Види сучасних організацій та місце офіс – менеджера в них

План

1. Види сучасних організацій та місце офіс – менеджера в них.
2. Сучасні принципи управління.
3. Ознаки освіти і способи деструктиризації негативна орієнтовної групи.

Тести

1. Види сучасних організацій та місце офіс – менеджера в них.

Будь-яку формальну організацію, незалежно від її конкретного призначення, можна описати з допомогою низки параметрів, найважливішими серед яких є цільове призначення, організаційно-правова форма та галузево-функціональний вид діяльності. Відповідно до цього вся різноманітність організацій поділяється на певні групи, які є однорідними за тією чи іншою ознакою (табл.1).

Таблиця 1 Класифікація організацій за різними ознаками

Найбільш важливою серед наведених ознак є класифікація організацій за правовим статусом і формою господарювання.

Одноосібне підприємство є власністю однієї особи або родини. Воно відповідає за свої зобов'язання усім своїм майном чи капіталом. Таке підприємство може бути зареєстрованим як самостійне або як філія іншого. Форму одноосібних мають здебільшого підприємства з невеликою кількістю працівників.

Кооперативні підприємства (кооперативи) — добровільні об'єднання громадян, створені з метою спільного ведення господарської або іншої діяльності. Характерною їхньою ознакою є особиста участь кожного члена колективу в діяльності, використання власного або орендованого майна.

Господарські товариства являють собою об'єднання підприємців з певною залежністю від характеру інтеграції осіб чи капіталу, а також мірою відповідальності за свої зобов'язання. До них належать:

• повні;

• з обмеженою відповідальністю;

• командитні;

• акціонерні.

Характерні особливості та відмінні риси різних організаційно-правових форм підприємницької діяльності наведені в таблиці 2.

З поміж суб'єктів господарської діяльності особливо виокремлюють малі підприємства, що складають основу малого бізнесу. Згідно з законодавством України до них належать підприємства з такою кількістю працівників:

• у промисловості й будівництві — до 200 осіб;

• в інших галузях виробничої сфери — до 50 осіб;

• у науці й науковому обслуговувані — до 100 осіб;

• в галузях невиробничої сфери — до 25 осіб;

• у роздрібній торгівлі — до 15 осіб.

Підприємства або фірми мають право на добровільних засадах об'єднувати свою науково-технічну, виробничу, комерційну та інші види діяльності, якщо це не суперечить чинному законодавству. Детальніше про форми добровільних об'єднань підприємств ітиметься в наступних розділах.

Таблиця 2. Порівняльна характеристика основних елементів механізму функціонування різних організаційно-правових форм підприємницької діяльності

Загальні вимоги до професійної підготовки офіс-менеджера:

1. Досвід роботи за  даною професією (на посаді офіс-менеджера  або на аналогічній посаді - помічник  керівника, секретар та інші) від  півроку до трьох років (залежно  від статусу посади, на яку  в даному випадку претендує  здобувач).

2. Вища освіта (бажано - за  профілем підприємства, що оголосив  конкурс на відповідну вакансію, в області управління або технічна).

3. Знання розмовної (як  мінімум) англійської мови (для роботи  на підприємстві, в організації  чи установі з персоналом з  числа іноземних громадян - знання  другої іноземної мови).

4. Впевнені навички в  роботі на персональному комп'ютері (ПК), що передбачають не тільки  уміння грамотно користуватися  встановленим програмним забезпеченням (ПЗ), але й самостійно виробляти  інсталяцію ПЗ, нескладну настройку  і профілактику ПК, підключення периферії.

5. Знання основних комп'ютерних  програм (мінімально - операційна система  Windows, MS Office, Internet Explorer).

Зазначені вимоги є мінімальними. У представленому переліку вони перераховані за важливістю в порядку убування. На практиці це означає, що при прийнятті рішень про призначення претендента на посаду офіс-менеджера роботодавець в першу чергу зверне увагу на наявність у нього практичного досвіду роботи, його освітній рівень і ступінь володіння іноземною мовою.

В якості додаткових до професійних якостей офіс-менеджера роботодавцями найбільш часто згадуються наступні вимоги:

1. Наявність у претендента  досвіду адміністративно-господарської роботи та або роботи з персоналом.

2. Додаткова освіта (друга  вища, а також різні форми підвищення  кваліфікації, в першу чергу в  галузі менеджменту тощо).

3. Просунутий рівень володіння  іноземною мовою, наприклад, здатність виконувати письмові та або усний переклад, вміння самостійно читати технічну документацію та спеціальну літературу іноземною мовою і т.п.

