчасній підготовці якісної інформації для обґрунтування рішень в умовах економічних альтернатив.  

Недосконале функціонування системи управлінського обліку призводить до трудомісткості збору інформації для оперативної оцінки ефективності здійснення витрат На етапі оперативного управління відбувається коригування тактичних завдань, а у їх контексті – уточнюється стратегія управління витратами на перспективу. Тому, управлінський облік витупає першоосновою для розробки стратегії розвитку діяльності суб’єкта господарювання.

4. Оцінка «достатності» системи інформаційного забезпечення управління витратами. Націленість на стратегічне управління витратами потребує перегляду внутрішніх стандартів інформаційного забезпечення управління. В умовах перенасиченості інформаційного поля, на перший план висувається вимога релевантності інформації. Крім того, в умовах великої кількості показників, складності розрахунків розглядати ефективність стратегічного управління витратами без автоматизації не доцільно. Програмне забезпечення повинне мати максимальний набір функцій для автоматизації всіх бізнес-процесів на підприємстві, а також передбачати можливість удосконалення (зміни) під впливом зовнішніх та внутрішніх факторів.

Отже, якщо оцінка змісту облікової політики, схеми  документообороту та постановки управлінського обліку витрат, змісту форм внутрішньогосподарської звітності є предметом інтересу фахівців з обліку і контролю, то вимоги до формування загальної системи інформаційного забезпечення стратегічного управління витратами охоплюють всю ієрархію управління, розкриваючи тісний взаємозв’язок та взаємоузгодженість його функцій.

6. Оцінка рівня  кваліфікації персоналу. Діагностика за вказаним напрямом є виключно важливою, оскільки визначає потенціал розвитку системи управління витратами на перспективу.

Запропоновані напрями оцінки стану інформаційного забезпечення стратегічного  управління витратами не є вичерпними. Вони підлягають деталізації та уточненню на кожному етапі  діагностики. 

Узагальнюючи  вищенаведене, можна стверджувати, що головною метою діагностики є підготовка інформації для прийняття поточних та стратегічних управлінських рішень на всіх етапах життєдіяльності підприємства. Результати економічної діагностики формуються на основі поглибленого попереднього, наступного і перспективного аналізу господарсько-фінансової діяльності підприємства та використовуються для прийняття програм (планів) подальшої діяльності підприємства.

      Досить широко використовується управлінська діагностика, яка необхідна для вдосконалення діяльності підприємства, а одним з методів такого вдосконалення є ефективне управління витратами. Помилки та неточності у визначенні та калькуляції витрат призводять до рішень, які не відповідають цілям підприємства, не враховують реальних потреб ринку і ставлять під загрозу функціонування підприємства. Для вирішення проблеми завищення чи заниження значення собівартості певного виду продукції можна використовувати концепцію маржинального доходу та метод функціонально-вартісного аналізу.

Система управління є формою реального втілення управлінських взаємозв'язків. Вона виступає ніби у вигляді реально існуючої субстанції, за допомогою якої управління набуває конкретного змісту й конкретного вияву, а функція управління — практичної реалізації. В реальній дійсності управлінська діяльність — це функціонування системи управління.

Управління  може здійснюватись лише в тому випадку, коли існує реально діюча система, яка вирішує завдання управління. Якщо ця система є органічною частиною організації, її діями здійснюється управління організацією й вона не вирішує завдань, які відрізняються від управлінських, тоді її можна розглядати як спеціалізовану систему або як систему управління.

В сучасних умовах управління витратами означає створення  єдиної, раціональної чітко та безперебійно функціонуючої системи з певними цільовими установками та взаємопов’язаними елементи. Система управління витратами має функціональний та організаційний аспект. Вона включає такі організаційні підсистеми, як пошук і виявлення факторів економії ресурсів; планування витрат за видами; облік і аналіз витрат; стимулювання економіки ресурсів і зниження витрат. Кожен елемент системи виконує чітко поставлені завдання і спрямований на досягнення загальних цілей підприємства.

Основним завданням діагностики системи управління є виявлення резервів та шляхів підвищення ефективності роботи системи управління компанією., а саме знайти правильні управлінські рішення щодо зменшення витрат.

Система управління витратами – це сукупність взаємопов’язаних елементів, методів і механізмів, що діють в межах функціональних обов’язків і утворюють певну цілісність, за допомогою яких узагальнюються процеси постачання, використання ресурсів, вирішуються чітко поставлені цілі, реалізуються тактичні і стратегічні плани.

В вітчизняній  літературі виокремленні такі організаційні підсистеми СУВ: пошук і виявлення чинників економії ресурсів; нормування витрат ресурсів; планування витрат за їхніми видами; облік та аналіз витрат; стимулювання економії ресурсів і зниження витрат.

