Анализ деятельности кадровой службы и ее автоматизации на примере открытого акционерного общества «Уральский научно-исследовательский и

 

Государственное бюджетное  образовательное учреждение  
среднего профессионального образования

«Пермский государственный  автотранспортный колледж»

 

 

 

 

Специальность 034702

«Документационное обеспечение

 управления и архивоведение»

направление углубленной  подготовки

«кадровая деятельность»

 

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Анализ деятельности кадровой службы и ее автоматизации на примере открытого акционерного общества «Уральский научно-исследовательский институт композиционных материалов» (ОАО «УНИИКМ»)

 

Студент группы Д-08-1

Бузмакова Евгения Сергеевна

Форма обучения: очная

 

Руководитель 

Кузнецова Татьяна Олеговна

К защите допущена _______________

Защита состоялась «___»_____ 2012 года

Оценнка____________

Председатель комиссии_____________

 

 

 

Пермь, 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И ЕЕ АВТОМАТИЗАЦИЯ 6

1.1. Нормативно-правовая база кадровой службы 6

1.2. Кадровая служба предприятия 8

1.3. Задачи кадровой службы 9

1.4. Функции кадровой службы 13

1.5. Автоматизация кадровой службы 13

1.6. Анализ программ автоматизации кадрового делопроизводства 18

1.7. Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места 20

ГЛАВА 2 ВОЗМОЖНОСТИ  ПРОГРАММЫ АВТОМАТИЗАЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ «СОТРУДНИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ» 25

2.1. Установка программы и требования к системе 26

2.2. Основные возможности 30

2.3. Преимущества и недостатки программы 35

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И ЕЕ АВТОМАТИЗАЦИИ  ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «УРАЛЬСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ КОМПОЗИЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ» (ОАО «УНИИКМ») 37

3.1. Общая характеристика открытого акционерного общества «Уральский научно-исследовательский институт композиционных материалов» (ОАО «УНИИКМ») 37

3.2 .Кадровая служба в ОАО «УНИИКМ» 41

3.3.Кадровая политика ОАО «УНИИКМ» 47

3.4. Анализ использования программы «Сотрудники предприятия» кадровой службой ОАО «УНИИКМ» 48

3.5. Рекомендации по более эффективному использованию возможностей программы «Сотрудники предприятия» кадровой службой ОАО «УНИИКМ» 48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 51

ПРИЛОЖЕНИЯ 54

 

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях предприятие  является основным звеном  рыночной экономики. Каждое предприятие стремится  к получению, как можно большего дохода от своей деятельности. Одним  из важных факторов, влияющих на уровень  производительности труда, а, следовательно, и эффективности производства, являются кадры предприятия. Кадры – наиболее ценная и важная часть производительных сил общества и эффективность  предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования. В связи с этим особую важность и практическую значимость приобретает  эффективное управление персоналом. Работа кадровой службы связана с  накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно  информация хранится на бумажных носителях. При этом достаточно трудно осуществить  быстрый отбор нужных данных при  приеме на работу, уходе в отпуск, переходе на другую должность, командировках  и увольнении. Немаловажным фактором в работе кадровой службы является  надежность хранения и конфиденциальность персональных данных работающих на предприятии. Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы, распоряжения и хранить кадровую информацию. Они должны превращаться в центры по разработке кадровой политики и реализации стратегии организации  труда, цель которых, повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров. Все это повышает интерес  к кадровой службе. Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий,  делопроизводство в кадровой службе не стало исключением. Автоматизация  позволяет значительно упростить  и повысить эффективность работы кадровой службы, являясь необходимым  и перспективным процессом.