4. Уміння поводитися з  офісною оргтехнікою (ксерокс, факс, сканер, міні-АТС, пристрої безперебійного  живлення, зарядні пристрої), в ідеалі - вміння швидко виявити і усунути  дрібні несправності в них.

5. Володіння інформаційними  технологіями (зокрема, основами програмування, HTML), вміння працювати з прикладним програмним забезпеченням (як правило, за профілем підприємства - AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплекси 1С: Бухгалтерія, Кадри, Підприємство, Торгівля, Склад і т.п. ), а також з довідковими правовими системами (УПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» і т.п.

Що стосується спеціальних вимог, що висуваються роботодавцями до претендентів на посаду офіс-менеджера, то їх спектр надзвичайно широкий. У той же час пред'явлення подібних вимог до професіоналізму офіс-менеджера виглядає цілком виправданим, а їх відсутність може щонайменше істотно ускладнити для новоспеченого «господаря офісу» ефективне виконання ним своїх посадових обов'язків, і це, у свою чергу, вкрай негативно позначиться на організації роботи апарату управління підприємством у цілому.

Щоб склалося об'єктивне уявлення про характер спеціальних вимог до професійної підготовки офіс-менеджера, наведемо найбільш типові з них.

1. Розуміння специфіки  діяльності підприємства, володіння  відповідною термінологією і  лексиконом.

2. Професійне володіння  методами керівництва в умовах, аналогічних умовам підприємства (практичний менеджмент - від півроку  і більше).

3. Наявність деяких спеціальних  знань, зокрема фінансів, бухгалтерії, маркетингу, логістики, методів економічного  і статистичного аналізу та  ін 

4. Вміння водити автомобіль, здійснювати і організовувати  грамотну експлуатацію іншої  спеціальної техніки та допоміжного  обладнання (системи зовнішнього  спостереження, засобів автоматизації  та механізації робіт, різографа, пральної машини, спліт-системи або  кондиціонера).

5. Професійне володіння  спеціальним програмним забезпеченням  або вміння самостійно програмувати (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic і т.п.). Роботодавці пред'являють і досить суворі вимоги до ділових якостям претендентів на посаду «офіс-менеджер». Як і у випадку з вимогами до професійних знань та вмінь, почнемо з найбільш загальних, мінімальних. Серед них (у порядку убування):

1) організаторські здібності, тобто здатність керувати підлеглими  співробітниками;

2) представницька зовнішність (в інших варіантах також - презентабельна, що володіє);

3) ділова комунікація, зокрема  вміння чітко і недвозначно  викладати розпорядження, а також  писати і говорити по-російськи  грамотно і виразно; 4) професійний  етикет, дотримання правил організаційної  поведінки (по-іншому - субординації) і  корпоративної культури;

5) стресостійкість (тактовність, неконфліктність, доброзичливість).

На додаток до цього списку необхідно також сказати про такі «плюси» офіс-менеджера, як:

1) висока працездатність, у тому числі в умовах кризи, викликаного як об'єктивними, так  і суб'єктивними причинами;

2) пунктуальність і, зокрема, володіння міцною пам'яттю, а також  здатність до самоорганізації;

3) старанність у поєднанні  з розумною ініціативою і обачністю  в планах і діях;

4) вміння працювати в  команді, залишаючись при цьому  «першим серед рівних»;

5) уміння брати відповідальність  на себе, особливо, коли шефа поруч  немає, а рішення приймати треба, причому негайно.

Заключна «п'ятірка» критеріїв, що характеризує ділові достоїнства офіс-менеджера, на думку роботодавців, виглядає так:

1) цілеспрямованість, вміння  розставляти пріоритети в роботі;

2) здатність до навчання, а також вміння самому навчати  підлеглих співробітників;

3) професійна інтуїція, здатність  до передбачення розвитку ситуації;

4) наполегливість, втім, не  має нічого спільного з «баранячим»  впертістю;

2. 5) оптимізм (заснований на реальному знанні офісної обстановки). Такими є найбільш загальні очікування роботодавця щодо здібностей офіс-менеджера. 
   Сучасні принципи управління.

В основі будь-якої системи теоретичних понять повинна лежати їх класифікація. До класифікації принципів управління в даний час також існує кілька різних підходів. Найбільш оптимальною є класифікація принципів управління за допомогою їх поділу на три групи:

Принцип управління. Цей принцип споконвічні норми і правила, дотримання яких сприяє досягненню поставлених цілей і вирішення завдань.