Щодо побудови СУВ, то слід зазначити, що якогось жорсткого стандарту її побудови не існує. Тож кожен підприємець і керівник підприємства має керуватись рядом методів щодо варіантів побудови СУВ, що пропонує теоретична галузь.

В науковій літературі загальна схема СУВ представлено як на Рис. 1. 1.

 Рис. 1. 1. Загальна  схема управління витратами на  підприємстві .

Виникає необхідність розкрити сутність елементів СУВ. У  блоці «планування» розробляються  плани витрат коштів. Обчислення планових витрат потрібне для прийняття управлінських  рішень, тобто установленні такої норми витрат, яку має досягатися при реалізації прийнятих рішень і перекриватись отриманою вигодою від діяльності підприємства. Довгострокове планування витрат має імовірнісний характер, адже точно передбачити всі впливи на діяльність підприємства неможливо. Тож поточне планування покликане коригувати всі відхилення від норм, передбачених довгостроковим планом. Правильно спланувати витрати – це дуже складне завдання. Фундаментальним фактором його якісного виконання є побудова на підприємстві системи норм витрачання ресурсів. Якщо підприємство планує мінімальні витрати, то треба зважити на те, щоб це не впливало на якість товарів і послуг, що надає підприємство, а значить підкріплювалось конкретними нововведеннями на підприємстві, що мінімізують використання ресурсів.

Поняття «регулювання витрат» передбачає здійснення заходів  щодо усунення відхилення планових витрат від фактичного їх обсягу.

«Контроль витрат»  утворює контур оберненого зв’язку. Його зміст наповнюють підсистему обліку та аналізу. Функція  «обліку витрат» реалізується через спостереження, ідентифікацію, вимірювання та реєстрацію фактів витрачання ресурсів у процесі господарської діяльності. За даними обліку проводиться «аналіз» виконання  планових завдань. Проміжний аналіз спрямований на поточне регулювання ходу виконання планів витрат. Під час його здійснення досягнуті значення порівнюються з плановими, встановлюються відхилення, які потребують детального вивчення, з’ясовуються причини цих відхилень з прийняттям відповідних заходів. Підсумковий аналіз пов'язаний з оцінкою виконання планових завдань у цілому. Порівняння фактичних витрат з плановими (нормативними) дає змогу в процесі аналізу оцінювати роботу підрозділів з використання ресурсів, з'ясовувати причини відхилень фактичних витрат , від планових і відповідно стимулювати працівників підприємства ї до їхнього зниження. За результатами підсумкового аналізу розробляються комплексні заходи щодо вдосконалення СУВ .

Щодо діагностики процесу управління витратами то це є визначення стану процесу управління витратами за допомогою реалізації комплексу дослідних процедур, пошук у них слабких ланок і „вузьких місць".

Ціль цієї діагностики процесу управління витратами – зробити висновок про стан процесу управління витратами на момент діагностики та на перспективу в майбутньому.

Методи проведення діагностики можуть дуже істотно  відрізнятися залежно від природи об'єкта дослідження. У табл. 1 представлено запропоновані нами взаємозв’язки між функціями менеджменту, об’єктами діагностики, методами діагностики.

Таблиця 1 - Діагностика процесу управління витратами за функціональним підходом

Діагностика може здійснюється різними методами: аналітичними, кспертними, лінійного і динамічного програмування, діагностикою на моделях. Можливість використання різних методів діагностики дає змогу отримати комплекс принципово нових даних стосовно об'єкта, що діагностується, предмета, явища, процесу і зробити відповідні висновки щодо його економічного і соціального розвитку.

За таких  обставин у мінливому економічному середовищі переваги мають ті підприємства, які швидко реагують на зміну загального стану економіки. Діагностична система є саме такою формою інформаційного забезпечення, що дає змогу в поточному режимі часу адекватно реагувати на зміни зовнішніх умов функціонування підприємства. Тому питання організації діагностичної системи підприємства не факультативне, – воно нині є вимогою часу, оскільки загалом визначається, що впровадження системи діагностки на підприємстві дає можливість визначити як внутрішні, так і зовнішні дестабілізуючі фактори, силу їх впливу та розробити відповідні заходи для їх повного або часткового усунення, і вирішення питання організації і впровадження діагностичної системи на підприємстві лежить в площині раціональності, ефективності та дієвості. 
           2. Особливості та етапи діагностики системи управління витратами на підприємстві