Целью выпускной квалификационной работы является проведение анализа деятельности кадровой службы и ее автоматизации открытого акционерного общества «Уральский научно-исследовательский институт композиционных материалов» (ОАО «УНИИКМ») на основе теоретических и практических знаний.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1.Рассмотреть теоретические  основы работы кадровой службы  и ее автоматизации;

2.Изучить программу автоматизации  кадровой службы «Сотрудники  предприятия»;

3.Провести анализ деятельности  кадровой службы ОАО «УНИИКМ» и ее автоматизации;

4.Предложить рекомендации  по более эффективному использованию  возможностей программы «Сотрудники  предприятия» кадровой службе  ОАО «УНИИКМ».

Объектом исследования является кадровая служба и ее автоматизация. Предметом исследования – деятельность кадровой службы ОАО «УНИИКМ» и ее автоматизация.

Ход исследования опирается на общенаучные методы: изучение литературы, наблюдение, моделирование, сравнение, анализ; и психодиагностические методы: опросники, беседы.

При подготовке выпускной квалификационной работы используется специальная литература, нормативно-правовая база,  периодические издания, глобальные информационные ресурсы.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе рассмотрены общетеоретические вопросы работы кадровой службы, автоматизация кадровой службы, проанализированы программы автоматизации кадрового делопроизводства и даны теоретические аспекты автоматизированного рабочего места. Во второй главе показаны возможности программы «Сотрудники предприятия», используемой в работе кадровой службы ОАО «УНИИКМ». В третьей главе проведен анализ деятельности кадровой службы ОАО «УНИИКМ» и ее автоматизации, даны рекомендации по более эффективному использованию возможностей программы автоматизации «Сотрудники предприятия».

 

ГЛАВА 1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И ЕЕ АВТОМАТИЗАЦИЯ

1. Нормативно-правовая база кадровой службы

Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений  с работниками. Разрабатывают, оформляют  такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с  юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому  кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового  права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической  ответственности.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать  Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании статей ТК РФ на предприятии  устанавливается единый порядок  оформления документов кадровой службы.

На основании Закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» строится работа отдела кадров с персональными  данными сотрудников предприятия. Условия и принципы обработки  персональных данных, права и обязанности  субъектов персональных данных и  оператора, меры по обеспечению безопасности персональных данных находят отражение  в Федеральном законе от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».

Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной подписи» от  6 апреля 2011 года № 1-ФЗ регулирует отношения в области использования  электронных подписей.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение  конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным  законом РФ «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года №98-ФЗ

Существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты (постановление Госкомстата  РФ от 5 января 2004 г. № 1. Представленные в нем формы первичной учетной  документации должны использоваться всеми  юридическими лицами, осуществляющими  деятельность на территории Российской Федерации. В документе также  даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена  типовая форма первичных учетных  документов, то предприятие вправе разработать форму документа  самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.

Руководителям предприятий  и работникам, отвечающим за ведение  документации, следует помнить, что  документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной  собственностью предприятия, и не может  уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.

2. Кадровая служба предприятия

Кадровая служба предприятия - совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами - руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении  кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового  законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с  характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей  и задач, стоящих перед производством (организацией).

Численный состав и структура  кадровой службы зависят в основном от масштабов организации. В зависимости  от размеров конкретной организации  выделяются следующие организационные  формы осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации;
• выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы.

В структуру современной  кадровой службы может включаться или  не включаться отдел кадров. Должность  руководителя службы персонала в  различных организациях имеет разные наименования: «директор по работе с персоналом», «менеджер по персоналу», «заместитель директора по развитию человеческих ресурсов» и т.д. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

3. Задачи кадровой службы¹

1. Планирование и учет кадров.

Одна из основных задач  кадровых служб - разработка плана потребности организации в кадрах. В число задач кадровых служб входят также учет поступивших на работу, вплоть до выбытия, учет служебных перемещений, отпусков, болезней, результаты аттестаций и т.д.

2. Поиск кадров.

При расширении кадрового  состава организации кадровые службы осуществляют поиск специалистов для  замещения вакантных рабочих  мест. Чтобы поиск был эффективным, необходимо хорошее знание рынка  труда. Своевременному и эффективному решению проблемы поиска кадров служит создание резерва по наиболее «критичным» должностям и рабочим местам.