Згідно із зазначеним способом класифікації вся існуюча сукупність принципів управління поділяється на три основні групи. До першої групи належать загальні принципи управління, що стосуються системи управління в цілому. До другої групи - принципи управління, які стосуються окремих компонентів системи управління. Принципи, що входять у третю групу регламентують порядок і правила управління конкретними видами діяльності.

У системі загальних принципів управління на сучасному етапі основне місце займають принцип наукової обгрунтованості управління, принцип системного підходу до вирішення управлінських завдань, а також принципи оптимальності, гнучкості, демократизації, регламентації і формалізації управління. Основним у системі загальних принципів керування по праву можна вважати принцип наукової обгрунтованості управління.

Науковий підхід до менеджменту вимагає суцільного, комплексного вивчення всієї сукупності факторів, що впливають на ефективність функціонування організації, з наступним застосуванням отриманих знань на практиці управління. Другим, не менш важливим принципом менеджменту є принцип системного підходу до вирішення управлінських завдань.

 Системний підхід вимагає, щоб керівники розглядали організацію  як сукупність взаємопов'язаних, взаємозалежних і постійно взаємодіють  один з одним елементів, таких  як: люди, структура; завдання і технології, які орієнтовані на досягнення  різних цілей.

Принцип оптимальності управління встановлює вимогу досягнення цілей управління з мінімальними витратами часу і коштів. З вищеназваним принципом нерозривно пов'язаний принцип гнучкості управління, практична реалізація якого дозволяє забезпечити своєчасну адаптацію організації до мінливих умов зовнішнього середовища або її швидку перебудову відповідно до нових цілями функціонування. Із зростанням ролі соціальних чинників у менеджменті на перший план вийшов принцип демократизації управління, який містить вимогу про задоволення інтересів власників, керівників, трудового колективу і окремих працівників організації на справедливій основі.

Згідно з принципом регламентації всі процеси, що відбуваються в системі управління, повинні бути жорстко регламентовані. Іншими словами в будь-якій організації повинна бути розроблена розгорнута система правил і норм, що визначають порядок функціонування як організації в цілому, так і її окремих структурних підрозділів.

Принцип формалізації передбачає формальне закріплення норм і правил функціонування організації, у вигляді наказавши, вказівок і розпоряджень керівника, а також у вигляді положень про конкретні структурних підрозділах та посадових інструкцій. Застосування принципів регламентації і формалізації дозволяє впорядкувати процес функціонування організації, зробити його більш планомірним і раціональним.

 Принципи пріоритету, принципи відповідності, принципи  формування процесу організації Е.А. Смирнов вважає, оскільки будь-яка матеріальна система проходить у своєму розвитку статистичні і динамічні етапи життєвого циклу, то їй притаманні принципи пріоритету, принципи відповідності, принципи формування процесу організації. Спробуємо розглянути наступні принципи більш докладно

. Принцип приоритету Принцип приоритету мети зводиться до того, що в системі мета-завдання-функція найвищий пріоритет буде мати мету, потім завдання і нарешті, функція. Принцип пріоритету функцій над структурою при створенні організації здійснюється реалізацією певного набору цілей через формування набору завдань, функцій і набору виробничих і управлінських ланок і структур. Принцип пріоритету структур над функціями в діючих організаціях означає, що в організаціях поступово налагоджуються взаємозв'язку між елементами структури, зайві поступово відмирають, а відсутні поступово з'являються. При цьому залишається невеликий вибір нових наборів функцій.

Принцип пріоритету суб'єкта управління над об'єктом при створенні структурного підрозділу зводиться до того, що при створенні організації засновники повинні підбирати вид діяльності, необхідний персонал, місце розташування на свій розсуд. Принцип пріоритету об'єкта управління над суб'єктом для діючих організацій означає, що управлінці організації повинні підбиратися під конкретні структурні підрозділи з урахуванням встановлених вимог.

Принцип відповідності Принцип відповідності між поставленими цілями і виділеними ресурсами означає, що кожної поставленої мети повинен відповідати набір матеріальних, фінансових і людських ресурсів, які необхідні для виконання завдань. Принцип відповідності розпорядження і підпорядкування зводиться до того, що у кожного працівника повинен бути один лінійний керівник і будь-яку кількість функціональних. До принципів відповідності відносять ще принцип ефективності виробництва та економічності; принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації виробництва і управління; принцип прямоточності; принцип ритмічності, принцип пропорційності.