Управління  витратами — це процес цілеспрямованого формування витрат щодо їхніх видів, місць та носіїв за постійного контролю, що являє собою обернений зв'язок,  рівня витрат і стимулювання їхнього  зниження. Критерієм оптимізації є мінімум витрат. Низький рівень витрат дає змогу підприємству отримати певні конкурентні переваги на ринку збуту, вільно провадити свою цінову політику та за інших рівних умов досягати більш високих розмірів прибутку. Зниження рівня витрат є важливим завданням, але не основною метою управління витратами підприємства. Процес тільки зниження витрат може супроводжуватися зниженням якості виготовленої продукції та відміною сервісного обслуговування покупців, відмовою від виробництва та реалізації видів продукції, які користуються попитом, але потребують здійснення значних витрат. Головною метою управління витратами підприємства є підвищення конкурентоспроможності та ефективності його діяльності.

 Для управлінні  витратами на підприємстві створюються спеціальні системи. Система управління витратами була створена інженерами і технологами у другій половині ХІХ ст. у США. Її мета формулювалася так: надання інформаційної допомоги управлінцям, контроль і прогнозування витрат, вибір найефективніших шляхів розвитку підприємства, прийняття оперативних управлінських рішень. Зараз суть системи полягає у забезпеченні інформації для управління підприємством.

Розглянемо  дану систему діагностики управління витрататами а як систему елементів, призначених для перетворення вихідної інформації про стан об’єкта управління шляхом проведення діагностичних процедур. Узагальнюючи методичні підходи щодо проведення діагностики управління витрататами, було розроблено структурно-логічну модель її проведення .

Основні етапи  діагностики управління витрататами.

1.Розробка плану та методики діагностики управління витрататами

- визначення  мети та завдань діагностики управління витрататами

- розробка схеми  та послідовності проведення  діагностики

-  визначення  сукупності показників для досягнення мети та завдань діагностики

2.Підготовка матеріалів для аналізу

-  одержання  інформації про склад та структуру  витрат

- визначення те термінів періодичності діагностики

-  розробка  переліку та розподілу обов’язків  між службовцями та підрозділами

-  визначення  програмного забезпечення для  здійснення діагностики

- перевірка  достовірності інформації

-  аналітична  обробка інформації з метою  «очищення» значень показників  від впливу зовнішніх факторів,  які не залежать від діяльності підприємства  (інфляція, зміна податкової системи тощо)

3.Попередня оцінка

-  аналіз  виконання планів за показниками,  що досліджуються

-  аналіз  змін показників у порівнянні  з базовим періодом

-  аналіз  ефективності використання всіх  видів ресурсів

4.Визначення причин динамічних змін та відхилень від плану

- визначення переліку взаємопов’язаних факторів таї х групування

- визначення  взаємозв’язку між показниками  та факторами

- елімінування впливу факторів, які не залежать від діяльності підприємства

- визначення негативного впливу факторів на показники, що досліджуються

- визначення невикористаних резервів для поліпшення значення показників

5.Узагальнення результатів діагностики управління витратами

- підсумкова  оцінка результатів використання діагностики управління витратами

-  розробка  заходів з використання виявлених  резервів

- розрахунки  трудомісткості робіт

Взагалі, організація проведення діагностики управління витрат можлива при виборі однієї із альтернативних форм: формування власної системи діагностки витрат, користування послугами консалтингових фірм, що здійснюватимуть діагностику витрат, комбінований варіант. Очевидним, на перший погляд, є той, факт, що організація системи діагностики витрат підприємства із залученням до цього процесу сторонньої організації дещо спрощує зазначену процедуру. Узагальнено її можна подати так: укладення договору на проведення діагностики, надання необхідної інформації для її проведення, отримання результатів діагностики витрат, оплата послуг. Відповідно організація власної діагностичної системи у поточному режимі часу є складним процесом, але за умови позитивного сприяння ситуації, можливо, оправданим у майбутньому, бо дозволяє виробити власний (не нав'язаний) інструментарій виявлення, оцінювання та відповідного реагування на зміну відповідних параметрів функціонування підприємства.

На початкових етапах для організації власної  діагностичної системи підприємства можуть користуватися послугами  сторонньої організації (комбінований варіант), а згодом, використовуючи певний досвід, створити власну систему, основне призначення якої зводиться до створення інформаційної бази для підтримки прийняття рішень.

Зазвичай на великих та середніх підприємствах  є відділ управлінського обліку, який здійснює управління витратами, тобто на таких підприємствах вже є певний досвід вироблення відповідних механізмів управління витратами. Тому на цих підприємствах організувати систему діагностики витрат є дещо легшим завданням, оскільки є підготовлений певним чином управлінський персонал, розроблені відповідні методики аналізу та оцінки витрат, використання яких полегшує роботу в цьому напрямку.