Виды и особенности деловых приемов и презентаций,деловой этикет

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….…….3

1. ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ…………………………………………….……5

   1.1 Цель и назначение деловых приемов………………………….…..5

   1.2 Виды деловых приемов……………………………………….……8

   1.3 Беседа за столом……………………………………………………10

2 ПРЕЗЕНТАЦИИ. ЕЕ ВИДЫ И ПОДГОТОВКА……………………..11

3 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  ОБ ЭТИКЕТЕ……………………………..15

   3.1 Где зарождался этикет………………………………………….….15

   3.2 Понятие об этикете………………………………………………...15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….….25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОЙ…………………....28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

        Сегодня, как никогда раньше, деловые отношения развиваются и укрепляются в процессе общения. Общение происходит не только во время переговоров, бесед, но и на приемах, за едой.

       При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

      Однако прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

      Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов является не употребление пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке.                   Цель любого приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

      В беседах на приемах происходит взаимный обмен мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. На приеме приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими различные круги общества. И это является продолжением служебной деятельности. Когда разговоры о делах идут у вас вперемежку с салатом или с запусками, помните: дело — прежде всего.

     Тема деловых приемов - очень широкая, затрагивающая большое число аспектов, поэтому разделим ее на составляющие компоненты. Очередность составляющих не определяется их важностью, они равнозначимы.

     Требования  современного этикета складывались на протяжении многих столетий истории  цивилизации, это результат опыта  многих поколений. Правила, которые  выработало человечество, являются международными и в целом едины во всех странах, хотя имеют и свои особенности  в зависимости от национальных и  исторических традиций и законов  исповедуемой религии.

     Учитывать традиции и обычаи делового общения  и деловой этики, существующие у  каждого народа и в каждой стране, очень важно при встрече представителей разных культур. По мере развития цивилизации  характер ведения переговоров и  процессы, связанные с взаимопроникновением национальных стилей общения, имеют  все большее значение.

     Ценностями, имеющими национальную основу и оказывающими наибольшее влияние на человека, являются обычаи и традиции, приобретенные  в детстве. Национальные особенности  играют большую роль в каждой конкретной ситуации переговорного процесса.

     Представители деловых кругов должны не только хорошо знать правила этикета, но и неукоснительно соблюдать их в своей практической деятельности.

     Задача  менеджеров – постоянно отслеживать  деловую среду, так как она  непрерывно меняется. Происходящие изменения  оказывают большое влияние на практику менеджмента. 
 

1. ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

1.1 Цель  и назначение деловых приемов 

     Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

     Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

     Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем  к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы – это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная  «скучная пустота», внешность которой  почти два века назад созерцал Байрон.

     Приёмы  могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов  между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению  своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец – обсуждению и согласованию позиций и решению  имеющихся вопросов  в неофициальной  обстановке.

     Традиции  проведения приёмов уходят своими корнями  в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем  чести и достоинства народа и  государства, их доброжелательности.

     Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы  миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя  международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого  принято придерживаться.

       Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей – на приёмы с рассадкой и без рассадки.

       Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

         Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

         Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.

          На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства. Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

        Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим  образом:

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

• приемы стоя - без посадочных мест.

Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние ( коктейль, бокал шампанского, обед). 

1.2 Виды  деловых приемов

Дневные приемы

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность- от 30 минут до 1 часа.

Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и  пр. одновременно с завтраком - из соображений  экономии времени.

Рабочий завтрак целесообразен, если число  участвующих невелико - не более  пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются.

2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение).

В целом  дневные приемы носят менее торжественный  и более деловой характер, чем  вечерние. 

Вечерние  приемы

3. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов.

4. "А ля фуршет" («a la fourchette» - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий творительный падеж, а «la fourchette» -вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов.

Этот  прием проводится стоя, но есть следующее  отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой  и приборами. Гости сами накладывают  в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что  на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования  ножа, стоя, т.е., держа тарелку в  левой руке, а вилку - в правой.

Одежда  на приемах типа "коктейль", бокал  шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного  цвета, женские костюмы более  нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

5. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек.

Хотя  это и вечерний прием, однако смокинг  и вечернее платье не обязательны, поскольку  прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать  себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

6. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются). 
 
 

1.3 Беседа  за столом 

     Беседа является основной целью и сутью деловых приемов. Но за столом не принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут разговаривать потом, когда закончится застолье, длящееся обычно от 1,5 до 2 часов.

За столом же следует затрагивать общие  темы - о погоде, о культуре и искусстве, причем не рекомендуется углубляться  в какие-либо темы, так как это  может привести к спорам и даже конфликтам.

    Общепринятые в светском этикете ограничения на тематику застольных бесед действуют и в деловом этикете: не принято говорить о здоровье - своем или кого-либо из присутствующих, о заработной плате и вообще о доходах, а также о болезнях и недомоганиях, семейных проблемах и неурядицах, спорах и конфликтах с руководством. Желательно избегать длинных монологов в разговоре.