3. Отбор кадров.

Чтобы вакантные места  на предприятии заняли работники, действительно  соответствующие предъявляемым  предприятием требованиям, необходима специальная работа по отбору кадров: проведение собеседований, тестирования, оценка кадров по профессиональным и  личностным качествам. Если имеется  несколько претендентов на одно рабочее  место, необходимо произвести среди  них отбор наиболее подходящих. В ряде случаев проблема может быть решена за счет подбора кандидата на занятие вакантной должности из заранее сформированного кадрового резерва.

4. Определение  зарплаты и льгот.

Производительная работа персонала на предприятии во многом зависит от проводимой руководством предприятия политики мотивации  и стимулирования работников. Большое  значение имеет при этом формирование структуры заработной платы, позволяющей  учитывать реальный вклад работника  в производственный процесс, в обеспечение  эффективного функционирования предприятия. Специально устанавливаемые денежные премии и льготы за хорошее качество работы способствуют ориентации работников на достижение целей, стоящих перед  предприятием.

5. Профессиональная адаптация.

Среди задач, стоящих перед  кадровой службой предприятия, не последнее  место занимает создание благоприятной рабочей обстановки, удобного рабочего места, доброжелательного психологического климата в коллективе. Успешная адаптация (а значит, в будущем и высокая производительность труда) вновь принятых работников к новым условиям работы и коллективу во многом зависит от качества работы на этом важном направлении кадровой службы предприятия.

6. Обучение и продвижение персонала.

В связи с ужесточением конкуренции, повышением требований, предъявляемых  к качеству продукции и услуг, с увеличением сложности характера  работы, усложнением технологий производства продукции или оказываемых услуг  повышаются и требования к уровню профессиональной подготовки работников. Поэтому на каждом предприятии, стремящемся производить конкурентоспособную продукцию или услуги, постоянное внимание должно уделяться повышению квалификации работников, их подготовке и переподготовке, обучению новых специалистов.

Кадровыми службами готовятся  также рекомендации по изменению  служебного положения работников.

7. Аттестация кадров.

Аттестация является основным инструментом оценки профессионального  уровня специалиста, его соответствия требованиям, предъявляемым руководством предприятия. Для проведения аттестации необходима разработка или использование специальных методик. В состав таких методик должна входить разработка критериев, шкал для оценки соответствия работника рабочему месту, результативности его работы, определения уровня квалификации. Результатом проведения аттестации должен стать анализ оценки работников, обобщение итогов и подготовка рекомендаций о целесообразности кадровых изменений в соответствии с кадровой политикой предприятия.

8. Перестановка кадров по результатам аттестации.

Подготовленные по результатам  аттестации работников предприятия рекомендации, как правило, содержат предложения о повышении, понижении, переводе, об увольнении работников. Они могут также содержать предложения о дополнительном стимулировании работников, о целесообразности их профессиональной переподготовки и т. д. На основе представленных аттестационной комиссией предложений кадровая служба предприятия готовит структуру перемещения работников внутри предприятия, а также готовит предложения руководству о целесообразности увольнения сотрудников, не соответствующих предъявляемым к ним требованиям.

9. Подготовка руководящих кадров.

Одной из наиболее важных задач, стоящих перед кадровой службой  предприятия, является проведение работ  по обеспечению эффективности труда  руководящего состава за счет укрепления его профессиональными управленческими  кадрами. Естественно, что решения  по укреплению руководящего состава  управленческими кадрами принимаются  руководством предприятия, однако подготовка своевременных предложений осуществляется кадровой службой и службой безопасности предприятия. 
Чтобы эта задача решалась своевременно и эффективно, на предприятии должна существовать система подготовки резерва управленческих кадров, в том числе из контингента молодых специалистов, что в значительной степени обеспечивает преемственность в системе управления предприятием.

10. Социальная защита персонала.

