Аудит расчетов с персоналом по оплате труда. 3

    Аудиторская деятельность — явление достаточно новое для России,

    которое является, однако, необходимым элементом рыночной

    экономики. Эта деятельность охватывает собственно аудит, т.е. заключение независимого профессионального  бухгалтера-аудитора о

    достоверности публичной бухгалтерской (финансовой) отчетности,

    и предоставление услуг, сопутствующих  аудиту, — весьма разнообразных, но непременно требующих высокой квалификации профессионального бухгалтера.

    Аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская  деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций  и индивидуальных предпринимателей.

    Внешний аудит представляет собой, прежде всего  предпринимательскую деятельность аудиторов и аудиторских фирм по проведению проверок, консультированию клиентов с целью подтверждения  достоверности бухгалтерской отчетности и повышения эффективности финансово-хозяйственной  деятельности организации. Поскольку  каждая аудиторская проверка ограничена во времени, аудитору всегда важно четко  определить ее цели, безошибочно выбрать  исследуемые объекты проверки, грамотно спланировать свои действия, применить  эффективные аудиторские процедуры  и собрать необходимые доказательства для формулирования объективного заключения.

    Подольский  В.И., Савин А.А., Сотникова Л.В. Причинами необходимости проведения обязательного аудита считают не всегда квалифицированное умение читать бухгалтерскую отчетность, анализировать финансовые показатели, делать адекватные выводы работников обязательного аудита, поэтому аудитор выступает посредником между проверяемым экономическим субъектом и заинтересованным в деятельности экономического субъекта.

    Для успешной реализации целей конкретной аудиторской проверки необходимо, чтобы  последовательно выполнялись основные этапы проведения аудита.

    Существуют  различные мнения специалистов, в  частности автор практического  пособия по аудиту Камышанов П.И. делит аудиторскую проверку на два основных этапа

    - подготовка и планирование - ознакомление  с экономикой и программы проверки;

    - документирование и оформление  результатов - проведение аудиторских  процедур, сбор и документирование  аудиторских доказательств, формирование  информации для руководства проверяемого предприятия, оценка результатов проведения аудита, оформление аудиторского заключения.

    Предпочтительной  представляется точка зрения Ковалевой  О.В. и Константинова Ю.П., которые  указывают на необоснованность объединения  в рамках одного этапа таких различных  по содержанию и продолжительности  проведения элементов аудита как  получение аудиторских доказательств  и формулирование аудиторского заключения. Соответственно, они выделяют три  основных этапа проведения аудита:

    - подготовка и планирование аудиторской  проверки;

    - выполнение аудиторских процедур  и оформление рабочей документации;

    - составление аудиторского заключения.

    Для подготовки и планирования проверки по расчетам по оплате труда Шеремет предлагает проверить имеются ли случаи выплаты материальной помощи, заработной платы или премиальных выплат физическим лицам, не состоящим в штате филиала (например, сотрудникам дочернего предприятия).

    На  первом месте по важности среди факторов, влияющих на эффективность использования  рабочей силы, стоит система оплаты труда. Именно заработная плата, а зачастую только она является той причиной, которая приводит рабочего на его  рабочее место. Поэтому значение данной проблемы трудно переоценить.

    Учет  труда и заработной платы должен обеспечить оперативный контроль над  количеством и качеством труда, за использованием средств, включаемых в фонд заработной платы и выплаты  социального характера.

    Новые системы организации труда и  заработной платы должны обеспечить сотрудникам материальные стимулы. Необходимо учитывать так же, что  формирование и величина прибыли  зависят от выбранной системы  оплаты труда.

    Система зарабатывания денег мотивирует тогда, когда в ней есть три составляющие:

     - деньги выплачиваются регулярно  и в качестве компенсации потраченного  на работу времени;

     - зарплата связана с результативностью,  которая зависит от взятых  на себя рисков, от объема выполненных  заказов;

     - при получении прибыли выплачиваются  премии и бонусы за эффективность.

      Эффективностью можно считать  получение результатов с наименьшими  затратами.

      Нельзя построить справедливую  систему материальной мотивации,  если не будут прозрачными  критерии оценки принятия решений.  Поэтому важно разработать показатели  эффективности деятельности. Их  наличие делает систему стимулов  предельно объективной.

    Крайне  важно систематически определять уровень  удовлетворенности персонала. Организации, уделяющие этому внимание, менее  подвержены риску воровства со стороны  сотрудников. Воровство работниками  воспринимается как компенсация  того, что, по их мнению, недодало им руководство. Так считает автор статья Скворцова  А.Н. эксперт журнала «Руководитель  организации».