     Не следует спрашивать собеседников о возрасте или их должностном ранге. Некрасиво выглядит говорящий плохо об отсутствующих.

Полезно не только говорить в соответствии с правилами этикета, но и уметь  слушать, т.е. не прерывать собеседника, смотреть на него со вниманием и  интересом, давать ему высказать  свою мысль полностью, показать собеседнику (выражением лица, позой и т.п.), что  тема разговора интересна.

деловой прием этикет

2 ПРЕЗЕНТАЦИИ. ЕЕ ВИДЫ И ПОДГОТОВКА 

    Презентация является одним из наиболее эффективных способов обратить внимание возможных покупателей и деловых партнеров на свой товар или услуги.

 “Презентация (от лат. Praesentatio) - общественное представление  чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала,  кинофильма, телепрограммы, организации.”

 Презентации  бывают следующих видов:

 Презентация  общественной организации (фирмы,  акционерного общества, корпорации  и т.п.). По сути своей такая  презентация является частью  рекламной кампании организации.

· Презентация  товара.

 Презентация  проекта. Этот вид презентации  наиболее требователен к форме  подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение  аудитории в необходимости осуществления  разработки или воплощения проекта.

 Презентация  объема и содержания выполненных  работ (отчет). Такая презентация  менее требовательна к выполнению  определенных правил подготовки  и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у  вас под рукой и содержатся  в полном порядке.

 Презентация  плана будущих работ. Такая  презентация аналогична предыдущему  виду презентаций, только объект  здесь будущие работы организации  или личности.

Цели  презентации.

 Поскольку  существует много видов презентаций,  их цели могут быть самыми  разными. Основной целью является  создание необходимого мнения  у аудитории о фирме, марке  товара, проекте и т.п. Ниже  перечислены основные цели, преследуемые разными типами презентаций:

• Создать благоприятный имидж фирмы в деловых кругах.

• Проинформировать  людей о каком-либо проекте, определить обратную реакцию к проекту, поиск  заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.
• Проинформировать о марке, новом товаре или услуге на целевом рынке.
• Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.
• Достичь предпочтения марки, фирмы, товара (убеждение).
• Увеличить посещаемость магазинов.
• Достичь приверженности марке.
• Напоминание о данной марке, стабилизация сбыта.
• Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа.

ПОДГОТОВКА  ПРЕЗЕНТАЦИИ 

 От  того, как подготовлена презентация,  может зависеть успех коммерческого  проекта, возможные контракты  и в конечном итоге, прибыль.

 Шаги  по подготовке презентации следующие:

• Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

• Планирование  и развитие вступления, основной части  и заключения для длинной формальной презентации.

• Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных  материалов.

АНАЛИЗ  ЦЕЛИ.

 Мотивирование  или развлечение. Аудитория в  течении такой речи ведет себя  пассивно. Если цель вашей презентации  имеет такой характер, то необходимо  тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам. 

 Информирование  или анализ. Когда цель вашей  речи информирование или предоставление  анализа, то такая презентация  предусматривает взаимодействие  с аудиторией.

 Убеждение  или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает  презентация, целью которой является  убеждение кого-либо принять участие  в сотрудничестве по совместному  решению проблемы.

 Зачастую  речи и презентации используют  несколько из перечисленных целей  одновременно. 

ПЛАНИРОВАНИЕ  ПРЕЗЕНТАЦИИ

 Для  максимального эффекта и достижения  намеченных целей, после анализа  аудитории необходимо приступить  к разработке плана презентации,  придавая этому ничуть не меньшее  значение.

 Первый  шаг - это определение главной  идеи, вокруг которой и будет  строиться ваша презентация. Главная  идея должна быть связана с  вашим объектом и должна служить  стержнем, на который каждый присутствующий  должен нанизывать получаемую  от вас информацию. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной  для аудитории и сделать объект  презентации для присутствующих  таким же интересным, как он  интересен вам.

 С  хорошо разработанной главной  идеей вашего выступления, можете  приступить к планированию времени  и структуры вашего выступления.  Структура, которую вы утвердите  для выступления, должна быть  связана с целью, аудиторией, предметом  презентации и от отведенного  для выступления времени.

 Если  у вас 10 или меньше минут  для выступления, необходимо организовать  его так, чтобы уместить основные  пункты, следовательно, оно будет  похоже на короткую выдержку  из полной, развернутой презентации. 

 Более  длинные речи и презентации  должны быть организованы как  отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать,  используйте естественный порядок  в зависимости от объекта, жесткой  структуры тут быть не может.  Если же цель - анализировать,  убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг  основных аргументов, мыслей. Используйте  натуральный порядок если аудитория  дружественно настроена, восприимчива  и наоборот - подходите к основным  вашим аргументам аккуратно, если  вы чувствуете сопротивление  аудитории. Научитесь планировать  свою речь так, чтобы рутинные  блоки информации чередовались  с интересными фактами статистики  или историческими аспектами.  Как только распланирована сама  речь, можно более аккуратно спланировать  необходимое для презентации  время.  