Предметом постоянного внимания руководства предприятия должны быть социальные условия, созданные  для его работников, поскольку  производительность труда и их отношение  к труду во многом определяются именно социальными условиями. Кадровая служба предприятия должна отслеживать условия труда и быта работников и членов их семей, иметь четкое представление о среднем уровне социальных условий, о социальных условиях, созданных для работников предприятиями-конкурентами. Кадровая служба должна готовить рекомендации по улучшению условий труда и быта работников, по развитию социальной инфраструктуры. Кадровая служба по мере возможности должна способствовать обеспечению работников и членов их семей нормальными условиями проживания, решению проблем, связанных со здоровьем, отдыхом, питанием.

11. Юридические и дисциплинарные аспекты.

В обязанности кадровой службы предприятия входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками  или перевод всех работников предприятия  на новые договорные условия, если решение  об этом принимает руководство предприятия.

В случае необходимости готовятся  предложения о мерах дисциплинарного  воздействия по отношению к отдельным работникам. Кадровая служба занимается также разработкой должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов, заявлений и жалоб работников.

4. Функции кадровой службы

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. Автоматизация кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с  личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных  форм этих документов и их электронных  версий, использование специальных  компьютерных программ значительно  облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции  кадровика, вести документацию по личному  составу средних и даже крупных  организаций.

Служба кадров сегодня  оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и  её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники  позволяет накапливать массивы  информации (базы данных) и документы  в электронной форме по всем сотрудникам  организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному  составу.

Кадровая документация –  непременная часть документов любой  организации. Она ведётся кадровой службой.²

Использование информационных технологий позволяет существенно  повысить эффективность работы кадровой службы. Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных  продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и  оптимизации бизнес-процессов в  компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система  управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера. Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров.

 Оптимизация работы персонала,  рост профессионализма специалистов  по работе с персоналом приводит  к тому, что деятельность по  управлению кадрами становится  все более технологичной, системной  и качественной. Успех любой компании  зависит часто от того, насколько  эффективным будет работа отдела  кадров, задача которого — найти  и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить  имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда  при этом приходится вносить  коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности  в эффективных инструментах управления  потоками информации. В связи  с этим разработчики автоматизированных  систем должны уделять больше  внимания развитию программных  продуктов по управлению человеческими  ресурсами, искать пути объединения  необходимых функций в единую  информационную систему управления  кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

• оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
• организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
• наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
• вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как  комплексными программами, которые  охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и  узкоспециализированными решениями.

В первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие  требования предъявить к информационной системе и каких результатов  от нее ожидать.

Обычно среди автоматизируемых функций - основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением  персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и  т. д. Также в автоматизации нуждаются  такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы.

Использование новых технологий значительно  повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ  информационных систем. Важно не ошибиться  с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут  не оправдаться предварительные  ожидания, и, как следствие, — «ручная  работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом  для производительности (с учетом уже затраченных временных и  финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения  следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта  автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач  и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта  и знаний консультантов компании-поставщика. При выборе компании-поставщика следует  учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке  и т. д. Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Автоматизация любого процесса —  серьезный проект, требующий постоянного  внимания и участия будущих пользователей. Автоматизация отдела кадров - процесс  не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики  принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные»  модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

6. Анализ программ автоматизации кадрового делопроизводства

 

В своем развитии ЭВМ прошли несколько поколений, аналогично и  программное обеспечение, используемое в контуре автоматизации деятельности предприятий и организаций, прошло такой же путь: от отдельных расчетных  программ к комплексам программ, автоматизированным рабочим местам (АРМам), комплексам АРМов, к интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления. В настоящее время комплексные системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже намечается переход к корпоративным системам, в которых производится создание принципиально новых эффективных бизнес-процессов в управлении, которых прежде не было на предприятии. Аналогичный путь прошли и системы автоматизации кадрового делопроизводства.