Принципи формування процесу організації У формуванні процесу організації використовуються наступні принципи: стійкість створення необхідних запасів, що компенсують можливі відхилення від цілей внаслідок ситуації, що виникла; мінливість  створення запасних варіантів при заздалегідь передбачених збурюючих впливів; безперервність процес пов'язаний з поступовими змінами у виконанні операцій; циклічність - процес постійного коректування виконаних операцій; однократність процес однократного проходження по всіх етапах до досягнення поставленої мети

3. Ознаки освіти і способи деструктиризації негативна орієнтовної групи.

Диструктиризація – психологічний тиск, цькування колективу або його частини (керівництва, підлеглих або колег) стосовно працівника, здійснювані з метою змусити людину змінити роботу. Диструктирізація в організації, як правило, виражається в постійній і часто необгрунтованої критики, у поширення про співробітника свідомо помилкової інформації (чуток і пліток), яка підриває професійну компетентність і репутацію. Також диструктиризація проявляється у вигляді глузувань і провокацій, прямих образ і залякувань, бойкоту та демонстративного ігнорування, в нападках ущемляють честь і гідність і навіть у вигляді заподіяння матеріальної або фізичної шкоди.

Причини деструктиризації .

Причини виникнення деструктизації  на роботі можуть бути різними від бажання помститися до спраги влади, від особистої злоби, викликаної страхами або заздрістю до звичайної нудьги. І те, що причин у деструктиризації велика кількість, означає, що стати жертвою диструктиризації може будь-який співробітник, починаючи від звичайного службовця і закінчуючи керівником якого-небудь відділу. Однак тут є своя група ризику.

Жертвами деструктиризації часто стають ті, хто займає високооплачувану або відносно високу посаду, місце, яке мріє зайняти чи не будь-який працівник підприємства. В даному випадку деструктиризація застосовується як засіб для звільнення заповітного крісла.

Також до групи ризику психологічного цькування потрапляють так звані «білі ворони» люди, що відрізняються від більшості, ті, хто хоч в чомусь виявився «не схожим на інших». Часто це бувають люди, необгрунтовано претендують на те, що вони «круче всіх», або невиправдано відчувають себе «порожнім місцем».

Потенційно небезпечною є ситуація приходу в сформувався колектив нового керівника. Особливо якщо цей керівник починає вносити новизну і міняти порядки, порушуючи усталені правила і негласні норми. Деструктизація керівника з боку підлеглих явище досить поширене .

Деструктизація може бути наслідком бажання керівника, налякавши підлеглих, підвищити свій авторитет. Такі люди дотримуються правила одного з давньоримських імператорів: «Нехай ненавидять, тільки б боялися».

Причиною диструктиризації може стати самий незначний конфлікт на роботі. В даному випадку бажання помститися є чимось на зразок вічного двигуна: поки диструктор не доб'ється свого, він не заспокоїться.

Нарешті, досить поширеною причиною появи в робочому колективі деструктиризації є нудьга. Людина опиняється під психологічним пресом просто через чиєїсь забави та бажання розважитися.

Види деструктиризації.

Різновидів деструктиризації велика безліч, однак, можна виділити декілька найбільш поширених видів:

1. Вертикальний і горизонтальний

Горизонтальна деструктиризація – це утиски з боку колег по роботі. У разі ж якщо ініціатором психологічного цькування стає безпосередній керівник це вже вертикальною деструктиризацією.

2. Відкритий і латентний

У разі латентної дестриктуризації дії розгортаються згідно відомої багатьом прислів'ї: «Надайте людині мотузку, а повіситься він сам». Психологічний тиск тут відбувається в прихованій формі, вам «вставляють палиці в колеса» і як би натякають на те, що ви пусте місце, небажана персона і вам краще піти.

Одного разу, прийшовши на роботу, людина може відчути ізоляцію, відчувши навколо себе інформаційний вакуум: важливу і необхідну інформацію йому надають пізно (коли для виправлення ситуації він вже не в силах нічого зробити), або зовсім цю інформацію приховують. Неформальне спілкування з начальником і колегами різко зводиться до мінімуму. Товариші по службі починають його цуратися, звертаючись виключно по справі.

Мета латентної деструктиризації зробити перебування на робочому місці нестерпним, змусити покинути підприємство. Для людини, таке ставлення колективу в більшості випадках стає тяжким випробуванням, і він не витримує пресингу пише заяву про відхід. А прихований провокатор з посмішкою потирає, здавалося б, нічим не заплямовані руки.

Вертикальний латентний деструктиризація може проявлятися в тому, що ваш бос буде не помічати результати вашої праці, давати вам саму безнадійну роботу, проводити у вашу відсутність важливі наради, ігнорувати яку ініціативу. Тобто блокувати можливості вашого просування по кар'єрних сходах, непомітно для будь-якого, але тільки не для вас.