3 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОБ ЭТИКЕТЕ

3.1 Где зарождался этикет

      Англию  и Францию называют обыкновенно : "классическими странами этикета". Однако, родиной этикета назвать  их никак нельзя .Грубость нравов, невежество, поклонение грубой силе и т.п. в XV столетии госодствуют в обоих странах .О  Германии и прочих странах тогдашней  Европы можно вообще не говорить ,одна лишь Италия того времени составляет исключение.  Облагораживание нравов итальянского общества начинается уже в XIV веке. Человек переходил от феодальных нравов к духу нового времени и этот переход начался в Италии раньше чем в других странах. Если сравнивать Италию XV века с другими народами Европы , то сразу же бросается в глаза более высокая степень образованности , богатства, способности украшать  свою жизнь . А в  это же  время ,Англия, закончив одну войну вовлекается в другую, оставаясь до середины XVI века страной варваров. В Германии свирепствовала жестокая и непримиримая война Гусситов, дворянство невежественно ,господствует кулачное право ,  разрешение всех споров силою .Франция была порабощена и опустошена англичанами ,французы не признавали  никаких заслуг , кроме воинских, они не только не уважали науки , но даже гнушались ими и считали всех ученых самыми ничтожными из людей.

      Короче  говоря , в то время как вся  остальная Европа утопала в междуусобицах , а  феодальные порядки держались  еще в полной силе , Италия была страной  новой культуры .Эта  страна и  заслуживает по справедливости быть названной родиной этикета.

3.2 Понятие об этикете

      Сложившиеся нормы нравственности являются результатом 

длительного по времени процесса становления взаимоотношений между людьми. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические ,культурные отношения, ибо нельзя существовать не уважая друг друга, не налагая на себя определенных ограничений.

      Этикет - слово французского происхождения ,означающее манеру поведения. К нему относятся правила учтивости  и вежливости, принятые в обществе.

      Современный этикет наследует обычаи практически  всех народов от седой древности  до наших дней . В основе своей  эти правила поведения являются всеобщими, поскольку они соблюдаются  представителями не только какого-то данного общества, но и представителями  самых различных социально-политических систем, существующих в современном  мире. Народы каждой страны вносят в  этикет свои поправки и дополнения ,обусловленные общественным строем страны ,спецификой ее исторического  строения, национальными традициями и обычаями.

      Различают несколько видов этикета, основным из которых являются:

      -придворный этикет -строго регламентируемый порядок и формы обхождения ,установленные при дворах монархов;

      -дипломатический  этикет- правила поведения дипломатов и других официальных лиц при контактах с друг другом на различных дипломатических приемах ,визитах, переговорах;

      -воинский  этикет - свод общепринятых в армии правил, норм и манер поведения военнослужащих во всех сферах их деятельности;

      -общегражданский  этикет - совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых гражданами при общении друг с другом.

      Большинство правил дипломатического, воинского  и общегражданского этикета в  той или иной мере совпадают. Отличие  между ними состоит в том, что  соблюдению правил этикета дипломатами  придается большее значение, поскольку  отступление от них или нарушение  этих правил может причинить ущерб престижу страны или ее официальным представителям и привести к осложнениям во взаимоотношениях государств.

      По  мере изменений условий жизни  человечества, роста образований  и культуры одни правила поведения  сменяются другими. То, что раньше считалось неприличным ,становиться  общепринятым , и наоборот. Но требования этикета не являются абсолютными : соблюдение их зависит от места ,времени и обстоятельств. Поведение, недопустимое в одном месте и при одних обстоятельствах ,быть уместным в другом месте и при других обстоятельствах.

      Нормы этикета ,в отличие от норм морали являются условными ,они носят как  бы характер неписаного соглашения о  том, что в поведении людей  является общепринятым ,а что нет. Каждый культурный человек должен не только знать и соблюдать основные нормы этикета, но и понимать необходимость  определенных правил и взаимоотношений. Манеры во многом отражают внутреннюю культуру человека ,его нравственные и интеллектуальные качества. Умение правильно вести себя в обществе имеет очень большое значение: оно облегчает установление контактов ,способствует достижению взаимопонимания ,создает хорошие, устойчивые взаимоотношения.

      Следует отметить ,что тактичный и воспитанный  человек ведет себя в соответствии с нормами этикета не только на официальных церемониях ,но и дома. Подлинная вежливость ,в основе которой  лежит доброжелательность, обуславливается  актом, чувством меры, подсказывающим, что можно, а чего нельзя делать при  тех или иных обстоятельствах. Такой  человек никогда не нарушит общественный порядок ,ни словом , ни поступком не обидит другого, не оскорбит его достоинства.