    Источники информации для аудиторской проверки соблюдения трудового законодательства и расчетов по оплате труда.

    По  трудовому кодексу определением заработной платы является

    вознаграждение  за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты  и стимулирующие выплаты.

    Но  только не всё так просто с выплатой той самой заработной платой.

    Журналист издания "Главная книга. Конференц-зал" Метелева Я.В. высказалась о том, что ни одна проверка не обходится  без выявления каких-либо нарушений. Их можно разделить на формальные и неформальные.

    Формальные  нарушения - нарушения, допущенные при  оформлении документов, например в  их содержании, в порядке ознакомления работников с ними, в результате которых работникам не причиняется  вред. А если в результате совершенного нарушения работнику причинен вред, такое нарушение уже неформальное.

    Что же инспектор труда расценит в  качестве нарушения трудового законодательства? Самым распространенным нарушением является выплата зарплаты один раз  в месяц. По закону зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца. Можно  чаще, реже нельзя.

    Многие  до сих пор считают, что зарплату можно выдавать раз в месяц, если работник написал заявление о  том, что он хочет получать заработную плату один раз и отказывается от аванса. Но это нарушение ст. 136. А некоторые работодатели, устанавливая дни выплаты зарплаты, пишут, например, "с 5-го по 10-е число месяца". Это неправильно. Должны быть указаны  конкретно дни выплаты, а не период.

    При совпадении дня выплаты с выходным или праздничным днем заработная плата должна быть выплачена накануне. Это касается и наличного, и безналичного способа расчетов с работником. Многие же работодатели об этом забывают и  выплачивают зарплату позже. Когда  такое нарушение обнаруживает инспектор, он в предписании указывает на необходимость уплатить работнику проценты за каждый календарный день просрочки.

    Вообще, 136-я статья Трудового кодекса  нарушается всеми работодателями и  фигурирует в каждом предписании. В  ней много требований, и практически  все они нарушаются, иногда даже по незнанию.

    Например, при выплате заработной платы  работодатель обязан в письменной форме  извещать каждого работника о  составных частях заработной платы. И делать это нужно при каждой выплате. Речь идет о выдаче расчетного листка. Но работодатели у нас очень  прохладно к этой обязанности  относятся, и работники на них  достаточно часто жалуются.

    Что такое расчетный листок? Это составная  часть персональных данных работника, это сведения о его доходах. В  организации должны быть утверждены форма расчетного листка, правила  его вручения работникам, в том  числе определены лица, ответственные  за это.

    Нигде не сказано о том, что расчетные  листки должны вручаться под роспись. Поэтому, рассматривая жалобу, инспектор  будет выяснять, расписана ли процедура  в локальном нормативном акте, и брать объяснения у работников, получали ли они листки.

    Также 136-я статья обязывает работодателя выплачивать заработную плату работнику, как правило, в месте выполнения им работы. И лишь в качестве исключения зарплата может перечисляться на указанный работником счет в банке. При проверках инспекторы требуют  не только сам договор, коллективный или трудовой, в котором было бы это условие, но еще и заявление  от работника, в котором он укажет счет в банке. Если заявления нет, это нарушение.

    Основная  задача аудита расчетов с работниками  по заработной плате - проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и  правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

    Проверка  носит комплексный характер и  включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных  видов оплат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета расчетов, как по физическим лицам, так и  в целом по предприятию, а также  начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда и выплат социального характера.

    Источниками информации являются документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации. Ведение первичного учета по унифицированным формам распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях народного хозяйства.

          Не многие авторы уделяют внимание правильности заполнения трудовой книжки. Хотя ошибки при работе с данным документом встречаются  очень часто.

      Так журналист ООО «Вертекс»  Сахвалов Е.Н. рассматривает спорные вопросы, связанные с грамотным заполнение трудовой книжки. Когда в компании работает студент вуза, а из документов об образовании у него есть только аттестат о среднем (полном) общем образовании, является не правомерным заполнение строки  «Профессия, специальность». Эти строки необходимо оставлять пустыми. Запись о профессии и специальности можно вносить на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Документ, который подтверждает квалификацию работника, — это диплом о высшем, среднем или начальном профессиональном образовании. Следовательно, если его нет, запись не делают.

          Необходима проверка росписи сотрудника в трудовой книжке и личной карточке  работника. Работник расписывается в трудовой книжке только при увольнении. Этим он подтверждает, что ознакомлен со всеми записями (о выполняемой работе, о переводе и об увольнении), которые вносились  в его трудовую книжку на протяжении работы. Расписываться под каждой записью в трудовой книжке сотрудник  не должен. В то же время с каждой вносимой записью (в том числе  и об увольнении) работодатель обязан знакомить работника под расписку. Эту расписку сотрудник оставляет  в личной карточке, в которой повторяется  запись, внесенная в трудовую книжку.