Відкрита деструктиризація – це крайня його ступінь. У хід ідуть усі засоби - відкриті глузування, знущання і образи, псування майна (важливих робочих документів чи особистих речей).

Наслідки деструктиризації.

Перші медичні дослідження, проведені в Європі й США показали, що люди, котрі піддаються на роботі емоційному насильству, дуже швидко стають психологічно нестабільними. Спочатку жертви деструктиризації доводять колегам і начальству свою соціальну та професійну спроможність. Коли тиск посилюється, вони потрапляють в соціальну ізоляцію. Не отримавши позитивних оцінок і розтративши всі сили на безглузді докази жертви деструктиризації стають вразливими, невпевненими і безпорадними. Їх починають терзати різні фобії, падає самооцінка, з'являються характерні стресу симптоми головний біль, застуда, неможливість швидко заснути . Люди потрапляють в замкнуте коло, у них розвиваються хронічні захворювання, а вимушена відсутність на роботі через погане самопочуття викликає претензії і всі нові і нові деструктиризовані-атаки.

Часто деструктиризація стає причиною втрати концентрації уваги та розумової працездатності (нерідкі і випадки інфарктів). В результаті людина вже не в силах виконувати свої посадові обов'язки і змушене звільняється за власним бажанням. Однак на цьому його проблеми зі здоров'ям можуть не закінчитися - можуть залишитися або навіть підсилитися, привівши до такого діагнозу, як посттравматичний стрес. Не дивно, що в книзі «Насильство на роботі», виданій в 1998 році міжнародним бюро праці, деструктиризацію згадуються в одному ряду з згвалтуванням, пограбуванням і вбивством. Звичайно, на перший погляд може здатися, що в порівнянні з перерахованими злочинами деструктиризація виглядає цілком безневинно, однак той ефект який він чинить на жертву, тим більше якщо психологічна травма триває досить тривалий час, має настільки руйнівний вплив, що деякі люди закінчують життя самогубством. Також не виключено, що деякі з випадків невмотивованої агресії можуть бути наслідком негативних почуттів, які долають людьми, піддавшись деструктиризації на роботі.

Але не тільки від деструктиризації страждає його безпосередня жертва (його здоров'я і психічний стан), наслідки колективного психологічного терору також негативно позначаються на близьких і рідних цих людей, а також на фірмах, в яких вони трудяться. Страждають відносини, в компанії значно падає рівень продуктивності праці, адже енергію, які люди повинні направляти на виконання щоденних завдань вони витрачають на здійснення деструктиризації.

У 1991 році психолог Бреді Вілсон, який спеціалізується на лікуванні, одержуваних на роботі психологічних травм, написав статтю в журналі «Workforce Magazine» - «В організаціях призводить до величезних втрат, які обчислюються мільярдами доларів. Психологічні травми, одержувані службовцям в результаті деструктиризації, більш руйнівний фактор для роботодавця, ніж всі інші стреси разом узяті ».

Профілактика та запобігання деструктиризації.

Існування деструктиризації в трудових колективах може стати причиною зниження ефективності діяльності будь-якого підприємства. Тому власникам і директорам підприємств і організацій для профілактики деструктиризації слід вжити низку заходів:

Формувати в організації здорову організаційну культуру.

1. Роль керівника - підтримати в робочих колективах здоровий соціально-психологічний клімат.
2. Розвивати у вищого керівництва управлінські навички.
3. Створювати механізми отримання зворотного зв'язку від службовців.
4. Чітко формулювати службові обов'язки і точно позначати межі індивідуальної відповідальності кожного працівника.
5. Забезпечити чітке і раціональне розподіл праці між різними структурними підрозділами, який виключає перетин і дублювання їхніх насущних завдань.
6. Формувати зрозумілу систему кадрового просування, що дають можливість кар'єрного росту.
7. Забезпечити відкритість інформаційних потоків на підприємстві і створити прозорий механізм прийняття управлінських рішень.
8. Виключити можливість родинних або інтимних зв'язків між керівництвом і підлеглими.
9. Створювати нетерпимість у ставленні до рознощикам пліток і припиняти будь інтриги на роботі.

Ці заходи допоможуть керівництву компанії в профілактиці деструктиризації. А що робити людині, що зіткнулося з психологічним тиском на роботі, як боротися з деструктиризацію? Перш ніж розповісти про те, як боротися з цим тиск давайте розберемося як його уникнути.