          Проверяя трудовую книжку, следует обратить внимание, не переименовывались ли наименования должностей. Ведь такие изменения  так же должны быть внесены в трудовую книжку с указание номера приказа.

    Так, по учету личного состава используются следующие формы:

    - приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1);

    - личная карточка (ф. № Т-2);

    - учетная карточка научного работника (ф. № Т-4);

    - приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5);

    - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6);

    - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-8). 

    По  учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда применяются:

    - табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12);

    - расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49);

    - расчетная ведомость (ф. № Т-53);

    - лицевой счет (ф. № Т-54).

    Кроме того, применяются первичные документы  по учету выработки и сдельной заработной платы:

    - наряды;

    - рапорты;

    - маршрутные листы и другие документы.

    К регистрам, которые подлежат проверке, относятся;

    - сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.);

    - регистры по сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате;

    - журналы-ордера № 8 и № 10 (при журнально-ордерной форме учета);

    - Главная книга;

    - баланс (ф. № 1).

    К числу основных комплексов задач, которые  необходимо проверить, относятся следующие:

    Соблюдение  положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям:

    - применяются ли типовые формы документов по учету личного состава;

    - личные карточки на работающих (ф. № Т-2);

    - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6);

    - приказ о переводе на другую работу (ф. № Т-5);

    - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-8);

    - ведутся ли на работающих трудовые книжки;

    - проверяется ли отделом кадров соответствие применяемых окладов и разрядов рабочих, установленных в штатном расписании;

    - ведутся ли в цехах (отделах) табели рабочего времени.

    Учет  и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам:

    - применяются ли на предприятии утвержденные отделом труда нормы и расценки по видам работ;

    - используются ли типовые формы первичных документов;

    - организовано ли гашение (проставление отметки об оплате) первичных документов;

    - применяются ли наряды на бригаду.

    Учет  и начисление повременных и прочих видов оплат:

    - ведутся ли расчеты по начислению повременных видов оплат согласно табелю рабочего времени;

    - проверяет ли отдел труда или внутренний аудитор правильность расчетов по начислениям различных видов оплат;

    Расчеты удержаний из заработной платы физических лиц:

    - проставлены ли в расчетных ведомостях (лицевых счетах) данные для правильного исчисления удержаний;

    - налог на доходы с физических лиц;

    - удержаний по исполнительным листам;

    - прочих удержаний;

    - проверяли ли органы фондов социального страхования и налоговых служб расчеты по налогу на доходы с физических лиц.

    Аналитический учет по работникам (по видам начислений и удержаний):

    - какие ведутся документы по аналитическому учету;

    - расчетно-платежные ведомости;

    - расчетно-платежные ведомости и лицевые счета на работающих;

    - организовано ли архивное хранение документов по аналитическому учету с работающими.

    Сводные расчеты по заработной плате, расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с  ФОТ:

    - имеют ли сквозную нумерацию расчетно-платежные ведомости;

    - сопоставляются ли начисления на оплату труда с данными отчетов по социальному страхованию, медицинскому страхованию, пенсионному фонду, фонду занятости;

    - проверяет ли ответственный бухгалтер данные о месячных, квартальных и годовых накоплениях сумм начислений по оплате труда;

    - имеются ли на предприятии задержки с расчетами и выплатами по оплате труда.

    Расчеты по депонированной заработной плате:

    - ведутся ли на предприятии карточки по депонированной заработной плате;

    - производится ли отнесение депонированных сумм на счета «Прибыли и убытки» по истечении срока исковой давности;  

    Прежде  всего, целесообразно проконтролировать, как осуществляется на предприятии  соблюдение трудового законодательства. В этой связи аудитор может  проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, построение системы оплаты труда и др.

    На  своем официальном сайте Снежана  Манько выделила часто встречающиеся  нарушения трудового законодательства при проверках аудитора.  

    Уклонение работодателя от участия в переговорах  о заключении (изменении, дополнении) коллективного договора (соглашения) или нарушение срока проведения переговоров, необеспечение работы комиссии по заключению коллективного  договора (соглашения) 

    Непредоставление работодателем в срок информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора (соглашения) 

    Необоснованный  отказ работодателя от заключения коллективного  договора (соглашения) 

    Нарушение или невыполнение работодателем  обязательств по коллективному договору (соглашению) 

    Уклонение работодателя от получения требований работников и от участия в примирительных процедурах, в т.ч. непредставление  помещения для проведения собрания работников или создание препятствий  проведению такого собрания.  

    Невыполнение  работодателем обязательств по соглашению, достигнутому в результате примирительной процедуры. 

    Увольнение  работников в связи с коллективным трудовым спором и объявлением забастовки.

    Все вышеперечисленные нарушения влекут за собой административную ответственность. 

    Уголовная ответственность будет мера пресечения, при следующих нарушениях.

    Несоблюдение  правил техники безопасности или иных правил охраны труда.

    Необоснованный  отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или  женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет.

    Невыплата свыше 2 месяцев заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, совершенная руководителем из корыстной  или иной личной заинтересованности.

    Правильность  оформления работников (прием на работу и увольнение) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда  в основном используются сдельная и  повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих  документах работников предприятия. При  повышенной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной - правильность применения норм и расценок.

    Повременную и сдельную системы вы вряд ли встретите  в чистом виде. На практике они обычно применяются в сочетании с  иными системами, например премиальной, в связи, с чем и называются повременно-премиальной и сдельно-премиальной  формой оплаты труда.

      При повременной системе оплачивается  проработанное время на основе  тарифной ставки. В зависимости  от единицы учета проработанного  времени применяются тарифные  ставки часовые, дневные и месячные. Конечный заработок работника,  труд которого оплачивается на  основе часовой или дневной  тарифной ставки, зависит от числа  рабочих часов или дней, отработанных  в учетном периоде. 

      В случае применения для оплаты  труда месячной тарифной ставки  заработок человека, полностью проработавшего  все рабочие дни по графику  в данном месяце, не изменится,  несмотря даже на то что в разных месяцах число рабочих дней различное.

      Сдельная система оплаты труда,  как правило, применяется там,  где есть возможность фиксировать  количественные показатели результата  труда и нормировать его путем  установления норм выработки,  норм времени, нормированного  производственного задания. По  сдельной системе оплачивается  количество произведенной продукции,  и оплата осуществляется на  основе сдельных расценок. Конечный  заработок определяется так: сдельная  расценка умножается на количество  произведенной продукции (выполненных  операций).

      Сдельная оплата труда тоже  может быть разной. В зависимости  от способа подсчета заработка  применяется прямая сдельная, сдельно-прогрессивная,  косвенная, аккордная системы  оплаты труда. 

      При прямой сдельной оплате  заработок определяется по одинаковой  расценке за всю произведенную  продукцию. При сдельно-прогрессивной - заработок за произведенную продукцию в пределах установленной нормы начисляется на основе нормальной сдельной расценки, а за продукцию сверх нормы - по прогрессивно нарастающим расценкам. Но на практике это уже реже встречается. Кроме того, есть еще аккордная оплата труда. Она предусматривает вознаграждение лишь за полный комплекс выполненных работ без учета выполненных производственных операций.

      Повременная и сдельная системы  оплаты труда применяются, как  уже сказано, в сочетании с  премиальной системой. Премиальная  система обычно закрепляеются в актах самой организации (локальных актах, как они называются на юридическом языке). Положения устанавливают конкретные показатели и условия премирования, при выполнении которых у работника возникает право требовать соответствующую премиальную выплату, а предприятие обязано ее произвести. Положения о премировании определяют показатели и условия премирования с учетом задач, которые характерны для данной категории работников.

      В многих организациях все активнее используется так называемая комбинированная система. Работнику назначается по договору какой-то минимум, который ему гарантирован работодателем. Далее включается сдельная система, поэтому в целом доход работника зависит от того, сколько он работал в истекшем месяце. А во многих случаях - и от того, как он работал.

      Такая комбинация вовсе не  противоречит трудовому законодательству. Более того, если речь идет о работе, основанной на какой-либо интеллектуальной деятельности, например, о научной, о преподавании в высших учебных заведениях или, скажем, о журналистике, подобная комбинированная система представляется оптимальной. Человеку гарантирован минимум, необходимый ему, просто чтобы выжить, а дальше включается стимул к большой, серьезной, высококачественной работе. Такое мнение высказывает журналист журнала «Ведомости» Захарова С.О.

        По мнению  Кандидата  экономических   наук  Анны  Федченко  для поисков эффективных моделей организации заработной  платы и систем  стимулирования труда работников  необходимо  обратиться  к американскому опыту.  Так,  на американских предприятиях применяется индивидуальная  и групповая система стимулирования.    Индивидуальная  может быть   сдельной   и   повременной. Сдельная  система стимулирования  предполагает  выплату   определенной,   в большинстве случаев дифференцированной  ставки  за  каждую   произведенную единицу продукции или оказанную услугу.